Att främja nytänkande - vägledning för innovationsvänlig upphandling

Transkript

1 Att främja nytänkande - vägledning för innovationsvänlig upphandling 2012:2

2

3 Innehåll 1. Inledning Definitioner Roller 8 2. Att tänka på före en innovationsvänlig upphandling Möjligheter med innovationsvänlig upphandling Förutsättningar för innovationsvänlig upphandling 12 Upphandlingsrättsliga principer 13 Organisation och strategi 15 Kompetens 17 Samverkan inom en upphandlande myndighet 18 Samverkan mellan upphandlande myndigheter 20 Risk för överprövning Behovsanalys Marknadsanalys 23 Dialog med potentiella leverantörer 24 Branschorganisationer och branschråd Val av upphandlingsform 27 Upphandlingsformer över tröskelvärdena 27 Upphandlingsformer under tröskelvärdena samt vid B-tjänster oavsett värde 29 Övriga upphandlingsformer Checklista före upphandling Att tänka på under en innovationsvänlig upphandling Utformning av förfrågningsunderlag 34 Anbud med alternativa utföranden 35 Krav på leverantören 38 Krav på varan eller tjänsten 40 Hänvisning till standarder 42 Immateriella rättigheter 44 Sekretessbelägga delar av anbud 46 Anbudsutvärdering 49 Särskilda kontraktsvillkor Dialog efter annonsering men före tilldelningsbeslut 55 Information om pågående upphandlingar 55 Förtydligande av förfrågningsunderlag 56 Frågor och svar 56 Rättelse, förtydligande eller komplettering av anbud 56 Presentation av anbud Kvalificering, prövning och utvärdering av anbud Förhandling Underrättelse om tilldelningsbeslut Dialog efter tilldelningsbeslut men innan kontrakt tecknats 60 Dialog med de leverantörer som inte tilldelats kontrakt 60 Dialog med den vinnande leverantören Tecknande av kontrakt Att tänka på efter en innovationsvänlig upphandling Dialog efter upphandling 62 Dialog med de leverantörer som inte tilldelats kontrakt 62 Dialog med den vinnande leverantören 63 Förändringar i ett tecknat kontrakt Kontraktsuppföljning Utvärdering av genomförd upphandling Information om kommande upphandlingar 65

4 2 VÄG LEDNING FÖR INNOV ATI ONSVÄNLIG UPPH AND LING Om vägledningen Bakgrund och syfte Upphandlingsstödet vid Kammarkollegiet har i uppdrag att bidra till en mer effektiv, kvalitetsmedveten och rättssäker offentlig upphandling. Målet är att bättre ta tillvara konkurrensen på marknaden så att skattemedlen kan användas på bästa sätt till nytta för medborgarna, den offentliga sektorn och näringslivet. Upphandlingsstödet har tilldelats ett särskilt uppdrag av regeringen att ta fram en vägledning för innovationsvänlig upphandling. Syftet med vägledningen är att underlätta för en upphandlande myndighet vid beslut om och genomförande av en innovationsvänlig upphandling. Omfattning och innehåll LOU OCH LUF Upphandling inom den offentliga sektorn regleras främst av lagen (2007:1091) om offentlig upphandling (LOU) och lagen (2007:1092) om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster (LUF). Denna vägledning omfattar upphandlingar som regleras i såväl LOU som LUF. När det i vägledningen talas om LOU och upphandlande myndigheter avses även LUF och upphandlande enheter. LUF behandlas separat endast när det finns anledning att särskilt påtala en skillnad mellan LOU och LUF. LUFS Vägledningen kan också användas vid upphandling enligt lagen (2011:1029) om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet (LUFS), då regleringen i stora delar motsvarar regleringen i LOU och LUF. LUFS innehåller dock särregleringar som inte särskilt berörs i vägledningen. LOV Vägledningen omfattar inte upphandling enligt lagen (2008:962) om valfrihetssystem (LOV).

5 VÄG LEDNING FÖR INNOV ATI ONSVÄNLIG UPPH ANDLING 3 OM INFORMATIONEN Vägledningen är generellt utformad. Det är därför alltid nödvändigt att identifiera de unika förutsättningarna i den enskilda upphandlingen. Vägledningen vänder sig till de som ska ta beslut om en innovationsvänlig upphandling samt till de som ska genomföra en innovationsvänlig upphandling. AVGRÄNSNINGAR Samråd Vägledningen fokuserar på vad en upphandlande myndighet bör tänka på vid beslutande om samt genomförande av en innovationsvänlig upphandling inom ramen för LOU, LUF eller LUFS. Vägledningen belyser däremot inte de möjligheter som finns att använda sig av upphandling av innovation i syfte att angripa problem eller utmaningar på längre sikt där marknaden idag inte har en tillfredsställande lösning att erbjuda. Vägledningen har tagits fram i samråd med en referensgrupp bestående av Klas Danerlöv (SKL), Ulrica Dyrke (Företagarna), Niklas Fyhr (Almega), Ellen Heldahl (Konkurrensverket), Birgitta Laurent (Svenskt Näringsliv), Marcus Liu (Tillväxtverket), Helena Malmqvist (Kommunalförbundet Inköp Gävleborg), Sven- Olof Ryding (Miljöstyrningsrådet), Nina Widmark (Vinnova), Madelene Winbo (SOI) samt Åsa Söderlund (Energimyndigheten). Vägledningen bygger också på intervjuer med kommuner, landsting/regioner och statliga myndigheter samt med experter på området. Upphandlingsstödet riktar ett varmt tack till alla som har varit inblandade i framtagandet av vägledningen för engagerat deltagande och kloka synpunkter.

6 4 VÄG LEDNING FÖR INNOV ATI ONSVÄNLIG UPPH AND LING 1. Inledning En mer innovationsvänlig offentlig upphandling där offentlig verksamhet aktivt arbetar för att inkludera lösningar baserade på innovationer i sina upphandlingar främjar dynamik, förnyelse och tillväxt i Sverige. I denna vägledning beskrivs möjligheter, förutsättningar och metoder för innovationsvänlig upphandling så att fler upphandlande myndigheter ska inspireras att söka de bästa lösningarna på marknaden. Många upphandlande myndigheter vill utnyttja den starka innovationskraft som finns hos nytänkande företag på marknaden. Målet är att ta fram nya, bättre och mer kostnadseffektiva lösningar, produkter och tjänster som medborgarna kan ta del av. Det råder dock idag viss osäkerhet kring vad innovationsvänlig upphandling är och hur en sådan kan genomföras. Det leder till överdriven försiktighet och att innovativa och potentiellt överlägsna lösningar stängs ute. Med innovationsvänlig upphandling som verktyg kan upphandlande myndigheter bidra till att stärka utvecklingen och konkurrenskraften i näringslivet, och på samma gång främja bättre affärer och högre effektivitet i den offentliga verksamheten. Det finns flera metoder för att genomföra en innovationsvänlig upphandling. Vissa metoder kräver mindre insatser från myndigheten och kan användas i de flesta upphandlingssituationer, medan andra är mer krävande och mer lämpade för strategiskt viktiga upphandlingar. Denna vägledning belyser de möjligheter, förutsättningar och metoder som gäller för innovationsvänlig upphandling. I kapitel 2-4 beskrivs vad en upphandlande myndighet bör tänka på före, under och efter en innovationsvänlig upphandling.

7 VÄG LEDNING FÖR INNOV ATI ONSVÄNLIG UPPH ANDLING Definitioner Innovation Innovation är ett brett begrepp som kommer av latinets innovare som betyder att förnya. Innovation har av OECD definierats som införandet eller genomförandet av en ny eller väsentligt förbättrad vara, tjänst eller process, nya marknadsföringsmetoder eller nya sätt att organisera affärsverksamhet, arbetsorganisation eller externa relationer. Innovationsupphandling I Innovationsupphandlingsutredningens betänkande (SOU 2010:56) klargjordes att innovationsupphandling inte är ett juridiskt begrepp utan snarare en beteckning på en process som syftar till att göra det möjligt att utveckla nya lösningar. Utredningen menade att olika element i innovationsupphandlingsprocessen kan falla utanför regelverket för offentlig upphandling. Därmed är begreppet innovationsupphandling bredare än det juridiska begreppet offentlig upphandling. Utredningen delade upp begreppet innovationsupphandling i innovationsvänlig upphandling och innovationsupphandling. Denna vägledning ställer sig bakom utredningens definitioner men delar upp begreppet innovationsupphandling i upphandling av innovation (istället för innovationsupphandling) och innovationsvänlig upphandling i syfte att skilja de olika begreppen åt. Vid innovationsvänlig upphandling tar myndigheten hänsyn till att det kan finnas relevanta innovationer och skapar förutsättningar att dessa beaktas i upphandlingsprocessen. Vid upphandling av innovation arbetar myndigheten för att göra en upphandling (i bred bemärkelse) som leder till innovationer.

8 6 VÄG LEDNING FÖR INNOV ATI ONSVÄNLIG UPPH AND LING Upphandling av innovation Med upphandling av innovation avses att angripa problem eller utmaningar på längre sikt som en upphandlande myndighet har identifierat och där marknaden idag inte har en tillfredsställande lösning att erbjuda men att det verkar rimligt att en sådan kan utvecklas. En upphandlande myndighet identifierar själv ett behov av innovation och väljer att tillfredsställa det genom upphandling av innovation. Det innebär att nya lösningar utvecklas av företag i ett samspel med initierade beställare och upphandlare. Innovationsinitiativet kommer alltid från myndigheten. För att kunna arbeta med upphandling på det här strategiska och långsiktiga sättet krävs utvecklingsmedel eftersom den ordinarie inköpsbudgeten oftast inte har utrymme för mer långsiktiga investeringar som för med sig ett visst mått av risktagande. Upphandling av innovation kan göras med hjälp av de förfaranden som finns definierade i LOU och i LUF. Alternativt kan en upphandlande myndighet använda sig av ett undantag från att tillämpa upphandlingsreglerna vid forsknings- och utvecklingstjänster. För att myndigheten ska kunna teckna kontrakt för forsknings- och utvecklingstjänster utan att tillämpa LOU eller LUF krävs att resultatet av tjänsterna ska kunna användas av en eller flera organisationer utöver den upphandlande myndigheten, eller att tjänsterna inte enbart finansieras av den upphandlande myndigheten. När det gäller resultatet räcker det att endast en mindre del tillkommer andra organisationer. När det gäller finansiering så räcker det att endast en mindre del betalas av annan. LAGRUM 1 kap. 6 p. 6 LOU 1 kap. 19 p. 5 LUF

9 VÄG LEDNING FÖR INNOV ATI ONSVÄNLIG UPPH ANDLING 7 EXEMPEL PÅ UPPHANDLING AV INNOVATION INOM LOU Det har genomförts få upphandlingar av innovationer i Sverige. Vissa har dock genomförts inom ramen för LOU eller LUF. Ett sådant exempel är Rikspolisstyrelsen (RPS) som genomförde en upphandling av utrustning för att hantera passansökningar. När upphandlingen genomfördes hade inget annat land ett integrerat system för att hantera hela ansökningsförfarandet, inklusive bild och namnteckning, helt elektroniskt eller möjlighet att kunna göra detta på befintliga passexpeditioner. Upphandlingen inleddes med en Request For Information (se avsnitt 2.4) där RPS hade angivit ett antal funktionskrav och frågade om leverantörerna kunde presentera lösningar och ta fram prototyper utan ekonomisk ersättning från RPS. Flera företag visade intresse och flera olika prototyper togs fram som prövades i en slags provmiljö. Resultaten gav anledning att tro att det fanns leverantörer till de efterfrågade funktionerna. RPS genomförde därför en upphandling med selektivt förfarande utifrån sina uppställda funktionskrav. Innovationsvänlig upphandling Med innovationsvänlig upphandling avses att en upphandlande myndighet aktivt beaktar möjligheten att det på marknaden kan finnas varor eller tjänster som är baserade på nya innovationer eller som är så utvecklade att de vid upphandling kan utgöra ett alternativ till etablerade produkter. Det kan även handla om att myndigheten låter företag erbjuda helt nya lösningar i sina upphandlingar. En upphandlande myndighet ska med andra ord genomföra en upphandling så att inga innovativa lösningar utestängs eller missgynnas. Initiativet och framtagandet av de innovativa lösningarna kommer oftast från företagen. Vid innovationsvänlig upphandling är det fråga om en upphandling inom ramen för LOU och LUF. Det innebär att finansieringen, i motsats till upphandling av innovation, tas från den befintliga eller planerade inköpsbudgeten.

10 8 VÄG LEDNING FÖR INNOV ATI ONSVÄNLIG UPPH AND LING 1.2 Roller Inom en upphandlande myndighet kan det vara olika personer som tar beslut om och/eller genomför eller deltar i en innovationsvänlig upphandling. Det är viktigt att det finns en god samverkan mellan dessa personer. Inom myndigheten kan en person i vissa fall ha flera olika roller. För att kunna presentera en helhetsbild särskiljs rollerna nedan. Beslutsfattare Inom en upphandlande myndighet kan det finnas olika beslutsfattare såsom ledningsgrupper, politiker samt verksamhetschefer. Gemensamt är att de kan ta beslut som påverkar myndighetens möjligheter att genomföra en innovationsvänlig upphandling. Beställare/sakkunnig Inom vissa upphandlande myndigheter kan beställare vara beslutsfattare och i andra kan beställare vara sakkunniga och därmed kravställare för det som ska upphandlas. I denna vägledning anses att beställare kan vara sakkunniga och deltar aktivt, ibland tillsammans med en konsult, vid utformningen av kravspecifikationen (beskrivningen av det som ska upphandlas) samt vid prövningen och utvärderingen av anbuden. Slutanvändare Slutanvändaren använder de produkter eller tjänster som en upphandlande myndighet har upphandlat och spelar en viktig roll när behovsanalysen tas fram. Vid en innovationsvänlig upphandling är det särskilt viktigt att myndigheten har kunskap om slutanvändares behov, exempelvis via samverkan mellan slutanvändaren och beställaren. Involveras inte slutanvändare finns det en risk att det som köps in inte motsvarar det behov som finns. Kontraktsägare Kontraktsägaren är den som godkänner eller avvisar förändringar i förfrågningsunderlaget. Inom en upphandlande myndighet kan kontraktsägaren ansvara för kontraktets genomförande under hela kontraktsperioden.

11 VÄG LEDNING FÖR INNOV ATI ONSVÄNLIG UPPH ANDLING 9 Upphandlare Upphandlaren är sakkunnig i upphandlingsfrågor och har ett övergripande affärsmässigt ansvar för upphandlingsprocessen. Inom vissa upphandlande myndigheter kan upphandlaren även ha rollen som sakkunnig och kravställare. Upphandlaren ansvarar vanligen för marknadsanalys (ibland tillsammans med beställaren) i syfte att få kunskap om marknaden från leverantörerna utformning av förfrågningsunderlaget i sin helhet kvalitetsgranskning och revidering av förfrågningsunderlaget annonsering av förfrågningsunderlaget information till leverantörer under upphandlingsprocessen mottagande av anbud och anbudsöppning kvalificering av leverantörer prövning och utvärdering av anbud (ibland tillsammans med beställare eller sakkunnig) upprättande av tilldelningsbeslutet en god samverkan mellan de olika rollerna under hela upphandlingsprocessen. Upphandlaren upprättar också kontraktet, ibland tillsammans med myndighetens jurist. Upphandlaren ansvarar även för prövning av sekretess samt överprövningsfrågor, oftast tillsammans med myndighetens jurist. När kontraktet har tecknats går ansvaret över till beställaren eller kontraktsägaren, alternativt till den projektansvarige eller den chef eller de chefer som ansvarar för kontraktsuppföljningen. Leverantör Leverantörer har en viktig roll före, under och efter upphandlingsprocessen. De kan exempelvis ge värdefull information till en upphandlande myndighet om de möjligheter och lösningar som finns på marknaden, uppmärksamma felaktigheter eller brister i förfrågningsunderlaget samt utvärdera genomförandet av upphandlingen.

12 10 VÄG LEDNING FÖR INNOV ATI ONSVÄNLIG UPPH AND LING 2. Att tänka på före en innovationsvänlig upphandling 2.1 Möjligheter med innovationsvänlig upphandling Om företag med innovativa lösningar ges möjligheter att delta i offentliga upphandlingar, kan det möjliggöra nya företagsidéer och skapa nya marknader för företag, innovatörer och entreprenörer. Om nya och växande företag får möjligheter att tillgodose upphandlande myndigheters behov, kan de också bidra till dynamik, förnyelse och tillväxt i hela Sverige. Av Konkurrensverkets rapport Offentlig upphandling och offentliga inköp från 2008, framgår att den offentliga sektorn år 2006 upphandlade för mellan 450 och 535 miljarder kronor, vilket motsvarar mellan 15 och 18 procent av Sveriges BNP. Omfattningen av de offentliga upphandlingarna och hur upphandlande myndigheter genomför sina upphandlingar har därmed stor betydelse för företagens utveckling och konkurrenskraft.

13 VÄG LEDNING FÖR INNOV ATI ONSVÄNLIG UPPH ANDLING 11 Innovationsvänlig upphandling kan öka konkurrensen och möjligheterna för mindre företag med innovativa lösningar att vinna en upphandling. Innovationsvänlig upphandling kan också medföra kostnadsbesparingar tack vare att företagens innovativa lösningar kan ge lägre totalkostnader under hela deras livslängd eller tillföra andra värden. Genom goda förberedelser och dialog med potentiella leverantörer har en upphandlande myndighet stora möjligheter att utforma förfrågningsunderlaget så att företag med innovativa lösningar inte utestängs eller missgynnas. Innovationsvänlig upphandling ökar möjligheterna att upphandla innovativa lösningar som leder till ökad nytta för medborgarna och samhället i stort genom att billigare eller effektivare varor och tjänster upphandlas inom den offentliga sektorn. I sin tur kan det öka effektiviteten och utvecklingen hos en upphandlande myndighet. Innovationsvänlig upphandling ökar också möjligheterna att upphandla transformativa lösningar. Det innebär att de lösningar som upphandlas ger samma eller bättre service som konventionell teknik men till ett energi- eller resursutnyttjande som är minst 80 % lägre. Transformativa lösningar handlar om att åstadkomma ett så kallat tekniksprång och nya sätt att leverera den service som efterfrågas med hjälp av innovationer. Upphandling av transformativa lösningar kan exempelvis göra det möjligt att arbeta från valfri plats med hjälp av avancerad informations- och kommunikationsteknik istället för pendling med bensinsnåla fordon till arbetsplatsen. Transformativa lösningar kan också handla om nya system och lösningar inom byggande och infrastruktur, transport och mobilitet samt energiproduktion och produktionen av livsmedel. EXEMPEL Upphandlingsutredningen har inlett ett pilotprojekt med Statens inköpscentral vid Kammarkollegiet. Syftet med projektet är att ta fram konkreta förslag på hur offentlig upphandling genom samordnade ramavtal kan tillfredsställa nuvarande och kommande behov genom transformativa lösningar. Projektet är bland annat tänkt att belysa hur fokus kan skiftas från att upphandla produkter till att upphandla tjänster samt att ge en överblick av vad som krävs för att kunna genomföra innovationsvänliga ramavtalsupphandlingar som stödjer transformativa lösningar.

14 12 VÄG LEDNING FÖR INNOV ATI ONSVÄNLIG UPPH AND LING Innovationsvänlig upphandling ökar också möjligheterna att integrera olika typer av systemlösningar i syfte att skapa hållbarhet. Integrerade systemlösningar kan exempelvis innebära att avloppsslam rötas till biogas som sedan uppgraderas till fordonsbränsle för stadsbussar. EXEMPEL I Västra hamnen har Malmö kommun testat två tekniska lösningar, avfallskvarnar och sopsugsystem, för att ta hand om organiskt avfall från hushållen. Syftet med lösningarna är att det organiska avfallet ska tas om hand och rötas till biogas. Miljöförvaltningen skötte den övergripande samordningen, uppföljningen och verksamhetsrapporteringen. De flesta projekten drevs av privata aktörer som byggherrar och energibolag. Andra drevs av kommunala bolag. 2.2 Förutsättningar för innovationsvänlig upphandling Möjligheterna att genomföra en innovationsvänlig upphandling beror på upphandlingens komplexitet och en upphandlande myndighets förutsättningar. Innovationsvänlig upphandling kan kräva mer förutsättningar av myndigheten än vid rutinmässig upphandling av varor och tjänster. Det kan krävas en fungerande organisation och strategi, god kompetens, tillräckliga resurser samt en fungerande samverkan inom myndigheten. Dessutom bör myndigheten alltid tänka på att de grundläggande upphandlingsrättsliga principerna följs. Vid beslut om att genomföra en innovationsvänlig upphandling kan det finnas risker i form av bristande kompetens och brist på resurser. Inställningen till risker och förmågan att hantera dem kan ha stor betydelse för möjligheten att genomföra en innovationsvänlig upphandling. Genom att säkerställa att det finns förutsättningar kan en upphandlande myndighet i många fall själv hantera, minska och styra över riskerna. Det innebär att det finns goda möjligheter att genomföra en innovationsvänlig upphandling trots riskerna.

15 VÄG LEDNING FÖR INNOV ATI ONSVÄNLIG UPPH ANDLING 13 Det är viktigt att inte fastna i resonemang om risker. Då blir det ingen innovation alls. (Elisabet Sundelin, chef staben för kvalitetsutveckling på omvårdnadsförvaltningen, Solna stad) UPPHANDLINGSRÄTTSLIGA PRINCIPER Principen om likabehandling Principen om likabehandling innebär att en upphandlande myndighet måste ge alla leverantörer så lika förutsättningar som möjligt. Alla leverantörer måste till exempel få tillgång till samma information samtidigt så att inte någon leverantör gynnas framför en annan leverantör. Innan en innovationsvänlig upphandling genomförs, liksom vid all upphandling, är det viktigt att en upphandlande myndighet inte accepterar råd från någon leverantör om kravens utformning, om det skulle gynna leverantören på ett otillbörligt sätt. Principen om öppenhet Principen om öppenhet (förutsebarhet och transparens) innebär en skyldighet för en upphandlande myndighet att lämna information om upphandlingen och göra det möjligt för leverantörerna att få tillgång till denna information så att de i förväg känner till vad som gäller vid upphandlingen och det praktiska tillvägagångssättet. Förfrågningsunderlaget ska exempelvis vara klart och tydligt formulerat och innehålla samtliga krav som ställs. Vid genomförandet av en innovationsvänlig upphandling innebär det en utmaning att ställa transparenta och tydliga funktionskrav. Principen om proportionalitet Principen om proportionalitet innebär att kraven på leverantörerna eller leveransen måste ha ett naturligt samband med och stå i rimlig proportion till det som ska upphandlas. De krav som ställs ska vara både lämpliga och nödvändiga för att uppnå syftet. Om det finns flera alternativ bör det alternativ väljas som är minst belastande för leverantören.

16 14 VÄG LEDNING FÖR INNOV ATI ONSVÄNLIG UPPH AND LING Proportionalitet kan exempelvis handla om huruvida ett krav på leverantören verkligen är nödvändigt för den aktuella upphandlingen. Det kan vara både orimligt och olönsamt att ställa krav på viss omsättning eller vissa erfarenheter om kontraktsvärdet är förhållandevis lågt eller kontraktsföremålet inte är nämnvärt komplext. Det gäller för innovationsvänlig upphandling, liksom för all upphandling. Principen om icke-diskriminering Principen om icke-diskriminering innebär att en upphandlande myndighet inte får diskriminera leverantörer från andra länder genom att exempelvis införa krav som enbart svenska leverantörer känner till eller kan uppfylla. Principen om ömsesidigt erkännande Principen om ömsesidigt erkännande innebär att en upphandlande myndighet ska godta dokument som utfärdats av behöriga myndigheter i andra EU-länder. Det handlar exempelvis om intyg, certifikat med mera. TÄNK PÅ! De grundläggande upphandlingsrättsliga principerna för offentlig upphandling gäller vid alla upphandlingar. LAGRUM 1 kap. 9 LOU Principer för offentlig upphandling 1 kap. 24 LUF Principer för offentlig upphandling

17 VÄG LEDNING FÖR INNOV ATI ONSVÄNLIG UPPH ANDLING 15 ORGANISATION OCH STRATEGI Beslutsfattare bör ha en förståelse för att upphandling i allmänhet och innovationsvänlig upphandling i synnerhet kan påverka en upphandlande myndighets verksamhetsutveckling samt företagens konkurrenskraft. Om beslutsfattarna har en sådan medvetenhet kan förutsättningarna öka för att upphandling identifieras som en strategisk fråga. Därmed finns möjligheter att upphandlingsfunktionen placeras strategiskt hos myndigheten. Om upphandlaren är delaktig tidigt i processen ökar det möjligheterna för beslutsfattarna att förstå vilken budget och vilka resurser som krävs för att genomföra en innovationsvänlig upphandling. Beslutsfattare kan på så sätt få ett övergripande perspektiv på vikten av innovationsvänlig upphandling samt ökad kunskap och engagemang om förutsättningarna för de som genomför upphandlingen. Det ökar även möjligheter för beslutsfattare att göra en övergripande riskbedömning så de kan ta ansvar för den eventuella risk som kan uppstå. Genom ökad kompetens och förståelse hos beslutsfattare ökar förutsättningarna för upphandlaren och beställaren att få resurser, tid och möjligheter att hantera risker. Därmed ökar också möjligheterna att genomföra innovationsvänliga upphandlingar. Upphandlingsfrågor upplevs inte som strategiska frågor utan mer som hinder. En stark organisatorisk position påverkar funktionens strategiska betydelse och möjligheterna att i ett tidigt skede påverka. (Jussi Halonen, upphandlingschef, Mora kommuns inköpscentral) Politik och ledning måste komma till insikt om upphandlingens strategiska betydelse innan vi kan komma igång med de innovativa lösningarna. En viktig framgångsfaktor är ökad förståelse så det finns mandat att ta nya initiativ. Får vi inte mandat kan vi inte heller kommunicera vikten av dessa frågor. (Gunnar Stålberg, upphandlingschef, Landstinget Dalarna)

18 16 VÄG LEDNING FÖR INNOV ATI ONSVÄNLIG UPPH AND LING EXEMPEL I Växjö kommun har upphandling identifierats som en viktig strategisk fråga. Upphandlingschefen sitter i kommunens ledningsgrupp och blir därmed involverad i processen på ett tidigt stadium. Därmed skapas förutsättningar för resurser, tid samt intern dialog och samverkan. EXEMPEL I Säffle kommun finns en upphandlare som fungerar som en resurs för hela kommunen. Upphandlaren har dock en viktig strategisk roll och rapporterar direkt till kommunchefen. En upphandlande myndighet kan aktivt ta ställning till hur den bör arbeta med innovationsfrågor för att inte utestänga innovativa lösningar i upphandlingar och andra affärsmässiga relationer. För att åstadkomma det kan myndigheten ta fram en innovationsstrategi som är en del av upphandlingspolicyn. I innovationsstrategin kan myndigheten belysa hur idéer kan tillvaratas internt samt hur innovation och nytänkande kan fångas upp när upphandlingarna genomförs. Utifrån strategin kan förutsättningar för och möjligheter med att göra innovationsvänliga upphandlingar uppmärksammas. Det är av vikt att strategin omsätts till konkreta aktiviteter och rutiner. Det gäller att baka in aktiviteter och rutiner i processen att hantera upphandling som tar fasta på innovationer. (Jussi Halonen, upphandlingschef, Mora kommuns inköpscentral) EXEMPEL Stockholms läns landsting har velat säkerställa att innovativa produkter och lösningar fångas upp och inte utestängs av begränsande krav, genom sin satsning på att inrätta ett särskilt Innovationsupphandlingsråd.

19 VÄG LEDNING FÖR INNOV ATI ONSVÄNLIG UPPH ANDLING 17 EXEMPEL Säffle kommun arbetar med en ny upphandlingspolicy där det framgår att kommunen ska uppfattas som en kompetent och opartisk köpare som främjar innovativa lösningar. Det kanske inte är möjligt att genomföra innovationsvänliga upphandlingar inom alla områden. Det går då att prioritera områden utifrån innovationsstrategin. Prioriterade områden bör vara de med stor påverkan på en upphandlande myndighets behov och verksamhet. Ett exempel är olika typer av verksamhetssystem såsom inköps- och beställningssystem som myndigheten ska använda under lång tid. Andra exempel kan vara tjänster, byggentreprenader, IT, energieffektivisering och upphandlingar med bäring på miljöfrågor. Det gäller att veta vad man gör. Det är viktigt att fundera på inom vilka områden som det går att främja innovation. Det kan vara upphandlingar inom miljöområdet, energiområdet samt hållbar utveckling. (Anette K Eriksson, upphandlingsstrateg, Stockholms stad) KOMPETENS En upphandlande myndighet kan uppleva utmaningar i form av tidsbegränsningar samt att beställare och upphandlare inte har tillräcklig kompetens och kunskap. Det kan medföra rädsla eller oro för att upphandla på ett nytt sätt som leder till att inga innovationsvänliga upphandlingar genomförs. För att genomföra en innovationsvänlig upphandling kan en kvalificerad beställarorganisation och en professionell upphandlingsfunktion med rätt utbildning och kompetens behövas. En upphandling som ska vara innovationsvänlig kan också kräva gedigen behovs- och marknadsanalys, dialog med leverantörer samt en interaktiv upphandlingsprocess. Beställarens och upphandlarens uppgift kan omfatta att kommunicera myndighetens värderingar och behov internt och externt. Beställare och upphandlare kan behöva utbildas i kompetenser som projektledning och kontraktsstyrning.

20 18 VÄG LEDNING FÖR INNOV ATI ONSVÄNLIG UPPH AND LING En upphandlare kan också behöva tillgång till teknisk kunskap för att tillsammans med beställare kunna specificera krav, utvärdera anbud, följa upp samt utvärdera och lära av upphandlingen. Det är också önskvärt om beslutsfattare utbildas i dessa frågor. En viktig del är att få en förståelse kring leverantörers förutsättningar och vilka möjligheter det finns att föra en dialog. En hög kompetens kan räcka långt när en innovationsvänlig upphandling genomförs. Genom att ha rätt kompetens om vad som gynnar respektive utestänger innovation kan de olika rollernas insats i upphandlingsarbetet förbättras, vilket i sin tur gynnar en god affär och en väl genomförd innovationsvänlig upphandling. SAMVERKAN INOM EN UPPHANDLANDE MYNDIGHET Samverkan påverkar möjligheterna att genomföra en innovationsvänlig upphandling. Genom samverkan kan sektorstänkande och konservatism motverkas och goda idéer från beställarna och slutanvändarna tas om hand. Beslutsfattare kan tydliggöra vikten av att samverka i frågor som rör upphandling generellt och innovationsvänlig upphandling i synnerhet. Om vi ska skapa förändring så handlar det om att förändra attityder. Vi måste kommunicera och prata om upphandling och innovationer. (Jussi Halonen, upphandlingschef, Mora kommun inköpscentral) Samverkan kan ske genom att upphandlaren tillsätter arbetsgrupper, referensgrupper eller kontraktsgrupper bestående av beställare och slutanvändare som kan bistå med kompetens och marknadsanalyser. Upphandlaren kan påverka arbetsgruppen och förklara behovet av innovation. Genom detta arbetssätt ges möjligheter att hantera tids- och kostnadsrisker. Tids- och kostnadsrisker hanteras genom att arbeta i projektform. Med ett sådant arbetssätt genomförs riskanalyser och om det finns stöd från styrgruppen kan projektet arbeta med innovativa lösningar. (Anette K Eriksson, upphandlingsstrateg, Stockholms stad)

21 VÄG LEDNING FÖR INNOV ATI ONSVÄNLIG UPPH ANDLING 19 EXEMPEL Växjö kommun har bildat ett inköpsnätverk bestående av personer från kommunens olika förvaltningar. Syftet är att skapa en plattform för kommunikation och samverkan samt att göra en ökad diskussion möjlig om hur krav ställs på leverantörerna. EXEMPEL Säffle kommun bildar ett inköpsråd där upphandlaren är sammankallande för att få en gemensam syn på upphandling inom de olika förvaltningarna.

22 20 VÄG LEDNING FÖR INNOV ATI ONSVÄNLIG UPPH AND LING SAMVERKAN MELLAN UPPHANDLANDE MYNDIGHETER En mindre upphandlande myndighet har kanske inte förutsättningar i form av resurser eller kompetens för att genomföra en innovationsvänlig upphandling. Samverkan med andra upphandlande myndigheter kan då bidra till att stärka upphandlingskompetensen, hålla nere kostnaderna och få mer tid för att genomföra innovationsvänliga upphandlingar. Ett annat sätt att skapa förutsättningar för en innovationsvänlig upphandling är att använda sig av inköpscentraler. De kan antingen ingå ramavtal avsedda för andra myndigheter i eget namn eller agera ombud åt flera upphandlande myndigheter. Inköpscentraler har ofta goda förutsättningar i form av kompetens och resurser. De har därmed större möjligheter att arbeta med innovationsvänliga upphandlingsformer och genomföra innovationsvänliga upphandlingar. EXEMPEL Kommunalförbundet Inköp Gävleborg genomför upphandlingar som kommuner i regionen kan avropa från. Inköp Gävleborg har nyligen börjat ett projekt kallat för Innovationsupphandling X som ska pågå fram till Projektet handlar om att nya innovativa upphandlingsmodeller ska lägga grunden till nya arbetssätt gällande äldres måltider. Fyra pilotkommuner som ingår i kommunalförbundet Inköp Gävleborg har valts ut för att skapa en plattform där innovativa upphandlingsmodeller kan utvecklas och testas såväl praktiskt som teoretiskt innan de genomförs i ordinarie linjedrift. RISK FÖR ÖVERPRÖVNING En upphandlande myndighet kan uppleva att en innovationsvänlig upphandling medför en ökad risk för överprövning. Rädslan för överprövning kan skapa en osäkerhet hos myndigheten som då kanske väljer att ställa detaljerade krav istället för funktionskrav som kan skapa förutsättningar för innovativa lösningar.

23 VÄG LEDNING FÖR INNOV ATI ONSVÄNLIG UPPH ANDLING 21 Konkurrensverkets rapport Siffror och fakta om offentlig upphandling (Rapport 2012:3) visar att antalet överprövningar inte är så många som upphandlande myndigheter kanske upplever. Sju procent av de upphandlingar som annonserades under 2010 blev föremål för överprövning i domstol. Det kan också påpekas att antalet ansökningar om överprövning av upphandlingar som inkom till förvaltningsrätterna under 2011 minskade med 23 procent i förhållande till Innovationsupphandlingsutredningen (SOU 2010:56) bedömde att mer genomarbetade upphandlingar skulle undanröja en del inslag som innebär en ökad risk för överprövning. En genomarbetad upphandling innebär ofta en ökad dialog med leverantörerna. En dialog före, under eller efter upphandlingen medför att leverantörer kan få en större förståelse för hur och varför myndigheten agerat på ett visst sätt, vilket kan minska benägenheten att överpröva. Hur uppfyller vi kraven på transparens? Är vi otydliga i vår utvärdering så kan de överpröva. Här måste vi öppna dörren på vid gavel så de kan komma med svaren utan att vi ställt några frågor. Hur ska vi kunna beskriva det på ett tydligt sätt? Det kräver ökad dialog och samarbete med leverantörer. (Gunnar Stålberg, upphandlingschef, Landstinget Dalarna) 2.3 Behovsanalys Vid genomförandet av en innovationsvänlig upphandling är det särskilt viktigt att en upphandlande myndighet identifierar verksamhetens behov för att kunna veta vad som ska upphandlas och när behovet av att upphandla kan komma att uppstå. Myndigheten bör också identifiera nyttan, för att säkerställa att det som upphandlas uppfyller de behov som ligger till grund för upphandlingen och realiseras till budgeterad kostnad. Läs mer om att identifiera och värdera nyttor i e-delegationens vägledning i nyttorealisering på Slutanvändarna bör alltid involveras när behovsanalysen tas fram oavsett om upphandlingen ersätter ett tidigare kontrakt eller om det är något nytt som upphandlas på grund av att behovet inte tidigare funnits, att resurser inte funnits eller att det rör sig om helt nya varor eller tjänster.

24 22 VÄG LEDNING FÖR INNOV ATI ONSVÄNLIG UPPH AND LING Involveras inte slutanvändarna finns det en risk att det som köps in inte motsvarar det behov som finns i verksamheten. Vid behovsanalysen kan slutanvändarna tillfrågas om vad deras behov är genom intervjuer eller enkäter. Genom att se till att det som ska upphandlas är grundat på ett verkligt behov som är väl förankrat hos slutanvändarna som använder varan eller tjänsten, ökar sannolikheten att det ska bli en lyckad upphandling. Även om slutanvändarna vet vilka behov som ligger till grund för upphandlingen, innebär det inte att de alltid vet hur behovet ska tillgodoses på bästa sätt. Vid behovsanalysen bör därför fokus vara att klargöra behovet och inte på att hitta vilken lösning som ska levereras. EXEMPEL Solna stad gjorde vid en upphandling av trygghetslarm studiebesök hos såväl brukare som vårdpersonal för att få synpunkter och kunskap om behovet inför upphandlingen. Inför en innovationsvänlig upphandling kan det finnas anledning för en upphandlande myndighet att kontakta den nuvarande leverantören. Myndigheten kan behöva få fram eller kontrollera faktauppgifter om kontraktet såsom omsättning totalt för uppdraget samt statistik för kontraktsperioden. Det kan ge myndigheten nödvändig information om det kommande behovet och på vilket sätt de potentiella leverantörerna kan möta behovet. Behovsanalysen bör då innehålla en utvärdering av vad som är bra respektive dåligt i det nuvarande kontraktet. Via dialog med den nuvarande leverantören kan myndigheten få kunskaper som kan användas när det kommande förfrågningsunderlaget arbetas fram samt bidra till ett korrekt val av upphandlingsförfarande. Myndigheten bör säkerställa att sådan information som är av betydelse för anbudsgivningen och som den befintliga leverantören har tillgång till görs tillgänglig för alla leverantörer.

25 VÄG LEDNING FÖR INNOV ATI ONSVÄNLIG UPPH ANDLING 23 Behovsanalysen bör innehålla en beräkning av värdet på det som kommer att upphandlas. Värdet påverkar vilket upphandlingsförfarande som får användas och vilka krav som ska ställas på leverantörer. Upphandlingens värde kan behöva uppskattas redan i budgetprocessen. Om det som ska upphandlas inte ryms inom budgeten kan antingen kraven eller de ekonomiska förutsättningarna behöva ändras. Upphandlaren bör därför ha en god samverkan med både slutanvändaren och beslutsfattarna. 2.4 Marknadsanalys När en innovationsvänlig upphandling genomförs, är det viktigt att ha kunskap om vad marknaden erbjuder, vilka leverantörer som kan finnas och vilka innovativa lösningar de kan erbjuda. Genom att genomföra en marknadsanalys kan en upphandlande myndighet få god kunskap och information om marknaden. Det kan innebära att kraven i förfrågningsunderlaget kan bli väl avvägda i förhållande till myndighetens behov och den specifika branschen. En myndighet som saknar tillräcklig kunskap om en marknad riskerar att ställa krav i upphandlingen som utestänger innovativa lösningar från leverantörer. Detaljerade krav kan innebära att leverantörer avstår från att lämna anbud då de inte får möjligheter att presentera sin lösning på det efterfrågade behovet. En marknadsanalys är därför ofta en förutsättning för att kunna utforma ändamålsenliga krav. Det är inte bara inför en specifik upphandling det är viktigt med marknadsanalys. En upphandlande myndighet bör ha kontinuerlig omvärldsbevakning genom att besöka mässor och konferenser samt bevaka nyhetsbrev och branschtidningar. Det är dock viktigt att myndigheten inte låser sig fast vid de lösningar den får kunskap om vid marknadsanalysen. Det är behovsanalysen som bör styra upphandlingen och utformningen av förfrågningsunderlaget snarare än marknadsanalysen. Via marknadsanalysen kan en upphandlande myndighet få kunskap om vilka konsekvenser olika krav kan få för företagen. Myndigheten kan då säkerställa att kraven inte blir konkurrensbegränsande samt att upphandlingarna inte blir för stora så att de utestänger småföretag som kan ha innovativa lösningar.

26 24 VÄG LEDNING FÖR INNOV ATI ONSVÄNLIG UPPH AND LING Myndigheten kan därför dela upp upphandlingen i exempelvis olika geografiska områden eller kategorier av varor eller tjänster för att ge möjlighet för småföretag och nya aktörer att konkurrera. I syfte att underlätta även för småföretag att konkurrera är det viktigt att inte enbart ge möjlighet att lämna anbud på delar av uppdraget utan också att varje geografiskt område, kategori av varor eller tjänster utvärderas var för sig. DIALOG MED POTENTIELLA LEVERANTÖRER Ett sätt att genomföra en marknadsanalys kan vara genom dialog med potentiella leverantörer. Det är tillåtet att föra en dialog så länge principerna om likabehandling och icke-diskriminering iakttas. Av direktiven framgår följande: "Innan ett upphandlingsförfarande inleds får den upphandlande myndigheten genom en teknisk dialog söka eller godta råd som kan användas när specifikationerna utarbetas, dock under förutsättning att sådana råd inte leder till hinder för konkurrensen". LAGRUM Direktiv 2004/18/EG, beaktandesats 8, Teknisk dialog Direktiv 2004/17/EG, beaktandesats 15, Teknisk dialog En upphandlande myndighet bör alltid vända sig till flera olika leverantörer för att få en så bred bild som möjligt av utbudet. En inbjudan till dialog kan exempelvis annonseras och möten kan hållas där leverantörerna kan presentera möjliga lösningar. För att få så mycket information som möjligt från leverantörerna kan det vara lämpligt att en upphandlande myndighet träffar leverantörerna en och en. Risk finns annars att leverantörerna inte lämnar all information eftersom de inte vill att övriga leverantörer ska få del av informationen.

27 VÄG LEDNING FÖR INNOV ATI ONSVÄNLIG UPPH ANDLING 25 Vi har individuella träffar inför respektive upphandling. Det är dock svårt att nå ut till mindre leverantörer. Vi tror att många inte vet att den offentliga köparen är intressant samtidigt som de inte vet hur de ska gå tillväga. Vi har därför använt oss av "speed business meetings" där vi bjuder in leverantörer till att ställa frågor till bland annat upphandlare för att på så vis fånga upp och informera mindre leverantörer. (Jonna Andersson, upphandlare, Tyresö kommun) Dialog kan genomföras genom en så kallad Request For Information, RFI. En RFI är ett sätt för en upphandlande myndighet att få information om varor och tjänster samt möjliga lösningar. Leverantörerna får tillfälle att lämna synpunkter på myndighetens frågor under en viss angiven tid. RFI användes bland annat vid Rikspolisstyrelsens upphandling av passmaskiner. Försvarets materielverk (FMV) arbetar med att få information från leverantörer innan en upphandling påbörjas genom RFI. Vi kan ha begränsad kunskap om vad som finns på marknaden och vilka leverantörer som finns. Vi går då ut och ber leverantörerna om förslag på lösningar och produkter. Det är ett väldigt effektivt arbetssätt som främjar innovation. (Jessica Johannesson, upphandlare, Försvarets materielverk) EXEMPEL Växjö kommun kallar till informationsträffar inför en specifik upphandling. De har också erfarenheter av att ordna stormöten riktade till mindre leverantörer som då får kunskap om den offentliga marknaden och dess förutsättningar. Kommunen tar hjälp av branschorganisationer för att få information om vilka leverantörer som kan bjudas in.

28 26 VÄG LEDNING FÖR INNOV ATI ONSVÄNLIG UPPH AND LING EXEMPEL Stockholms läns landsting har en innovationsorganisation, SLL Innovation, som kan identifiera nya produkter under utveckling genom stödtjänster såsom riskanalys och utvärdering. De kan sedan presenteras som kommande produkter för Innovationsupphandlingsrådet som då kan få kunskap om marknaden. BRANSCHORGANISATIONER OCH BRANSCHRÅD Istället för att vända sig till enskilda leverantörer kan ett alternativ vara att en upphandlande myndighet vänder sig till en branschorganisation för att få kunskap om de lösningar och möjligheter som kan finnas på marknaden. Det kan vara särskilt lämpligt om det finns risk för att enskilda leverantörer skulle få en otillbörlig konkurrensfördel genom en direkt dialog. Ett mer långsiktigt sätt är att inrätta eller medverka i branschråd i vilka leverantörer ingår. Branschråden kan vara branschspecifika. Där kan parterna exempelvis diskutera generella upphandlingsfrågor och utbyta erfarenheter och på så sätt öka förståelsen för varandras verksamheter. I branschrådet får dock inte enskilda affärer diskuteras om det kan medföra otillbörliga konkurrensfördelar för någon leverantör. Syftet är att diskutera och sprida goda exempel, lära av varandra och skapa förståelse mellan upphandlande myndigheter och leverantörer. EXEMPEL Sigtuna kommun använder sig av en referensgrupp med representanter från branschorganisationer och lokala leverantörer för att få information och återkoppling på aktuella frågor och upphandlingar som är på gång. Referensgruppen fungerar också som en viktig länk till leverantörer.

29 VÄG LEDNING FÖR INNOV ATI ONSVÄNLIG UPPH ANDLING 27 EXEMPEL Solna Stad säkerställer att de får kunskap om de senaste innovativa lösningarna vid upphandling inom vård och omsorg genom diskussioner med en akademi bestående av representanter från skolor och forskningsinstitut. Läs mer om marknadsanalys i vägledningen "Dialog och förhandling inom LOU och LUF" på Val av upphandlingsform Det är inte förfarandena i sig som avgör om en upphandling blir innovationsvänlig eller inte. Det är viktigare att en upphandlande myndighet före upphandlingen har tillräckliga förutsättningar och har genomfört behovs- och marknadsanalyser. Dessutom bör myndigheten vid utformningen av förfrågningsunderlaget och vid utvärderingen av anbuden säkerställa att innovativa lösningar inte utestängs. Val av upphandlingsform har betydelse men det finns möjlighet att genomföra en innovationsvänlig upphandling oavsett upphandlingsform. Öppet förfarande är mest stelbent men går ändå att använda för att göra en innovationsvänlig upphandling. Kan man göra det med öppet förfarande kan man göra det med de flesta upphandlingsformer. (Ronny Odervång, upphandlingschef, Trollhättans stad) De upphandlingsformer som beskrivs nedan är de som är mest lämpade för att genomföra en innovationsvänlig upphandling. UPPHANDLINGSFORMER ÖVER TRÖSKELVÄRDENA Selektivt förfarande Med selektivt förfarande avses ett förfarande där alla leverantörer får ansöka om att få lämna anbud, men endast de anbudssökande som kvalificerat sig inbjuds av en upphandlande myndighet att delta i upphandlingen och får lämna anbud. Förhandling får inte ske.

30 28 VÄG LEDNING FÖR INNOV ATI ONSVÄNLIG UPPH AND LING Selektivt förfarande kan vara ekonomiskt och tidsmässigt fördelaktigt när myndigheten vet att det finns många leverantörer av en viss vara eller tjänst. Urvalet av leverantörer kan göras genom att använda innovationsvänliga urvalskriterier, vilket innebär att selektivt förfarande lämpar sig väl för innovationsvänlig upphandling. Läs mer om selektivt förfarande på Förhandlat förfarande med eller utan föregående annonsering Med förhandlat förfarande med föregående annonsering avses ett förfarande där alla leverantörer får ansöka om att få lämna anbud, men endast de anbudssökande som kvalificerat sig inbjuds av en upphandlande myndighet att delta i upphandlingen och får lämna anbud. Förfarandet får endast tillämpas undantagsvis i LOU och under i lagen särskilt angivna omständigheter. I LUF kan en upphandlande myndighet välja fritt mellan öppet, selektivt och förhandlat förfarande med föregående annonsering. Med förhandlat förfarande utan föregående annonsering avses ett förfarande där en upphandlande myndighet får vända sig direkt till en eller flera leverantörer som en slags direktupphandling. Det får endast användas undantagsvis och under i lagen särskilt angivna omständigheter. Om lagen ger utrymme för att använda förhandlat förfarande med eller utan föregående annonsering, är det att föredra jämfört med öppet eller selektivt förfarande på grund av möjligheterna att förhandla med leverantörerna. Det finns möjligheter att förhandla om funktionskrav som ställs i förfrågningsunderlaget så länge förändringarna inte är väsentliga. Läs mer om förhandlat förfarande med eller utan föregående annonsering i vägledningen "Dialog och förhandling inom LOU och LUF" på

31 VÄG LEDNING FÖR INNOV ATI ONSVÄNLIG UPPH ANDLING 29 UPPHANDLINGSFORMER UNDER TRÖSKELVÄRDENA SAMT VID B- TJÄNSTER OAVSETT VÄRDE Förenklat förfarande Med förenklat förfarande avses ett förfarande där alla leverantörer har rätt att delta och lämna anbud. Förenklat förfarande är en mindre reglerad variant av öppet förfarande. En viktig skillnad är att förhandling är tillåten. Förenklat förfarande lämpar sig väl för en innovationsvänlig upphandling på grund av möjligheterna att förhandla. Urvalsförfarande Med urvalsförfarande avses ett förfarande där samtliga leverantörer har rätt att ansöka om att få lämna anbud men endast de som kvalificerar sig inbjuds att delta och lämna anbud. Urvalsförfarande kan vara ekonomiskt och tidsmässigt fördelaktigt när en upphandlande myndighet vet att det finns många leverantörer av en viss vara eller tjänst. Urvalet av leverantörer kan göras genom att använda innovationsvänliga urvalskriterier, vilket innebär att urvalsförfarande lämpar sig väl för innovationsvänlig upphandling. Dessutom finns möjligheter att förhandla vilket är en viktig skillnad gentemot selektivt förfarande. Läs mer om förenklat förfarande och urvalsförfarande i "Upphandlingsprocessen steg för steg vägledning för upphandlare" på ÖVRIGA UPPHANDLINGSFORMER Konkurrenspräglad dialog Med konkurrenspräglad dialog avses ett förfarande där varje leverantör kan begära att få delta och där en upphandlande myndighet för en dialog med de anbudssökande som bjudits in att delta i förfarandet. Förhandling får dock inte ske. Konkurrenspräglad dialog kan användas såväl över som under tröskelvärdena. Alla intresserade leverantörer får lämna in en ansökan om att i ett senare skede få delta i dialogen. Ett urval görs och myndigheten bjuder in utvalda leverantörer att delta i dialogen. Dialogen syftar till att identifiera och bestämma hur myndighetens behov bäst kan tillgodoses. Dialogen avslutas när myndigheten funnit en eller flera lösningar som tillgodoser det aktuella behovet.

32 30 VÄG LEDNING FÖR INNOV ATI ONSVÄNLIG UPPH AND LING Konkurrenspräglad dialog lämpar sig väl för en innovationsvänlig upphandling när det gäller särskilt komplicerade kontrakt på grund av att dialogen kan bidra till att genomgående förbättra upphandlingens kvalitet i fråga om finansiering, rättsförhållanden och tillvaratagande av ny teknik. Dialogen kan även öka möjligheten att beakta tekniska innovationer och designförslag eftersom en upphandlande myndighet fortlöpande kan diskutera och väga unika lösningar mot varandra. En konkurrenspräglad dialog kan vara lämplig för större integrerade projekt för transportinfrastruktur, områden med snabb teknisk utveckling, stora datanät eller projekt som omfattar komplicerad och strukturerad finansiering och vars ekonomiska och rättsliga uppläggning inte kan fastställas i förväg. För projekt som innebär offentlig-privat samverkan (OPS), liksom när en alternativ driftsform för offentligt bedriven verksamhet övervägs, kan konkurrenspräglad dialog också vara lämplig att använda. Att genomföra konkurrenspräglad dialog ställer dock höga krav på resurser och kompetens hos deltagande aktörer samt omfattande förberedelser och planering. Läs mer i vägledningen "Konkurrenspräglad dialog" på Projekttävling Med projekttävling avses ett förfarande där en tävling är öppen för alla och ordnas av en upphandlande myndighet för att förvärva en ritning eller en projektbeskrivning som en jury utsett till vinnande bidrag. Alla intresserade leverantörer får lämna in en ansökan om att få delta i projekttävlingen. Antalet tävlingsdeltagare får begränsas och kriterier för urvalet ska då framgå. En jury utser det vinnande bidraget. Juryn ska bestå av personer som är oberoende i förhållande till tävlingsdeltagarna och varje bidrag som prövas anonymt. Juryn ska vara självständig i sina yttranden och beslut samt vid prövningen följa de kriterier som framgår av annonsen. Juryn ska också rangordna bidragen och motivera sitt beslut. Dialog kan ske med en eller flera tävlingsdeltagare om det behövs för att klargöra olika aspekter av projektet. Om projekttävlingen avslutas med en tilldelning av ett tjänstekontrakt ska vinnaren bjudas in till att delta i en förhandling. Om en tävling avslutas med att fler än en vinnare utses, måste samtliga vinnare bjudas in att delta i förhandlingar.

33 VÄG LEDNING FÖR INNOV ATI ONSVÄNLIG UPPH ANDLING 31 En projekttävling kan lämpa sig väl för en innovationsvänlig upphandling då det finns möjlighet att göra ett urval av de som vill delta i tävlingen, föra dialog och få kunskap om nya lösningar samt förhandla. Läs om projekttävling på Offentlig privat samverkan (OPS) OPS är ett begrepp som täcker in ett antal olika samarbetsformer av varierande karaktär. Vanligen avses en entreprenadform som bland annat kan tillämpas vid infrastrukturinvesteringar eller större bygg- och anläggningsprojekt. OPS innebär att två eller flera parter, varav minst en är offentlig och en är privat, samarbetar. Den privata leverantören kan tillföra ekonomiska medel och/eller ta en ekonomisk risk. Det finns inte en fast finansieringsmekanism utan finansieringen avtalas mellan parterna, beroende på innehåll och uppdrag. Riskerna fördelas på ett förutbestämt sätt och den privata leverantören kan ansvara för projektering, byggnation, drift och underhåll. Genom funktioner och/eller tjänster specificeras omfattningen av upphandlingen. OPS kan genomföras genom att använda exempelvis förhandlat eller selektivt förfarande samt konkurrenspräglad dialog. OPS kan också upphandlas som en koncession. Vid koncession betalas ersättning ut i form av en rätt att utnyttja anläggningen eller tjänsten eller av dels en sådan rätt, dels betalning. För koncessioner är det inte säkert att de omfattas av upphandlingsregelverket. Det får avgöras från fall till fall beroende på kontraktens utformning och graden av risktagande för leverantören. En byggkoncession innebär att ersättningen till leverantören helt eller delvis utgörs av en rätt för leverantören att utnyttja anläggningen. En byggkoncession innebär till skillnad från en byggentreprenad att leverantören tar en ekonomisk risk. En tjänstekoncession är ett kontrakt som innebär att ersättningen för tjänsterna helt eller delvis utgörs av rätten att utnyttja tjänsten. Tjänstekoncessioner är undantagna från LOU och LUF.

34 32 VÄG LEDNING FÖR INNOV ATI ONSVÄNLIG UPPH AND LING En upphandlande myndighet som tilldelar en tjänstekoncession ska dock följa de grundläggande upphandlingsrättsliga principerna om upphandlingen har ett gränsöverskridande intresse. Myndigheten bör i varje enskilt fall noga kontrollera att samtliga förutsättningar är uppfyllda för att ett avtal utgör en tjänstekoncession. Om villkoren för tjänstekoncession inte är uppfyllda kan avtalet ifråga mycket väl utgöra ett upphandlingspliktigt tjänstekontrakt eller ramavtal. 2.6 Checklista före upphandling Innan förfrågningsunderlaget utformas bör en upphandlande myndighet säkerställa att risker och förutsättningar har beaktats, att behovs- och marknadsanalyser har genomförts samt att valet av upphandlingsform gör en innovationsvänlig upphandling möjlig. Myndigheten bör därför fundera över följande: Förutsättningar Finns kompetens och resurser att genomföra en innovationsvänlig upphandling? Finns möjligheter att samverka inom den upphandlande myndigheten eller med andra upphandlande myndigheter? Anpassas upphandlingen till förutsättningarna i det enskilda fallet? Har hänsyn tagits till myndighetens innovationsstrategi eller upphandlingspolicy? Behovsanalys Har en behovsanalys genomförts och har hela myndighetens behov identifierats? Innehåller behovsanalysen en beräkning av värdet på det som ska upphandlas? Har slutanvändare varit involverade i arbetet med att identifiera behoven? Har hänsyn tagits till framtida behovsförändringar? Har erfarenheter från tidigare upphandlingar tagits tillvara?

35 VÄG LEDNING FÖR INNOV ATI ONSVÄNLIG UPPH ANDLING 33 Marknadsanalys Finns tillräcklig kännedom om varors, tjänsters eller byggentreprenadernas användningsområden och funktioner? Finns tillräcklig kunskap om teknisk utveckling och innovativa lösningar? Finns tillräcklig kompetens att bedöma utvecklingen inom den berörda branschen? Har potentiella leverantörer kontaktats för att lämna synpunkter på hur det aktuella behovet hos myndigheten kan tillgodoses? Kan en uppdelning av upphandlingen i mindre delar underlätta för nya och/eller små leverantörer med innovativa lösningar? Har hänsyn tagits till framtida marknadsförändringar? Val av upphandlingsform Kan någon särskild upphandlingsform underlätta för leverantörer med innovativa lösningar? Har kontraktsvärdet inklusive förlängningsperiod och optioner inför valet av upphandlingsform beaktats? Har förhandlingsmöjligheter beaktats vid valet av upphandlingsform? Har möjlighet att föra dialog med leverantörer beaktats vid valet av upphandlingsform?

36 34 VÄG LEDNING FÖR INNOV ATI ONSVÄNLIG UPPH AND LING 3. Att tänka på under en innovationsvänlig upphandling 3.1 Utformning av förfrågningsunderlag Via behovs- och marknadsanalysen har en upphandlande myndighet fått kunskap och information om den vara eller tjänst som ska upphandlas. Kunskapen ska nu formuleras till krav och önskemål i ett förfrågningsunderlag. Ett väl utformat förfrågningsunderlag är en nyckelfaktor för att en innovationsvänlig upphandling ska säkerställa att verksamhetens behov tillgodoses konkurrensen på marknaden utnyttjas och innovativa lösningar inte utestängs. Innan ett slutligt förfrågningsunderlag utformas kan en upphandlande myndighet låta potentiella leverantörer lämna synpunkter på ett preliminärt förfrågningsunderlag. Det preliminära förfrågningsunderlaget bör i så fall annonseras i en allmänt tillgänglig databas och på myndighetens hemsida. Leverantörerna får därmed tillfälle att lämna sina synpunkter på myndighetens krav och eventuella frågeställningar under en viss angiven tid.

37 VÄG LEDNING FÖR INNOV ATI ONSVÄNLIG UPPH ANDLING 35 Myndigheten beaktar därefter leverantörernas synpunkter på lämpligt sätt och utarbetar ett slutligt förfrågningsunderlag som är anpassat efter myndighetens behov och de innovativa lösningar marknaden kan erbjuda. Metoden kan dock vara problematisk vid upphandlingar över tröskelvärdena. En upphandlande myndighet får inte publicera eller på annat sätt offentliggöra innehållet i en annons innan den har skickats till Europeiska kommissionen. I nuläget finns inte någon möjlighet att på ett lämpligt sätt annonsera ett preliminärt förfrågningsunderlag i Tender Electronic Daily (TED). Det är därmed oklart hur metoden ska genomföras vid en upphandling över tröskelvärdena. ANBUD MED ALTERNATIVA UTFÖRANDEN Det kan vara svårt för en upphandlande myndighet att förutse alla tänkbara lösningar som finns på marknaden. Att se till att potentiella leverantörer kan lämna anbud med alternativa utföranden är ett sätt att öka chanserna för att få en lösning som är effektiv, har låg livscykelkostnad och på bästa sätt uppfyller det behov myndigheten har över tid. Som synonymer till begreppet anbud med alternativa utföranden används vanligen även begreppen alternativa anbud och sidoanbud. Nackdelen med alternativa anbud är ett något mer komplicerat förfarande vid utvärderingen av anbuden vilket kan leda till ökad risk för överprövning. Beslutet om att tillåta alternativa utföranden måste därför ställas i relation till värdet av kontraktsföremålet.

38 36 VÄG LEDNING FÖR INNOV ATI ONSVÄNLIG UPPH AND LING Anbud med alternativa utföranden vid upphandlingar över tröskelvärdena Bestämmelser om anbud med alternativa utföranden finns i 6 kap. 9 LOU och 6 kap. 10 LUF och gäller över tröskelvärdena. Av lagrummen följer: En upphandlande myndighet ska ange om den godkänner anbud med alternativa utföranden i annonsen. (Av LUF följer att detta anges i förfrågningsunderlaget.) Om detta inte anges får alternativa utföranden inte godkännas. Minimikrav för alternativa utföranden ska anges i förfrågningsunderlaget. Särskilda villkor för hur det alternativa utförandet ska presenteras ska anges i förfrågningsunderlaget. För att få godkänna alternativa utföranden måste tilldelningsgrunden ekonomiskt mest fördelaktiga anbud antas. En upphandlande myndighet ska endast beakta de alternativa anbud som uppfyller de ställda minimikraven. LAGRUM 6 kap. 9 LOU 6 kap. 10 LUF Sammantaget innebär det att en upphandlande myndighet måste tillämpa tilldelningsgrunden ekonomiskt mest fördelaktiga anbud och ange att anbud med alternativa utföranden är tillåtna för att få pröva dessa. Därutöver måste minimikrav anges. Att ställa särskilda villkor för hur anbud med alternativa lösningar ska presenteras är däremot inte obligatoriskt men kan underlätta för leverantörerna och för myndigheten. De minimikrav som ska anges måste vara transparenta och är vanligtvis ett urval av de obligatoriska krav som ställs på tekniska specifikationer. Särskilda villkor för presentationen kan exempelvis vara krav på ett separat kuvert för det alternativa anbudet eller krav på att ett alternativt anbud måste lämnas tillsammans med ett neutralt anbud.

39 VÄG LEDNING FÖR INNOV ATI ONSVÄNLIG UPPH ANDLING 37 En upphandling som ska tillämpa anbud med alternativa utföranden kan exempelvis utgå från en upphandlande myndighet som är osäker på om det finns några miljöanpassade alternativ till de varor, tjänster eller entreprenader som ska upphandlas. Myndigheten kan då bestämma sig för att möjliggöra för miljöanpassade alternativa utföranden. Upphandlaren upprättar sedan ett minimum av tekniska specifikationer för den vara, tjänst eller byggentreprenad som ska upphandlas och som gäller både det neutrala anbudet och det miljöanpassade anbudet. För det miljöanpassade anbudet kan upphandlaren lägga till en miljödimension, exempelvis att varan eller tjänsten ska ha bättre miljöprestanda. Upphandlaren kan sedan jämföra alla anbud, standardlösningarna och de miljöanpassade lösningarna med utgångspunkt i samma tilldelningskriterier. Det är viktigt att upphandlaren har lagt ner tid på att säkerställa att de valda tilldelningskriterierna på ett lämpligt sätt kan tillämpas såväl på alternativa anbud som på neutrala anbud. För närmare information om vad en upphandlande myndighet bör tänka på vid utformningen av en utvärderingsmodell, se nedan avsnitt 3.3. Anbud med alternativa utföranden vid upphandlingar under tröskelvärdena samt för B -tjänster oavsett värde Det bör observeras att det vid upphandlingar under tröskelvärdet och vid B-tjänster oavsett värde inte finns några bestämmelser om anbud med alternativa utföranden. Det råder också delade meningar om vilka bestämmelser som ska tillämpas. En uppfattning är att samma bestämmelser som råder över tröskelvärdena får antas gälla även vid dessa upphandlingar. En annan uppfattning är att en upphandlande myndighet ska pröva alla anbud som har kommit in i rätt tid om de inte har uteslutits med stöd av 10 kap. 1 och 2 LOU. Alla anbud, även sådana anbud som innehåller alternativa utföranden, ska enligt detta synsätt prövas, under förutsättning att de uppfyller de krav som ställs i förfrågningsunderlaget. Den senare uppfattningen har stöd i praxis och det mesta tyder därför på att den är riktig. Om inget annat är angivet måste alltså en upphandlande myndighet pröva alla anbud som kommer in, även de med alternativa utföranden.

40 38 VÄG LEDNING FÖR INNOV ATI ONSVÄNLIG UPPH AND LING LAGRUM 6 kap. 9 LOU 6 kap. 10 LUF 10 kap. 1-2 LOU och LUF 15 kap. 5 LOU och LUF 15 kap. 13 LOU och LUF 15 kap. 15 LOU och LUF EXEMPEL Trollhättans stad genomförde 2007 en upphandling av möbler med ett förenklat förfarande. Kommunen gav leverantörerna möjlighet att komma in med anbud med alternativa utföranden. Leverantörerna fick möjlighet att lämna in tre olika anbud. Anbuden bedömdes och betygsattes sedan av en referensgrupp som inte fick veta det offererade priset utan enbart gavs möjlighet att bedöma möblernas kvalitet. KRAV PÅ LEVERANTÖREN Vid en innovationsvänlig upphandling, liksom vid all upphandling, kan det vara lämpligt att ställa krav på leverantörens yrkesmässiga, tekniska och ekonomiska kapacitet. Krav på viss ekonomisk kapacitet kan i vissa fall vara lämpligt att ställa vid större och komplexa upphandlingar. Vid en innovationsvänlig upphandling är det dock av extra stor vikt att inte mindre och nystartade företag ska utestängas i onödan. Krav på ekonomisk kapacitet bör därför användas med stor urskiljning. Väljer en upphandlande myndighet att ställa krav på omsättning måste kravet läggas på en rimlig nivå. I praxis har omsättningskrav på två till tre gånger kontraktsvärdet accepterats vilket får betraktas som ett tak som ska utnyttjas endast i undantagsfall.

41 VÄG LEDNING FÖR INNOV ATI ONSVÄNLIG UPPH ANDLING 39 Myndigheten bör godta alternativa handlingar för att styrka leverantörens ekonomiska kapacitet, såsom finansieringsplan istället för årsredovisning eller bankgaranti istället för utdrag från kreditupplysningsföretag. Efterfrågade bevis vid upphandlingen ska ge information om leverantörens aktuella ekonomiska ställning vid anbudsprövningen och inte spegla leverantörens ekonomiska ställning i ett tidigare skede. Vid upphandling av tjänster kan det vara lämpligt att ställa krav på yrkesmässig och teknisk kapacitet. Om det ska ske genom exempelvis en förteckning över slutförda uppdrag kan det dock försvåra för nystartade företag att kunna delta. För att inte utestänga nystartade företag, vilka kan ha innovativa lösningar, bör krav på teknisk och yrkesmässig kapacitet ställas på den eller de personer som ska ansvara för tjänstens utförande och inte på företaget. På så sätt kan personalen styrka en viss kapacitet genom att visa på uppdrag som genomförts tidigare. Det är viktigt att en upphandlande myndighet preciserar vilken erfarenhet som efterfrågas och hur den kommer att värderas. Kraven ska ställas i proportion till kontraktsföremålet. Myndigheten bör exempelvis överväga hur många års erfarenhet som kan vara nödvändigt liksom hur nära i tiden som leverantören ska ha arbetat med ett liknande uppdrag för att erfarenheten ska anses vara aktuell. Om krav på referenser ställs bör myndigheten tänka på att även beakta pågående uppdrag och inte bara slutförda uppdrag. En upphandlande myndighet kan i förfrågningsunderlaget också upplysa leverantörer om möjligheten att åberopa andra företags kapacitet för att exempelvis uppfylla ett krav på omsättning eller krav på teknisk eller yrkesmässig kapacitet. Myndigheten kan med fördel även upplysa om vad andra företag kan vara. Det kan röra sig om anknutna företag som moderbolag eller dotterbolag men även om underleverantörer. Det är också viktigt att informera om att någon form av åtagande från det företag som åberopas krävs såsom avtal mellan leverantören och underleverantörerna, koncerngaranti eller avsiktsförklaring. LAGRUM 11 kap. LOU och LUF Kontroll av leverantörers lämplighet m.m. 15 kap. 15a LOU och LUF Tillgång till andra företags kapacitet

42 40 VÄG LEDNING FÖR INNOV ATI ONSVÄNLIG UPPH AND LING KRAV PÅ VARAN ELLER TJÄNSTEN Alla krav ska ställas med hänsyn till de grundläggande upphandlingsrättsliga principerna. Målet är att hitta de lägsta förutsättningar som krävs för att säkerställa att leverantören kan genomföra kontraktet. Ett vanligt förekommande sätt att utforma kraven är att ange detaljerade specifikationer avseende varans egenskaper eller hur tjänsten ska utföras. Detta förfarande bör inte användas vid en innovationsvänlig upphandling. En upphandlande myndighet bör snarare beskriva den funktion och de mål som ska uppnås. Leverantören kan då bidra med sin tekniska expertis och erbjuda en lösning åt myndigheten som tillgodoser de funktionskraven. Du måste tänka nytt. Du ska exempelvis köpa en gräsklippare men vad är det du egentligen behöver? En gräsklippare eller en gräsmatta som är klippt? (Ronny Odervång, upphandlingschef, Trollhättans stad) Det viktiga är att låta marknaden komma med lösningar. Vi försöker beskriva vilket resultat vi vill uppnå, inte hur lösningen ser ut. (Gunnar Stålberg, upphandlingschef, Landstinget Dalarna) Grundtanken med att ställa funktionskrav är att efterfråga funktionalitet, inte produkten i sig. En fysisk produkt kan i vissa fall ersättas med en tjänst. Ett exempel är att en upphandlande myndighet betalar för antalet kopior som skrivs ut snarare än att upphandla kopieringsmaskiner. Ett annat exempel som brukar nämnas är en paketerad lösning för en pc-arbetsplats. Myndigheten specificerar inte vilken typ av dator och telefon samt övriga tekniska komponenter som ska ingå utan endast de egenskaper, standarder och servicenivåer som verksamheten har behov av. I kontraktet regleras sedan parametrar för kompatibilitet och funktionalitet, servicenivåer, säkerhetsåtaganden etc. Funktionskrav kan vara ganska komplicerat för upphandlande myndigheter och leverantörer. I en del fall kan beskrivningen av vilka funktioner som avses ibland framstå som kravlistor som innehåller triviala eller självklara krav. Det kan vara en besvärlig börda för leverantörerna att beskriva och visa att de uppfyller alla detaljerade funktionskrav.

43 VÄG LEDNING FÖR INNOV ATI ONSVÄNLIG UPPH ANDLING 41 Samtidigt är sådana detaljerade krav en slags säkerhetslina för en upphandlande myndighet. Med mindre rigorösa krav utsätter sig myndigheten för risken att en leverantör med en undermålig produkt eller tjänst kan vinna upphandlingen. Samtidigt kan detaljerade krav leda till att anbudskostnaderna blir så avskräckande att vissa leverantörer avstår från att delta i upphandlingen. Det gäller således för en upphandlande myndighet att hitta en bra balans i sitt kravställande. Det är viktigt för myndigheten att avgöra vilka funktioner som leverantörer verkligen måste uppfylla och hur dessa krav bäst kan utformas. Det är viktigt att beskrivningen av funktionen håller hög kvalitet så att leverantören på ett mycket tydligt sätt vet vilken funktion som ska uppnås, hur denna ska beskrivas och hur den vinnande leverantören utses. Funktionens egenskaper bör kunna mätas och regleras. Den främsta anledningen till att använda funktionskrav är att sänka kostnaderna och öka effektiviteten. Funktionskrav ger leverantörer ett större utrymme att använda sin yrkeskunskap och kreativitet, och därmed ökar förutsättningarna för att göra en god affär. En annan fördel är att när leverantören ges ett större ansvar för att upprätthålla den efterfrågade funktionen, kan myndigheten få mer tid att fokusera på sin egen kärnverksamhet. Genom funktionskrav ges i vissa fall även en ökad kostnadskontroll genom att funktionen har en fastställd periodisk avgift. Ett exempel är att en upphandlande myndighet betalar en månatlig avgift för antalet utskrifter istället för oförutsedda servicekostnader för kopieringsmaskiner. I en innovationsvänlig upphandling med funktionskrav övergår normalt ansvaret för att upprätthålla den avtalade funktionen till leverantören. Det finns därför goda skäl till att försöka skapa en god samverkan med leverantören. I förfrågningsunderlaget bör det därför anges hur samverkan mellan parterna ska ske. Det kan behövas regelbundna möten där kontraktsföremålet följs upp. Det kan också vara lämpligt att ställa upp villkor för hur funktionen ska utvecklas under kontraktsperioden.

44 42 VÄG LEDNING FÖR INNOV ATI ONSVÄNLIG UPPH AND LING Inom områden där utvecklingen går snabbt bör myndigheten försäkra sig om att anbudsvinnaren följer utvecklingen i omvärlden så att kontraktet inte förlorar sin aktualitet. Om inte leverantören levererar enligt avtalat åtagande bör påföljder såsom viten användas. Bonus kan också användas för att ge leverantören incitament att investera i kunden och att överträffa avtalade nivåer på funktionerna. EXEMPEL Stockholms stad genomförde under 2008 en upphandling av transporter för rökgasreningsprodukter och behandling av rökgasreningsprodukter från avfallsförbränning. Upphandlingen genomfördes via ett öppet förfarande. Kommunen gav leverantörerna möjlighet att erbjuda det bästa alternativet för utsläppsreducering utan att i detalj specificera krav på transportoch drivmedel. Dessutom hade kommunen särskilda incitament för att leverantörerna skulle förbättra sin miljöprestanda under kontraktstiden. LAGRUM 6 kap. LOU och LUF Tekniska specifikationer och särskilda kontraktsvillkor i förfrågningsunderlag m.m. HÄNVISNING TILL STANDARDER Vid en innovationsvänlig upphandling kan en upphandlande myndighet hänvisa till specifika standarder för att uppfylla kraven i förfrågningsunderlaget. Myndigheten kan exempelvis ställa funktionskrav som leverantörerna kan uppfylla via standarder. På så sätt kan myndigheten säkerställa att leverantörerna förstår och kan uppfylla de krav som ställs samtidigt som det lämnas utrymme för innovativa lösningar. En teknisk standard är en etablerad norm eller ett etablerat krav. Exempel på kända standarder är GSM, A-format (pappersstorlek) och ISO (miljöledningsstandard). Vanligtvis finns ett formellt dokument som fastställer en enhetlig teknik eller tekniska kriterier, metoder, processer och rutiner. Ibland blir tekniken i ett visst företags produkt så allmänt accepterad och dominerande att andra aktörer väljer att anpassa sig till den. Detta kallas ofta en de facto-standard.

45 VÄG LEDNING FÖR INNOV ATI ONSVÄNLIG UPPH ANDLING 43 Behovet av att standardisera olika utföranden, konstruktioner och krav på prestanda har växt fram på olika områden, ofta under statlig påverkan och kontroll. Syftet är förbättrad säkerhet, ökad handel, minskade kostnader, förbättrad arbetsmiljö, samt miljöoch konsumentskydd. Standarder finns för allt från leksaker, säkerhetsprodukter, kuvertstorlekar och kirurgiska implantat till miljö- och kvalitetsledningssystem för företag och organisationer. Det finns även allt fler standarder inom tjänsteområdet. Ett exempel är att Socialdepartementet har gett i uppdrag till SIS, Swedish Standards Institute, att ta fram svenska standarder för kvalitet inom äldrevård och omsorg. Standarderna ska kunna användas vid upphandlingar av vård och omsorg eller för att kunna göra kvalitetsjämförelser. Användningen av standarder kan spara tid vid utformningen av förfrågningsunderlaget. Det är dock viktigt att standarder används med gott omdöme. En upphandlande myndighet bör endast hänvisa till standarder som är utvecklade och uppdaterade. I annat fall kan låsningseffekter skapas och begränsa möjligheterna för leverantörer med innovativa lösningar att delta i upphandlingen. Standarder kan alltså ha både positiva och negativa effekter på konkurrensen. Vid innovationsvänlig upphandling bör den som utformar förfrågningsunderlaget ha en förståelse för att standarder främst ska användas som ett verktyg för att säkerställa att den efterfrågade funktionen ska kunna uppnås. Krav på särskilda standarder är alltså inte lämpliga i alla upphandlingar, utan bör bara ställas där det är relevant. Man måste tänka efter varje gång man gör saker. Det är viktigt att ta ställning från upphandling till upphandling. Man kan inte begära att den lokale optikern ska vara ISO certifierad" (Thomas Axelsson, upphandlare, Säffle kommun) Hänvisning till standarder kan vara mer lämpliga inom vissa områden som exempelvis miljö- och energiområdet, byggsektorn samt medicinteknik. För att en upphandlande myndighet ska veta vilka branscher som standarder kan lämpa sig för, bör en diskussion föras med olika branschorganisationer. Läs mer om standarder på

46 44 VÄG LEDNING FÖR INNOV ATI ONSVÄNLIG UPPH AND LING IMMATERIELLA RÄTTIGHETER Immateriella rättigheter är samlingsnamnet på rätten till ickemateriella tillgångar, alltså skyddade idéer. Det finns flera olika typer av rättigheter såsom upphovsrätt, patent, designskydd och varumärkesskydd. Det är vanligt att förfrågningsunderlag omfattar krav och förutsättningar av olika slag för immateriella rättigheter. Hanteringen av rättigheterna är en central fråga vid alla typer av upphandlingar men extra viktigt vid innovationsvänlig upphandling. Den som utformar förfrågningsunderlaget bör därför ha insikt i vilka konsekvenser olika krav gällande immateriella rättigheter kan få. Målet är att hitta en fördelning av rättigheterna som medför ekonomiska incitament och vinning för båda parter. Leverantörer med innovativa lösningar kan vara oroliga för hur deras immateriella rättigheter kommer att påverkas när de lämnar in innovativa förslag på lösningar i anbudet. Det gäller att kraven inte ställs på ett sådant sätt att leverantörer avskräcks från att lämna anbud med innovativa idéer. Det är naturligt att en upphandlande myndighet gärna vill få full äganderätt till produkter de har finansierat och gett i uppdrag till leverantörer att utarbeta. Det kan då förekomma strikta krav som till fullo säkerställer att myndigheten får oinskränkt äganderätt. Exempel på en sådan skrivning är följande: Parterna är eniga om att Myndigheten erhåller en full och oinskränkt äganderätt samt upphovsrätten och eventuella övriga immateriella rättigheter till allt arbete och allt material och det resultat som Leverantören tar fram särskilt för Myndigheten inom ramen för uppdraget. Myndigheten äger fritt rätt att överlåta eller upplåta resultat och/eller upphovsrätten till resultat vidare. Sådana strikta krav främjar inte en innovationsvänlig upphandling. En upphandlande myndighet riskerar snarare att leverantörer med innovativa lösningar avstår från att lämna anbud då de inte kan acceptera att de idéer och innovationer som anbudet bygger på helt överlåts till myndigheten.

47 VÄG LEDNING FÖR INNOV ATI ONSVÄNLIG UPPH ANDLING 45 Grundprincipen är att den som har utfört utvecklingsarbetet (leverantören) också har rättigheterna till resultatet dvs. de immateriella rättigheterna, medan finansiären (den upphandlande myndigheten) har en användningsrätt. Om en upphandlande myndighet vill frångå huvudregeln genom att hela eller delar av rättigheterna till resultatet övergår till myndigheten måste det anges i förfrågningsunderlaget och i det kontrakt som tecknas mellan parterna. Karaktären av och förutsättningarna för de innovativa lösningarna avgör vilka bestämmelser som gäller vid varje enskild upphandling. En generell utgångspunkt är dock att de immateriella rättigheterna bör ligga hos den part som bäst kan utnyttja den. En upphandlande myndighet har sällan möjlighet att driva teknikutvecklingen vidare eller att förvalta en immateriell rättighet på bästa sätt. Det innebär att rättigheterna i de allra flesta fall bör innehas av leverantören. Ekonomiska incitament som vem som har mest att tjäna på rättigheterna är också viktiga. Vid en sådan bedömning bör myndigheten överväga hur kontraktet kommer att påverka leverantörens rättigheter att sälja och utveckla lösningen samt hur detta kommer att påverka leverantörens förmåga att fortsätta att göra affärer. Det är viktigt att vara flexibel beroende på vad innovationen avser och hur den sannolikt kommer att användas och säljas. Hur länge de immateriella rättigheterna ska ägas bör beaktas i varje enskilt fall tillsammans med de skulder och ersättningar som det kan leda till. I de fall leverantören behåller de immateriella rättigheterna kan denne ge myndigheten en licens som medför att myndigheten kan utnyttja innovationen obegränsat eller i viss omfattning och kostnadsfritt eller mot en viss ersättning. Licensiering av immateriella rättigheter är dock komplicerat och kräver därför diskussioner och analys i ett tidigt skede av upphandlingen. Det kan vara lämpligt att i dessa sammanhang ta hjälp av juridisk expertis. Alla leverantörer har inte förutsättningar att utnyttja sina immateriella rättigheter. Det kan då finnas skäl att myndigheten efter avslutad upphandling äger rättigheterna av en innovation. Ett alternativ som bör övervägas är att leverantören i ett första skede äger alla immateriella rättigheter för att sedan låta dem övergå till myndigheten.

48 46 VÄG LEDNING FÖR INNOV ATI ONSVÄNLIG UPPH AND LING Oavsett vilket av ovanstående alternativ som används, är det alltid viktigt att i förväg ange villkoren för de immateriella rättigheterna såsom vilka immateriella rättigheter som ska hänföras till vem, inom vilka områden och hur länge samt överlåtelse och licensiering. Vi kan skriva in positiva incitament och hantera immateriella rättigheter på ett varsamt sätt. Det finns en rädsla hos leverantörer att man ska sno deras innovationer. Man måste vara tydlig att man hanterar det som en affärshemlighet. (Jussi Halonen, upphandlingschef, Mora kommun inköpscentral) TÄNK PÅ! Ange i förfrågningsunderlaget hur skyddet för immateriella rättigheter kommer att hanteras och klargör att myndigheten är ansvarig för leverantörens immaterialrättsliga skydd genom sekretess. Det bör också framgå hur rättigheterna kan komma att ägas i ett senare skede. Ha gärna en dialog med leverantörerna för att klargöra vilket immaterialrättsligt skydd som finns för innovationer. Säkerställ att den personal som utvärderar anbud är medvetna om sekretessbestämmelserna och hur informationen ska hanteras. SEKRETESSBELÄGGA DELAR AV ANBUD De flesta upphandlande myndigheter ska följa tryckfrihetsförordningen och offentlighets- och sekretesslagen, vilket innebär att sådana handlingar som leverantörer lämnar till myndigheten och sådana handlingar som myndigheten upprättar under upphandlingen blir allmänna handlingar. Under en upphandling råder så kallad absolut sekretess. Den absoluta sekretessen avser alla uppgifter som rör anbuden och gäller fram till dess att alla anbud offentliggörs, beslut om leverantör har fattats eller till dess att upphandlingen har avslutats på annat sätt, exempelvis om den har avbrutits.

49 VÄG LEDNING FÖR INNOV ATI ONSVÄNLIG UPPH ANDLING 47 Den absoluta sekretessen hävs när leverantörerna underrättas om tilldelningsbeslutet. Även om den absoluta sekretessen hävs, kan det finnas skäl att handlingar i en upphandling även fortsättningsvis omfattas av sekretess. Ett fall är att uppgifter om drifts- eller affärsförhållanden hos en leverantör omfattas av sekretess, om det av någon särskild anledning kan antas att leverantören lider skada om uppgifterna röjs. Ett annat fall är om det allmänna kan antas lida skada om uppgifter röjs. Vid en innovationsvänlig upphandling är det viktigt att inte leverantörer med innovativa lösningar avstår från att lämna anbud på grund av att de inte vill att konkurrenter ska få kunskap och information om deras lösningar. Vi har erfarenheter av globala företag som väljer att inte delta på grund av risken att känslig information offentliggörs. Vi upplever dock att kammarrättens praxis blivit något mindre restriktiv till att tillåta sekretess på vissa prisuppgifter. (Karin Peedu, tf. upphandlingschef, Stockholms läns landsting) En upphandlande myndighet bör i förfrågningsunderlaget upplysa om att leverantörer som vill att delar av deras anbud ska sekretessbeläggas kan lämna uppgifter om vilka delar de vill ha sekretess på samt på vilket sätt de kan lida skada om uppgifterna röjs. Sekretessprövningen underlättas om leverantören preciserar vilka uppgifter som ska omfattas av sekretess genom att hänvisa till exakta sidor, delar eller avsnitt av anbudet. En upphandlande myndighet ska göra en självständig bedömning och är inte bunden av leverantörens begäran. Det är därför av stor vikt att någon på myndigheten har kompetens att genomföra sekretessprövningar när begäran om att lämna ut konkurrerande anbud eller liknande inkommer till myndigheten. Ett beslut av en upphandlande myndighet att lämna ut ett anbud eller uppgifter från ett anbud kan inte överklagas. Ett beslut av en upphandlande myndighet att inte lämna ut ett anbud kan däremot överklagas till kammarrätten av den som begärt att få ta del av anbudet. Någon garanti för att uppgifter som myndigheten sekretessbelagt förblir sekretessbelagda finns därför inte då kammarrätten vid en eventuell prövning kan bedöma att skäl för sekretess inte föreligger.

50 48 VÄG LEDNING FÖR INNOV ATI ONSVÄNLIG UPPH AND LING Det vi gör och kan göra är att tydliggöra hur den offentliga sektorn använder sig av offentliga handlingar. Det är väldigt individuellt vilken kunskap leverantörer har kring offentlighetsprincipen och sekretesslagstiftningen. Det är därför viktigt att vara tydliga och enhetliga och informera om vad som gäller till leverantörerna. Vi kan ju inte garantera att vi kan skydda deras lösningar. Vi kan ju försöka sekretessbelägga vissa delar men det är restriktivt och ett sådant beslut kan även överklagas. (Anette K Eriksson, upphandlingsstrateg, Stockholms stad)

51 VÄG LEDNING FÖR INNOV ATI ONSVÄNLIG UPPH ANDLING 49 TÄNK PÅ! Alla upphandlande myndigheter omfattas inte av offentlighetsprincipen. De flesta statliga bolag liksom de privata bolag som omfattas av LUF omfattas inte av reglerna. LAGRUM 19 kap. 3 Offentlighets- och sekretesslagen 31 kap. 16 Offentlighets- och sekretesslagen 2 kap. 15 Tryckfrihetsförordningen ANBUDSUTVÄRDERING Det finns två tilldelningsgrunder att välja mellan vid utvärderingen av anbud. Antingen ska det anbud som har lägst pris eller det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet tilldelas kontrakt. Lägsta pris Om en upphandlande myndighet avser att tillämpa lägsta pris ska priset klart definieras med en beskrivning av vad som ska ingå och hur priset ska anges. Även i de fall lägsta pris tillämpas kan naturligtvis kvalitet, miljöegenskaper och livscykelkostnader beaktas men då i form av obligatoriska krav som måste uppfyllas men däremot inte utvärderas. Genom att ställa höga obligatoriska krav såsom funktionskrav kan en upphandlande myndighet säkerställa att det som upphandlas håller hög kvalitet även då endast priset blir föremål för utvärdering. En analys av livscykelkostnaden under behovsfasen kan leda till att en upphandlande myndighet fastställer ett antal klart definierade krav som leverantören ska uppfylla. Det kan exempelvis gälla krav på energiförbrukning i form av maximalt antal kilowattimmar per kvadratmeter vid upphandling av byggnader.

52 50 VÄG LEDNING FÖR INNOV ATI ONSVÄNLIG UPPH AND LING TÄNK PÅ! Med tilldelningsgrunden lägsta pris är det inte möjligt att godkänna anbud med alternativa utföranden eller använda sig av upphandlingsformen konkurrenspräglad dialog. Ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet Syftet med att tillämpa det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet är att andra aspekter än pris, såsom kvalitet och miljöegenskaper, ska kunna beaktas och värderas. Exempel på tilldelningskriterier (även kallade utvärderingskriterier) kan vara användarvänlighet, funktionella egenskaper, service, livscykelkostnader eller miljöhänsyn. Med livscykelkostnad avses totalkostnaden för en viss vara, byggnad eller anläggning under hela dess livslängd. Utredningar har visat att miljövänliga alternativ ofta är det mest ekonomiska alternativet i ett längre perspektiv. De parametrar som tas hänsyn till vid beräkningen av livscykelkostnad är normalt investeringskostnader för produkten energikostnader under produktens livslängd underhållskostnader för produkten under dess livslängd andra förbrukningskostnader (exempelvis vattenmängd per tidsenhet m.m.) kostnader för skrotning när produkten tjänat ut. I vissa fall kan miljöskatter, avvecklingskostnader, subventioner och restvärde beaktas i beräkningen. Användning av livscykelkostnad lämpar sig bäst då det som upphandlas har höga drifts- och underhållskostnader och/eller kräver mycket energi. Användning av miljöhänsyn lämpar sig bäst då en upphandlande myndighet är beredd att betala extra för att de varor som ska upphandlas ska vara ännu mer energisnåla eller miljöanpassade än de miljö- och energimärkningar som finns. En bedömning av om det är lämpligt att använda livscykelkostnader eller miljöhänsyn som tilldelningskriterier måste göras i det enskilda fallet.

53 VÄG LEDNING FÖR INNOV ATI ONSVÄNLIG UPPH ANDLING 51 Det går att använda livscykelkostnader och kostnadsanalyser som kan utvärderas och fungera som ett mervärde. Det hade vi i en upphandling av leasingbilar. (Gunnar Stålberg, upphandlingschef, Landstinget Dalarna) Läs mer om livscykelkostnader på Miljöstyrningsrådets hemsida, Om en upphandlande myndighet ska använda det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet som tilldelningsgrund, måste myndigheten beskriva vad som kommer att beaktas vid utvärderingen och på vilka grunder bedömning, poängsättning och betygsättning kommer att ske. Eventuell poängskala och vad som krävs för att leverantörerna ska få respektive poäng bör anges i förfrågningsunderlaget. Tilldelningskriteriernas vikt i förhållande till varandra eller deras inbördes rangordning ska också framgå av förfrågningsunderlaget. Vid upphandling över tröskelvärdena ska tilldelningskriterierna viktas eller viktas med intervall. Om det inte är möjligt att vikta tilldelningskriterierna får de rangordnas. Vid upphandling under tröskelvärdena eller av B-tjänster oavsett värde ska tilldelningskriterierna viktas, rangordnas eller viktas med intervall. Viktning med intervall har stor flexibilitet. Det kan vara särskilt användbart för anbud med alternativa utföranden då det kan vara svårt för en upphandlande myndighet att i förväg bestämma viktningen. Intervallen får dock inte vara så stora att det i praktiken innebär att myndigheten får ett fritt handlingsutrymme att välja anbud. Val av tilldelningskriterier En upphandlande myndighet måste formulera tilldelningskriterier på ett sådant sätt att alla rimligt informerade och normalt omsorgsfulla leverantörer kan tolka kriterierna på samma sätt. Myndigheten bör i möjligaste mån minska subjektiviteten genom att beskriva önskemål och vad som premieras vid utvärderingen så tydligt som möjligt. Detta är särskilt viktigt vid utvärderingen av funktionskrav.

54 52 VÄG LEDNING FÖR INNOV ATI ONSVÄNLIG UPPH AND LING Det finns ett antal krav som en upphandlande myndighet måste uppfylla vid utformningen av tilldelningskriterierna. Tilldelningskriterierna kan utvärderas under förutsättning att de avser varan eller tjänsten, de får med andra ord inte avse leverantörens organisation eller kapacitet inte ger en upphandlande myndighet obegränsad valfrihet (möjlighet till godtycke) är mätbara är kontrollerbara överensstämmer med de grundläggande EU-rättsliga principerna. En bedömning av leverantörers fritextsvar om hur en funktion ska utföras eller tillgodoses innehåller alltid en viss grad av subjektivitet. Vid användning av funktionskrav bör därför myndigheten utforma kraven så att de i så stor utsträckning som möjligt kan utvärderas på objektiva grunder. Val av utvärderingsmodell En relativ utvärderingsmodell innebär att utvärderingen av ett anbud är beroende av ett annat anbud. Det anbud som lämnat det lägsta priset kan exempelvis ges en viss maximal poäng avseende tilldelningskriteriet pris. Övriga anbud tilldelas en lägre poäng i förhållande till hur mycket högre deras respektive anbudspriser är jämfört med det lägsta anbudspriset. På motsvarande sätt kan det anbud som erbjudit den bästa kvaliteten få den högsta poängen och övriga anbud få lägre poäng i förhållande till hur mycket sämre kvalitet de erbjuder. Med en absolut utvärderingsmodell är utvärderingen av ett anbud inte beroende av vilka andra anbud som kommer in i upphandlingen. Utvärderingen sker istället enligt fastställda parametrar. Exempelvis kan en upphandlande myndighet ha angett ett referenspris som alla anbudspriser kommer att jämföras mot. Myndigheten kan också ha satt ett pris på den kvalitet som efterfrågas och ska utvärderas. Vilken utvärderingsmodell som ska väljas beror på förutsättningarna i den enskilda upphandlingen.

55 VÄG LEDNING FÖR INNOV ATI ONSVÄNLIG UPPH ANDLING 53 Det finns olika varianter av utvärderingsmodeller med olika kombinationer av relativa och absoluta inslag, modeller som för varje anbud beräknar en kvot mellan kvalitet och pris där anbudet med den högsta kvoten vinner upphandlingen. Någon rekommendation om vilken modell som är bäst för alla tillfällen kan inte lämnas. Relativa modeller uppfattas av många som lätta att tillämpa men kan leda till oväntade och oförutsedda resultat. I de fall absoluta utvärderingsmodeller kan tillämpas ökar förutsebarheten. När en utvärderingsmodell ska väljas är det viktigt att känna till vilka effekter den kan få och vilka fördelar och nackdelar den har. Det är också viktigt att modellen testas genom simuleringar innan förfrågningsunderlaget fastställs. En upphandlande myndighet kan exempelvis ställa sig följande frågor: Vad händer om det kommer in ett anbud med ett mycket lågt eller ett mycket högt pris eller ett anbud med en mycket låg eller en mycket hög kvalitet? Kan leverantörerna manipulera utvärderingen genom att lämna nollpris på vissa positioner eller ett oväntat lågt pris på en position med hög vikt? Finns det risk för att man kan få betala ett onödigt högt pris för relativt god kvalitet? Kan ett anbud påverka övriga anbuds rangordning? Om så är fallet ska utvärderingsmodellen användas ändå? TÄNK PÅ! Elektroniska upphandlingsverktyg kan användas för att underlätta simuleringar genom att olika förutsättningar kan matas in i upphandlingsverktyget som beräknar resultaten.

56 54 VÄG LEDNING FÖR INNOV ATI ONSVÄNLIG UPPH AND LING EXEMPEL Solna stad genomförde under 2009 en upphandling av vård- och omsorgsboenden. Upphandlingen genomfördes via ett förenklat förfarande. Leverantörerna skulle bland annat beskriva hur de säkerställde trygghet och kontinuitet, gott bemötande och en aktiv och meningsfylld tillvaro. Dessutom hade kommunen valt att optimera valmöjligheten och beslutat att särskilda boenden skulle ha en egen verksamhetsprofil. Profiler samt brukarnyttan hade stor vikt som tilldelningskriterier vid utvärderingen. EXEMPEL Borlänge kommun genomförde under 2012 en upphandling av vård- och omsorgssystem. Upphandlingen genomfördes via ett förhandlat förfarande med föregående annonsering. Leverantörer fick komma med lösningar på hur systemet skulle integrera mot kommunens kravspecifikation. Kommunen utvärderade sedan hur leverantörerna skulle uppfylla funktionskraven vilket utgjorde 35 % av viktningen vid utvärderingen. LAGRUM 12 kap. 2 LOU och LUF 15 kap. 16 LOU och LUF 12 kap. 1 LOU och LUF 15 kap. 13 LOU och LUF 15 kap. 15 LOU och LUF Läs mer i vägledningen Anbudsutvärdering vid upphandling av varor och tjänster på

57 VÄG LEDNING FÖR INNOV ATI ONSVÄNLIG UPPH ANDLING 55 SÄRSKILDA KONTRAKTSVILLKOR Ett sätt att stimulera innovativa lösningar är att använda sig av särskilda kontraktsvillkor. Det finns exempelvis möjligheter att använda sig av utvecklingsklausuler eller ekonomiska incitament som innebär att leverantörer efter en viss tid måste uppfylla särskilda krav. EXEMPEL Stockholms stad genomförde under 2011 en upphandling av elektroniskt upphandlingsstöd via ett öppet förfarande. Kommunen ställde bland annat krav på att vissa lösningar som idag inte fanns på plats skulle vara uppfyllda inom 12 månader efter det att stödet togs i bruk. Det gällde exempelvis att leverantören skulle kunna erbjuda upphandlingsförfarande enligt LOV samt erbjuda upphandling genomförd med elektronisk auktion. LAGRUM 6 kap 13 LOU Särskilda villkor för att fullgöra ett kontrakt 6 kap 14 LUF Särskilda villkor för att fullgöra ett kontrakt 3.2 Dialog efter annonsering men före tilldelningsbeslut INFORMATION OM PÅGÅENDE UPPHANDLINGAR När en upphandling har annonserats finns det inget som hindrar att en upphandlande myndighet kontaktar några leverantörer direkt och informerar dem om att annonsen eller förfrågningsunderlaget finns tillgängligt. Det är också möjligt att publicera ytterligare annonser om upphandlingen på fler ställen, exempelvis i branschtidningar, i lokalpress eller på myndighetens hemsida. En förutsättning är att den information som lämnas inte får vara mer utförlig eller innehålla annat än den ursprungliga annonsen. Genom att så många leverantörer som möjligt får information om upphandlingen finns större chans att leverantörer med innovativa lösningar lämnar anbud

58 56 VÄG LEDNING FÖR INNOV ATI ONSVÄNLIG UPPH AND LING FÖRTYDLIGANDE AV FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG Det är viktigt att förfrågningsunderlaget är tydligt så att inte leverantörer med innovativa lösningar avstår från att lämna anbud på grund av oklarheter. En upphandlande myndighet kan upptäcka misstag eller oklarheter i förfrågningsunderlaget eller ha blivit uppmärksammad på det av en leverantör. Det finns då möjligheter att justera eller komplettera förfrågningsunderlaget. Väsentliga förändringar av förfrågningsunderlaget är dock inte tillåtna under upphandlingen. En förändring anses väsentlig om den kan ha påverkat viljan eller möjligheten för leverantörer att lämna anbud. Krävs väsentliga förändringar måste upphandlingen avbrytas och göras om. FRÅGOR OCH SVAR En upphandlande myndighet besvarar vanligtvis frågor skriftligen genom så kallade frågor och svar. För att alla leverantörer ska få tillgång till samma information samtidigt, kan myndigheten begära att frågorna ska lämnas skriftligt och besvarar dem sedan på samma sätt och vid samma tidpunkt genom att exempelvis publicera dem i den upphandlingsportal som myndigheten använder eller på myndighetens hemsida. För en leverantör är det oerhört viktigt att ställa frågor om det finns minsta tvekan eller oklarhet om vad som efterfrågas eller vad en upphandlande myndighet menar i förfrågningsunderlaget. Har en leverantör missuppfattat något, kan det innebära att anbudet inte kan antas eller att anbudet inte är konkurrenskraftigt. Det kan också innebära att myndigheten kan gå miste om leverantörer med innovativa lösningar. RÄTTELSE, FÖRTYDLIGANDE ELLER KOMPLETTERING AV ANBUD Om en upphandlande myndighet anser att det finns en brist i ett anbud eller i en anbudsansökan finns möjlighet att tillåta rättelse, förtydligande eller komplettering. Det är alltid myndigheten som avgör om rättelser, förtydliganden eller kompletteringar ska tillåtas. En leverantör kan dock framföra önskemål om en sådan åtgärd. Om ett anbud eller en ansökan om att lämna anbud innehåller en uppgift som är uppenbart felaktig i form av en felskrivning eller felräkning eller något annat uppenbart fel, får myndigheten tillåta att leverantören rättar detta fel.

59 VÄG LEDNING FÖR INNOV ATI ONSVÄNLIG UPPH ANDLING 57 I de fall anbud eller ansökningar om att lämna anbud inte är kompletta eller innehåller otydligheter, kan myndigheten begära att anbudet eller en ansökan förtydligas eller kompletteras om det kan ske utan risk för särbehandling eller konkurrensbegränsning. PRESENTATION AV ANBUD Det är möjligt för en upphandlande myndighet att träffa leverantörer för att få en presentation av anbuden. Myndigheten får då möjlighet att ställa kontrollerande frågor för att säkerställa att de obligatoriska kraven är uppfyllda och att man uppfattat skrivningen i anbudet på rätt sätt. Alla måste vara väl införstådda med att några ändringar eller justeringar (utöver det som kan tillåtas inom ramen för bestämmelserna om komplettering och förtydliganden) inte får förekomma. Det gäller även i de fall felaktigheter uppdagas vid genomgången. Läs mer om dialog efter annonsering men före tilldelningsbeslut i vägledningen Dialog och förhandling inom LOU och LUF på Kvalificering, prövning och utvärdering av anbud När anbuden har kommit in och öppnats ska anbudsprövning ske. Ofta kontrolleras i ett första steg om leverantörerna uppfyller alla kvalificeringskrav (krav på leverantörerna). Om en leverantör inte uppfyller alla kvalificeringskrav måste anbudet diskvalificeras. Därefter prövas om alla obligatoriska krav på varan eller tjänsten är uppfyllda. Även nu gäller att de anbud som inte uppfyller alla krav måste diskvalificeras. Själva anbudsutvärderingen sker därefter av de anbud som uppfyller samtliga kvalificeringskrav och samtliga obligatoriska krav. Vid utvärderingen bedömer en upphandlande myndighet vem som lämnat det bästa anbudet av de leverantörer som uppfyller både kvalificeringskraven och de obligatoriska kraven. Bedömningen görs utifrån tilldelningskriterier med en särskild tilldelningsgrund och utvärderingsmodell. Valet av tilldelningskriterier och utvärderingsmodell är avgörande för att en upphandlande myndighet ska få det som bäst motsvarar behovet. I avsnitt 3.1 beskrivs vad myndigheten ska tänka på vid val av tilldelningsgrund, tilldelningskriterier och utvärderingsmodell.

60 58 VÄG LEDNING FÖR INNOV ATI ONSVÄNLIG UPPH AND LING 3.4 Förhandling Det kan vara värdefullt att använda sig av förhandling vid en innovationsvänlig upphandling där de innovativa lösningarna leverantörerna erbjuder kan ha högre kvalitet och därmed högre initiala kostnader. Kan en upphandlande myndighet förhandla om priset och andra kontraktsvillkor finns stora möjligheter att göra goda affärer. Förhandling under en upphandling är bara tillåten i de fall lagen uttryckligen anger att en förhandling är möjlig. I övriga fall får förhandling inte förekomma. Det finns möjligheter för en upphandlande myndighet att förhandla om alla kontraktsvillkor. Förändrade villkor såsom riskfördelning kan påverka priset, både upp och ner. Det bör en upphandlande myndighet vara medveten om vid en innovationsvänlig upphandling. Myndigheten bör därför vara klar över syftet med förhandlingen och ha en strategi för i vilka situationer man ska förhandla. Vid upphandling över tröskelvärdena är det tillåtet att förhandla vid förhandlat förfarande med och utan föregående annonsering samt konkurrenspräglad dialog. Vid det senare är det dock enbart tillåtet att förhandla i form av dialog innan slutligt anbud lämnas in, men inte efter det att anbud lämnats. Vid upphandling under tröskelvärdena samt vid B-tjänster oavsett värde är det tillåtet att förhandla vid direktupphandling, förenklat förfarande samt urvalsförfarande. En upphandlande myndighet är inte skyldig att förhandla, inte ens vid ett förhandlat förfarande. Myndigheten är emellertid bunden av det som utlovats i annons och förfrågningsunderlag. Har myndigheten exempelvis angivit att förhandlingar ska genomföras så måste det ske. Däremot innebär inte enbart det förhållandet att man väljer exempelvis ett förhandlat förfarande att en förhandling ska ske. Förhandlingar kan avse alla kontraktsvillkor inklusive pris i anbudet, samt mindre ändringar och anpassningar av förfrågningsunderlaget. Syftet ska vara att anpassa anbuden till de krav som myndigheten har angivit i annonsen. Läs mer om förhandling i vägledningen Dialog och förhandling inom LOU och LUF på

61 VÄG LEDNING FÖR INNOV ATI ONSVÄNLIG UPPH ANDLING Underrättelse om tilldelningsbeslut Beslut om vilken leverantör som ska tilldelas kontraktet fattas efter prövning och utvärdering av anbuden. Snarast möjligt efter fattat beslut ska samtliga leverantörer underrättas. Även vid ett beslut om att avbryta en upphandling eller att upphandlingen ska göras om, ska samtliga leverantörer underrättas. Underrättelsen ska vara skriftlig och innehålla information om vald leverantör samt skälen till beslutet och den eventuella avtalsspärrens längd. Vid innovationsvänlig upphandling där krav och tilldelningskriterier kan vara något mera öppna eller komplexa, eller när anbud med alternativa utföranden har mottagits, är det extra viktigt att vara tydlig och pedagogisk i beskrivningen av skälen till beslutet så att alla leverantörer får en klar bild av hur kvalificering, prövning och utvärdering har gått till. TÄNK PÅ! I och med att samtliga leverantörer underrättats om beslutet om tilldelning hävs den absoluta sekretessen.