Metodbok i innovationsupphandling

Transkript

1 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur supphandlingar kan gå till. Metodbok i supphandling Metodboken och dess innehåll får inte spridas men kan hämtas fritt via mail till supphandling@gmail.com, se under fliken Kontakt Följande bilder visar några exempel på sidor i metodboken

2 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur supphandlingar kan gå till. I huvudsak har dessa organisationer tagit fram metodboken SLL Innovation SLL Tillväxt, Miljö och Regionplanering (NKS och SLL upphandling)

3 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur supphandlingar kan gå till. Kontakt För att få tillgång till metodboken innan Konkurrensverket har lagt upp den eller delar av den på sin webbplats: Maila till Ämne: Jag vill ha metodboken Du får sedan en länk där du kan ladda ner Metodboken Du som har Metodboken får dela ut ovanstående mailadress internt och externt (även till leverantörer) men inte dela ut själva PPT-presentationen eller avtal. Vi har tyvärr begränsade resurser att ge support och att svara på frågor!

4 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur supphandlingar kan gå till. INNOVATIONSUPPHANDLINGSPROCESSEN

5 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur supphandlingar kan gå till. sidentifiering En supphandlingsprocess börjar med att ett behov identifieras. Detta kallas för behovsidentifiering. kan identifieras på flera olika sätt, bland annat genom: Medarbetares insikter Experters utlåtanden Ekonomiska analyser Politiska beslut Problemlösning i ledningsgrupp Lärdomar från andra organisationer: Arbeta aktivt med att skapa en kultur där medarbetare uppmuntras lyfta förbättringsbehov i verksamheten. Sätt upp processer för hur och var medarbetare kan vända sig med behov de sett, för att behoven ska gå från idé till en fysisk produkt eller tjänst. Så här arbetar vi med behovsidentifiering RPS: Nya resehandlingar SLL Innovation: Personalbemanningsapplikation på akuten

6 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur supphandlingar kan gå till. Marknadsanalys Utifrån det behov som identifierats bör en behovs- och, samt behovsverifikation, tas fram. sanalys En behovsanalys kartlägger förutsättningarna, specificerar behovet, och beskriva begränsningar och restriktioner. Klicka här för att se hur en behovsanalys kan se ut. sverifikation sverifikationen bekräftar behovsanalysen, gärna av andra intressenter än de som arbetar inom projektet, för att kunna fastslå att behovet är rimligt. Klicka här för att se hur en behovsverifikation kan tas fram. Marknadsanalys En undersöker systematiskt om det redan finns tillgängliga och existerande lösningar varor eller tjänster på marknaden som motsvarar behoven i behovsanalysen. Vill du veta mer om er? Klicka här! Checklista! Säkerställ att behovet är reellt. Ställ frågan Varför 5 gånger till problemställningen (Lean). Kan metoden eller processen ändras för att lösa behovet/problemet? Dokumentera all typ av kommunikation mellan den upphandlande myndigheten och de leverantörer ni kommunicerar med. Hur går man vidare efter behovs- och? Klicka här! Marknadsdialog Redan i det här stadiet kan den upphandlande myndigheten börja föra en dialog med existerande och potentiella leverantörer på marknaden, för att bättre förstå sig på marknaden. Läs mer om marknadsdialoger genom att klicka här.

7 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur supphandlingar kan gå till. SLL Innovation: Personalbemanningsapplikation på akuten Bakgrund: Våren 2014 såg en anställd (nedan kallad idégivaren) vid Danderyd Sjukhus att personalbemanningshanteingen på DS akutmottagning var i stort behov av effektivisering. Mycket av personalbemanningen skedde på handskrivna papperslistor uppsatta på akuten. Idégivaren tog kontakt med SLL Innovation för att presentera sin idé med att behovet skulle kunna tillgodoses med en mobilapplikation. Tanken med applikationen var att den skulle skapa en mer effektiv personalbemanning genom att personalen via smartphones, dator och surfplatta skulle kunna boka och byta arbetspass, ansöka om semester, etc sanalys För att specificera behovet gjordes en behovsanalys i form av att samtal fördes mellan projektledaren för projektet, Björn Lovén SLL Innovation, och med representanter från DS akutmottagning samt med ett antal större sjukhus bland annat Sahlgrenska Universitetssjukhuset i Göteborg, Malmö Universitetssjukhus och Akademiska sjukhuset i Uppsala. Ingen av de kontaktade akutmottagningarna använde sig av ett applikationsliknande system, men samtliga uttryckte att de hade behov av att effektivisera sin personalbemanning. 2.2 Marknadsanalys För att se över vad för lösningar som skulle kunna tillgodose behovet som fanns på marknaden genomfördes en mindre av idégivaren. I analysen hittade man inte att en sådan lösning fanns på marknaden, men idégivaren hittade ett företag som utvecklade liknande tjänster vilket han redogjorde för SLL Innovation redan vid den tidpunkt då han gav idén om att utveckla en applikation för att hantera personalbemanningen på akuten. Tillhörande bilagor till caset hittar du här.

8 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur supphandlingar kan gå till. SLL Upphandling: Sårvård-special Bakgrund: På grund av ständig resursbrist i vården har efterfråga på att ta hälsoekonomiska aspekter i beaktning vid upphandling av medicintekniska produkter ökat under se senaste åren. Upphandlande myndighet landstinget har ett behov av att få ut så mycket hälsa som möjligt av de resurser som finns, men för att uppnå maximalt resursutnyttjande krävs att ett helhetstänk kring kostnadsbilden görs vid upphandling av medicintekniska produkter i större utsträckning. För att utveckla upphandlingarna inom SLL mot att få in mer hälsoekonomiska aspekter i upphandlingarna gjordes vid 2012 års upplaga en Sårvård Special den första upphandling i Sverige som tog hälsoekonomiska aspekter med i anbudsutvärderingen. Utvärdering som en kostnadsanalys: Vid utformningen av förfrågningsunderlaget valde SLL Upphandling att ta fram en utvärderingsmodell som snarare utvärderade kostnaden som ett behandlingspris än ett styckpris, genom att lägga till utvalda kostnader (personalkostnad vid omläggning, antalet förband under 5 dagar, och produktpriset per förband) som vid behandling av ett sår till utvärderingen, och som skulle göra att det förband som var mest totalekonomiskt fördelaktigast blev det vinnande anbudet. Nedan följer ett utdrag ur utvärderingsmodellen för upphandlingen. Läs mer i Bilaga 1 Kravspecifikation, och se ytterligare beräkningar i Bilaga 2 Räkneexempel enligt hälsoekonomiska aspekter. Hitta i upphandlingen Utvärdering som en kostnadsanalys Innovationsvänlig upphandling Tillhörande bilagor och case "Patient och sår 1" Anbud Produktpris Antal förband under 5 dagar Total produktpris Total personalkostnad Behandlingskostnad 1 45,00 kr 2 90,00 kr ,00 kr 2 9,48 kr 5 47,40 kr ,40 kr 3 120,03 kr 1 120,03 kr 0 120,03 kr

9 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur supphandlingar kan gå till. SLL Upphandling: Sårvård-special Bakgrund: På grund av ständig resursbrist i vården har efterfråga på att ta hälsoekonomiska aspekter i beaktning vid upphandling av medicintekniska produkter ökat under se senaste åren. Upphandlande myndighet landstinget har ett behov av att få ut så mycket hälsa som möjligt av de resurser som finns, men för att uppnå maximalt resursutnyttjande krävs att ett helhetstänk kring kostnadsbilden görs vid upphandling av medicintekniska produkter i större utsträckning. För att utveckla upphandlingarna inom SLL mot att få in mer hälsoekonomiska aspekter i upphandlingarna gjordes vid 2012 års upplaga en Sårvård Special den första upphandling i Sverige som tog hälsoekonomiska aspekter med i anbudsutvärderingen. från produktkrav till funktionskrav Skall-kraven utformades som funktionskrav/behovskrav istället för med produktspecifika krav. Istället för att beskriva produkten beskriver med andra ord den upphandlande myndigheten vad produkten/tjänsten ska åstadkomma. Vad produkten ska åstadkomma (1) Förbandet skall adsorbera bakterier samt vara vätskeabsorberande. Förbandet skall ge god komfort för patienten och patienten skall kunna duscha utan förbandsbyte. Förbandet skall vara lätt att applicera utan att den kontamineras. Genom att utforma skall-kraven i förfrågningsunderlagets kravspecifikation som behovsinriktade istället för rena produktanpassade skallkrav, faller upphandlingen under termen svänlig upphandling (2) eftersom upphandlingen genomförs så att nya innovativa lösningar inte utestängs eller missgynnas. (1) Sid. 6 Bilaga 1- Kravspecifikation (2) Sid.16 SOU 2010:56 Se fler exempel på hur SLL Upphandling ändrade kravspecifikationen från produktkrav till funktionskrav i Bilaga 3. (Exemplen ovan är från 2016) Hitta i upphandlingen Utvärdering som en kostnadsanalys Innovationsvänlig upphandling Tillhörande bilagor och case

10 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur supphandlingar kan gå till. SLL Upphandling: Sår-vård-special TILLHÖRANDE BILAGOR OCH STÖDJANDE DOKUMENT Bilaga 1 Kravspecifikation Bilaga 2 Räkneexempel enligt hälsoekonomiska effekter Bilaga 3 Exempel på behovsinriktade krav Hitta i upphandlingen Utvärdering som en kostnadsanalys Innovationsvänlig upphandling Tillhörande bilagor och case

11 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur supphandlingar kan gå till. RPS Nya Resehandlingar Bakgrund: Hösten 2005 införde Europeiska Unionen nya krav på den information som skulle ingå i giltiga pass. De nya kraven innebar bland annat att passen måste innehålla biometrisk information om passinnehavaren. På uppdrag av regeringen (Regeringsuppdrag Ju 2003/7798/PO) ansvarade Rikspolisstyrelsen (RPS) för att Sverige kommer att följa FNs civilflygarorganisation ICAOs standard och rekommendationer för hur biometri ska lagras i resehandlingar. Steg 1: Förstudie inklusive RPS gör en förstudie i ämnet ansiktsbiometri. Man sitter ned i projektgruppen och diskuterar alternativa lösningar för att kunna tillgodose behovet. En tanke som kommer fram är att ta bilderna digitalt. Som en del i förstudien gör man en grundlig. Projektgruppen besöker mässor där man pratar med leverantörer, samt besöker organisationer som använder sig av biometri i andra delar av Sverige, samt i andra länder, för att se vad marknaden har att erbjuda och vilka lösningar som redan finns. Projektgruppen inser att den framställningsteknik som krävs för att kunna framställa resehandlingar i linje med ICAOs krav ännu inte finns på marknaden, och man påbörjar därför under våren 2004 en supphandlingsprocess för att ta fram en produkt/tjänst som kan tillgodose behovet. [1] Anbudsförfrågan, RPS, Diarienr: EKB /04, [2] Innovationsupphandling - Betänkande av Innovationsupphandlingsutredningen Stockholm 2010, SOU 2010:56. Projektgruppen är försiktig med att internt låsa sig vid tanken att det är en produkt som kommer lösa behovet en produkt som tar biometriska bilder. RPS försökte snarare tänka att det är en tjänst som man är intresserad av att upphandla en tjänst som förser RPS med foton som följer ICAOs standard gällande biometrisk information. Detta gör att RPS kan fokusera mer på tjänstens funktionalitet, och mindre på dess tekniska utformning. Eftersom RPS vet vilken funktion de vill upphandla men inte hur produkten/tjänsten ska se ut väljer de att göra en så kallad funktionsupphandling. I en funktionsupphandling upphandlar den upphandlande myndigheten funktioner med fastställda egenskaper, istället för specificerat innehåll och utförande. Upphandlaren specificerar således vad som ska uppnås snarare än hur det ska uppnås. Grundläggande i en funktionsupphandlingar är att den upphandlande myndigheten efterfrågar funktionalitet snarare än produkten i sig. [2] För att RPS skulle kunna ta en ny framställningsteknik för passen, som lever upp till ICAOs standard, till hösten 2005 väljer RPS att som ett första steg i processen ta fram prototyper för så kallade enrollment-stationer. Enrollment-stationerna är stationer där den biometriska informationen ska inhämtas och framställas. Tanken är att dessa prototyper ska komma att testas under en period för att kunna se över hur de färdiga enrollmentstationerna bör utformas. Tillhörande bilagor till caset hittar du här.

12 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur supphandlingar kan gå till. RPS Nya Resehandlingar Bakgrund: Hösten 2005 införde Europeiska Unionen nya krav på den information som skulle ingå i giltiga pass. De nya kraven innebar bland annat att passen måste innehålla biometrisk information om passinnehavaren. På uppdrag av regeringen (Regeringsuppdrag Ju 2003/7798/PO) ansvarade Rikspolisstyrelsen (RPS) för att Sverige kommer att följa FNs civilflygarorganisation ICAOs standard och rekommendationer för hur biometri ska lagras i resehandlingar. Steg 2: Presentation av behov och vision för leverantörer För att påbörja supphandlingsprocessen bjuder man in leverantörer inom området till ett stormöte där man redogör för det behov, och den vision, som RPS har gällande framställningsteknik och framställningsstationer. Leverantörerna ges i samma skede möjlighet att ställa frågor gällande behovet och den kommande upphandlingen. [1] Anbudsförfrågan, RPS, Diarienr: EKB /04, [2] Innovationsupphandling - Betänkande av Innovationsupphandlingsutredningen Stockholm 2010, SOU 2010:56. Tillhörande bilagor till caset hittar du här.

13 Denna metodbok är en prototyp och visar exempel på hur supphandlingar kan gå till. RPS Nya Resehandlingar Bakgrund: Hösten 2005 införde Europeiska Unionen nya krav på den information som skulle ingå i giltiga pass. De nya kraven innebar bland annat att passen måste innehålla biometrisk information om passinnehavaren. På uppdrag av regeringen (Regeringsuppdrag Ju 2003/7798/PO) ansvarade Rikspolisstyrelsen (RPS) för att Sverige kommer att följa FNs civilflygarorganisation ICAOs standard och rekommendationer för hur biometri ska lagras i resehandlingar. Steg 3: Framtagande av prototyper Under mötet med leverantörerna förklarar RPS viljan som projektgruppen har gällande att ta fram prototyper av enrollment-stationerna. RPS förtydligar att det inte är stationens fysiska design och utformning som är viktig i prototyp-stadium, utan snarare dess funktionalitet att den kan framställa ansiktsbiometri. Man frågar om leverantörerna är intresserade att producera prototyper. Med de leverantörerna som uttrycker ett intresse för att ta fram prototyper förs ytterligare diskussioner. Fyra av dessa får i uppdrag att ta fram prototyper. I framtagningen av prototyperna skrivs ett Samarbetsavtal mellan respektive leverantör och RPS. Samarbetsavtalet säger att Leverantören förbinder sig att leverera en prototyp i linje med de diskussioner som förts mellan leverantören och RPS angående prototypens funktioner och lösningar som RPS kommer att testa under en månads tid. Nedan följer en kortare redogörelse för delar av samarbetsavtalets innehåll. Avtalet i sin helhet kan läsas i Bilaga 1. Förvaring av prototyperna: Bara personer inom RPS och fristående konsulter har tillgång till prototypen av enrollment-stationen under test-perioden. Utvärdering av prototyperna: Efter att test-perioden är över kommer RPS att utvärdera prototyperna för att fastställa att de krav som kommer att ställas på enrollment-stationerna som slutligen kommer att köpas in. Dessa krav kommer att göras publika och leverantörer kommer att bjudas in till att lämna anbud för att ta fram stationerna. Ersättning: Leverantören erhåller en fast ersättning (mellan SEK) för att producera och leverera prototypen. Den maximala ersättningen som erbjöds var SEK per leverantör enligt den budget som projektet satt upp. Gick kostnaden för att ta fram prototyperna över denna summa stod leverantörerna själva för dessa kostnader. Särskilt om kommande upphandlings enligt LOU: RPS kommer att ta fram förfrågningsunderlaget och skallkrav till den kommande upphandlingen så att Leverantörer som tagit fram prototypen inte kommer att gynnas på ett otillbörligt sätt. [1] Anbudsförfrågan, RPS, Diarienr: EKB /04, [2] Innovationsupphandling - Betänkande av Innovationsupphandlingsutredningen Stockholm 2010, SOU 2010:56. Tillhörande bilagor till caset hittar du här.