KOMMUNSTYRELSENS KALLELSE/ Plats: Kommunstyrelsens sammanträdesrum Åsnen, Torggatan 12, Tingsryd. Ärende Föredragande Anteckningar tjänsteman

Transkript

1 KOMMUNSTYRELSENS KALLELSE/ ARBETSUTSKOTT UNDERRÄTTELSE Tid: Måndagen den 2 september 2013, kl Plats: Kommunstyrelsens sammanträdesrum Åsnen, Torggatan 12, Tingsryd Ärende Föredragande Anteckningar tjänsteman 1. Val av justeringsman 2. Meddelande 3. Remisser 4. Delegationsbeslut 5. Redovisning av arbetet med elektronisk fakturahantering, e-handel mm 6. Utredningskostnader för konkurrensutsättning av kommunal verksamhet 7. Antagande av förfrågningsunderlag gällande personlyftar DG DG HÖ Översyn av Tingsryds kommuns företagspolicy, bolagsordningar samt ägardirektiv 9. Översyn av lokala ordningsföreskrifter för torghandel i Tingsryds kommun 10. Byggnation av industrilokal för Hallabro plast JOO Fast arvode 12. Ändring av detaljplan för Ryd 1:178, Ryds samhälle AA Ändring av detaljplan för Östrabo 10, Tingsryds samhälle 14. Ändring av detaljplan för Överfräsen 3, Tingsryds samhälle AA AA

2 15. Förslag till Länstransportplan för Kronobergs län Förslag till Nationell plan för transportsystemet JL JL 17. Återrapportering från kurser och konferenser Tingsryd Arne Karlsson Ordförande Kenth Andersson Sekreterare Om Ni önskar ta del av ytterligare handlingar kontakta kommunkansliet, Torggatan 12, Tingsryd tfn

3

4

5 Daniel Gustafsson KSAU/Kommunstyrelsen 1(2) Redovisning av arbetet med elektronisk fakturahantering, e-handel m.m. Ärende I samband med utvärdering av införandet av fakturascanning beslutade kommunstyrelsen ( ) att årlig redovisning ska göras för hur arbetet med elektronisk fakturahantering, e-handel m.m. fortskrider. Tidigare redovisningar har gjorts 2009 och Nedan följer lägesrapport i augusti Redovisning Allmänt Under hösten 2012 omvandlades 1,0 tjänst som administratör (fakturascanning) till 1,0 tjänst som inköpsekonom i syfte att stärka utvecklingsarbetet inom inköpsområdet. En handlingsplan för utvecklingsarbetet har upprättats, se bilaga 1 Fokus Inköp. Det är i huvudsak inköpsekonomen och upphandlaren som ansvarar för arbetet utifrån handlingsplanen. Ett särskilt anslag för utveckling av e-fakturor/e-handel har tillskapats inom ekonomiavdelningens budget fr o m budget Mål för utvecklingsarbetet har satts inom ramen för förvaltningens styrkort inom balanserad styrning. Leverantörsfakturor Efter att i flera år mottagit s k EDI-fakturor från ett fåtal leverantörer med stora fakturavolymer (telefoni och el) infördes hösten 2012 även fakturaväxel som möjliggör mottagande av s k SVE-fakturor. Anslutningen av leverantörer har gått snabbt och över förväntan. Under första halvåret 2013 har 32 leverantörer med en beräknad total fakturavolym om ca fakturor per år anslutits. Sedan 2011 skickas även flertalet av de koncerninterna fakturorna elektroniskt som SVE-fakturor (ej från Kommunhus och Tingsrydsbostäder). Detta motsvarar en total volym om ca 700 fakturor/år. Under första halvåret 2013 har kommunen mottagit leverantörsfakturor, varav st elektroniska fakturor (=30%). Den ökade volymen elektroniska fakturor har inneburit minskad tidsåtgång för scanning hos ekonomiavdelningen. Sedan hösten 2012 har antalet scanningdagar minskats från 5 till 3,5 per vecka. Målet är att komma ner till 3 dagar per vecka före årsskiftet. Den frigjorda tiden används till utvecklingsarbete inom inköpsområdet. Ekonomiavdelningen minskade administratörstjänst motsvarande 0,4 tjänst i budget 2012.

6 E-handel Arbete pågår i länet med en planerad gemensam upphandling av ekonomisystem för flertalet av länets kommuner. Inom ramen för det arbetet är inriktningen också ett gemensamt elektroniskt inköpssystem, där hela inköpsflödet från beställning till fakturabetalning, kan hanteras. Växjö kommun använder ett sådant system idag. Tidsplanen för upphandling och införande är ännu ej fastställd. Kundfakturor Privatpersoner har sedan 2011 möjlighet att få elektronisk faktura (samt autogirobesked) till internetbank. Årsvolymen för denna typ av faktura beräknas bli ca 3500 st för 2013, vilket motsvarar knappt 10% av kommunens kundfakturor. Koncernföretagen har ännu inte infört e-faktura för privatpersoner, i huvudsak beroende på att uppstartskostnaden är relativt hög i förhållande till antalet fakturor. Införande av e-faktura till privatpersoner är i första hand en höjning av servicenivån snarare än en snabb effektivitetsvinst, då det om volymerna är små tar relativt lång tid att hämta hem uppstartskostnaderna. Till hösten planeras för uppstart av utskick av elektroniska kundfakturor (SVE) till företag och organisationer. 2(2) Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att godkänna redovisningen att redovisning av arbetet i fortsättningen sker inom ramen för ordinarie uppföljningsrutiner för balanserad styrning och budget Tingsryd Daniel Gustafsson Ekonomichef Cindy Pekusa Inköpsekonom

7 Kommunledningsförvaltningen Ekonomiavdelningen Fokus INKÖP -vägen till bättre och mer effektiva inköp i Tingsryds kommun Mål Mål med arbetet: Bättre och mer effektiva inköp Genom ett medvetet kvalitetsarbete med kommunens inköp finns en potential att frigöra resurser för verksamheten i form av både arbetstid och pengar. Utveckling och kvalitetssäkring av processer, rutiner, styrning och kompetenser leder sannolikt till att inköp kan göras till bättre priser, rätt kvalitet och med mindre tidsåtgång. Frigjorda resurser ska komma verksamheten till del. Arbetet rör både inköpsprocessen och upphandlingsprocessen. Strategier Målet ska nås genom att Öka fokus på inköpsfrågor Arbeta med information och kompetensutveckling till inköpsansvariga Arbeta med styrning genom mål och nyckeltal Utveckla mer effektiva och kvalitetssäkra processer och rutiner Låta Ordning och reda samt Struktur och tydlighet genomsyra inköpsområet Dra nytta av samordning och samverkan inom och utanför den egna organisationen Säkerställa en god affärsetik Genomförande Handlingsplanen innehåller dels kortsiktiga aktivitetsmål för det kommande budgetåret och dels mer långsiktiga resultatmål och strategier inom området. Resurser Ekonomiavdelningen, huvudsakligen genom inköpsekonom och upphandlare, leder och samordnar utvecklingsarbetet inom befintliga personalresurser. Förvaltningar och kommunala företag deltar i arbetet bl a genom att delar av arbetet sker via ekonomgruppen. I ekonomiavdelningens budget finns årligt anslag om ca 100 tkr avsett för ev engångskostnader i utvecklingsarbetet.

8 Aktivitetsmål 2013 Strategi/aktivitet Ansvarig När Övrigt 1. Ökat fokus Inköpsekonom ska ingå i ekonomgrupp DG Jan Upphandlare deltar i ekonomgrupp vid behov DG Jan Strategiska inköpsfrågor i CCG DG Dec Minst 1 gång under 2013 Ta fram beskrivning som tydliggör roller och organisation i inköps- och upphandlingsfrågor CP, HÖ Mars Aug Utkast Färdigt dokument 2. Information och kompetensutveckling Nyhetsbrev Inköp & ekonomi inkl rutin HÖ Feb Målgrupp IoF Genomföra utbildning för personal som är involverade i inköpsprocessen HÖ, CP Mars Nov Inkl ekonomifrågor Inkl ekonomifrågor Broschyr för nyanställda Inköp & upphandling CP, HÖ Sep Avtal, LOU, attest etc Certifierad upphandlare HÖ Dec Utbildning höst Styrning genom mål och nyckeltal Kategorisera inköpen CP Feb Varor/tjänster. Bryta ner. Ta fram styrtal/nyckeltal/mål CP Höst Rutin för kvalitetskontroll kontering CP Mars Stickprov och rättelse väsentliga slag 4. Processer och rutiner E-faktura, ansluta leverantörer CP Jan-Juni Minst 15 leverantörer E-faktura, ansluta leverantörer CP Juli-Dec Minst 10 leverantörer Scanning minska till 3 dgr/vecka CP Dec IT-stöd för upphandling HÖ Apr 1. Enkel förstudie HÖ Jun 2. Anskaffning HÖ Sep 3. Start Ändring delegationsordningar upphandlingar HÖ Mars Beslut KS Processkartläggningar CP Enl plan I projekt Ekonomisystem Rutin för avtalsuppföljning HÖ, CP Aug Rutin för nya avtalsområden HÖ, CP Aug Standardmall för avtal HÖ Sep 5. Ordning och reda Struktur och tydlighet Upphandlingsplan 2013 HÖ Feb Upphandlingsplan 2014 HÖ Dec Riktlinjer och anvisningar till Reglemente HÖ Okt 6. Samordning och samverkan SKI, Inköpssamverkan och koncern ska ingå i HÖ Feb/Dec upphandlingsplan Delta i gemensam upphandling ek.system länet CP Enl plan 7. God affärsetik Policy mutor och bestickning DG Sep HÖ=Helen Östman, CP=Cindy Pekusa, DG=Daniel Gustafsson 2

9 Resultatmål Resultatmål för bättre och mer effektiva inköp arbetas fram under 2013 (se aktiviteter Styrning genom mål och nyckeltal) att gälla från och med Bör inordnas i nämndernas styrkort. Långsiktiga mål och strategier E-handel inköpssystem gemensamt i länet Samordnad varudistribution i länet Minskad volym scanning bör på sikt kunna utföras i reception/medborgarkontor alternativt av eller i samverkan med annan extern leverantör eller kommun Begränsning av antalet inköpsberättigade Certifiering av inköpsberättigade Övrigt Styrning genom tydliga mål för minskad kostnad för varor/tjänster samt tidsåtgång för inköp Ökad nytta av avtalsdatabasen Uppföljning av aktivitetsmål sker löpande under året. Nya aktivitetsmål samt resultatmål för 2014 fastställs senast i december /Handlingsplan fastställd Daniel Gustafsson 3

10 Daniel Gustafsson KSAU 1(1) Utredningskostnader för konkurrensutsättning av kommunal verksamhet Ärende Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade att uppdra till kommunledningsförvaltningen att utreda hur framtida kostnader beträffande utredningar inför konkurrensutsättning av kommunal verksamhet ska hanteras i budget. Utredning I Policy för konkurrensutsättning av kommunal verksamhet i Tingsryds kommun (KF ) framgår att initiativ till konkurrensutsättning av en verksamhet ska tas i respektive nämnd. Det torde därför vara logiskt att även ansvaret för eventuella utredningskostnader ligger hos respektive nämnd, d v s att budgetering ska ske hos respektive nämnd inom ramen för ordinarie budgetprocess. Detta ligger också helt linje med innebörden av nämndens budgetansvar, som innebär ett totalansvar för den egna verksamheten och ekonomin. Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att budgetering av utredningskostnader inför konkurrensutsättning av kommunal verksamhet ska hanteras av respektive nämnd inom ramen för ordinarie budgetprocess Tingsryd Daniel Gustafsson Ekonomichef Tingsryds kommun besöksadress telefon fax e-post/hemsida Box 88 Torggatan (vx) kommunen@tingsryd.se Tingsryd Tingsryd

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32