Elektronisk fakturahantering.

Transkript

1

2 Agenda Sigtuna Kommun EFH på olika sätt E-handel - status idag SFTI/Svefaktura - praktikfall EFH - Målsättning 2

3 En helhet behövs E-handel (integrerad med EDI ) Enklare order/ rekvistion och e- fakturor E-fakturering Skanning 3

4 E-handelsenkät kommuner svarade på enkäten 90 kommuner har någon form av e-handel (2003 var det 75) Varav 54 kommuner har integrerad e-handel, dvs elektroniska ordrar, fakturor som matchas mot dem och automatiskt kontrolleras osv. (2003 var det 37kommuner) och 27 kommuner har e-fakturering enbart (2003 var det 10) 171 kommuner har skanning (2003 var det 57). Flertalet av dessa avser att utöka med e-fakturor. 4

5 Sigtuna Kommun invånare Inköpsvolym ca 900 Mkr 4000 leverantörer 100 ram-/rabattavtal Totalt ca fakturor per år leverantörer står för 30 % av fakturavolymen 2000 leverantörer har endast 1 faktura 5

6 På olika sätt Elektronisk Handel (SFTI/EDI) Scanning SFTI/Svefaktura (Virtuell skrivare) SFTI/Svefaktura (Webb-EDI)

7 Varugrupper/tjänster SFTI/EDI Livsmedel Kontorsmaterial och papper Förbandsmaterial Periodiska fakturor, tele Datorer och tillbehör Bibliotek Läromedel m m 7

8 September Leverantörer (SFTI 6.1) 3 Leverantörer (SFTI 9.1/9.2) 20 Leverantörer (SFTI Svefaktura) ca 300 beställare ca 450 beställningar/månad ca 1500 e-fakturor/månad (25%) 8

9 9

10 Svefaktura SFTI Basic Invoice version 1.0 Transportprofil Bas version

11 BudAB sänder Svefaktura till Sigtuna kommun BudAB, som på kort tid växt till 20-talet bilar, ligger i Arlandastad, strategiskt intill Arlanda och nära såväl Stockholm och Uppsala som hela Mälarregionen. Bland kunderna märks Sigtuna kommun som gärna ser att deras leverantörer sänder sina fakturor elektroniskt. Och nu när den offent liga sektorn tagit fram Svefakturan är det helt naturligt att välja dqmanager för enkel, säker och effektiv elektronisk fakturasändning med Svefakturans format som standard. 11

12 Svefakturan - införande Pilot Budab från maj 2005 Produktion 4 leverantörer - sep 2005 Installation AXT ( fakturaväxel ) april 2006 Utskick 400 leverantörer juni 2006 Telefonbearbetning juli/aug/sep 2006 Påminnelsebrev okt

13 Svefakturan Status september leverantörer beredda att skicka Svefaktura 19 av dessa valt virtuell skrivare 18 leverantörer i produktion idag Ca 200 Svefakturor per månad 13

14 Svefakturan Leverantörer apr

15 Svefakturan vanliga invändningar Vi har för få fakturor Väntar tills vi bytt system Det är för dyrt Ni är den enda som vill ha Återkommer ska prata internt Ingenting för oss Vi ska lösa det i eget system 15

16 Problem - Möjligheter Bilagor Visualisering via AXT Referensfältet 16

17 Elektronisk fakturahantering Svefakturan problem att lösa 17 Bilagor Bilagor Bilagor Bilagor Bilagor Bilagor Bilagor Bilagor Bilagor

18 Svefakturan Lösning för bilagor Ifrågasätt om de behövs Mailas separat till beställare Förpackning som externt objekt Referens till externt objekt 18

19 Referensfältet Personbundet -T ex anv.id Org./avdelning -ansvarskod -tel.nr EAN lokaliseringskod

20 Svefaktura Transport Exempel 1 Lev 1 Lev 2 Lev 3. Lev n Ekoportal.sigtuna.se DMZ EFH-workflow 20

21 Svefaktura Transport Exempel 2 Lev 1 Lev 2 Lev 3. Lev n VAN Ekoportal.sigtuna.se DMZ EFH-workflow 21

22 Svefaktura Transport Exempel 3 Lev 1 Lev 2 Lev 3 Lev 4 Lev 5 Lev n VAN Ekoportal.sigtuna.se DMZ EFH-workflow 22

23 23

24 <cac:id>5</cac:id> <cbc:invoicedquantity quantityunitcode="st">1.0</cbc:invoicedquantity> <cbc:lineextensionamount amountcurrencyid="sek">49.00</cbc:lineextensionamount> <cac:item> <cbc:description>linoljekitt 310 ML PATRON</cbc:Description> <cac:sellersitemidentification> <cac:id>3108-3</cac:id> </cac:sellersitemidentification> <cac:baseprice> <cbc:priceamount amountcurrencyid="sek">49.00</cbc:priceamount> </cac:baseprice> </cac:item> </cac:invoiceline> <cac:invoiceline> <cac:id>6</cac:id> <cbc:invoicedquantity quantityunitcode="kg">11.0</cbc:invoicedquantity> <cbc:lineextensionamount amountcurrencyid="sek">22.00</cbc:lineextensionamount> <cac:item> <cbc:description>återvinningsavgift PLANGLAS</cbc:Description> <cac:sellersitemidentification> <cac:id>aavg</cac:id> </cac:sellersitemidentification> <cac:baseprice> <cbc:priceamount amountcurrencyid="sek">2.00</cbc:priceamount> </cac:baseprice> </cac:item> </cac:invoiceline> <RequisitionistDocumentReference> <cac:id>ser:susanne Eriksson</cac:ID> </RequisitionistDocumentReference> </Invoice> 24

25 <?xml version="1.0" encoding="iso "?> <!--Copyright Docteq AB > <Invoice xmlns="urn:sfti:documents:basicinvoice:1:0" xmlns:xsi=" xmlns:udt="urn:oasis:names:tc:ubl:unspecializeddatatypes:1:0" xmlns:sdt="urn:oasis:names:tc:ubl:specializeddatatypes:1:0" xmlns:cur="urn:oasis:names:tc:ubl:codelist:currencycode:1:0" xmlns:ccts="urn:oasis:names:tc:ubl:corecomponentparameters:1:0" xmlns:cbc="urn:oasis:names:tc:ubl:commonbasiccomponents:1:0" xmlns:cac="urn:sfti:commonaggregatecomponents:1:0"> <ID>11792</ID> <cbc:issuedate> </cbc:issuedate> <InvoiceTypeCode>380</InvoiceTypeCode> <InvoiceCurrencyCode>SEK</InvoiceCurrencyCode> <LineItemCountNumeric>6</LineItemCountNumeric> <cac:buyerparty> <cac:party> <cac:partyidentification> <cac:id identificationschemeid="it">2001</cac:id> </cac:partyidentification> <cac:partyname> <cbc:name>sigtuna Kommun</cbc:Name> </cac:partyname> <cac:address> <cbc:streetname>södergatan 20</cbc:StreetName> <cbc:cityname>märsta</cbc:cityname> <cbc:postalzone>195 85</cbc:PostalZone> <cac:addressline> <cbc:line>sigtuna Kommun</cbc:Line> <cbc:line>södergatan 20</cbc:Line> <cbc:line>märsta</cbc:line> </cac:addressline> 25

26 26

27 Vilken mängd energi motsvaras av en 40W glödlampa som brinner i 6 månader? 27

28 Dagens manuella flöde Leverantör Fakturering utskrift kuvertering postbefordran Registrering/ mottagning verifiering scanning EFH-workflow Arkiv Kund 28

29 Svefaktura Leverantör Fakturering EFH-workflow Datalager Kund Elektroniska fakturor direkt överförda till önskad mottagare 29

30 Målsättning Sigtuna Kommun 40 % elektroniska fakturor under % - en rimlig målsättning inom 2-3 år. 30

31