Vattenfall E-Invoice Onboarding

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Vattenfall E-Invoice Onboarding"

Mikael Svensson
för 8 år sedan
Visningar:

1 Vattenfall E-Invoice Onboarding Lärdomar och rekommendationer David Häggström 1 Vattenfall E-Invoice Onboarding David Häggström

2 Agenda Vattenfall Shared Service Center Efakturaprojekt Bakgrund Efakturaprojekt Genomförande Onboarding Verktyg Onboarding Resultat Lärdomar & Rekommendationer 2 Vattenfall E-Invoice Onboarding David Häggström

Verktyg Onboarding Resultat Lärdomar & Rekommendationer

3 Vattenfall SSC Norden - Historik Vattenfall processtyrt, inköp, ekonomi osv Lokaliserad i Uppsala och Jokkmokk SSC sedan 2006 Funktionsinriktad sedan 2009 Hanterar Norden och Storbritannien ~ 130 medarbetare Ca 110 bolag rapporterande enheter

sedan 2006 Funktionsinriktad sedan 2009 Hanterar Norden och

4 Vattenfall SSC - Levreskontra Scanning i Jokkmokk sedan 2006 Hanterar fakturor/år Ca leverantörer/år Störst utväxling på SSC Från fakturor/fte till fakturor/fte i basleverans Incitamentsstyrd prismodell Delat ägarskap mellan Inköps- och ekonomiprocessen

SSC Från 10 000 fakturor/fte till 40 000 fakturor/fte i basleverans

5 Vattenfall E-faktura - Utgångspunkt Gemensamt projekt för inköp och ekonomi Både mål som var enskilda för processerna och gemensamma Vi vill inte anskaffa och upprätthålla kompetens för olika format och/eller sätt att överföra fakturor Dock ville vi äga kommunikationen till leverantörer Egen kompetens inom onboarding -> pågående process Utan onboarding inget tekniskt lösning Vi ville inte tvinga på leverantör en lösning utan ge dem så stor flexibilitet som möjligt Lösningar som kan passa såväl små som stora leverantörer

kommunikationen till leverantörer Egen kompetens inom onboarding -> pågående process Utan onboarding inget tekniskt lösning Vi

6 Vattenfall E-faktura - Projektfas Styrgrupp med representanter från båda processer 2 projekt med deltagare från flera olika funktioner 3 piloter med egen teknisk kompetens Deltagare Tekniskt projekt (Projektledning IT) - Integration (Brandvägg) - SAP Konsulter (Inhouse) - Processledare leverantörsreskontra Deltagare Onboarding (Projektledning SSC) - Medarbetare inom Masterdata & levreskontra - Marknadsassistent

(Projektledning IT) - Integration (Brandvägg) - SAP Konsulter (Inhouse) - Processledare

7 Vattenfall E-faktura - Projekttid Förstudie höst 2009 Upphandling vår 2010 Tekniskt projekt apr 2010 Jan Brandvägg ca maj-sept - Integration SAP sept-nov - 3 Pilotleverantörer okt-nov - Efterarbete Go live 1a Nov 2010 Onboarding Nov 2010 Maj 2011 Avslut projekt Okt 2011

Integration SAP sept-nov - 3 Pilotleverantörer okt-nov - Efterarbete

8 IT-lösning Översikt Accounts Receivable Leverantör Leverantör Leverantör Leverantör Posten Scanning Verifiering SAP Användare Accounts Payable Leverantör E-faktura sändare Basware Business Transactions Tolkning av TEAPPS XML Personaldrivande verksamhet 8 Presentation Title Author

Leverantör E-faktura sändare Basware Business Transactions Tolkning av

9 Onboarding projekt - översikt Aktiv kommunikation och bearbetning av leverantörerna från Vattenfall Fokus på volym av fakturor 200 största leverantörerna 50% av fakturorna Telefon kampanj riktad mot de 350 största Kampanjsida och mailkampanj för övriga leverantörer Intern marknadsföring, utbildning & information Samla och sammanställa information

fakturorna Telefon kampanj riktad mot de 350 största Kampanjsida och mailkampanj för

10 Onboarding projekt - Telefonkampanj Steg ett informationsinsamling - Samla information om nivå av teknisk kapacitet - Sätta igång parallella processer - Prioritera eget arbete efter möjligt uftfall Funktion ej person - Sidoeffekt rik information Supporttelefon & gemensam mail Erfarenheter - Svårt att hitta rätt person - Bra dialog och svårare att tacka nej - Uppskattat med personlig kontakt

uftfall Funktion ej person - Sidoeffekt rik information Supporttelefon & gemensam mail

11 Onboarding projekt - Telefonkampanj Steg två bearbetning/implementering - Försök att få till tester så snart som möjligt. - Oförutsedda problem Erfarenheter - Supplier kit, sammanställd information - Tendens för implementering att svälla - Väntan på e-fakturaoperatörer - Försök hitta intern projektledare - Kompabilitet och Samnätverkande Ledtider - Ju större företag desto längre ledtid - Byråkrati & rutiner förlänger projekttid

- Oförutsedda problem Erfarenheter - Supplier kit, sammanställd information - Tendens för implementering

12 Resultat telefonkampanj Telefonkampanj, top 350 leverantörer, Svarsfrekvens = 89% 30% 46% Ja, ska börja sända Nej Tack Oklar framtid Ja troligen inom 18 mån 5% 19% 12 Presentation Title Author

13 Onboarding projekt - Mailkampanj Interaktiv mailkampanj, Basware Supplier Activation Budskap undertecknat av Vattenfalls CPO Om ni vill fortsätta fakturera oss så rekommenderar vi starkt att ni övergår till att skicka elektroniska fakturor innan slutet av Möjligheten att skicka pappersfakturor kommer tas bort steg för steg. Två veckors svarstid, huvudskalig reaktion dag 13 & 14 vid påminnelse Stor önskan om att föra samtalet med Vattenfall trots kampanj av Basware

elektroniska fakturor innan slutet av 2011. Möjligheten att skicka pappersfakturor kommer tas bort steg för steg.

14 Resultat kampanj Reslutat kampanj, svarsfrekvens ~40% 23% 29% Ja, kan/ska starta Intresserade av-efaktura Nej tack 48% 14 Presentation Title Author

15 Onboarding projekt Intern information Intranät Presentation för inköpare Utbildning - Levreskontra - Inköpare Nyhetsflöde

16 Onboarding - Resultat Baserat på de 7 första månaderna av aktiv projekttid ca 1000 lev bearbetade Snabb uvtäxling Många som tackat ja är inte klara med sin process och syns inte i statistiken Projekt lämnas över till levreskontra för förvaltning Väl i linje med utstakat Business case

är inte klara med sin process och syns inte i statistiken Projekt

17 Onboarding - Resultat Efaktura procent 35,0% 30,0% 25,0% 20,0% 15,0% 10,0% 5,0% 0,0% Nov Dec Jan Feb Mar April Maj Externa e- fakturor Totalt andel elektroniska 17 Presentation Title Author

18 Onboarding - Resultat Antal Fakturor Nov Dec Jan Feb Mar April Maj Attesterade Mottagna 18 Presentation Title Author

19 Onboarding Sammanfattning & Rekommendationer Längre ledtider än väntat Bra utfall och respons på telefonkampanj Pilot med viktigaste/största leverantörer att rekommendera Man kan inte överinformera Följ upp, följ upp, följ upp

telefonkampanj Pilot med viktigaste/största leverantörer

20 Onboarding Rekommendationer & framtid Utforma projekt i samarbete mellan Inköp och Ekonomi Försök integrera i inköps dagliga arbete, dock central onboarding Lågt hängande frukt = bra momentum och lärdomar Glöm ej egna organisationen Påverka operatörer för ett register som i Finland Sätt ett slutdatum för pappersfakturor som organisationen står bakom

frukt = bra momentum och lärdomar Glöm ej egna organisationen Påverka operatörer för

21 Frågor - Avslut David.haggstrom@vattenfall.com

22 Efakturamarknad Accounts Receivable Leverantör Leverantör Leverantör Leverantör Leverantörs portal Basware Efaktura Basware Business Transactions Vattenfall Accounts Payable Leverantör Efaktura leverantörer Utskrift/ =Direct electronic flow 22 Presentation Title Author

Relevanta dokument

E-faktura - Hur gör man

A Basware Presentation E-faktura - Hur gör man Kent Westerlund Basware AB 1 E-FAKTURA, EDI, EDIFACT, B2B, B2C, XML? E-faktura EDI Numera vanligen i ett XML-format Svefaktura, Finvoice, UBL, E2B, TEAPPS