Optimera Ert workflow i Basware Invoice Processing

Transkript

1 A Basware Presentation Optimera Ert workflow i Basware Invoice Processing Niklas Edmarker

2 Innehåll På vilket sätt kan man sätta upp ett bra autoflow Utöka användandet av Monitor Exempel på rapporter och KPI:er som kunder har gjort Confidential -

3 Bygga upp Workflow

4 Problemställningar Märkeshantering Användare vet inte sin roll i fakturaflödet Användare vet inte vart fakturan skall skickas Fakturan ligger kvar för länge hos vissa personer Återkommande fakturor hanteras manuellt 4

5 Problem med märkeshantering IT AB Faktura nr Att betala: 1200:- Referens: NED Tech AB Faktura nr Att betala: 800:- Referens: Niklas Edmarker Bygg AB Faktura nr Att betala: 1900:- Referens: Edmarker Niklas Autoflow register Ref Lev Bolag Mottagare 1 NED * Basware AB Niklas Edmarker 5

6 Problem med märkeshantering IT AB Tech AB Faktura nr Att betala: 1200:- Referens: NED Konverteringstabell Referens på faktura Niklas Edmarker Edmarker Niklas Niklas E osv Konverteras till NED NED NED Faktura nr Att betala: 800:- Referens: Niklas Edmarker Bygg AB Autoflow register Ref Lev Bolag Mottagare 1 Faktura nr Att betala: 1900:- Referens: Edmarker Niklas NED * Basware AB Niklas Edmarker 6

7 Hur skall användaren veta vilken roll han/hon har i flödet? Förhindra eller varna användare som gör fel aktivitet? Ange nästa åtgärd som vägledning 7

8 Vem skall jag skicka fakturan till? Underlätta flödeshantering genom: Fasta flöden Autoflow Smarta flöden 8

9 Fasta flöden underlättar för granskare och attestörer Fasta/Fördefinierade flöde = Specifikation av ett sekventiellt flöde Användare behöver inte ange nästa mottagare Fakturan skickas till Fakturor färdiga för överföring när flödet är klart Fasta flöden kan sparas 9

10 Autoflow Inbyggd funktion som automatiskt eller manuellt genererar fakturaflödet baserat på ett antal givna fakturafält Kan initieras automatiskt vid fakturaimport eller manuellt via IP Master Kan baseras på grunddatafält eller konteringsfält från första konteringsrader Kan generera fasta eller vanliga fakturaflöden 10

11 Autoflow manuellt Autoflow-anrop 11

12 Smarta flöden användandet av API:er Basware använder tilläggsprogram (API:er) för att åstadkomma kontroller, kompletteringar av data eller skapande av fakturaflöden API anrop Databehandling Retur (OK el. Fel) API:er Systemparametrar 12

13 Smarta flöden användandet av API:er forts. API program kan t.ex. anropas när: faktura sparas i IP Master faktura attesteras faktura konteras faktura överförs till ekonomisystemet faktura skickas till en specifik mottagare API anrop Databehandling Retur (OK el. Fel) API:er Systemparametrar 13

14 Smarta flöden API:et External Flow update API:et External Flow update används för att skapa flöden enligt speciella behov Anropas när faktura skickas till en systemspecifik fiktiv mottagare ( Specific Recipient ) 14

15 Smarta flöden API:et External Flow update forts. API:et External Flow update används till fördel när: fakturaflödet kan se olika ut beroende på hur första mottagaren konterar fakturan extrakontroller skall göras innan flödet skapas, t.ex. har mottagaren tillräcklig attesträtt parallella informativa flöden skall skapas en kommentar skall läggas automatiskt med när fakturan skickas egna attestflödestabeller skall användas, som skiljer sig från Naswares inbyggda Autoflow-struktur När fler än den första konteringsraden skall tas med i beräkningen för att bestämma fakturaflödet Faktura API External Flow Update Konterare Granskare Niklas Edmarker Anna Andersson Attestör Sven Svensson 15

16 Fakturor tenderar att fastna hos vissa personer Påminnelser, påminnelser och påminnelser Automatiskt vidarebefodran av faktura Skicka faktura till Backup person efter ett givet antal dagar av inaktivitet Skicka fakturan till nästa person i flöde efter ett givet antal dagar av inaktivitet Skicka mail till användare via IP Master 16

17 Det är enkelt med kontraktsmatchning! Informative work flow Automation Faktura matchar med attesterat betalningsschema eller budget (kontrakt) Faktura matchar inte med kontrakt 17

18 Utöka användandet av Monitor

19 Gör Monitor attraktivare Utbildning Specialanpassa resultatlista Egna rapporter 19

20 Vet ni om vad som går att få ut ur IP Monitor? Sök på fakturor attesterade av... Sök på fakturor konterade på ett visst konto eller kostnadställe etc. Kassaflödesrapport Leverantörshistorik 20

21 Specialanpassad resultatlista Mycket information går att få direkt i resultatlistan från en utsökning Hur länge har fakturan varit i flöde Hur många påminnelser har skickats Vem har fakturan Hur stor är differensen mellan fakturasumma och konterad/attesterat belopp 21

22 Rapporter och KPI:er

23 Specialrapporter i IP Monitor Rapporter skapas genom databasfrågor i IP Admin Rapporternas komplexitet: Rena SQL-frågon direkt mot existerande Basware tabeller Rapporter med inparametrar (bolag-, datum-, leverantör- eller fritextparameter) Rapporter mot vyer och databasextrakt (för komplexa ledtidsrapporter) 23

24 Exempel på rapporter Antal fakturor per dag Antal händelser per användare (t.ex. returnerade fakturor till IP Master) Antal påminnelser per användare Hanteringstid per användare Ledtid från skanning till överföring, per bolag och månad 24