A Basware Presentation. Matcha rätt? Johan Kruse. Användardagarna 2011

Transkript

1 A Basware Presentation Matcha rätt? Johan Kruse Användardagarna 2011

2 Vad har vi att jobba med? Olika typer av matchning kräver helt olika typ av data Huvudnivå ns order# och belopp matchas mot order ns order# och belopp matchas mot godsmottag för order 3-vägsmatchning för del-leveranser Radnivå ns artikelrader och belopp matchas mot orderrader ns artikelrader och belopp matchas mot godsmottag totalt ns artikelrader och belopp matchas mot individuella godsmottag Plus hantering av övriga kostnader som frakt, emballage osv Confidential -

3 Har vi rätt data i våra system? Vad har vi för data från ordern? Produkt-id/ artikelnr är det samma som kommer stå på fakturan? Har vi rätt priser på produkterna? Samlingsprodukter Beställer: 1 PC på fakturan står det: 1 chassi, 1 CPU, 1 videokort Hur registreras godsmottag? Som en klumpsumma Som individuell information för respektive leverans Vilka uppgifter finns om leveransnummer etc Confidential -

4 Vad vet vi om fakturan? Har vi radinformationen? Ordernummer på varje rad? Artikelnummer/produkt-ID. Samma som ordersystemets info? Orderradsnummer? Mycket enklare att matcha ihop orderrad 3 med rätt fakturarad om varje rad är märkt med orderradsnr Á-pris för kontroll att leverantörer inte fakturerar för högt styckpris Antal fakturerade varor som ska stämma med data vi har för godsmottag Enhet - Beställer ni i styck och får fakturan i meter? Belopp total belopp eller belopp exkl moms? Confidential -

5 Har vi tillgång till den data som krävs för match? Order data Order data MATCH!! data data Confidential -

6 Vägar för matchning Confidential -

7 Det finns många olika alternativ Budgetmatchning För vissa ordertyper (eller om vi inte har den data vi behöver) kan det vara gott nog att bara matcha fakturorna mot en budget! Behöver vi matcha på radnivå eller räcker huvudnivå? Kan vi anta att det som är godsmottaget ochså är det som står på fakturan? Detaljerad radnivåmatchning tre metoder Best Fit Fill up Proportional 7

8 Goods Reciept Matching - HEADER Möjlighet att matcha fakturan mot order och godsmottag på traditionellt vis ORDER 30 st X ;- Leverans 1 10 st X vänta Leverans 2 2 st X vänta Leverans 3 18 st X Nu har vi allt - matcha 8

9 Goods Reciept Matching - HEADER Möjlighet att matcha fakturan mot order och godsmottag genom att göra antaganden ORDER Leverans 1 10 st X Leverans 2 2 st X 30 st X ;- 10 X 333 ;- Leverans 3 18 st X 9

10 Goods Reciept Matching - LINELEVEL Möjlighet att matcha fakturan mot order och godsmottag Leverans 1 ORDER Leverans st xyz 200 xyz 800 ;- 100 xyz 500 ;- Totalt 150 st Leverans 3 Totalt 200 st 10

11 Goods Reciept Matching - LINELEVEL Möjlighet att matcha fakturan mot order och godsmottag Option 1 BEST FIT Leverans 1 200;- ORDER 200 xyz 800 ;- 100 xyz 500 ;- Leverans st xyz 400;- Leverans 3 200;- 11

12 Goods Reciept Matching - LINELEVEL Möjlighet att matcha fakturan mot order och godsmottag Option 1 BEST FIT Leverans 1 200;- ORDER 200 xyz Leverans st xyz 400;- 800 ;- 100 xyz 500 ;- Leverans 3 200;- Konto Kostnad. St. Leverans # Antal Summa ,00 12

13 Goods Reciept Matching - LINELEVEL Möjlighet att matcha fakturan mot order och godsmottag Option 2 FILL UP Leverans 1 2 st xyz 20;- ORDER 10 xyz 100 ;- 5 xyz 60 ;- Leverans 2 3 st xyz 30;- Leverans 3 5 st xyz 60;- 13

14 Goods Reciept Matching - LINELEVEL Möjlighet att matcha fakturan mot order och godsmottag Option 2 FILL UP Leverans 1 3 st xyz 30;- ORDER 10 xyz Leverans 2 2 st xyz 20;- 100 ;- 5 xyz 60 ;- Leverans 3 5 st xyz 60;- Konto Kostnad. St. Leverans # Antal Summa , ,00 14

15 Goods Reciept Matching - LINELEVEL Möjlighet att matcha fakturan mot order och godsmottag Option 2 PROPORTIONAL Leverans 1 20;- ORDER 200 xyz 80 ;- 100 xyz 50 ;- Leverans st xyz 40;- Leverans 3 20;- 15

16 Goods Reciept Matching - LINELEVEL Möjlighet att matcha fakturan mot order och godsmottag Option 2 PROPORTIONAL Leverans 1 20;- ORDER 200 xyz Leverans st xyz 40; ;- 100 xyz 50 ;- Leverans 3 20;- Konto Kostnad. St. Leverans # Antal Summa , , ,50

17 Additional Cost - Övriga kostnader Ofta när man beställer produkter så tillkommer det kostnader på fakturan som inte finns på ordern Frakt / Emballage Administrativa avgifter Miljöavg. / Skatt Etc. Detta kan hanteras med Additional Cost som defineras med: Egen tolerans - T.ex Frakt/Freight får max kosta 150 ;- Unik kontering sätt kostnaden direkt på rätt konto/kostnadsställe oktober 2010 E-læring som virkemiddel for en vellykket utrulling i virksomheten

18 Frågor Confidential -