Fakturaskanning -processen ver 1.1

Transkript

1 Fakturaskanning -processen ver 1.1 Faktura ankommer postbox 1. Posthantering 2. Postöppning, sortering, preparering 3. Skanning, tolkning, verifiering 5. Fysisk lagring Klicka på rutan du vill veta mer om. 4. Hantering av övrigt material 6. Filöverföring Om det inte fungerar på din dator, välj pilen nedan 4. Hantering av övrigt material 7. Filhantering, ankomstreg 11. Arkivering 4. Hantering av övrigt material 8. Felhantering, komplettering Faktura arkiverad Övrigt material har tagits om hand 8. Felhantering, komplettering 9. Granskning attest kontering 10. Betalning Leverantör betald

2 1. Posthantering 1 Fakturan skickas till samma fakturaadress som Varuleverantören tidigare Senare: 1 Fakturan skickas till postbox "Borås Stad Varuleverantören akturaservice" 2 Fakturan eftersänds till skanningleverantören Posten 3 Fel fakturaadress Fakturor som anländer till fel adress returneras till leverantören med följebrev

3 2. Postöppning, sortering och preparering Instruktion 1 Kuvert öppnas. Utsortering av fakturor ur annan post Fakturamottagare på resp förvaltning/ kommundel 2 Fakturan prepareras Fakturamottagare på Sortering i fakturatyper, ta bort Kommer resp förvaltning/ kopior, klammer, post-it,ev kommundel komplettering av referens etc. 3 Skicka fakturabunten till skanningleverantören Fakturamottagare på resp förvaltning/ kommundel Senare: 1 Kuvert öppnas. Sortering fakturor och övrigt Skanningleverantören material ("icke fakturor") mm Sortering i fakturatyper och "Ickefakturor" (ex påminnelser, följesedlar, utlandsfakturor, reklam och annan post) 2 Fakturan prepareras Skanningleverantören Ta bort kopior, klammer, post-it etc.

4 3. Skanning, tolkning, verifiering Detaljer 1 Fakturan skannas Skanningleverantören Enkelsidiga, dubbelsidiga, flersidiga 2 Fakturan tolkas Skanningleverantören Aktuella fält fångas. Mallar skapas för varje leverantörs fakturor för bättre kvalitet 3 Fakturan verifieras Skanningleverantören Manuell kontroll att fälten tolkats rätt Referens, Fakturanummer, Fakturadatum, Förfallodatum, Momsbelopp, Bruttobelopp, Organisationsnummer, Bg-nr (första hand) Pg-nr (andra hand), OCR-nummer

5 4. Hantering av övrigt material 1 Allt som inte är svenska fakturor gallras ut Skanningleverantören Ex påminnelser, följesedlar, utlandsfakturor, reklam och annan post 2 Överenskommet material skickas till Borås Skanningleverantören Stad 3 Reklam o dyl kastas Skanningleverantören 4 Mottaget material vidarebefordras till Bokhållare Adk F&R distributör vid aktuell förvaltning/kommundel Visst material postas dagligen, annat skickas 2 ggr/vecka. Alternativt skannas och skickas via e-post Vid tveksamheter skannas materialet och visas upp i underhållsapplikation När det är uppenbart att materialet inte är viktigt för mottagaren kastas det. 5 Mottaget material vidarebefordras till berörd Distributör vid aktuell förvaltning/kommundel

6 5. Fysisk lagring 1 Fakturan packas för arkivering Skanningleverantören I EDB närarkiv i 60 dgr. Spårbarheten från transaktion till fysisk faktura via löpnr (?) och försättsblad på arkiverad bunt. 2 Transport till arkiv Skanningleverantören Till Stadsarkivet, Borås Stad

7 6. Filöverföring 1 Kvalitetskontroll Skanningleverantören Automatisk kontroll av info till 2 Överföringsfil skapas Skanningleverantören överföringsfil Fil skapas, konverteras till Agressoformat och läggs i vår brevlåda 3 Hämtning av fil Adk Data Läggs i importmapp

8 7. Filinläsning, ankomstregistrering 1 Fil inläses i Agresso (bunt) Bokhållare Adk F&R Avstämning mot meddelat antal 2 Ankomstregistrering Agresso/Bokhållare Adk Maskinellt. Manuellt efter rättelse F&R och vid ny leverantör 3 Fakturan distribueras till mottagningsattestant Agresso/distributör aktuell förvaltning Maskinellt. Manuell då referens saknas eller är fel.

9 8. Felhantering och komplettering 1 Beställarreferens saknas alt felaktig referens 1.1 Manuell distribution till "distributör" Bokhållare Adk F&R vid aktuell förvaltning 1.2 Om förvaltning ej kan tydas Bokhållare Adk F&R Vidarebefordrar till berörd mottagningsattestant Om berörd person ej kan tydas Distributör aktuell förvaltning Distributör aktuell förvaltning Returnera fakturan till leverantör med standardbrev Returnera fakturan till leverantör med standardbrev 2 Ny leverantör Leverantören finns ej i reskontran 2.1 Ny leverantör kontrolleras och Bokhållare Adk F&R Namn, organisationsnummer, giro registreras 3 Dublettfaktura 3.1 Dublettfaktura Bokhållare Adk F&R 3.2 "Falsk" dublettfaktura Bokhållare Adk F&R Fakturanumret finns redan på leverantören. Raderas efter kontroll. Editeras om korrekta villkor. Ej egentlig faktura, ex kontoinsättningar till eget kundkonto. Fakturanumret är annan identifiering. Editeras.

10 9. Granskning, attest och kontering Detaljer 1 Fakturan granskas, konteras och Attestant Mot rekvisition/order, leverans/prestation, attesteras avtal och pris. Rätt konteringsrad anges av någon (eller successivt av flera) i attestflödet. Delar av konteringen är förvalda. Beslutsattestanten ansvarig. AGRESSO-funktion: Påminnelse efter 6 dgr, ny påminnelse efter ytterligare 2 dgr. Efter ytterligare 2 dgr vidarebefordran till chef. Beslutsattestanten är även ansvarig för kontroll att info tolkats rätt: -Fakturanummer -Leverantören -Totalbelopp -Moms -Förfallodatum Vid attest skickas fakturan vidare i flödet Var EXTRA noga vid enligt uppsatta regler eller till den person kreditfaktura. Titta på som angivits manuellt. ALLA bilder! 2 Justering moms mm / intern kontroll Ekonom resp Fånga/ändra aktuella fakturor Enl rutin förvaltning/kommundel innan definitivregistrering 3 Intern kontroll i efterhand Ekonom resp förvaltning/kommundel Enligt interna rutiner. Ev arbetsbyte med annan förvaltning för ökad integritet

11 10. Betalning 1 Verkställa betalning (bunt) Adk F&R Befintlig rutin 2 Avstämning betalningsorder från Adk F&R Befintlig rutin betalningsinstitut

12 11. Arkivering 1 Fakturorna arkiveras Adk Stadsarkivet Fakturorna anländer till Stadsarkivet, förpackade 2 Gallring av arkiv Adk Stadsarkivet Gallras enligt arkivplan