PaletteInvoice Tips & Trix. Susanne Lindberg och Helene Barrett

Transkript

1 PaletteInvoice Tips & Trix Susanne Lindberg och Helene Barrett

2 Mina fakturor Signering, kontering och hjälpsamma funktioner Fakturaloggen Jobba effektivt och strukturerat i fakturaloggen Rapporter Söktips och användningsområden

3 Tips! Tycker du att du måste använda musen mycket för att klicka runt när du är inne i PaletteArena? Ställ muspekaren över en knapp för att se vilket kortkommando som finns för den knappen

4 Jobba effektivt och strukturerat i fakturaloggen

5 Filtrering Inkorg för alla fakturor, oavsett format Filtrera på till exempel bolag, leverantör, typ av matchning eller matchningsutfall Spara urvalsmallar för de sökningar som ni gör ofta Jobba effektivt och strukturerat i fakturaloggen

6 Hur kan man effektivisera? Sortera genom att klicka på rubrikerna Genom att sortera på Moms% kan man enkelt se om något belopp avviker avvikande momssats kan vara tecken på felaktigt fakturabelopp Överför flera fakturor samtidigt Alla fakturor markerade med en bock förs över när man klickar på Överför Jobba effektivt och strukturerat i fakturaloggen

7 Bokföringsdatum Det går att ändra bokföringsdatum på alla fakturor i fakturaloggen samtidigt genom att klicka på Ändra bokföringsdatum. Under Administration > Faktura > Byt bokföringsdatum kan man byta bokföringsdatum på alla aktiva fakturor i flödet. Det går då att specificera datumintervall för de datum som ska bytas, samt bolag. Jobba effektivt och strukturerat i fakturaloggen

8 Fakturan i fakturaloggen Statustexten visar meddelanden från systemet, t ex dubblettvarningar eller om en leverantör är spärrad Värdet utanför de vita boxarna är värdet som är tolkat, eller det ursprungliga värdet från en e- faktura. Alla fält är ändringsbara i fakturaloggen. Jobba effektivt och strukturerat i fakturaloggen

9 Fakturan i fakturaloggen Flödesförslag och konteringsförslag kan sättas automatiskt utifrån olika regler. Det är även möjligt att skapa ett flödesförslag och lägga till alias till en befintlig referens, direkt i fakturaloggen. Förfallodatum hämtas från fakturan eller beräknas utifrån betalningsvillkoret på leverantören beroende på era bolagsinställningar. Jobba effektivt och strukturerat i fakturaloggen

10 Är ni flera som jobbar i fakturaloggen samtidigt? Undvik att flera personer jobbar med samma faktura genom att filtrera när ni gör sökningar i loggen. Använd funktionen Spärrad för överföring för att märka upp fakturor som av någon anledning inte ska överföras ännu.

11 Vilket flöde väljer fakturan egentligen?

12 Matchningslogik Referens skannas på fakturan

13 Matchningslogik Referens skannas på fakturan OM en referensmatchning finns upplagd matchar fakturan mot referensmatchningen

14 Matchningslogik Referens skannas på fakturan OM en referensmatchning finns upplagd matchar fakturan mot referensmatchningen Saknas referensmatchning men det finns ett flödesförslag som har exakt samma namn som referensen så matchar fakturan mot detta flödesförslag.

15 Matchningslogik Referens skannas på fakturan OM en referensmatchning finns upplagd matchar fakturan mot referensmatchningen Saknas referensmatchning men det finns ett flödesförslag som har exakt samma namn som referensen så matchar fakturan mot detta flödesförslag. OM varken referensmatchning eller flödesförslag med samma namn finns hämtas flödesförslaget från leverantören.

16 Matchningslogik Referens skannas på fakturan OM en referensmatchning finns upplagd matchar fakturan mot referensmatchningen Saknas referensmatchning men det finns ett flödesförslag som har exakt samma namn som referensen så matchar fakturan mot detta flödesförslag. OM varken referensmatchning eller flödesförslag med samma namn finns hämtas flödesförslaget från leverantören. OM inget av ovanstående finns hämtas flödesförslaget från bolaget.

17 Signering, kontering och hjälpsamma funktioner

18 Mina fakturor Välj om du vill se fakturor som snart kommer att komma till dig, ligger hos dig eller som du har behandlat men som fortfarande är aktiva. Filtrera fakturorna i din kö på bolag eller leverantör Sortera fakturorna genom att klicka på kolumnerna Snabbsignera flera fakturor på en gång (Behörighetsstyrt) Signering, kontering och hjälpsamma funktioner

19 Vad kan jag ändra på fakturahuvudet i Mina fakturor? Fakturanummer och leverantör kan ändras, förutsatt att fakturan inte är ankomstbokad Bokföringsdatum och förfallodatum kan ändras Inköpsordernr, avtalsnr och betalningsref kan ändras Signering, kontering och hjälpsamma funktioner

20 Vad kan jag ändra på fakturahuvudet i Mina fakturor? Även valuta och belopp kan ändras. Detta görs under Alternativ. Valuta och belopp kan inte ändras på en faktura som är ankomstbokad i affärssystemet. Signering, kontering och hjälpsamma funktioner

21 Utredning och Okänd när bör man använda vad? Om man har en faktura som inte är redo att signeras kan det hanteras på olika sätt. Två hjälpmedel för detta är Utredning och Okänd. Signering, kontering och hjälpsamma funktioner

22 Utredning Du kan antingen lägga en faktura för utredning till dig själv eller till någon annan. Om du väljer att lägga den till någon annan kan du välja att få tillbaka fakturan när den andra personen tittat på den. Signering, kontering och hjälpsamma funktioner

23 Utredning När fakturan har utretts färdigt signerar du den som vanligt. En kontrollfråga kommer att dyka upp. Signering, kontering och hjälpsamma funktioner

24 Okänd Okänd kan användas när man inte har en aning om vem som egentligen ska ha fakturan. Tycker du att fel sak händer när man använder Okänd? Se över dina bolagsinställningar! Signering, kontering och hjälpsamma funktioner

25 Leverantörshistorik Använd Leverantörshistorik för att se hur tidigare fakturor från leverantören har hanterats. Du har även möjlighet att kopiera kontering och/eller flöde från en tidigare faktura. Signering, kontering och hjälpsamma funktioner

26 Konteringsraden + - * / % I beloppsfältet kan de fyra räknesätten och procent användas. Märk upp fakturor som ska vidarefaktureras så kan de sedan enkelt sökas fram i Rapporter. Signering, kontering och hjälpsamma funktioner

27 Periodisering Klicka på Nej under Per för att periodisera en faktura. Fyll i ett datum och bocka för de rader som ska periodiseras. Bocka i den översta rutan för att bocka för alla rutor. Signering, kontering och hjälpsamma funktioner

28 Tips och användningsområden i Rapporter

29 Sökurval Specificera sökurval med specialtecken * = vad som helst! = urvalsfältet har ett värde? = urvalsfältet saknar värde # = urvalsfältet ska vara skilt från angivet värde I nedan sökning får vi fram fakturor som: Har ett konto Inte har något Cost Center Har ett projekt som INTE börjar på 2010 Tips och användningsområden i Rapporter

30 Exempel på sökurval i Visa faktura Spara sökurval som är återkommande I det här exemplet söker vi på fakturor från Transportstyrelsen som inte är betalda Tips och användningsområden i Rapporter

31 Vad kan jag ändra på en faktura i Rapporter? Betaldag och förfallodatum kan ändras i Rapporter Fritext kan läggas till. Tips och användningsområden i Rapporter

32 Vad kan jag ändra på en faktura i Rapporter? Klicka på Flöde för att justera flödet på fakturan. Klicka på den lilla personen med grå tröja för att byta ut en roll. Tips och användningsområden i Rapporter

33 Visa fångade fakturor Hitta ALLA fakturor som lästs in till PaletteInvoice, även de som tagits bort i fakturaloggen eller fastnat på väg in. Sök på status Mottagen för att se om någonting har fastnat på väg in till Palette. Tips och användningsområden i Rapporter

34 Visa fångade fakturor Resultatet i listan visar hur fakturan såg ut när den importerades, innan eventuella ändringar i fakturaloggen. Tips och användningsområden i Rapporter

35 Visa fångade fakturor Om fakturan inte kunnat importeras visas ett meddelande om varför. När man utrett varför fakturan inte importerats kan posten tas bort. Tips och användningsområden i Rapporter

36 Andra rapporter Tips och användningsområden i Rapporter

37 Hur får jag hjälp med PaletteArena? PaletteNet Palette Helpdesk Boka utbildning

38 FRÅGOR?