PERIODISERING AV LEVERANTÖRSFAKTUROR I PALETTE:

Transkript

1 PERIODISERING AV LEVERANTÖRSFAKTUROR I PALETTE: TILLVÄGAGÅNGSSÄTT VID PERIODISERING AV LEVERANTÖRSFAKTUROR:... 2 VAD HÄNDER I AGRESSO EXEMPEL:

2 Tillvägagångssätt vid periodisering av leverantörsfakturor: Vid kontering av faktura, så ska man utöver vanlig kontering lägga in två poster till, dels en motpost till den vanliga konteringen och dels en periodiseringspost. Ex: Faktura från en statlig leverantör med bokföringsdatum i mars månad. Tre poster som hör till jan-mars = 9430*3= kr En post som hör till 2:a kvartalet apr-jun = kr I Palette konteras först fakturan som vanligt med kostnadskonto (detta exempel konto 6740), kst, projekt och ev. fritt fält, se rad 1 och 2 nedan. Som steg två bokför man bort den kostnad som hör till en senare period med samma belopp men i minus och mot motsvarande kostnadskonto för periodisering (i detta exempel konto 6749), se rad 4 nedan. Slutligen lägger vi till ytterligare en rad med plussaldo och mot kontot för periodisering (i detta exempel konto 6749), se rad 3 nedan. Rad 1: ej periodiseras, hör till jan-mar. Rad 2: kostnadsbokföring på rätt konto utan periodisering i aktuell period = mars Rad 3: periodisering av kostnad för apr-jun, kvartal 2 ska periodiseras. Rad 4: nollning av kostnadsbokföring i aktuell period, men på periodiseringskontot ej periodiseras. Nu återstår själva periodiseringen, detta sker genom att man ställer markören på ja/nej i kolumn Per på den konteringsrad som man vill periodisera (i detta exempel rad 3). Om man har behörighet för att periodisera så kommer en popup ruta att öppnas, se nedan. Ja i kolumnen påvisar att en periodisering är inlagd. 2

3 Endast rad 3 ska periodiseras, om fler rader ska ha samma periodisering kan man bocka i det här. Fyll i Fr.o.m. datum och T.o.m. datum och tryck OK. OBS! Uträkning för antal månader görs på månadssiffrorna och inte antal dagar. Periodisering kan göras för max 12 månader och endast från aktuell period och framåt. När man trycker på knappen för OK så sparar man de inmatade uppgifterna samt kommer tillbaka till fakturabilden. I kolumnen Per står det nu ett Ja vid den periodiserade konteringsraden. Om man ställer markören på Ja i kolumnen Per så ser man mellan vilka datum periodisering är gjord. Vad händer i Agresso. Vid inläsning (GL07) från Palette skapas en bokföring av hela fakturabeloppet i den period som Agresso väljer utifrån bokföringsdatum som angetts i Palette. När det finns periodiseringsposter startas automatiskt periodiseringsrutinen i Agresso som fördelar kostnaden över de perioder som angivits i Palette (GL18). D.v.s. periodiseringen (VT= RJ) sker samtidigt som fakturan blir definitivbokförd, ingen ytterligare hantering krävs. 3

4 Konto1395 = 0 kr varje månad (pga statlig leverantör belopp överfört till konto 1396 via trigger) Konto 1396 = noll när periodiseringsintervallet är klart. Konto 2166 = Leverantörsskuldskontot. Fakturans belopp i aktuell bokföringsmånad. Konto 6740 = fakturans totalbelopp (minus ev. moms) i aktuell bokföringsmånad. ( i detta belopp finns en del som inte ska periodiseras kr) Konto 6749 = motkontering av fakturans belopp för den del som ska periodiseras i aktuell bokföringsmånad. Utfördelning sedan per månad/antal månader till sista period då kontot blir noll. 4

5 Kostnad totalt per månad. Mars: Endast kr som hör till janmar Apr-Jun: 1/3 per månad del av kr I Agresso är det nu upplagt tre olika transaktionstriggrar som flyttar statliga poster från konto 1395 till 1396 direkt vid inläsningstillfället, samt flyttar periodiseringsposter för hyror till konto 1310 (icke statlig leverantör) eller konto 1311 (statlig leverantör). Samma antal konteringsrader krävs i Palette som idag, men balanskontot (1310/1311/1395/1396) ersätts istället av kostnadskontot för periodisering. Ingen hantering krävs i Agresso då periodiseringen sker med automatik vid definitivbokföringstillfället. 5

6 Exempel: 1: Statlig leverantör, mp 6030, ej hyror. 6

7 2: Ej statlig lev, mp 72, ej hyror. 7

8 3: Statlig lev, mp 6003, hyror. 8

9 4: Ej statlig lev, mp 72, hyror. 9