PaletteArena. PaletteContract

Transkript

1 PaletteArena PaletteContract

2 Palette Arena Vilka är vi? Maria Hult Per Gunnar Berndtsson

3 PaletteArena - Våra Produkter PaletteContract PaletteCapex PaletteBuyer PaletteEinvoice PaletteMatching PaletteInvoice PaletteDashboard PaletteExpense PaletteMobile PaletteSupplierPortal PaletteSpendManagement

4 PaletteContract Fyra olika funktioner Arkivering Påminnelse & Aktivering Periodiska fakturor Självfakturering

5 PaletteContract Contract Känner ni igen några av dessa fakturor?

6 PaletteContract Varje företag har dem "I varje företag har man ca 15-25% återkommande fakturor som kan sättas upp som kontrakt eller avtal. Viss typ av verksamhet har mindre (oftast Produktion) där andra har mer än 50% av deras Inkommande fakturor som skulle kunna sättas upp på kontrakt / avtal och hanteras automatiskt om de är inom toleranserna

7 Palette Arena PaletteCapex Investeringsäskande Kopplad mot PaletteBuyer Förattesterad Investeringsbudget Rekvisitioner skapas mot Investeringsäskandet Kontroll på att vi håller oss inom Investeringsbudgeten

8 Palette Arena PaletteBuyer Styr användarna Bättre uppföljning och kontroll Få kontroll på kostnaderna Ni bestämmer hur processen ska se ut

9 Buyer PaletteBuyer Inte bara ett Inköpssystem Kontroll på den interna processen Styr mot avtalade Leverantörer Få ner mängden leverantörer Få bättre avtal med det leverantörer vi handlar av Matchning av fakturor Attest redan på inköpet Kontroll på avvikelser Färdig konterade fakturor Bättre koll på kostnaderna

10 Palette Arena PaletteBuyer och Inköpsordermatchning Buyer för omkostnadsinköp (indirekt material) Ordrar från Externt Ordersystem Ordermatchningen PaletteBuyer PaletteInvoice ERP/ Ordersystem

11 PaletteInvoice Capture Interpretation Matching Approval ERP

12 PaletteMobile Riktar sig mot folk som är ute på fältet mycket Vad kan du göra Kolla av din inbox Öppna en faktura eller rekvisition Kontrollera Huvud information Konteringen Fakturabild Attestflöde Attestera eller markera som okänd Det är inte någon app, det räcker med en webläsare på din mobil eller platta

13 Palett För alla er som sköter merparten av jobbet i mailen Få alla fakturor och rekvisitioner till mailen Se informationen om ärendet Fakturabilden bifogad Signera Meddelande om attesten gick bra Vill du göra mer så sköts det inne i Palette Länk i mailet

14 PaletteExpense PaletteExpense För reseutlägg/kvittoredovisning Också en Skuld/Kostnad Använd din mobil för att fånga kvittot Koppla till Företagskort till systemet för enklare hantering

15 SupplierPortal Supplier Portal Samtal från leverantörer Konversation ang faktura Handskrivna fakturor

16 PaletteSpendManagement PaletteSpendManagement Dyk ner i ett hav av data! Ett verktyg för att analysera informationen i Palette Hur mycket pengar spenderar vi i kategorin XYZ? Vilken kategori spenderar vi mest i? Kan vi dra nytta av inköpsvolym för att få bättre priser? Köper vi enligt avtalade priser? Kan vi spara pengar genom att använda färre leverantörer? Hur mycket fakturor vi får från en leverantör?

17 Palette Arena Conectivity Service Har ni ju redan fått en presentation om tidigare i dag.

18 Våra produkter PaletteContract PaletteCapex PaletteBuyer PaletteEinvoice PaletteMatching PaletteInvoice PaletteDashboard PaletteExpense PaletteMobile PaletteSupplierPortal PaletteSpendManagement

19 Release Generation: Rättningar, förändringar, ny funktionalitet och andra större förändringar Version: Patches, förändringar och ny funktionalitet ServicePack: Rättningar(och förändrad funktionalitet) HotFix: Kritiska rättningar Senaste release:

20 PaletteArena 6.3 PaletteArena 6.4 New features and new functionality

21 PaletteArena 6.4 Nyheter Totalt drygt 130 ändringar och nya funktioner Administration 25 Invoice 33 st Buyer 33 st Expense 8 st Contract 9 st Rapporter 23 st PaletteMobile 1 st Palett - 6st

22 PaletteInvoice

23 Fakturaloggen Fler sökkriterier Statustext Information Matchnings resultat PO Inte matchad Helt matchad Leveransavvikelse Prisavvikelse Matchad med avvikelse Annat utfall Osäker identifiering

24 Fakturaloggen Genväg till att skapa ny referensmatchning Skapa Matcha Möjligt att spara en faktura utan giltiga värden Ny Leverantör Tillfällig information Måste vara korrekt innan överföring

25 Fakturaloggen Återaktivering av faktura till Loggen Information visar att fakturan har blivit återaktiverad Kommentaren om återaktivering ärvs till fakturan i loggen och följer sedan med över till fakturan

26 Look and feel Önskemål att se hela fakturabilden när man arbetar med en faktura. Samma behov fanns i den manuella matchningsvyn Även PaletteContract har fått en ändring av layouten Responsive eller Classic layout Anges på användaren

27 Ny vy för hantering av en faktura

28 Ny vy för manuella Ordermatchningen

29 Look and feel Andra gränssnittsförändringar som ni kommer se Poster man öppnat får en annan färgton När man sparar eller signerar i systemet visas en dialogruta

30 Mina Fakturor Nya fält i inkorgen Fakturadatum Välj alla Finns i många olika vyer

31 Mina Fakturor Nytt fält i konteringsgriden

32 Mina Fakturor Editera Flödet Visa endast roller med attesträtt för fakturan Tittar på det generella attestbeloppet Attest av fakturans totalbelopp

33 PaletteDashboard and Reports

34 Dashboard Skicka ut interna informationsmail Ange mottagare

35 PaletteArena rapporter Layouten för Export av rapporten Visa Faktura när man även exporterar ut Konteringsraderna. Fler fält visas och en rad per konteringsrad på fakturan

36 PaletteArena rapporter Nytt urval I rapporten Visa Faktura Utredningstyp. Här kan man selektera på Intern utredning, Utredning mot Leverantör och Inväntar Kredit

37 PaletteArena rapporter Möjlighet att markera många rader i Utskriftskön

38 PaletteArena rapporter Ny rapport för Buyer Rekvisition Flödesstatus

39 PaletteArena rapporter Ny rapport för Buyer Flaskhalsar

40 PaletteArena rapporter När man exporterar resultatet I rapporten Visa Inköpsorder till Excel kan man nu få med Inköpsraderna och alla konteringsrader i exporten.

41 PaletteArena rapporter Visningsalternativ för Palette Contract Länk från externt system in mot avtalsinformationen i Palette Detta har sedan tidigare endast funnits för Invoice modulen

42 Palett och Mobile

43 PaletteMobile/Mail Direct reminders med möjlighet att attestera direkt i påminnels et kan nu skickas ut till användarna för rekvisitioner

44 PaletteMobile/Mail Möjlighet att registrera inleveranser i PaletteMobile. Ordrar att inleverera visas i inkorgen for rollen.

45 PaletteAdmin

46 Regelbaserad flödeskomplettering Används för Att lägga till nya roller i ett attestflöde automatiskt baserat på händelse Kan användas för alla produkter Triggas av olika händelser Funktionen behövde utvecklas vidare Det var svårt att underhålla Många regler för att uppfylla behovet

47 Regelbaserad flödeskomplettering Nya fält att söka på Leverantör Flödesförslag Konto Objekt Artikelsort Utläggstyp

48 Regelbaserad flödeskomplettering Nya värden att skapa regler på Artikelsort Utläggstyp Spärrad Ett nytt sätt att editera flödet Flödesförslag

49 Regelbaserad flödeskomplettering Ange intervall av värden Använd *, - för att ange intervall Konton Objekt Fakturor och Rekvisitioner Alla händelser

50 PaletteArena administration När man söker I Leverantörsregistret finns nu två nya fält att söka på: - Om Leverantören är tillgänglig för inköp - Om Leverantören är kopplad till en specifik artikelsort En ny kolumn visar hur många Artikelsorter som leverantören är kopplat till.

51 PaletteArena administration När man anger ett behörighetsurval på en roll kan man nu även göra detta på Artikelsort och Utläggstyp

52 PaletteBuyer and PO matching

53 Intern Katalog Extern Katalog Fritext Excel PRICAT (TXT, XML) OCI PunchOut- Layer

54 Skapa en Katalog Sätt upp regelverk för granskning innan publicering Koppla till en eller flera leverantörer Knyt Artikel sort

55 Granskning och underhåll av Kataloger

56 Granska- Godkänn- Publicera

57 Ämne/beskrivning på en rekvisition Bättre översikt I inkorg och rapporter Tvingande fält

58 Förhandsgranskning av hela konteringen för en rekvisition

59 Bifogade filer på en rekvisition kan skickas med som bilaga till ordern Välj att bifogad fil ska bifogas ordern Filen läggs med som en bifogad fil i ordern som skickas till leverantören Gäller för ALLA ordrar som genereras av rekvisitionen

60 Samlingsorder Då det skapas många rekvisitioner varje dag genererar detta också många små inköpsordrar som varje dag skickas till Leverantörerna Vi såg därför ett behov av att kunna skapa samlings order från flera små ordrar till en stor order att skicka tex en gång i veckan Ursprungliga ordrarna blir makulerade (sammanslagen) En ny order skapas Koppling mellan ursprungs ordrarna och den nya ordern Förutsättningar Samma - Leverantör, Leverans adress, Valuta, Typ av order Skapad (inte skickad) Inte levererad

61 Samlingsorder Välj vilka ordrar som ska slås samman Skapa samlingsorder De ursprungliga ordrarna makuleras (sammanslagen) Ny order skapas

62 Inleverans processen Inleveransprocessen har identifierats som en av de största felkällorna i inköpsprocessen Inleveranser saknas, oftast för att man glömmer bort att man ska göra det. Vi har fått höra att det är svårt att förstå hur och när man ska registrera inleveranserna Ny funktion för att ange inleverans roll på en rekvisition Ny behörighet för att kunna skapa inleverans Endast ordrar där rollen är inleveransroll Inleverera alla ordrar

63 Inleverans roll Rollen som är ansvarig för att göra inleveransen specificeras på rekvisitionen. Den skapade ordern skickas till den som är ansvarig för inleveransen i inkorgen för Mina Rekvisitioner, härifrån kan sedan inleveransen registreras

64 Ordern öppnas upp i Inleveransläge Alla rader från Ordern som är redo att inlevereras Markera alla Registrera inleverans Andra nyheter Lägga till bifogad fil Inleveransnummer kan sättas automatiskt av systemet Drill down till Ordern

65 PaletteExpense

66 Expense Möjlighet att redigera en aktiv utläggsrapport. Tex för en attestant

67 Expense Supporterade Kreditkort Amex Diners Eurocard Sydbank Visa (VCF4.4) Ett lättare sätt att skapa utläggsrapport Kortet innehåller all nödvändig information om transaktionen Företagskort (privat eller företagskort)

68 PaletteContract

69 Contract Ny status för Avtal Uppsagt Uppsagt för matchning Utgår från datum för uppsägning och uppsägningstiden

70 Contract Meddelande om och varför en faktura inte kunde matcha fullt mot ett avtal överförs till fakturan som en kommentar

71 PaletteContract Det är nu möjligt att få direktpåminnelser även för Avtal.