Solution Description -Invoice Processing

Transkript

1 Solution Description -Invoice Processing PaletteInvoice PaletteContract PaletteOrdermatching PaletteMobile/Mail PaletteSupplierPortal

2 Innehållsförteckning 1 Palettes produktsvit - från beställning till betalning Flödesbeskrivning PaletteArena Automatiska flödes- och konteringsförslag Automatisk matchning Kontering och signering När fakturan är behandlad PaletteInvoice Fakturafångst Fakturaloggen Roller och behörigheter Flöden/färdvägar Kontering Periodisering Momshantering Granska och signera Påminnelser Säkerhetsklassning PaletteDashboard PaletteOrdermatching Matchning på totalnivå Matchning på radnivå PaletteContract PaletteMobile och Palett PaletteMobile Palett PaletteSupplierPortal Rapporter Integration mot affärssystem Tabeller Mottagning av leverantörsfakturor Det finns många anledningar att välja Palette... 21

3 1 Palettes produktsvit - från beställning till betalning Paltte Software & Consulting är idag marknadsledande på elektronisk hantering av leverantörsfakturor med vår egenutvecklade produkt PaletteArena - en komplett produktfamilj som gör det möjligt för våra kunder att effektivisera hela processen från beställning till betalning. Många års erfarenhet och best practise finns inbyggda i produkterna. Resultatet är en stor palett av smarta funktioner i en konfigurerbar standardprodukt, med möjlighet till avancerade kundanpassningar. PaletteArena är en flexibel produkt som passar såväl stora som små företag. I dag har vi kunder i alla branscher - allt från det lilla företaget till koncerner med bolag i flera länder. Våra produkter säljs på utvalda strategiska marknader, dels direkt av Palette och dels via våra partners i Europa, Nordamerika, Asien och Australien. Idag finns vi, förutom via våra fyra kontor i Sverige, även i Danmark, Finland och USA. 2 Flödesbeskrivning PaletteArena 2.1 Automatiska flödes- och konteringsförslag Palette har ett generellt och dokumenterat gränssnitt mot skanningsprogram och skanning kan ske internt eller av extern part. E-fakturor i XML-format kan också tas emot och hanteras. Alla fakturor som anländer läses in i Palettes fakturalogg. Fakturaloggen är det gemensamma gränssnittet för alla fakturor som ska hanteras i Palette, oavsett ursprungligt format. I samband med inläsning av fakturan till fakturaloggen så identifierar Palette automatiskt vilken matchningstyp som ska användas beroende på om det finns inköpsordernummer, avtalsnummer, referens eller annan information på fakturan. Baserat på denna information sätts ett förslag på flöde (färdväg) och kontering. Ett flödesförslag innebär angivelse om till vem/vilka och i vilken ordning en faktura ska färdas genom organisationen för att bli konterad och signerad. Ett konteringsförslag ger förslag på hur fakturan ska konteras. Ju bättre märkning fakturan har desto mer automatiskt kan fakturan hitta rätt i företaget. 3

4 Om ni vill få kännedom om fakturan i affärssystemet innan den är färdigbehandlad i Palette, så finns möjlighet att skicka en ankomstregistrering till affärssystemet i samband med att den läses in i Palette. 2.2 Automatisk matchning Då rekvisitioner registrerats i PaletteBuyer eller i det fall PaletteInvoice är integrerat med ett externt system för inköpsorder, görs en automatisk matchning i fakturaloggen med orderinformation mot fakturans rader eller totalbelopp. Detta innebär att en order som finns i Palette är attesterad och godkänd och fakturan kan - om man väljer det - därmed gå vidare för definitivbokning direkt och betalning i affärssystemet utan ytterligare attest. Denna funktionalitet gör det möjligt att låta systemet sköta allt som stämmer med automatik och bara hantera avvikelser och fel manuellt. När den automatiska matchningen inte är möjlig t.ex. vid del- och/eller samfakturering görs en manuell avprickning mot ordern vid konteringen. Det går att lägga upp avtal i PaletteContract och därmed ha möjlighet att lägga upp periodiska avtal att matcha fakturor mot. Då är det avtalsnummer som avgör om man kan matcha automatiskt eller inte. 2.3 Kontering och signering För övriga fakturor påbörjas nu arbetet med fakturan i Palette. En administratör för över fakturorna från fakturaloggen till de roller som ligger först i de flödesförslag som matchningen har tilldelat respektive faktura. Det går även att ange att fakturorna ska överföras automatiskt. Det är endast fakturor som inte matchat, som behöver tas om hand manuellt. De som fått fakturor i Mina fakturor kan nu börja kontera och signera. All information om fakturan visas överskådligt på en och samma skärmbild. Det är möjligt att ändra och lägga till roller i flödet för fakturan så länge den inte har slutbehandlats i Palette. De konto-, objekts-, bolags-, period-, bankfria dagar-, valuta- samt leverantörsregister som är upplagda i affärssystemet används även i Palette, beroende på vad integration och affärssystem stödjer. Det går även att hantera sina fakturor i mobilen eller via mail med Palette Mobile respektive Palett . Användaren får all information om fakturorna med bilder och kan snabbsignera direkt i telefonen eller via mailen, oavsett var hon/han befinner sig. 2.4 När fakturan är behandlad När fakturan har gått igenom alla roller i flödet är fakturan färdigbehandlad i Palette och definitivbokas med automatik i affärssystemet. För att definitivbokning ska kunna utföras görs en automatisk kontroll bl.a. att fakturan är konterad till 100 %, att giltiga konton använts, att fakturan är radsignerad och att någon roll i flödet har tillräckligt hög beloppsbehörighet för fakturan. Därefter sker kontroller mot affärssystemets regler, t.ex. konteringsregler, att bokföringsdatum på fakturan inte hör till en stängd period, att en faktura med samma fakturanummer från den angivna leverantören inte redan finns mm. Affärssystemets regler finns även i Palette och uppdateras via integrationen. När fakturan har betalats i affärssystemet kan information skickas tillbaka om betaldatumet. 4

5 I Palettes rapportdel finns ett stort urval av standardrapporter. Det går att söka efter och titta på fakturor som har bearbetats eller håller på att bearbetas i Palette. Det är möjligt att titta på fakturabild, kontering, flöde, fritext (om sådan är sparad på fakturan), hos vem fakturan befinner sig, vilka fakturor som finns hos varje roll samt dess status mm. Det går också bra att lägga till fritext och bilagor till en definitivbokad faktura. Via rapporterna är det även möjligt att identifiera flaskhalsar, dvs. ställen där fakturorna stannar och blir liggande. 3 PaletteInvoice 3.1 Fakturafångst Fakturor kan fångas på olika sätt; egen skanning, extern skanning, elektroniska fakturor eller manuell inmatning i fakturaloggen. Fakturor kan även matas in direkt av leverantörerna via PaletteSupplierPortal (se kap 8). De kan även komma in som PDF-faktura och hanteras då på samma sätt som skannade fakturor vid fakturafångsten. Skanning För skanning och maskinell tolkning av fakturainformationen kan olika programvaror användas och i Palette är ingången för skannade fakturor likadan oavsett om man skannar själv eller externt och oavsett vilken programvara som används för skanningen. Palette gör en mängd kontroller innan fakturadata förs vidare. Eventuella felaktigheter signaleras och kan justeras i fakturaloggen. Direkt efter skanning, tolkning och verifiering överförs fakturainformation och bild till Palette och fakturorna är då tillgängliga i fakturaloggen. Palette har även stöd för att köra skanning och tolkning på servicebyrå. En sådan lösning innebär att fakturorna från leverantörer skickas direkt till en servicebyrå som skannar, tolkar och kontrollerar bilder. Därefter överför servicebyrån fakturabilder och en datafil elektroniskt. Den första kontakten kunden har med fakturorna är då i fakturaloggen. Elektroniska fakturor PaletteConnectivityServices är Palettes VAN-växel, som tar emot fakturor i olika format, konverterar dessa till elektroniska fakturor och skickar till PaletteInvoice. Kontroller gör så att fakturan innehåller de referenser som behövs för att fakturan ska kunna hanteras i flödet fram till betalning - från enkla kontroller till dygnsvis uppdaterad referensdata hämtade från kundens egna system. Vi har även ett stort nätverk för samtrafik med andra VAN, som ger er möjlighet att utbyta e-fakturor och andra dokument med era affärspartners. Detta nätverk utökas kontinuerligt med nya företag. E-fakturor är kostnadseffektiva och minskar den felfrekvens som finns i samband med scanning och tolkning. Vid matchning på radnivå är e-fakturor överlägset bästa lösning både vad gäller kostnad och kvalitet. 5

6 Manuell inmatning I fakturaloggen kan nya fakturor registreras manuellt. Det kan behövas t.ex. när skanning sker externt och man snabbt vill ha in en faktura man har fått via . När man registrerar en faktura manuellt, så skapas den med samma funktionalitet som när den fångas via skanning eller e-faktura och matchning sker på samma sätt. 3.2 Fakturaloggen Efter inläsning till Palette finns samtliga fakturor i fakturaloggen. Här hanteras avvikelser och eventuella felaktigheter. Vid inläsningen till fakturaloggen sker en matchning för att hitta det bolag, flödesförslag och konteringsförslag som ska gälla för fakturan. Konteringsförslag läggs alltid till en inläst faktura, om den inte matchas mot en order eller ett avtal som har kontering. Målet är att så många fakturor som möjligt ska automatmatchas, för att de personer som bearbetar fakturaloggen bara ska behöva ta hand om de fakturor som är omärkta och inte matchar eller bara matchar delvis. Minst en roll inom organisationen ska ha i uppgift att föra över fakturorna från fakturaloggen. Men det går även att sätta upp ett jobb som automatiskt överför fakturor från fakturaloggen så ofta som önskas. Fakturor som behöver ommatchas, som väntar på inleverans etc. ligger kvar i fakturaloggen. Det går att ange att automatisk ommatchning ska ske, så ofta som önskas. Fakturor kan även registreras in direkt i fakturaloggen. Samma kontroller görs som vid inläsning av en faktura från egen skanning, extern skanning eller e- fakturor. Bild måste kopplas till fakturan i detaljbilden innan den kan överföras till Mina fakturor, som är varje rolls inbox för fakturor. Mina fakturor inbox för fakturor 6

7 3.3 Roller och behörigheter I Palette knyts användare till roller för att få en smidig administration. En användare kan knytas till en eller flera roller. En fördel med roller är att det vid personalbyte bara är att lägga till en ny användare till rollen. I övrigt behålls samma rättigheter och attestnivåer. Det som finns angivet för rollen bestämmer vad användaren får göra i Palette d.v.s. vilka behörigheter och attesträttigheter rollen har. Grupperingar av användare kan göras genom att koppla flera användare till samma roll. Detta innebär att alla användare får samma faktura i Mina fakturor, men det räcker med att en användare hanterar fakturan för att den ska gå vidare i flödet. Behörighet kan styras per roll; vilka bolag, konton, objekt eller artikelsorter en roll ska ha behörighet till. Det går också att skapa behörighetsgrupper. Olika behörighetsgrupper kan innehålla olika nivåer på parametrarna, t.ex. rätt att titta i ett register, ändra, och radera. Görs förändringar för en behörighetsgrupp slår detta igenom för samtliga roller kopplade till denna. Exempel på behörighetsgrupper som kan skapas är Systemadministratör, Rolladministratör, Ekonom, Attestant, Konterare, Godsmottagare, Granskare, Avtal, Inköpare. Till en roll kopplas sedan en eller flera behörighetsgrupper. Det är summan av de behörigheter som finns i alla behörighetsgrupper kopplade till rollen, som ger rollens totala behörighet. Det går att ange tillfälliga användare, som är en användare som innehar en roll under ett begränsat tidsintervall. Det är användbart t.ex. vid sjukdom eller semester, för att slippa förfallna fakturor. Detta är ett sätt att kunna behålla sin egen användare och lösenord. Under detta tidsintervall har den tillfällige användaren precis de behörigheter som rollen har. Hela användargränssnittet i Palette är rollstyrt. Användarna ser bara de data, de konton, de fakturor etc. som rollen har behörighet till. Om t.ex. rollen inte har rättighet att makulera en faktura, så visas inte makulera-knappen osv. 3.4 Flöden/färdvägar I samband med inläsningen av fakturor till fakturaloggen tilldelas fakturan ett flödesförslag, d.v.s. i vilken ordning och till vilka roller fakturan ska skickas för hantering i Palette. Detta styrs ofta utifrån referensmatchning, d.v.s. mot vad som står som referens på fakturan. Om inget flödesförslag har hittats genom matchningsrutinen kommer det flödesförslag som står på leverantören att föreslås. Det är också möjligt att skapa upp ett nytt flödesförslag direkt i fakturabilden. Flöden i Palette är mycket flexibla och beroende på behörighet kan de ändras dynamiskt under flödet med några få knapptryckningar. 7

8 En eller flera roller kan infogas på en nivå. Det går att lägga till eller ta bort roller ur flödet och även infoga ett flödesförslag efter det befintliga flödet. Alla har dock inte behörighet att ta bort roller. Flödet kan ändras så länge fakturan inte är behandlad av samtliga roller i flödet. Det finns inga begränsningar för hur många roller och nivåer man kan ha i flödet. Vissa roller är med i flödet enbart för att kontrollera och verifiera innehållet i fakturan. Vissa roller är med för att kontera rader eller signera rader och vissa är med för att signera fakturan. Systemet har också funktionalitet för regelbaserad flödeskomplettering. Detta innebär att ni kan sätta upp regler i systemet som lägger till personer automatiskt vid vissa händelser. T.ex. om alla fakturor från en viss leverantör ska till en viss roll under en begränsad tid, om beloppet är över ett visst belopp innan de går ut i flödet. Att leta upp och ändra alla flöden som gäller för denna leverantör och sedan ändra tillbaka kan bli omfattande hantering och därför är denna funktion mycket effektiv och tidsbesparande. Flöden kan byggas upp utifrån chefsroller och attesthierarki. Det går att ange om rollen chef ska läggas till automatiskt om rollerna i flödet inte har tillräckligt attestbelopp. Faktura för utredning En faktura kan skickas via mail för information till valfri e-post adress, med t.ex. frågor till leverantören. Om en faktura måste undersökas ytterligare innan den kan signeras eller konteras kan fakturan läggas på utredning. Det går att sätta tre olika statusar för utredning; intern utredning, utredning mot leverantör och väntar på kredit. En faktura för utredning går inte vidare i flödet utan ändrar enbart status. När utredningen är slutförd signerar användaren fakturan och den går vidare i flödet. Detta ger en bra överblick över vilka fakturor som ligger hos olika personer i organisationen och också varför. Om någon hör av sig ang. en faktura går det snabbt att ge besked. 8

9 3.5 Kontering Ett konteringsförslag läggs alltid till en inläst faktura, om den inte matchas mot en order eller ett avtal som redan har kontering. Konteringsförslag kan vara kopplade till en enda roll eller generella att använda för alla roller i Palette. Det går endast att skapa nytt konteringsförslag som innehåller konton och objekt som rollen har behörighet för. En kontering kan kopieras från en tidigare faktura. Den aktuella rollen måste ha behörighet på de konton och objekt som använts på den faktura som kopiering sker ifrån. I konteringsbilden kan hela fakturan signeras alternativt enbart vissa konteringsrader. När en roll har signerat sin del av fakturan och klickar på knappen Signera, går den vidare till nästa roll i flödet. I konteringsbilden visas de konteringsrader som har blivit konterade tidigare i flödet eller enligt konteringsförslaget kopplat till flödesförslaget. Dessa går att ändra och ta bort, så länge fakturan är aktiv i systemet och förutsatt att rollen har behörighet att ändra eller ta bort. Genom att jobba aktivt med att ha bra konteringsförslag, kan man i regel få ner antalet felkonteringar och får bättre ordning i uppföljning av kostnader. 9

10 3.5.1 Periodisering Om en faktura eller del av faktura ska periodiseras kan detta göras direkt vid konteringen av fakturan. Periodisering kan göras på en eller flera rader samtidigt. När integrationsprogrammet körs kommer affärssystemet att uppdateras med informationen om periodiseringen på respektive faktura. Vad som sedan behöver anges i affärssystemet är beroende av funktionaliteten i respektive affärssystem Momshantering Palette har lösningar för hantering av EU-moms, omvänd momsplikt, bygg- och fastighetsmoms. För att underlätta hanteringen av moms finns en funktion i Palette, som utför momsberäkningen automatiskt när fakturans nettobelopp är konterad till 100 %. Beräkningen kan ske på två sätt: - Med jämn fördelning mellan konteringsraderna - fördelar momsbeloppet procentuellt mellan de olika kostnadsraderna och tar med samma objekt som kostnadsraderna med de konteringsreglerna som gäller för momskontot. - Efter konteringsradernas andel av nettobeloppet på fakturan - enligt de momskoder som angivits på respektive konteringsrad. För att underlätta hantering av moms som helt eller delvis inte är avdragsgill finns det möjlighet att koppla en objekttyp som grund för en sådan beräkning. Procentsatserna för respektive objekt kan hämtas till Palette via integrationsprogrammet mot affärssystemet eller från momskoden, som lagts upp i registret momskoder i Palette. 3.6 Granska och signera Genom att klicka på knappen Signera, så godkänner man fakturan och skriver under med sin signatur. Alternativet är att trycka på Okänd, om en faktura har kommit till fel roll av någon anledning. Det kan t.ex. vara en faktura som tillhör en annan resultatenhet och då ska signeras av annan roll. Det går i detta fall att välja att skicka vidare till nästa roll, infoga föregående roll i flödet, infoga första rollen i flödet eller skicka enligt flödesförslag. För att en faktura ska bli slutsignerad och kunna gå iväg för definitivbokning i affärssystemet måste ett antal kontroller först ske. När den sista rollen i flödet ska signera fakturan sker följande kontroller. Att fakturan är konterad till 100 %. Att alla konteringsrader är signerade. Att någon eller några roller i flödet har behörighet på belopp, som täcker fakturans totala belopp. En roll räcker, om inte det finns angivet på bolaget att fakturor över ett visst belopp kräver två attestanter. Att bokföringsdatum är en öppen period. Att det inte är slutkonterat på standard kostnadskontot som finns angivet på bolaget. 10

11 Snabbsignering Det går att snabbsignera en eller flera fakturor samtidigt, utan att gå in i respektive fakturas detaljbild. Fakturornas kryssrutor markeras då bara och användaren klickar på knappen Signera. Snabbsignering är behörighetsstyrt. Att snabbsignera en faktura innebär endast att fakturan signeras på totalbeloppsnivå. Konteringsradernas signering påverkas inte. För att en faktura ska kunna snabbsigneras krävs det att någon roll i flödet måste ha radsignerat den innan. 3.7 Påminnelser Det går ställa in att olika typer av automatiska påminnelser ska skickas för att fakturor inte ska bli liggande i flödet. Skicka påminnelse efter X dagar i inkorgen Här anger man antalet dagar som fakturan ska finnas i Mina fakturor innan det skickas ett påminnels . Påminnelserna skickas ut dagligen till rollen, tills fakturan är åtgärdad. Om en faktura ligger för utredning skickas också ett påminnels , då en annan roll lagt fakturan för utredning hos rollen. Detta görs endast en gång per faktura. Skicka påminnelse X dagar före förfallodatum Här anger man hur många dagar innan fakturan förfaller, som det ska skickas ett påminnels till rollen. Skicka påminnelser till rollbevakaren - Skicka påminnelse till rollbevakare efter X dagar i inkorgen. Man anger antalet dagar rollen kan ha fakturan i Mina fakturor utan åtgärd. Sedan erhåller rollbevakaren e- post om vilka fakturor och vilken roll det rör sig om. - Överför faktura till rollbevakaren efter X dagar i inkorgen. Ange antal dagar som en roll kan ha fakturan i Mina fakturor utan att åtgärda den. Efter det antalet dagar kommer fakturan att flyttas till rollbevakaren automatiskt. Rollbevakaren infogas i flödet på samma nivå som aktuell roll med status Utredning och flödet får status Okänd för den ordinarie rollen. Endast aktiva fakturor kan flyttas till rollbevakaren. Direktpåminnelser Här anger man om användaren ska få påminnelse via e-post direkt när en faktura, rekvisition eller utlägg hamnar i inkorgen. 11

12 3.8 Säkerhetsklassning En faktura, som inte ska vara synlig för alla roller som har tillgång till systemet, kan säkerhetsklassas. Det innebär att fakturan inte visas alls vid sökningar i Palette och är dold för alla roller som inte ingår i flödet för respektive faktura. Det går att behörighetsstyra vilka roller som har rätt att se säkerhetsklassade fakturor och har rätt att ändra status till/från säkerhetsklassad. 4 PaletteDashboard PaletteDashboard ger full överblick och kontroll över de olika modulerna i PaletteArena. En övergripande vy visar vad som ligger för behandling och utredning. Via PaletteDashboard går det att kommunicera med de anställda, dels genom att skriva informationsmeddelanden och dels genom att lägga upp dokument, t ex lathundar som hjälp för användarna. Det går att styra vilka roller som ska ha behörighet till PaletteDashboard. Det finns en mängd nyckeltal, s.k. KPIer (Key Performance Indicators) där användaren snabbt får en överblick över processen i PaletteArena. Utifrån informationen i Dashboard kan ni se hur ert arbete utvecklas över tid. Sker betalningar i tid? Hur många fakturor matchar mot avtal, inköpsorder och referens? Hur stor andel e-fakturor har vi? Detta är viktig information och starka mätetal i automatiseringsarbete. Funktionen och nyckeltalen är uppdelade på sju flikar. Inköpsöversikt. Ett diagram visas, med ackumulerade staplar, över vilken typ av beställning som hanterats i systemet (Fritextbeställning, Beställning via Intern katalog och Beställning via Extern katalog). Rapporten visar fördelningen mellan beställningstyperna och totalt antal beställningar som skapats under vald tidsperiod. Detta är viktigt att ha kontroll på om ni strävar efter att styra inköp till vissa modeller. Om ni lägger mycket tid på att importera kataloger och organisationen ändå använder fritext, så bör man kanske fundera över åtgärder. 12

13 Leverantörer 10 i topp Ett diagram visas över de tio största leverantörerna avseende fakturerat belopp eller antal fakturor i vald period. Välj en leverantör för att visa aktuella fakturor i listan och välj sedan rad för att visa detaljbilden för en specifik faktura. Kredittid och betalning Diagrammet består av en graf som visar genomsnittlig kredittid (Fakturadatum- Förfallodatum) och antal dagar som man betalar i förhållande till förfallodatum, samt en tabell som visar de tio leverantörer som får betalning för sent. Matchningstyp för fakturor Ett diagram visas över vilken typ av matchning som utförs utav fakturorna i systemet. Matchningstyperna som visas i diagrammet är de för Referensmatchning, Matchade mot inköpsorder och Matchade mot avtal. Grafen visar fördelningen av antalet fakturor matchade mot order, avtal eller referens och antalet fakturor som inkommit under den aktuella tidsperioden. Fakturor som matchar mot inköp eller avtal går att automatisera helt och här kan man se hur effektiv fakturahanteringen är. Ju mer som matchar, desto lägre kostnader för hantering av fakturor i organisationen. E-faktura andel Ett diagram visas över vilken typ av faktura som hanterats i systemet. Fakturatyperna som visas i diagrammet är Skannad faktura och E-faktura. Rapporten visar fördelningen mellan inkommande e-fakturor mot andelen skannade fakturor och visar antalet fakturor som inkommit under den aktuella tidsperioden. Med denna rapport ser man enkelt om hanteringen går mer och mer mot kostnadseffektiva e-fakturor, utan att behöva lägga ner resurser på att få fram och sammanställa informationen på annat sätt. Betalningsöversikt Ett diagram visas med staplar över belopp som förfaller på respektive datum. Flödesöversikt Här visas statistik över alla fakturor i de bolag ni har behörighet på och för de olika moduler ni har licens för. Varje gång fliken Flödesöversikt aktiveras hämtas den senaste informationen. Antal transaktioner för de olika modulerna som finns i systemet visas. Ni ser transaktioner som ligger för signering, är avslutade eller ligger för utredning. Genomsnittlig handläggningstid Här beräknas den genomsnittliga handläggningstiden för alla de moduler dina roller har behörighet till. Tabellen visar den aktuella användarens genomsnittliga behandlingstid för samtliga roller och de dokumentstyper som användaren/rollerna har tillgång till. Detta kan sedan jämföras med systemets totala genomsnittliga behandlingstid. 13

14 5 PaletteOrdermatching Genom att använda PaletteOrdermatching kan ni automatisera processen så långt det är möjligt. Inköpsordermatchning i Palette kan utföras på olika sätt och med varierande komplexitet. Matchning kan göras mot inköpsorder skapade i PaletteBuyer eller mot integrerade inköpsorder från ett externt ordersystem. Det är möjligt att parametersätta Palette på olika sätt för att klara av att utföra automatisk matchning av fakturor mot inköpsorder. Om automatisk matchning inte lyckas kan man matcha manuellt. Orderfakturor kan matchas på totalnivå eller på radnivå. Det går att ange per leverantör på vilket sätt matchning ska ske och då görs matchningen automatiskt på detta sätt. I fakturaloggen matchas fakturor mot inköpsorder om det finns ordernummer/följesedelsnummer på fakturan från fakturafångsten. Generellt går det att säga att fakturan radmatchas om det finns fakturarader med ordernummer/följesedelsnummer och totalmatchas om det enbart finns ordernummer/följesedelsnummer i fakturahuvudet och inga fakturarader på fakturan. När beställningen har levererats görs en inleverans i systemet. Inkommande faktura matchas nämligen enbart mot inlevererade produkter. Det går att ange om inleverans ska ske automatiskt för en rekvisition, rad eller leverantör. Det finns möjlighet att sätta avvikelsetoleranser för om automatisk matchning är möjlig - uppåt och neråt för totalbelopp, momsbelopp och procent. Dessa avvikelser kan anges generellt för bolaget eller per leverantör. Färgkodning i fakturaloggen visar tydlig hur utfallet av matchningen blev. Matchningen i Palette är mycket flexibel. En faktura kan innehålla poster från flera inköpsorder och en inköpsorder kan matchas mot fler olika fakturor, oavsett om de är helt eller bara delvis levererade. Genom att använda matchning slipper ni hantera ett inköp två gånger, i de fall matchningen är korrekt. Låt systemet kontrollera informationen åt er och larma vid avvikelser. I denna hantering får ni också kontroll över hur väl en viss leverantör levererar mot beställning, vilket är bra information inför omförhandling av avtalet. 14

15 5.1 Matchning på totalnivå För att en faktura ska kunna kopplas samman med en inköpsorder krävs det att faktura och order tillhör samma bolag och har samma ordernummer/följesedelsnummer. Totalmatchning görs om dessa uppgifter finns på fakturahuvudet och inga fakturarader hittas. Det sker också en kontroll mot det inlevererade antalet. Kontroll görs om fakturans belopp och orderns belopp överensstämmer med de beloppskriterier i valuta och procent, som satts upp. Fakturan blir då fullt matchad och ärver konteringen från ordern. 5.2 Matchning på radnivå För matchning på radnivå krävs det, förutom att faktura och order tillhör samma bolag och har samma ordernummer/följesedelnummer, att fakturarader ska finnas på fakturan. Fakturaraderna kan komma via en e-faktura, skannas med radtolkning eller matas in manuellt i fakturaloggen för en enskild faktura. Fakturan blir fullt matchad om det stämmer överens med den orderrad den matchas mot, inom de avvikelser i belopp eller procent som finns angivet för bolaget eller leverantören. Det sker också en kontroll mot det inlevererade antalet på orderraden. Kontroll av inlevererat antal sker även vid totalmatchning. Inlevererat antal måste vara större än eller lika med det fakturerade antalet på fakturaraden. En faktura som matchas på radnivå kan också delvis matchas. En fakturarad som inte kan matchas inom godkända avvikelser får status leveransavvikelse, prisavvikelse eller övrig avvikelse. Flera olika värden kan användas för att identifiera en korrekt orderrad. Om inte artikelnummer finns, så kan enhet, artikel, pris, beskrivning etc. användas för att identifiera rätt orderrad. 6 PaletteContract PaletteContract är en elektronisk avtalsdatabas med flera funktioner. Med alla avtal arkiverade på ett och samma ställe lättillgängliga och sökbara - får ni full översikt och kontroll. Det går snabbt och enkelt att ta fram underlag för omförhandling av avtal. PaletteContract påminner användarna om när ett avtal ska hanteras, vad som ska åtgärdas samt har ett regelverk och ett behörighetssystem som talar om hur hanteringen ska gå till. Periodiska fakturor kan matchas automatiskt mot avtal och gå direkt för betalning i affärssystemet. Avtalen skannas in och kompletteras med relevant information som avtalstider, villkor, kontaktpersoner, bilagor och övrig information. Avtalet konteras och signeras, för att göra det möjligt att sedan kunna matcha automatiskt mot inkommande faktura. Med automatisk påminnelsehantering bevakas avtal för viktiga händelser som till exempel omförhandling, förlängning och avslut. Genom påminnelserna behöver ni inte riskera att missa att säga upp ett avtal i tid, med det kostnader som det innebär. 15

16 En faktura, som är kopplad till ett avtal avseende periodiska fakturor, kan alltså automatiskt matchas mot detta i fakturaloggen och därmed gå direkt till betalning utan vidare behandling. Fakturan stäms av mot det avtalade beloppet. Det avtalsnummer som finns angivet i fakturaloggen matchas mot ett upplagt avtalsnummer i PaletteContract. Avtalsnumret kan komma från fakturafångsten för automatisk matchning men kan också anges manuellt i fakturaloggen Exempel på periodiska fakturor är hyres-, leasing-, telefon- och elfakturor. Det går att styra rättigheterna för såväl avtalshantering som bilagehantering och informationsuttag via rapporter. Avtal kan säkerhetsklassas, vilket innebär att avtalet inte visas vid sökningar i Palette och är dolt för alla roller som inte ingår i flödet för respektive avtal. Det går också att behörighetsstyra vilka roller som har rätt att se säkerhetsklassade avtal, oavsett om de är med i flödet eller inte. 7 PaletteMobile och Palett Med Palett och PaletteMobile kan användarna hantera sina fakturor oavsett var de befinner sig, vilket är extra viktigt vid t.ex. bokslut och semesterperioder. Det är lika enkelt att hantera sina fakturor via mail eller i mobilen, som på kontoret. Tekniskt sett betyder det att användarna av dessa moduler behöver ha access till Palette-installationen. Detta kan lösas på olika sätt genom att publicera Palette-installationen eller ge användare tillgång via t.ex. VPN. 7.1 PaletteMobile För att kunna använda PaletteMobile krävs endast en mobiltelefon med access till Internet. Användaren får en länk till PaletteMobile och loggar in som vanligt i systemet. PaletteMobile är en webbapplikation designad för alla typer av mobila enheter oavsett om det handlar om Ipad, Iphone, Android. Gränssnittet är enkelt och översiktligt och användarens fakturor visas i inkorgen, där de kan sorteras på t.ex. datum. Det finns möjlighet att snabbsignera flera fakturor på en gång eller att öppna en faktura för att se mer detaljer. All information om fakturan visas såsom fakturabilden, kontering och fakturans färdväg. Kommentarer kan läggas till och flödet kan ändras. Om en faktura har kommit till fel roll av någon anledning går det att markera den som Okänd. Det kan t.ex. vara att en faktura tillhör en annan resultatenhet och då ska attesteras av annan roll. Det går även att lägga till kommentarer till fakturan i fritext för att vidarebefordra viktig information om fakturan till övriga roller som finns i fakturans flöde. 16

17 7.2 Palett Användaren kan även välja att hantera sina fakturor via mailklienten. En direktpåminnelse skickas från systemet så snart det kommer nya fakturor att behandla. Dessa påminnelser kan vara av två typer, ren information eller attestmail. Attestmailen innehåller övergripande information om fakturan och dess kontering samt en PDF med fakturabilden(er). Om informationen är korrekt signeras fakturan med en knapptryckning. Om något behöver justeras öppnar man fakturan genom att klicka på fakturalänken, varvid Palette öppnas och det går att arbeta vidare med fakturan. 8 PaletteSupplierPortal PaletteSupplierPortal är en webbaserad informationsportal och genom att ni som Palettekund använder denna produkt kan ni ge era leverantörer tillgång till information om deras fakturor. Leverantörerna kan enkelt se hur långt i flödet fakturan har kommit och de kan också skicka meddelanden elektroniskt. Genom att dela information med era leverantörer stärker ni samarbetet och blir samtidigt effektivare. PaletteSupplierPortal erbjuder leverantörerna ett enkelt sätt att själva generera och skicka in webbfakturor eller kreditnotor, som inte kräver skanning eller inmatning av data. Fakturor och kreditfakturor kan skapas med eller utan fakturarader och fakturabild. Det går även att kopiera fakturor. Om leverantören skriver in en kommentar på fakturan i PaletteSupplierPortal, skickas ett mail till kontaktpersonen på företaget med information om detta. Det går att ange om kommentarer som lagts till i en faktura i PaletteInvoice ska vara synlig för leverantören i PaletteSupplierPortal. 17

18 9 Rapporter Palette innehåller en mängd olika standardrapporter. Urvalen som görs i rapporterna sparas till nästa gång användaren går in i samma rapport. Rapportresultatet kan med bara en knapptryckning överföras till Excel för vidare bearbetning. För att komma åt de olika standardrapporterna krävs att rollen är kopplad till en behörighetsgrupp som har behörighet för de aktuella rapporterna. Exempel på standardrapporter: Visa fångade fakturor Loggrapport, som visar de fakturor och de värden som kommer från fakturafångsten. Det går också att söka fram information om vilka fakturor som har raderats i fakturaloggen. Visa faktura Denna rapport har alla roller användning för. Den visar vilka fakturor som finns i Palette. Rapporten kan t.ex. användas för att se var fakturor befinner sig i samband med bokslut eller om en leverantör undrar när en faktura blir betald. Saldobalans Rapporten gör det möjligt att ta fram saldon per konto och objekt. Det är då möjligt att stämma av fakturor i Palette mot huvudbok i affärssystemet. Faktura behandlingsdagar I rapporten beräknas och visas behandlingsdagar per leverantör och ger svar på hur många dagar det tar för en faktura, från det att den anländer till första rollen till dess att samtliga roller har behandlat fakturan. Det går också att identifiera om en viss leverantörs fakturor tar extra lång tid att behandla och vad detta kan bero på. Flaskhalsar Här beräknas antal behandlingsdagar, dvs hur många dagar det tar för en faktura från det att den anländer i en rolls Mina fakturor, till dess att rollen har behandlat fakturan. Dessutom visas den genomsnittliga behandlingstiden för fakturor per roll. Betalningsprognos Rapporten visar belopp som förfaller för obetalda fakturor, d.v.s. de fakturor som saknar betaldatum, i valt tidsintervall; Dag, Vecka, Månad. Flödesstatus Rapporten visar hur många fakturor och dess status som finns hos respektive användare uppdelat per roll. Leverantörssaldo Rapporten gör det möjligt se statistik över antal fakturor per leverantör och att ta fram detaljinformation över definitivbokade fakturor per leverantör. 18

19 Matchningsstatistik I den här rapporten kan man ta del av statistik över matchningar på e-fakturor. Rapporten är tänkt att användas som underlag för att förbättra den automatiska matchningen, för att uppnå så stor andel automatmatchade fakturor som möjligt. Fakturor ska om möjligt hamna i ett så korrekt flöde som möjligt eller så ska de direkt till definitivbokning om parametrarna på bolaget anger det. 10 Integration mot affärssystem PaletteArena är konstruerat för att integrera med alla typer av affärssystem. Vi har gjort integrerade processlösningar för cirka 50 olika affärssystem. ERP Integrationsgränssnittet för Palette erbjuder flera olika sätt för integration. Integrationsgränssnittet består av ett antal kötabeller, där all data lagras temporärt på vägen mellan Palette och det integrerade affärssystemet/-systemen. SOAP Palette WebService (PWS) Stored Procedure Flat file XML Files/FTP och val De integrationstekniker som används i Palette är följande. Lagrade procedurer Textfiler, tabb-avgränsade XML-filer Web Service SQL Server Queue Tables Palette Environment Palette Maintenance Service (PAMS) Principen är att affärsystemet tabeller (registerdata) underhålls i affärssystemet och överförs till Palette, som har sin egen kopia. Tabeller överförs åt ett håll från affärssystemet, medan faktura- och inköpsorderdata och leveranser regelbundet synkroniseras mellan Palette och affärssystemet, så att båda systemen visar samma information. När en faktura har betalats i affärssystemet kan betalningsdatum returneras till Palette. Betalningsdatum kan då visas i rapporter och är också ett av tillgängliga sökbara kriterier. Data som lagras i kötabellerna överförs till Palette genom Palette Maintenance Service (PAMS). All data som processas via PAMS valideras mot affärsreglerna i Palette Arena. Om något inte passerar dessa valideringssteg markeras det med ett felmeddelande. Dessa händelser loggas i loggmenyn i Palette Master. 19

20 PAMS hanteras i gränssnittet i Palette Master, där varje uppgift loggas. För att förenkla utbytet mellan Palette och affärsystemet finns också möjlighet att lagra login-detaljer och kontrollinformation avseende integrationen, i databasen i Palette Master Tabeller Tabeller överförs åt ett håll, från affärssystemet till Palette, med önskad periodicitet. Data i vissa tabeller måste överföras oftare än andra av praktiska skäl, t.ex. leverantörstabellen. Alla tabeller kan även hanteras i Palette, varför integration av tabelldata inte är ett krav. De tabeller som kan överföras är följande: Beskrivning Företag (juridiska personer) Kalender över icke bankdagar Konton Typ av tillgång Anläggningstillgångar och utrustning Leverantörer Leverantörers bankkonto Momskod Typ av objekt (max 8) Objekt för varje objekttyp Bokföringsperiod Kötabell CompanyQueue HolidayQueue AccountQueue AssetTypeQueue AssetQueue SupplierQueue SupplierBankAccountQu eue VatCodeQueue ObjectTypeQueue ObjectQueue PeriodQueue Sambandsregler mellan konton och objekt CodeRelationQueue Växelkurs Artiklar för inköp Varugrupper för produkter Användare och roller CurrencyQueue ItemQueue CommodityQueue UserProfileRoleQueue 20