3C:Basware Purchase Management (PM) Satsa på några få istället!

Transkript

1 A Basware Presentation 3C:Basware Purchase Management (PM) Satsa på några få istället! Mia Lenman 6:e okt 2011

2 Agenda Varför skall vi ha ett elektroniskt inköpssystem? Inköpsprocessen Fokus på kontroll, spårbarhet och automatisering Kort demonstration av lösningen

3 Basware är ledande på ehandel! Basware är utpekad som ledande inom ehandel av oberoende analysfirma i mars 2011* Forrester evaluated Basware as providing a "leading P2P solution" and listed Basware s main strength as "its focus on the complete process" and "invoice automation even for non-po purchases" as well as liking Basware s open network strategy because "it enables customers to connect more quickly with their supplier base. Instead of trying to persuade vendors to use yet another self-service portal, Basware lets them simply add the new customer to their existing ecommerce solutions." 3 * The Forrester Wave(TM): eprocurement Solutions, Q report

4 Basware Purchase Management Ett automatiserat och användarvänligt inköpssystem för inköp av indirektmaterial Ger full kontroll över alla icke strategiska inköp Helt integrerat (delar databas) med Basware Invoice Processing och ger en bra matchning mellan order och faktura. Hanterar både fritext, katalog och punch out och planbaserade inköp. 4 En inköpslösning är ett värdefullt verktyg för att uppnå kontroll över inköpsprocessen, men ett tydligt ägarskap, viljan att förändra, förmågan att driva projektet långsiktigt är nödvändigt för framgång.

5 Varför skall vi ha ett elektroniskt inköpssystem?

6 Se till att informationen finns där den behövs och används! Var hittar jag varan och vem är leverantören? Kan jag själv beställa Vem godkänner? Vilka leverantörer bör jag egentligen handla med? Hur ska jag sända ordern? Brev, Telefon, Fax? Var finns rekvisitions formulär? Vilka rabattsatser gäller med respektive leverantör? Var köpte jag varan senast och vad kostade den? 6 Vad kostar varan/ tjänsten?

7 Områden för besparing Kontroll & enlighet med interna regler Kostnadsbesparingar Effektivisering i organisationen Rapportmöjligheter Godkännande Loggning Spårbaret Intern posthantering Kopiering av faktura Påminnelser Antal leverantörer Uteblivna rabatter Manuell matching av inköpsorder Många olika beställningsrutiner Återsökning Hantering av kontering

8 Rätt beställare köper rätt vara till rätt pris från rätt leverantör = Du sparar pengar! Automati -sering Kontroll Effektivit et

9 Verksamhetens behov För att genomföra en lyckad inplementering måste vi förstå användarnas behov Slutanvändare Avdelningschef/ansvarig Göra inköp snabbt, enkelt och effektivt Hitta rätt sortiment Återsöka egna rekvisitioner och hitta rätt information Kontroll på eget kostnadsställe Kontroll över förbrukning Budgetuppföljning Inköpsavdelningen Ekonomiavdelningen Kontroll över inköpen Kontraktshantering Avtalslojalitet Eliminera vilda inköp Enhetlig beställningsrutin 9 Kontroll på budget Transparent rapportering Automatisk fakturahantering

10 Inköpsprocessen elektroniskt!

11 Olika inköpsmetoder Med ett bra verktyg får vi stöd för många olika typer av inköp Kataloginköp Elektoniska kataloger ifrån leverantörer som ger bra kontroll på inöp Ex kontorsmaterial, IT, förbrukning mm Punch-out eller externa kataloger Slutanvändaren blir lotsad till leverantörens webshop Ex böcker, arbetskläder, uthyrning mm Fritext Icke-standardiserade inköp av produkter eller tjänster, engångsinköp Planbaserade inköp På förhand godkända kampanjer eller projekt. 11

12 Fokus på automatisering Leverantörer Basware Connectivity - ehandelsplattform Interna kataloger och Punch-out Ordrar Periodiskfaktura inköpsfaktura Skanning efaktura Omkostnadsfaktura Rekvisition Godsmottag Distribution Kontroll Matching Godkännande Beställning Kontroll och överföring Godkännande Avtal Inköpsorder (direktmateial) Bokföring Kontering Betalning Kontoplan Leverantörsregister Projekt 12 Inköp ERP Ekonomi

13 Demonstration

14 Frågor?