Samverkansdag 27 sep. Låt dig inspireras till att öka e-handeln Siw Rehn Försäkringskassan Åsa Sjödin Statens servicecenter

Transkript

1 Samverkansdag 27 sep Låt dig inspireras till att öka e-handeln Siw Rehn Försäkringskassan Åsa Sjödin Statens servicecenter

2 Agenda Introduktion/presentation och mål med dagen Hur kan vi öka e-handel tips och råd SSC e-handelstjänst Tips, stödmaterial

3 Överblick av områden E-handla tjänster SSC e-handelstjänt Ledningens stöd i e-handelsarbetet Argument för e-handel Samarbete e-handel, inköp/upphandling och ekonomi Att tänka på vid upphandling Vad är svårt att e-handla idag?

4 Faktura klar E-handla tjänster Byggklossar som kan kombineras för att nå en effektiv lösning Ordermatch Frågor att besvara: HUR ska tjänsten, beställas, levereras, kvitteras och faktureras samt följas upp? (Detta påverkar både upplägg och bemanning) Krävs orderbekräftelse från leverantören? (Detta påverkar leverantörsanslutning, kraven som ska ställas och bemanning) Ordermatchning per rad eller fakturatotal? Avvikelsehantering, avvikelseansvarig? Hur gör man konkret, exempel? Faktura Leveranskvittens Leverans Order till leverantör Attest Beställning

5 Process för avrop/beställning av konsulter som föregås av FKU

6 Beställningsunderlag i form av standardiserat formulär för fritextbeskrivning av tjänsteuppdrag med bifogad offert eller motsvarande Beställningsunderlag i form av standardiserat formulär med tillhörande specifik information om tjänsteuppdraget. (Strukturerad extra kommentar) Exempel på formulär Leverantören bekräftar order i leverantörsportalen Beställaren godkänner orderbekräftelsen = Avropsavtal tecknat.

7 Exempel på order

8 SSC e-handelstjänst SSC ansvar Ansvara för uppsättning och underhåll statliga gemensamma ramavtal (integration, egenhanterade kataloger, felhantering, katalog- och prisuppdateringar) Stöd vid uppsättning kundunika leverantörsavtal (integration, egenhanterade kataloger) Ansvar för underhåll av teknisk integration (gemensamma och kundunika integrationer) Test vid leverantörsanslutning (integrationer) Skapar fritextformulär (underlag från kund) Utbildning (gemensamma och kundunika) Stödmaterial och handledningar på Portalen Ärendehantering enligt SLA

9 SSC e-handelstjänst Kund ansvar Beställa anslutning till gemensamma leverantörsavtal Beställa kundunik integration (ansvara för leverantörsdialog) Hantera och underhålla kundunika ramavtal (integration och egenhanterade kataloger, felhantering, katalog- och prisuppdateringar) Medverka i tester Felanmäla tekniska fel i integrationer till SSC Leverantörsdialog vid felaktiga uppgifter i fakturor

10 Ledningens stöd i e-handelsarbetet Ledningens kärnfrågor och inriktning för verksamheten Hur kan e-handeln bidra till verksamhetens mål? Effektivare inköp med e-handel Sponsor på hög nivå Ledningsbeslut om: Målbild/inriktning Nyckeltal Resurser Uppföljning (rapporter)

11 Argument för e-handel Bättre kontroll över inköp och kostnader samt möjlighet att neka ett köp Fantastisk överblick över hela flödet Vem, vad och var vi handlar samt för hur mycket Vilka kostnader kan man kapa med e-handel? Köpa varor/tjänster från godkända leverantörer till avtalade priser Öka avtalstroheten genom avtal i e-handelstjänsten Öka prismedvetenheten genom minikataloger Automatisk hantering av fakturor, ordermatchning Allt som stämmer matchas automatiskt av systemet Avvikelser är guld värt, ger kontroll o möjlig effektivisering Miljövinster

12 Styrning och kontroll Exempel på statistik från Vismas rapportgenerator: Statens servicecenters kunder (exklusive Försäkringskassan) unika order kr/order i genomsnitt kr i sammanlagt ordervärde sedan starten 2013 Försäkringskassan unika order kr/order i genomsnitt kr i sammanlagt ordervärde sedan starten 2014

13 Samarbete e-handel, inköp/upphandling och ekonomi Presentation av e-handel för inköp/ekonomi Gemensam målbild, nyckeltal Gemensamma möten E-handel som ett område i upphandlingsprocessen Standardformuleringar, mallar med alternativa texter för krav på e-handel av varor och tjänster samt kombinationer Besluta om minimikrav för e-handeln

14 Att tänka på vid upphandling Vad vill vi åstadkomma? HUR ska beställning göras från avtalet? Anpassa prismodeller så att de går att e-beställa Finns mallar med alternativa texter som kan användas för varor, tjänster eller kombinationer? Alternativ för leverantörerna att välja på, allt från order via e- post till en teknisk integration, exempelvis punch-out. När kommer e-beställningen in? Se hela e-handelsflödet vid information till berörda internt

15 Vad är svårt att e-handla idag? Resor försök att matcha faktura mot abonnemang pågår Dagspriser Annat?

16 Tips, stödmaterial Statens servicecenter extern webb Portalen Statens servicecenter (befintliga kunder kräver inlogg) SFTI - e-handel SFTI krav vid upphandling SFTI film om e-handel Upphandlingsmyndigheten e-handel Digitaliseringsmyndigheten e-handel