Overgang fra IP/Contempus til Alusta. Anders Helle, Buster Olsborn

Transkript

1 Overgang fra IP/Contempus til Alusta Anders Helle, Buster Olsborn

2 Alusta - 42 kunder ble migrert fra IP/Ci i 2015 og Q (globalt) - Så langt er 15 Norske kunder migrert fra eksisterende IP eller Contempus Invoice løsning til Alusta

3 Alusta SaaS - SaaS vs Onsite onsite installasjon - Tydelig trend markedet etterspør nå SaaS løsninger, og i stadig mindre grad onsite installasjoner - 78% av produksjonssettingene i 2016 vil være SaaS (basert på gjennomførte + planlagte go-lives)

4 Alusta SaaS - Fordeler ved SaaS løsning o Alltid på siste versjon. Månedlig oppgradering inkludert o Enklere å aktivisere tilleggsmoduler som Analytics, Purchase, Plan Match eller, Ordre Match o Raskere implementeringstid o Ingen intern server-drift o Dedikert globalt team som planlegger, gjennomfører, og følger opp oppgradering for alle kunder

5 Metoder for migrering - Tradisjonelt prosjekt o Full scoping og løsningsdesign i starten av prosjektet - Alusta transformering o Ny modell basert på våre erfaringer med migrering til Alusta o Standardisering o Holde kostnadene nede

6 Prosjektmetodikk

7 Prosjektmetodikk

8 Kjør flere faser

9 ALUSTA TRANSFORMERING 1. Process for transformation from IP/Contempus to Alusta P2P Analysis of existing system 4. User acceptance testing, and change request implementation 5. Go-live preparations 2. Configuration of new system 3. Training and review workshop of new solution 6. System in productive use 9

10 Fordeler - Alusta transformering - Analyse av eksisterende løsning basert på god kjennskap til kunde/løsning. Evaluering av eksisterende tilpasninger - Ny løsning basert på eksisterende prosesser kombinert med ny best practice - Raskere implementeringstid - Holde kostnadene nede - Fremtidsrettet og supportert plattform

11 Spørsmål og svar

12 THANK YOU Anders Helle

13 Alusta transformation LRF erfarenheter Anders Helle, Buster Olsborn

14 LRF AFFÄRSIDÉ LRF Konsult utvecklar och säljer tjänster och rådgivning inom ekonomi, juridik, affärsrådgivning och fastighetsförmedling som förenklar för ägarledda företag. Ekonomi & Skatt Juridik Affärsrådgivning Fastighetsförmedling lrfkonsult.se

15 Ekonomi & Skatt Juridik Affärsrådgivning Fastighetsförmedling LRF TJÄNSTER Ekonomi & Skatt Redovisning Bokslut och deklaration Företagsekonomi, Lön, Skatt Juridik Familjerätt Affärsjuridik Fastighetsrätt Generationsskifte Affärsrådgivning Företagsledning Ekonomistyrning Affärsutveckling Fastighetsförmedling Fastighetsförmedling Värderingar Skogsbruksplaner Ekonomi & Skatt Juridik Affärsrådgivning Fastighetsförmedling lrfkonsult.se

16 LOKAL NÄRVARO Det som skiljer LRF från andra rådgivare är att LRF kan erbjuda den stora organisationens erfarenhet och resurser i kombination med LRFs lokala närvaro. Drygt 130 kontor från Trelleborg i söder till Luleå i norr Ca medarbetare Omsätter ca 1 miljard Ingår i LRF-koncernen Affärssystem Maconomy Ca 250 användare i Alusta Ca fakturor per år, hälften är e-faktura Ekonomi & Skatt Juridik Affärsrådgivning Fastighetsförmedling lrfkonsult.se

17 LRF KONSULT & BASWARE LRF konsult har varit kund till Basware sedan 2009 Köpte då IP och tillhörande CM modul Har även Scanningstjänst och e-faktura via Basware sedan 2009 Har bedrivit aktiveringsprojekt för att öka endelen e-faktura under 2015 Ekonomi & Skatt Juridik Affärsrådgivning Fastighetsförmedling lrfkonsult.se

18 NYTT FAKTURAHANTERINGSSYSTEM HÖSTEN IP sedan Byte av server - Uppgradering av befintligt system eller byta till nytt? - Policy gå mot molntjänster, slippa egna uppgraderingar och förvaltning av egna servrar - Kort tidplan hinna mellan uppgradering av Maconomy och årsbokslut med befintlig personal Ekonomi & Skatt Juridik Affärsrådgivning Fastighetsförmedling lrfkonsult.se

19 TRANSFORMATIONSPROCESS 1. Process för transformering ifrån IP till Basware P2P Analys av befintligt system 4. UAT och implementatio n av eventuella tillägg 5. Produktions förberedelser 2. Konfigurering av nytt system 3. Utbildning och workshop med genomgång av nytt system 6. Produktionssättning Ekonomi & Skatt Juridik Affärsrådgivning Fastighetsförmedling lrfkonsult.se

20 GENOMFÖRANDET Tight tidplan för att hinna innan årsskiftet och årsbokslut, ca 10 veckor Basware tog fram förslag utifrån nuvarande system och anpassningar för att transformera till Alusta men ändå med standardutförande Projektgrupp: En projektledare och tre erfarna användare av IP, en IT-resurs Utbildning 1 dag och workshop 1 dag i anslutning till varandra Fas 1 och 2 Acceptanstester under ca 2 veckor Förberedelser för produktionssättning Information internt till användare Egen support till användarna för att fånga upp problem Ekonomi & Skatt Juridik Affärsrådgivning Fastighetsförmedling lrfkonsult.se

21 PROJEKTPLANERING sep 28 - okt 2 Planning and definition (1 week) okt 5 - okt 16 Initial configuration (2 weeks) okt 19 - okt 23 System testing (1 week) okt 26 - okt 30 Training and review (1 week) nov 2 - nov 13 Integration configuration and additional changes (2 weeks) nov 16 - nov 27 Customer acceptance testing (2 weeks) nov 30 - dec 4 Production preparation (1 week) dec 7 - dec 11 Handover to support and closing (1 week) Kick off sep 23 System ready for presentation okt sep okt nov dec Today Go-Live dec

22 UTMANINGAR Information till användarna Införande av ny rutin, fyra-ögons-princip Manuellt arbete vid uppsättning av användare, behörigheter mm Ny rutin bara aktiva användare i systemet Inloggning för användarna, SSO Hur användarna hanterar förändring Ekonomi & Skatt Juridik Affärsrådgivning Fastighetsförmedling lrfkonsult.se

23 ERFARENHETER Effektiv projektmodell Höll tidplanen Egen support, snabbt fångade upp problem och lärde oss systemet Mer rådgivning och vägledning från Basware Mer utbildning eller fler tillfällen, för komprimerat, eller Basware på plats vid produktionssättning Alltid bra med fysiska möten i projekt Mer information till användarna, upprepa information Ekonomi & Skatt Juridik Affärsrådgivning Fastighetsförmedling lrfkonsult.se

24 NULÄGE Användarna nöjda, lärt sig systemet Migrering pågår Nya appen, mobil kontering och attest Analytics Kvartalsvisa möten med Customer Service Manager Ekonomi & Skatt Juridik Affärsrådgivning Fastighetsförmedling lrfkonsult.se

25 THANK YOU Buster Olsborn