Så skickar ni elektroniska fakturor till

Transkript

1 Så skickar ni elektroniska fakturor till Basware Corporation Copyright Basware Corporation All rights reserved

2 Information till leverantörer 2 (5) Bästa leverantör, kan ta emot e-fakturor via Basware. Detta dokument innehåller viktig information för er och er e- fakturaoperatör samt beskriver steg för steg hur ni kommer igång. Vårt mål är att minska kostnaderna både för oss som företag och för er som leverantör. Vidare bidrar elektronisk fakturahantering till en förbättrad miljö. För att kunna skicka elektroniska fakturor behöver ni ha en e-fakturaoperatör. Om ni för närvarande inte har möjlighet att skicka e-fakturor, kontakta gärna Basware på activation.services@basware.com så hjälper de er att hitta en lösning. Gör så här: STEG 1. Kontakta er e-fakturaoperatör Om ni redan anlitar en e-fakturaoperatör/van, be denne kontrollera att samtrafikförbindelse existerar med Basware och delge operatören detta dokument. STEG 2. Skapa en testfaktura Nästa steg är att skapa en testfaktura. Säkerställ att alla obligatoriska fakturafält (avsnitt C) finns med och var extra observant på s krav om att beställarens referens ska finnas angivet. Det är även önskvärt att ni under testfasen indikerar att det handlar om en testfaktura genom att skriva TEST någonstans i fakturafälten, lämpligen på huvud och radnivå. Vänligen ange Beställarens referens som K00131 och Beställare som Anna Hansson under testfasen. STEG 3. Skicka testfakturan a) Be er operatör att de skickar/routar testfakturan till via Basware som verifierar och konverterar fakturan i enlighet med uppställda krav. b) Vänligen informera samtidigt s kontaktperson via e-post e-faktura@jm.se när ni skickar testfakturan. STEG 4. Feedback från granskar testfakturan och godkänner er för påkoppling av skarpa e-fakturor alternativt ber er justera testfakturan och upprepa steg 2 och 3. STEG 5. Börja sända e-fakturor Vänligen meddela s kontaktperson via e-postadress e-faktura@jm.se när ni har skickat er första produktionsfaktura. Han/hon kommer då att kontrollera att fakturan mottagits på ett korrekt sätt. Vid eventuella felaktigheter kan det bli nödvändigt att återgå till testfas. Om ni eller er e-fakturaoperatör har frågor eller behöver hjälp, tveka inte att kontakta Basware på activation.services@basware.com. De kommer att göra allt de kan för att hjälpa er! Med vänlig hälsning,

3 Information till leverantörer 3 (5) A. ALLMÄN INFORMATION KRING E-FAKTURA TILL 1. Fakturatyper Giltiga fakturatyper är debetfakturor, kreditfakturor och räntefakturor. Noll-fakturor accepteras inte. 2. Samlingsfaktura kan elektroniskt ta emot både enkla fakturor och samlingsfakturor. har som krav att fakturering ska ske på samma sätt elektroniskt som tidigare skett via pappersfaktura. Det betyder att om samlingsfaktura idag skickas i pappersform så ska samlingsfaktura även skickas i elektroniskt format. Om detta inte är möjligt, vänligen kontakta enligt kontaktuppgifter nedan innan ni går vidare. 3. Format Godkänt format styrs genom samtrafikavtalet mellan er e-fakturaoperatör och Basware, vilket vanligtvis är det format som er e-fakturaoperatör kan hantera. 4. Fakturabild Fakturabilder ska bifogas i PDF- eller TIFF-format. Om det inte bifogas någon fakturabild, eller om den är i ett annat format, genereras en standardiserad fakturabild. 5. Bilagor behöver även i fortsättningen få in eventuella bilagor tillsammans med fakturan. Om er e- fakturalösning inte stödjer detta så ta kontakt med innan ni går vidare. Godtagna filformat för bilagor är TIFF, PDF och HTML. Om ni önskar sända bilagor i annat format, vänligen kontakta Basware. B. E-FAKTURAADRESSER OCH OPERTÖRS ID Basware är den e-fakturaoperatör som levererar e-faktura till. Operatör Basware Corporation Operatörs ID BAWCFI22 Vänligen försäkra er om att ni har rätt e-fakturaadress/ovt i fakturan. Fakturor utan giltig e-fakturaadress kommer inte att kunna nå. Se aktuell bolagsförteckning och e-faktureringsadresser på C. OBLIGATORISK INFORMATION PÅ E-FAKTUROR TILL Vänligen säkerställ att följande typer av information finns med på era e-fakturor till. Merparten av informationen är lagstadgad, medan de övriga fälten är tvingande för att möjliggöra automatisk fakturahantering hos. Tvingande information Leverantörens e-fakturaadress Leverantörens namn Leverantörens adress Leverantörens organisationsnummer Leverantörens kontonummer Leverantörens e-fakturaadress/ovt T.ex bankgiro eller plusgironummer, IBAN & SWIFT/BIC

4 Information till leverantörer 4 (5) Godkänd för F-skatt Leverantörens VAT nr Kundens e-fakturaadress Kundens namn Kundens adress Beställarens referens Beställare Fakturanummer Fakturadatum Förfallodatum/Betalningsvillkor Fakturabelopp brutto Fakturabelopp netto Valuta Debetfakturans nr Omvänd betalningsskyldighet VAT nr För varje produktrad: Kontraktsnummer Ordernummer Övrig information: Huvudbokskonto Nollfakturor e- fakturaadress. Se avsnitt B ovan. Namn på beställande företag Kundens faktureringsadress Leverantörsfakturor som skickas till ska alltid innehålla en referens om projektnummer (6 siffror) inkl. projektelement (exempel P ), kostnadsställe (exempel K00033) eller förvaltarenhet (Exempel F00020) För- och efternamn på s beställare Fakturabelopp inklusive moms Fakturabelopp exklusive moms Valutakod, t.ex. SEK/EUR/PLN Ska alltid anges på kreditfaktura Ange texten Omvänd betalningsskyldighet på fakturan om det är aktuellt. Ange VATnr till beställande företag vid omvänd betalningsskyldighet. Om kontraktsnummer existerar ska denna information finnas med i fakturainformationen. Se avsnitt D nedan. Om Ordernummer existerar ska denna information finnas med i fakturainformationen. Se avsnitt D nedan. Får endast stå angivet i fritext. Huvudbokskonto får aldrig stå angivet i kombination med övriga tvingande fält accepterar ej nollfakturor D. KOMPLETTERANDE INFORMATION VI BER ER ATT NOTERA FÖLJANDE: har som krav att fakturor alltid innehåller beställarens referens enligt tabellen ovan. När ni ska skicka er första riktiga e-faktura (ej testfaktura) ber vi er informera s kontaktperson via e-faktura@jm.se. använder kontraktsnummer för att automatiskt matcha er faktura gentemot kontraktet varför det är viktigt att ni får med denna information på fakturan. använder ordernummer för att automatiskt matcha er faktura gentemot den lagda ordern var vänlig och inkludera s ordernummer i fakturan i de fall detta är tillämpligt.

5 Information till leverantörer 5 (5) E. KONTAKTINFORMATION Företag e-postadress Telefonnummer e-faktura@jm.se Ekonomi & Finans: Anna Hansson, Inköp: Marcus Lund, IT: Morgan Holdar, Basware service desk support.center.scandinavia@basware.com