Business Process Automation by Skye Process Director by ReadSoft

Transkript

1 Goda råd Gott resultat Business Process Automation by Skye Process Director by ReadSoft Patrik van Odijk Fredrik Larsson

2 Agenda Automatisering av processer vår approach ReadSoft Process Director Effektivisering av kundorderprocessen DEMO!

3 Vad är det för utmaningar vi addresserar? Manuella rutiner Långsamma, dyra och illa beskrivna processer Låg servicenivå till kunden Risk för att en viss del av verksamheten får dåligt rykte Komplicerade system för att klara av att kommunicera Dokumentdriven process Långsamma och arbetsintensiva inmatningsprocedurer Komplicerad och tidskrävande verifiering Manuell avvikelsehantering Tappade affärer pga långsam hantering (t ex förlorade rabatter eller vikande försäljning) Dålig transparens och överblick över hela processen Svårigheter att möta krav från myndigheter och interna policies Svårt att utvärdera vissa nyckeltal när det är ont om data Svårt att mäta processens effektivitet

4 Vinster med att transformera processer Automatisering av och kontroll över processer och masterdata Sänkta kostnader i kärnverksamheten Ökad produktivitet genom hela processkedjan Förbättrat stöd till hela organisationen Ökad synbarhet att kunna mäta vad som tidigare inte gått att se Säkerställa att interna och externa regelverks följs Maximera investeringen i ERP-systemet

5 Fakturaprocessen Verktyg Avsändare Mottagare Inkommande fakturor Ankomst Kontering Attest Def. bokning & arkivering Leverantör ReadSoft Datafångst EFH-system Ekonomisystem Elektronisk fakturahantering (EFH)

6 Fakturaprocessen Vinster Scanning Datafångst Verifiering Korrigeringar, Avvikelsehantering Attest Bokning, Betalning ReadSoft INVOICES och Invoice Cockpit för SAP Paketlösning med scanning, tolkning, arkiv, workflow och övervakning Vad förbättras? Manuell inmatning reduceras Ständig tillgång till originalfakturan Förbättrad kontroll genom attestflöde, beloppshierarkier och övervakningsrapport Kortade ledtider, inga borttappade dokument i internposten Inga försenade betalningar, förbättrade leverantörsrelationer Nöjda kunder! Tidsåtgången per faktura reducerades med 84% Implementation på 6 veckor Geografiskt oberoende via shared service center möjliggjordes

7 Agenda Automatisering av processer vår approach ReadSoft Process Director Effektivisering av kundorderprocessen DEMO!

8 Vad håller konsulterna på med? Consulting Verksamhet Outsourcing Technology

9 Vår syn på processoptimering Strategisk verksamhet Operativ verksamhet Ständiga förbättringar i iterationer Systemstöd Strategisk verksamhet Strategisk verksamhet Strategisk verksamhet Strategisk verksamhet Strategisk verksamhet Operativ verksamhet Ständiga förbättrin gar i iteratione r Operativ verksamhet Ständiga förbättrin gar i iteratione r Operativ verksamhet Ständiga förbättrin gar i iteratione r Operativ verksamhet Ständiga förbättrin gar i iteratione r Operativ verksamhet Systemstöd Systemstöd Systemstöd Systemstöd Systemstöd

10 Vår metodik: optimering i cykler Förstudie Processutveckling Implementera Verktyg Realisera vinster Verksamhetsutveckling

11 Vår syn på processoptimering Processoptimering Arbetssätt, rutiner Roller, funktioner, organisation Interaktion med omvärlden Förutsättningar Masterdata Standardiserade procedurer Regelverk Tillämpning av teknik Helhetssyn: End-to-end Applikation Verktyg Verksamhet Procedurer

12 Vår syn på processoptimering Processoptimering Arbetssätt, rutiner Roller, funktioner, organisation Interaktion med omvärlden Förutsättningar Masterdata Standardiserade procedurer Regelverk Tillämpning av teknik Helhetssyn: End-to-end Applikation Verktyg Verksamhet Procedurer

13 Rutiner Vi scannar fakturan! Vi behandlar den i affärssystemet! Vi skriver ut fakturan! Vi skickar den vidare med internposten!

14 Vår syn på processoptimering Processoptimering Arbetssätt, rutiner Roller, funktioner, organisation Interaktion med omvärlden Förutsättningar Masterdata Standardiserade procedurer Regelverk Tillämpning av teknik Helhetssyn: End-to-end Applikation Verktyg Verksamhet Procedurer

15 Roller, funktioner, ägarskap Vi implementerar en attesthierarki! Jag är hög chef, ingen ska ha högre belopp än jag! Varför kommer alla de här inköpsbesluten till mig? Det är förbjudet att delegera attesträtt! Min sekreterare skriver under åt mig!

16 Vår syn på processoptimering Processoptimering Arbetssätt, rutiner Roller, funktioner, organisation Interaktion med omvärlden Förutsättningar Masterdata Standardiserade procedurer Regelverk Tillämpning av teknik Helhetssyn: End-to-end Applikation Verktyg Verksamhet Procedurer

17 Purchase-to-Pay Leverantör Godsmottag Rekvistion Inköpsorder Fakturaflöde Betalning Fakturamottag

18 Purchase-to-Pay Leverantör Leverantörs portal Godsmottag Rekvistion Inköpsorder Fakturaflöde Betalning Fakturamottag

19 Purchase-to-Pay Kreditkontroll Leverantör Godsmottag Rekvistion Inköpsorder Fakturaflöde Betalning Fakturamottag

20 Purchase-to-Pay Leverantör Faktura Scan Godsmottag Rekvistion Inköpsorder Fakturaflöde Betalning Fakturamottag

21 Purchase-to-Pay Leverantör Godsmottag Rekvistion Inköpsorder Fakturaflöde Betalning Fakturamottag

22 Purchase-to-Pay Leverantör Makning- Attestflöde Godsmottag Rekvistion Inköpsorder Fakturaflöde Betalning Fakturamottag

23 Purchase-to-Pay Leverantör Godsmottag Rekvistion Inköpsorder Fakturaflöde Betalning Fakturamottag

24 Vår syn på processoptimering Processoptimering Arbetssätt, rutiner Roller, funktioner, organisation Interaktion med omvärlden Förutsättningar Masterdata Standardiserade procedurer Regelverk Tillämpning av teknik Helhetssyn: End-to-end Applikation Verktyg Verksamhet Procedurer

25 Vår syn på processoptimering Processoptimering Arbetssätt, rutiner Roller, funktioner, organisation Interaktion med omvärlden Förutsättningar Masterdata Standardiserade procedurer Regelverk Tillämpning av teknik Helhetssyn: End-to-end Applikation Verktyg Verksamhet Procedurer

26 Tillämpning När blir verktyget en lösning på ett problem? När skapar verktyget nya problem? Varför är man missnöjd med systemet när det mesta går automatiskt? Hur använder man de kvarvarande problemen till att förbättra?

27 Vår syn på processoptimering Processoptimering Arbetssätt, rutiner Roller, funktioner, organisation Interaktion med omvärlden Förutsättningar Masterdata Standardiserade procedurer Regelverk Tillämpning av teknik Helhetssyn: End-to-end Applikation Verktyg Verksamhet Procedurer

28 Alla pratar om end-to-end, men vad görs? PURCHASE PAY Systemstöd Inköpsorder? Relation till leverantör? Masterdata? Attestrutin? Avvikelsehantering? Betalning? osv.

29 Helhetssyn Leverantör O2C-process P2P-process Masterdata (MDM-process) Din process påverkar andra processer Din process påverkas av andra processer

30 MDC Skye Master Data Cockpit Masterdataunderhåll: En process i sig Glöms ofta bort vid effektivisering och automatisering av processer Verktyg: MDC reducerade tiden för upplägg av nya artiklar med hela 93% hos en stor nordisk SAP Retail-kund

31 Helhetssyn Leverantör O2C-process P2P-process Masterdata (MDM-process) Din process påverkar andra processer Din process påverkas av andra processer

32 Order-to-Cash & Purchase-to-Pay Buyer areas Various departments Demand, need or requirement Supplier areas SALES Process incoming RFP Create a quote Process incoming PO Create a sales order Request for proposal Quote Purchase order Order confirmation Create PD or SAP PO requisition PURCHASING RFP created (optional) Process incoming quotes Create purchase order Process incoming confirmation LOGISTICS EXECUTION Deliver goods or services Delivery note LOGISTICS EXECUTION Process incoming delivery notes ACCOUNTS RECEIVABLES ACCOUNTS PAYABLE Create outgoing invoice (bill) Process PA and find open items Clear open items Payment advice Payment Invoice Process incoming invoices Create remittance advice Payment approval

33 Vår syn på processoptimering Processoptimering Arbetssätt, rutiner Roller, funktioner, organisation Interaktion med omvärlden Förutsättningar Masterdata Standardiserade procedurer Regelverk Tillämpning av teknik Helhetssyn: End-to-end Applikation Verktyg Verksamhet Procedurer

34 Några verktyg SAP Business Workflow Helt integrerat i ERP-systemet Mycket robust motor Rollbaserat verktyg Händelsestyrda flöden Integration med org-struktur Automatisering av både manuella arbetsuppgifter och bakgrundshändelser API för integration med externa system Standardstöd för webgränssnitt Mallflöden finns i standardsystemet

35 Några verktyg SAP Business Workflow Data Capture / OCR XML PDF Scanner Fax ReadSoft DOCUMENTS Den mest använda produkten för elektronisk dokumenthantering Används av fler än företag i Sverige Bästa prestanda och tolkningsgrad Artikelrader tolkas automatiskt Enkel uppstart, även för elektroniska fakturor Även tillgängligt som molntjänst ReadSoft Online Enkel hyresmodell En plattform för att ta emot dokument av olika format, bl a papper, fax, , PDF och EDI SmartXML

36 Några verktyg SAP Business Workflow Data Capture / OCR Dokumenthantering, arkivkoppling Mängder av certifierade leverantörer SAP Content Server ett alternativ Direkt koppling mellan dokument och transaktion i ERP-systemet Konstant tillgång till original

37 Några verktyg SAP Business Workflow Data Capture / OCR Dokumenthantering, arkivkoppling Cockpits Underlättar övervakning av workflow Möjliggör uppföljning av interna och externa händelser Kompletterar standardrapporter Nödvändigt för att en automatiserad process ska vara hanterbar Inte en del av SAP standard!

38 Några verktyg SAP Business Workflow Data Capture / OCR Dokumenthantering, arkivkoppling Cockpits Webtjänster Underlättar åtkomst av information Underlättar mobilitet Gör livet enklare för sällan-användare Skapar möjligheter för smidig sammankoppling mellan system Standardiserad integration med externa parter

39 Några verktyg SAP Business Workflow Data Capture / OCR Dokumenthantering, arkivkoppling Cockpits Webtjänster

40 Document and request driven processes Areas Purchase to Pay Requisition Order Confirmation Delivery Note Incoming Invoice Payment Approval Order to Cash Customer Order Remittance Advice Master Data Vendor G/L Account Cost Center Profit Center Asset Finance Financial Posting Payment Approval CAPTURE Interface Web browser user interface SAP user interface Archive Core services Workflow engine User management Process log (audit trail) Archive services Data versioning Database persistence

41 Säljorder i Process Director Driving the customer order process with speed and accuracy

42 Vanliga problem i säljorderhanteringen Manuell inmatning är tidskrävande Datavalidering och kontrollprocedurer går långsamt Omständigt att följa upp var i flödet ordern ligger Komplexa produkter kräver en standardiserad process Hantering av fel och avvikelser är svårt

43 Säljorder: förutsättningar för data capture

44 Säljorder in i SAP med Process Director Automatisk inmatning av orderdata Intelligent autokomplettering av processrelevanta data Hitta SAP-id för säljorganisation, distributionskanal, sales group Hitta SAP-materialnummer Övriga data Kontroller innan ordern bokas Tillgänglighetskontroll Priskontroll Detaljerad loggning av fel och avvikelser Flexibel lösning Enkelt att integrera installationsspecifika valideringsregler, mm.

45 Säljorder in i SAP med Process Director Ökad kontroll och full transparens genom hela processen Förbättrad orderhantering genom att fel upptäcks tidigare Kontroller och valideringar ger säker automatisk orderbokning Kortare ledtider och kortare tidsåtgång per order Sänkta kostnader i ordermottagningsprocessen Högre kundnöjdhet till följd av en optimerad orderprocess Förbättrade kundrelationer skapar grund för bättre affärer

46 Demo: Kundorder i Process Director Orders can be automatically created Incoming purchase orders enter the organization and data is scanned and captured Barbara Jones works in the customer orders department and is responsible for creating incoming purchase orders Barbara can quickly complete orders that are not automatically created

47