SERVICE NOW nytt verktyg för finansärenden

Transkript

1 SERVICE NOW nytt verktyg för finansärenden Leverantörshandbok Skapa Cds id Finance CASE Finance request Telefonsupport

2 Har du finansärenden såsom... jag har en förfallen faktura och jag vet inte varför den inte är betald Betalningspåminnelse Betalningsstatus När kommer fakturan att bli betald? 2

3 vi löser ditt finansärende via SERVICE NOW

4 Vad är service now? Service Now är ett molnbaserat verktyg där leverantörer kan skicka in sina finansrelaterade ärenden till Volvo Cars. Fördelar för leverantörer: Följ enkelt dina ärenden via den lättnavigerade hemsidan Skicka dina ärenden direkt till rätt avdelning Onlineplattformen gör det möjligt att skicka in dina ärenden dygnet runt Minska tidsåtgången med hjälp av automatiska workflows Hemsidan gör det lätt att spåra dina ärenden och ger dig en överblick över dess status

5 SKAPA CDS ID För att få tillgång till Service Now måste du ha ett CDS ID och lösenord. Om du inte har ett CDS ID och lösenord tillhandahåller vi det genom att du skickar oss nedanstående information till För att komma in på Service Now måste du ha CDS ID och lösenord. Om du inte har detta, VÄNLIGEN SKICKA NEDANSTÅENDE INFORMATION TILL / ÄMNESRAD: SUPPLIER CDS ID REQUEST FÖRNAMN: EFTERNAMN: ID*: TELEFONNUMMER: PARTNER / LEVERANTÖRSKOD: (alfanumerisk kod med 5 tecken) 5

6 Skicka in ett finansärende FINANCE CASE Skicka in ett Case om ditt ärende gäller något av följande: Self-Billing Invoice - Självfakturering E-Invoice / EDI E-Faktura Credit note / Deduction cases - Kreditnotor / Avdrag Tooling Invoice Fakturor för reservdelar Lump-sum Invoice - Schablonfaktura Direct Material Manual Invoice Manuell faktura för direkt material Indirect Material Manual Invoice - Manuell faktura för indirekt material Others Övrigt FINANCE REQUEST Skicka in en Request om ditt ärende gäller något av följande: Request on balance confirmation Kontostatus Request on payment reminder Betalningspåminnelse Andra ärenden kan komma att räknas som Finance Request i framtiden 6

7 FINANCE case 1. Skicka in ett finance case 2. Öppna / Uppdatera inskickade case 3. Återuppta case 7

8 1. Skicka in ett finansärende STEG 1: Logga in på Service Now: Login: Password: STEG 2: Fyll i CDS ID och lösenord. Klicka på logga in. 8

9 1. Skicka in ett finance case STEG 3: Klicka på Report a Case. 9

10 1. Skicka in ett finance case STEG 4: Klicka på Report a Finance Case. 10

11 1. Skicka in ett finance case STEG 5: Välj Accounts Payable (det team på Volvo Cars som ska hantera ärendet). NOT 1: Kom ihåg att ärenden som utfärdas av LEVERANTÖRER är ACCOUNTS PAYABLE för Volvo Cars, vänligen placera således ditt case som accounts payable i Service Now. 11

12 1. Skicka in ett finance case STEG 6: Välj rätt enhet (till vilken ärendet hör) och underkategori. Välj den Volvoenhet som ditt ärende gäller Self-Billing Invoice Ärenden gällande självfakturering E-Invoicing / EDI Ärenden gällande e-fakturering Credit Note / Deduction Cases Ärenden gällande kreditnotor och avdrag Tooling Invoice Ärenden gällande Tooling Order, reservdelar Lump-sum Invoice - Ärenden gällande schablonfakturor Direct Material Manual Invoice - Ärenden gällande manuella fakturor för direkt material Indirect Material Manual Invoice - Ärenden gällande manuella fakturor för indirekt material (med ordernummer - 415XXXXXXXX, 47XXXXXXXX, 48XXXXXXXX, 49XXXXXXXX, 58XXXXXXXX) och fakturor utan ordernummer Others Ärenden gällande fakturor till säljbolagen STEG 7: Fyll i fältet för short description STEG 8: Fyll i fältet description med mer detaljer om caset. Glöm inte att inkludera fakturanummer, fakturabelopp, fakturadatum, POnummer etc. 12

13 1. Skicka in ett finance case NOT 2: Om du vill bifoga en fil, klicka på gemet i högra hörnet. Klicka på Update, då bifogas filen automatiskt. STEG 9: Klicka på Submit. Efter att ha skickat in ett case kommer ett meddelande att synas nedanför och ett skickas till dig med ditt ärendenummer. 13

14 2. öppna / uppdatera caset STEG 1: Logga in på Service Now: -now.com/ess STEG 2: Fyll i ditt användarnamn (CDS ID) och lösenord, klicka på Login. STEG 3: Klicka på Report a Case. STEG 4: Klicka på Case Status => Finance Case Status. 14

15 2. Öppna / uppdatera case STEP 5: Välj det case du vill öppna eller uppdatera genom att klicka på ditt ärendenummer. 15

16 2. Öppna / uppdatera case STEG 6: Du kan se statusen för varje ärende genom att klicka på ärendenumret. STEG 7: För att uppdatera ditt case, lägg in den nya informationen och klicka på Save/Update. 16

17 3. ÅterUPPTA ett redan löst case STEG 1: Klicka på Report a Case. STEG 2: Klicka på Status => Finance Case Status. STEG 3: Öppna det case du vill uppdatera genom att klicka på ärendenumret. NOTE 1: Efter att ha återöppnat ärendet, ändras statusen till assigned. STEG 4: Fyll i fältet för additional comments och klicka på Reopen. NOTE 2: Lösta ärenden stängs automatiskt efter 7 dagar.

18 FINANCE REQUEST 1. Skicka in en finance request 2. Öppna / uppdatera inskickade requests 3. Återuppta Request 18

19 1. Skicka in en finance request STEG 1: Logga in på Service Now via: -now.com/ess STEG 2: Fyll i CDS ID och lösenord. Klicka på logga in. STEG 3: Klicka på Order Items / Service Request. 19

20 1. Skicka in en finance request STEG 4: Klicka på Order Items / Service Request. 20

21 1. Skicka in en finance request STEG 5: Klicka på Finance Service Request. 21

22 1. Skicka in en finance request STEG 6: Klicka på Accounts Payable Request. 22

23 1. Skicka in en finance request STEG 7: Finance Requests skickas för Balance Confirmation and Payment Reminder. 23

24 1. Skicka in en finance request Balance Confirmation: Välj Balance Confirmation för att matcha kontobalans mellan Volvo Cars och leverantören för ett specifikt datum för att bekräfta att dessa stämmer. Det kan även krävas av revisorerna. 24

25 1. Skicka in en finance request Payment Reminder: Välj Payment Reminder enbart om det gäller en obetald faktura och då inget annat Finance Case har skapats för samma ärende. Skapa inte fler ärenden för samma faktura. 25

26 1. Skicka in en finance request Meddelande efter att ärendet är inskickat. STEG 8: Efter att ditt ärende för Balance confirmation eller Payment reminder skickats in, kommer en bekräftelse upp på skärmen och ett mail skickas till dig med ditt ärendenummer. 26

27 2. Öppna / uppdatera en inskickad request STEG 1: Logga in på Service Now: -now.com/ess STEG 2: Fyll i CDS ID och lösenord. Klicka på logga in. STEG 3: Klicka på Order Items / Service Request. 27

28 2. Öppna / uppdatera en inskickad finance request STEG 4: Klicka på Request Status/ Finance Request Status. 28

29 2. Öppna / uppdatera en inskickad finance request STEG 5: Öppna det ärende du vill se eller uppdatera genom att klicka på ärendenumret. 29

30 2. Öppna / uppdatera en inskickad finance request STEG 6: Lägg in den nya informationen och klicka på Save/Update. Save, kommer hålla kvar dig på sidan medan Update kommer ta tillbaka dig till föregående sida. 30

31 3. Återuppta en redan löst request STEG 1: Klicka på Order Items/Service Request. STEG 2: Klicka på Request Status => Finance Request Status. STEG 3: Öppna det ärende du vill uppdatera genom att klicka på ärendenumret. NOT 1: Efter att ha återöppnat ärendet, ändras statusen till assigned. NOT 2: Lösta ärenden stängs automatiskt efter 7 dagar. STEG 4: Lägg till nya kommentarer och klicka på Reopen.

32 Finance Service center Du kan också lösa dina finansärenden genom vår telefonsupport. Finance Service Center kan nås mellan 09:00 och 16:00 CET Måndag till Fredag. Sverige:

33