Överföring av filer med Zendto v 1.1. stora filer som inte kan skickas via e-post konfidentiella uppgifter som inte kan skickas via okrypterad e-post

Transkript

1 Folkhälsans ZendTo ZendTo är till för enkel och säker överföring av stora filer som inte kan skickas via e-post konfidentiella uppgifter som inte kan skickas via okrypterad e-post ZendTo används via webbläsare, trafiken är krypterad, och systemet kan användas både inom organisationen Folkhälsan och utanför den, med vissa skillnader: Alla med ett användarnamn i Folkhälsans AD kan logga in till ZendTo, användarnamn och lösenord är samma som då man loggar in i datorn. Alla som kan logga in kan ladda upp filer (Drop-off) för avhämtning (Pick-up) via mottagarens Inbox. Då en avsändare laddar upp filer får mottagaren ett e-postmeddelande om att det finns filer att avhämta, och mottagare med ett användarnamn i Folkhälsans AD kan då logga in och plocka upp dem via sin Inbox. Ifall mottagaren inte har ett användarkonto i Folkhälsans AD kan man skilt via e-post skicka en länk direkt till de uppladdade filerna (man kopierar länken från bekräftelsesidan man får då man laddar upp filerna). OBS! Vanlig e-post är inte krypterad! Uppgifter som ger tillgång till filerna skickas aldrig automatiskt av systemet, och man får inte ladda upp konfidentiella filer och sedan skicka ett vanligt okrypterat e-postmeddelande åt mottagaren som innehåller uppgifter för åtkomst! Till yttre mottagare får man alltså bara skicka konfidentiella uppgifter via ZendTo ifall man skickar inloggningsuppgifter t.ex. via SMS eller per telefon, eller ifall filerna krypteras på annat sätt. Denna bruksanvisning täcker inte alla möjliga sätt att använda ZendTo, bara de vi konstaterat vara trygga.

2 Inloggning till ZendTo om du har ett Folkhälsan-konto Vare sej du vill ladda upp filer eller hämta dem loggar du in på samma sätt: Då du går till sidan kommer du till en inloggningssida som ser ut ungefär så här: Skriv in ditt användarnamn i fältet Username och ditt lösenord i fältet Password, det är samma uppgifter du loggar in i din dator med, dvs användarnamn och lösen i Folkhälsans AD, alltså FHNET (det är ingen skillnad på om du använder fälten på denna sida eller trycker Login under If you are a Folkhälsan user..., men fälten syns inte direkt på första sidan om du är utanför Folkhälsans nät). Då du loggat in kommer du till denna sida:

3 Överföring av filer till en mottagare (Drop-off) Klicka på Drop-off så att du kommer till denna sida: Bry dej inte om fältet Request Code, utan kontrollera att ditt namn syns vid Your name (där det står test2 i exemplet), att Your organisation är Folkhälsan, och att Your address är din e-post adress (där det står test2@folkhalsan.fi i exemplet). Tryck sedan på Next.

4 Du kommer till en sida som ser ut ungefär så här: Överföring av filer med Zendto v 1.1 Ett kryss i rutan för Send message to recipients betyder att mottagaren kommer att få ett e-postmeddelande om att det finns filer att plocka upp. Inga koder eller länkar som ger automatisk tillgång till filerna skickas med i e-postmeddelandet, eftersom det går med normal okrypterad e-post. En Folkhälsan-användare kan logga in till ZendTo och hittar då filerna i sin Inbox, åt en icke-folkhälsan-användare kan du separat skicka en länk för direkt åtkomst (se nedan). Ett kryss i rutan för Send an to me when the recipient picks up the file(s) betyder att du själv får en kvittering i form av ett e-postmeddelande då mottagaren hämtat filen eller filerna. För att lägga till mottagare klickar du på plus-tecknet i rutan To. Då får du upp en ruta som ser ut så här: Du kan lägga till mottagare på två sätt: 1. Skriv e-postadresserna en och en i fältet och tryck på Add Recipient för varje adress (fältet Name är inte nödvändigt att fylla i), och tryck sen på krysset uppe till höger för att avsluta ifyllningen. 2. Tryck på Add Many, då kommer du till nedanstående ruta:

5 Fyll i en mottagare per rad i rutan där det står Bulk add recipients (du kan också klistra in adresser från någon annan lista). Tryck på Verify då du är klar (du kan trycka flera gånger) och på krysset uppe till höger för att avsluta ifyllningen. Du kan ta bort redan ifyllda adresser ur To-fältet genom att trycka på minus-tecknet adress. vid respektive I fältet Short note to Recipients kan du skriva ett meddelande till mottagaren. Tryck sedan på Browse vid File 1 under Choose the File(s) you would like to upload, och välj på normalt sätt den fil du vill ladda upp. Du kan skriva en kort beskrivning av filen i rutan Description. Vill du ladda upp flera filer trycker du på Browse på nästa rad med ett tomt filfält. Då du valt alla filer du vill ladda upp trycker du på Drop off Files. Överföringen utförs då, när den är klar kommer du till följande sida:

6 Claim Passcode kan skickas separat till mottagaren och användas för att hämta filen. Claim Passcode skickas aldrig automatiskt! Claim ID ingår däremot i det automatiska e-postmeddelandet. Urlen osv kan också skickas till en mottagare, kopiera då hela den aktuella urlen ända till och med %s. Urlen ger mottagaren direkt åtkomst till de uppladdade filerna. Den skickas heller aldrig automatiskt. Antingen Claim ID/Claim Passcode eller urlen kan användas för att ge en användare åtkomst till en uppladdning, men de behövs inte då det gäller mottagare med Folkhälsan-konto. OBS! OBS! OBS! Varken Claim Passcode eller url får skickas okrypterade via vanlig e-post, om filerna som laddats upp innehåller konfidentiella uppgifter!

7 Hämtning av filer (Pick-up) Klicka på Pick-up så kommer du till denna sida: Ifall du har en Claim ID och en Claim Passcode så kan du fylla i dem här och klicka på Pick-up the File(s). I annat fall klickar du på Inbox. Du kommer till en sida där de filer du kan hämta listas: Koderna i kolumnen Claim ID är en länk, klicka på någon av raderna så att du får fram en sådan här sida:

8 Klicka på filnamnet i kolumnen Filename. Beroende på filtyp kan du öppna och/eller spara filen på din dator. Du kan klicka på Delete Dropoff dem! för att ta bort filerna. Men gör det inte innan du hämtat Inloggning till ZendTo utan Folkhälsan-konto för att ladda upp filer För att ladda upp filer kan utomstående logga in till Folkhälsans ZendTo med hjälp av ReCaptcha. Med den metoden kan man bara ladda upp filer till personer med en Folkhälsan-postadress! Man går alltså till På den första inloggningssidan klickar man på Drop-off under Anyone may perform the following activities. Då kommer man till denna sida:

9 Man bryr sej inte om Request Code fältet. Man fyller i namn i Your name, organisation i Your organisation och den egna e-postadressen i Your address (alla fält obligatoriska). Sedan bekräftar man att man är en verklig person och inte t.ex. en spam-robot genom att fylla i de båda orden i rutan med röd ram i fältet Skriv båda orden (effort oneypem i exemplet ovan), och trycker Send confirmation. Har man skrivit rätt kommer man till en sida som meddelar att man kommer att få ett e-postmeddelande med en inloggningslänk, och bli omstyrd till huvudsidan om ett ögonblick. Om en stund ska man få ett e-postmeddelande med subjektet [ZendTo] Your are trying to drop-off some files. Meddelandet innehåller en länk i formen Klickar man på länken kommer man till en sida som ser ut så här:

10 Ett kryss i rutan för Send message to recipients betyder att mottagaren kommer att få ett e-postmeddelande om att det finns filer att plocka upp. Ett kryss i rutan för Send an to me when the recipient picks up the file(s) betyder att du själv får en kvittering i form av ett e-postmeddelande då mottagaren hämtat filen eller filerna. För att lägga till mottagare klickar du på plus-tecknet i rutan To. Då får du upp en ruta som ser ut så här: Du kan lägga till mottagare på två sätt: 1. Skriv e-postadresserna en och en i fältet och tryck på Add Recipient för varje adress (fältet Name är inte nödvändigt att fylla i), och tryck sen på krysset uppe till höger för att avsluta ifyllningen. 2. Tryck på Add Many, då kommer du till nedanstående ruta:

11 Fyll i en mottagare per rad i rutan där det står Bulk add recipients. Tryck på Verify då du är klar (du kan trycka flera gånger) och på krysset uppe till höger för att avsluta ifyllningen. Du kan ta bort redan ifyllda adresser ur To-fältet genom att trycka på minus-tecknet adress. vid respektive I fältet Short note to Recipients kan du skriva ett meddelande till mottagaren. Tryck sedan på Browse vid File 1 under Choose the File(s) you would like to upload, och välj på normalt sätt den fil du vill ladda upp. Du kan skriva en kort beskrivning av filen i rutan Description. Vill du ladda upp flera filer trycker du på Browse på nästa rad med ett tomt filfält. Då du valt alla filer du vill ladda upp trycker du på Drop off Files. Överföringen utförs då, och man kommer till en bekräftelsesida. Mottagaren får ett e-postmeddelande om att det finns filer att avhämta, och kan logga in till ZendTo med sitt Folkhälsan-konto. Filerna finns i Inboxen.