Användarmanual. UPS Billing Center

Transkript

1 Användarmanual UPS Billing Center 2015 United Parcel Service of America, Inc. UPS, UPS-märket och den bruna färgen är varumärken som tillhör United Parcel Service of America, Inc. Alla rättigheter förbehållna. sv_se

2 Innehållsförteckning UPS Billing Center Öppna UPS Billing Center...1 Registrering....3 UPS Billing Center är en säker webbapplikation för visning och betalning av fakturor. Den ger dig möjligheten att registrera dig så att du kan visa dina UPS-fakturor i flera olika format (online, PDF, CSV och XML), bestrida debiteringar, generera rapporter och göra onlinebetalningar. Översikt....5 Faktura....6 Betalning Rapportering Administration/profil Support i

3 Öppna UPS Billing Center Gå till webbplatsen ups.com. Välj fliken Min UPS överst på sidan. Rullgardinsmenyn visas. Välj Fakturering i rullgardinsmenyn. Du kan även ange ups.com/billing i din webbläsares adressfält. 1

4 Öppna UPS Billing Center (forts.) För att registrera dig väljer du länken Registrera dig för UPS Billing Center. Om du redan har registrerat dig för UPS Billing Center väljer du Åtkomst. Om du inte är inloggad på Min UPS måste du först logga in. Om du saknar ett Min UPS-id väljer du Registrera dig nu för att skapa ett id och lösenord. Inloggningen ger dig tillgång till applikationer på ups.com, bland annat UPS Billing Center. 2

5 Registrering Fakturaverifiering Du måste slutföra en fakturaverifiering (Account Invoice Authentication, AIA) för att bekräfta att du har tillgång till faktureringsinformation för varje konto som ska registreras i UPS Billing Center. Du måste även tillhandahålla följande information från någon av dina tre senaste fakturor under de gångna 45 dagarna för att kunna verifiera ditt UPS-konto: fakturanummer belopp att betala denna period fakturadatum kontroll-id. Obs: För att kunna registrera en plan måste AIA-information från en sammanfattningsfaktura anges. 3

6 Registrering (forts.) Fakturaverifiering (forts.) Du blir informerad om att ditt konto har registrerats i UPS Billing Center. Betalningsinformation kan uppges efter att registreringen har slutförts. Ytterligare konton kan läggas till under fliken Administration när du har loggat in på UPS Billing Center. Om du klickar på Fortsätt kommer du till sidan Översikt i UPS Billing Center. 4

7 Översikt Flikar finns överst på varje sida i UPS Billing Center. Flikarna kan väljas för tillgång till diverse funktioner och funktionalitet. Du kan visa och/eller välja följande huvudelement på sidan Översikt: aktuellt saldo (utestående belopp) för hela företaget (summan av alla konton som har valts under företaget) upprätta automatiska betalningar konton registrerade för automatiska betalningar knappen Betala nu tar dig till betalningssidan. 5

8 Faktura Under fliken Faktura har du tillgång till information som fakturasammanfattningar och fakturauppgifter, samt åtkomst till olika fakturaformat: online, PDF, CSV och XML. Du kan även bestrida debiteringar. Fakturasammanfattning och -uppgifter Följande fakturainformation och status visas under fliken Faktura när du väljer Företagssammanfattning: öppen/förfallen returnerad betalning förfallen betalad kommande betalning överbetalning/justering öppen avslutad. underbetalning/justering Du kan ange följande sökkriterier för att se specifik information om fakturor avseende inrikes/export och import: fakturadatum kontonummer fakturastatus fakturanummer. fakturatyp Du måste välja ett fakturanummer för att visa detaljerad fakturainformation. Fakturahistorik Via funktionen Arkivhistorik i Billing Center kan du: hitta upp till 52 veckor gamla fakturor ladda ned flera fakturor åt gången i en enda fil. 6

9 Faktura (forts.) Fakturasammanfattning och -detaljer (forts.) Från sidan Fakturasammanfattning kan du se viktig fakturainformation. Om du har behörighet att utföra betalningar har du tillgång till knappen Betala nu med vilken du kan påbörja betalningar direkt från sidan Fakturasammanfattning. Visa PDF Välj PDF för att visa en PDF-version av en faktura. Skriv ut betalningsbekräftelse Välj Betalningsbekräftelse för att visa och skriva ut ett betalningsbekräftelse. CSV-nedladdning UPS Billing Data-fil Välj UPS Billing Data för att visa i CSV-format och 250 dataelement. XML-datafil Välj XML-format för att visa din faktura i_xml-dataformat. Utskriftsvänligt format Välj Utskriftsvänlig för att visa och skriva ut ett exemplar av sidan. 7

10 Faktura (forts.) Justeringar/bestridanden Från sidan Fakturasammanfattning kan du bestrida debiteringar genom att klicka på Bestrid. 8

11 Faktura (forts.) Justeringar/bestridanden (forts.) När du klickar på knappen Bestrida på sidan Sändningsinformation visas formuläret för bestridande av transaktion. Du måste fylla de obligatoriska fälten i formuläret. Din justeringsbegäran kommer att granskas och om den godkänns krediteras beloppet på nästa faktura. Du blir kontaktad via e-post om justeringsbegäran avslås. När du lämnar in formuläret för bestridande av transaktion visas ett meddelande om att justeringsbegäran har lämnats in. 9

12 10

13 Betalning (forts.) Betalningskonton (forts.) Därefter visas sidan för att lägga till bankkontoinformation. Informationen måste anges i tillämpliga obligatoriska fält. Använd endast alfanumeriska tecken i fältet Namn på betalningskonto. Obs: Det finns inte stöd för specialtecken #, *,?) i fältet Namn på betalningskonto. 11

14 Betalning (forts.) Engångsbetalningar Med engångsbetalningar måste du själv betala varje faktura till UPS. Obs: För att schemalägga betalningar i UPS Billing Center måste du upprätta minst ett betalningskonto. Du ombeds att välja den faktura som ska betalas vid varje tillfälle. Flera fakturor kan väljas för att effektivisera betalningsprocessen, antingen att kryssa för den översta rutan för att välja samtliga utestående fakturor eller genom att kryssa för enskilda fakturor att betala. Därefter ombeds du att ange betalningsdatum och att välja önskat betalningskonto. Obs: Om fakturan förfaller samma dag som den mottas kommer dagens datum att väljas automatiskt. En bekräftelsesida för engångsbetalningar visas. Du måste bekräfta fakturan och fakturabeloppet. När du har bekräftat klickar du på Nästa. 12

15 Betalning (forts.) Automatiska betalningar Med automatiska betalningar kan du upprätta betalning av alla fakturor i UPS Billing Center. Obs: alla utestående fakturor måste betalas via engångsbetalning innan automatiska betalningar kan upprättas. För att upprätta automatiska betalningar ska användarna göra följande: välj fliken Betalning och sedan Automatiska betalningar välj Lägg till automatiska betalningar följt av Nästa ange kundnummer välj Betalningskonto i rullgardinsmenyn ange summa, betalningsdatum och perioden som avses välj Nästa verifiera uppgifter om automatisk betalning och klicka på Bekräfta. Automatiska betalningar kan uppdateras från sidan Hantera automatiska betalningar. Välj Redigera eller Avbryt för att avbryta. Automatiska betalningar förblir aktiva tills de avbryts eller fram till angivet datum. 13

16 Betalning (forts.) Betalningsaktivitet Du kan visa engångsbetalningar eller automatiska betalningar under fliken Betalningsaktivitet. Upp till ett års betalningsaktivitet går att följa i UPS Billing Center. Om en betalning ännu inte har behandlats kan du ändra betalningsdatum eller avbryta schemalagda betalningar. 14

17 Rapportering Under fliken Rapportering uppmanas kunderna att ladda ned Billing Analysis Tool. Kunderna omdirigeras till nedladdningssidan. 15

18 Administration/profil Fliken Administration är tillgänglig för dig om du har en administratörsroll. Administratörer kan lägga till och hantera användare och konton, användarprofiler och e-postmeddelanden. Fliken Profil är tillgänglig för dig om du inte har tilldelats administratörsrollen. Här kan du hantera dina e-postmeddelanden. Administratörsöversikt Det finns tre flikar under Administration: hantera företag hantera användare meddelande. Företag Under Företag finns det fyra flikar: lägg till konton visa registrerat konto hantera registrering hantera betalningar. 16

19 Administration/profil (forts.) Administratör användare Som administratör kan du visa, redigera, ta bort och lägga till användare från den här sidan. För att lägga till en ny användare måste du ange användarens Min UPS-id och e-postadress och därefter tilldela användarrättigheter. Tillgängliga användarrättigheter: Visa endast; Visa och justera; Visa och betala; Visa, betala och justera; Administratör eller planansvarig. Du får ett meddelande som informerar om att användaren har lagts till. Den tillagda användaren syns nu i användarlistan i sökresultaten. För att uppdatera/ändra en användares rättigheter väljer du Redigera. För att ta bort en användare från UPS Billing Center väljer du Ta bort. 17

20 Administration/profil (forts.) Administratör lägg till konto För att verifiera ett konto under sektionen Lägg till konto måste du ange kontonummer, fakturanummer, fakturabelopp, fakturadatum och kontroll-id från en tidigare faktura. Obs: Ett meddelande visas när ett konto har verifierats. 18

21 Administration/profil (forts.) Administratör hantera konto Som administratör har du åtkomst till alla konton som ingår i företagsprofilen och är automatiskt associerad med alla konton. Icke-administratörer har inte automatisk behörighet till några konton och kan inte visa information om konton som de inte har behörighet till. En administratör måste ge icke-administratörer behörighet under Hantera åtkomst. 19

22 Administration/profil (forts.) Administratör Meddelande Alla användare kan hantera sina e-postinställningar under fliken Meddelande. Alla alternativ för e-postmeddelanden visas. Du måste kryssa för önskade alternativ för att få ett e-postmeddelande när en viss aktivitet äger rum i UPS Billing Center. Du kan uppdatera en e-postadress genom att gå till din Min UPS-profil via ups.com. Icke-administratör 20

23 Support Du kan få support under fliken Support i UPS Billing Center på ups.com. Där hittar du följande: användbar information om UPS Billing Center formulär för att kontakta UPS via e-post på ups.com klicka på Nästa längst ner på sidan när du är klar. fyll i informationsfälten, välj UPS Billing Center och skriv din fråga eller kommentar. klicka på Skicka e-post längst ner till höger på sidan kontakta UPS via telefon. 21

24 Support (forts.) Telefonsupport Du kan även kontakta UPS per telefon om du har fakturafrågor eller tekniska problem med UPS Billing Center. Kundtjänst Teknisk support Fakturafrågor: Om du har frågor om din faktura kan du ringa UPS kundtjänst. Kundtjänst Teknisk support: Om du har tekniska frågor kan du ringa Vanliga frågor Skicka en e-postförfrågan: 22