A Basware Presentation. Pass 2C. Travel & Expense Management. Mikael Eriksson

Transkript

1 A Basware Presentation Pass 2C Travel & Expense Management Mikael Eriksson

2 Agenda för pass 2C Viatravel presentation Eurocard presentation Basware presentation Beskrivning av hela processen från beställning till reseräkning Frågor

3 Presentatörer Viatravel Urban Lingmerth, Director Strategic Sales Eurocard Richard Hammarstedt, Account Manager Matz Rostlund, Corporate Sales Manager Basware Mikael Eriksson, Senior Account Manager

4 Basware Användardagar Travel & Expense Management Nynäshamn Urban Lingmerth Försäljningschef VIA Travel Sverige

5 VIA Travel marknadsledande i Norden - Fakta kontor i Norden anställda Omsätter ca SEK 11 Miljarder > 4 miljoner flygbiljetter per år fyller 145 flygplan per dag Medlemmar i RADIUS ett globalt nätverk med ledande regionala affärsresebyråer i mer än 80 länder

6 Referenskunder i Sverige

7 Trender inom rese-industrin Från Travel Management till Meeting Management Dynamisk marknad och dynamisk (komplex) prissättning Ökade krav på kostnadsoptimering Säkerhet och assistans Miljö-aspekt redovisning, styrning och neutralisering Hög service och tillgänglighet 24/7/365 Ökad system-integration och krav på samordning av multipla distributionskanaler skapar utmaningar Globala ramverk lokala tillämpningar

8 Outsourcing av möteslogistik och rese-inköp

9 Samverkans modellen Interaktiv medverkan Samarbetet mellan TMC & TEM & CC leverantör skapar mervärde och sänker kostnaden. Kund - Policy efterlevnad - Effektiva flöden - Överföring av data - Återanvändning av data VIA Travel Group och Basware har ingått i ett strategiskt partnerskapsavtal TEM/CC Användare - Komplettering av data - Överföring av data - Komplettering av data - Specificering av data - Återanvändning av data - Överföring av data TMC

10 Travel & Expense Management - resenären Planera Reseorder Bokför Ersätt Boka Resenär Reseräkning Debitera Attest Resa Redovisa

11 Travel & Expense Management - företaget HR data Anställda KST Anst.id Org. Ev proj.nr. Fristående databas Auto import Matchning Borttag Ev proj.nr. Basware Expense Auto import personal Reseorder Förattest Auto profiluppdatering Bokning enligt policy Debitering resekonto eller cc Auto export Import av rese-info till reseorder. Dag - tid Kostnad Land och destination CC kostnadsredovisning Deb resekonto Auto export Uppdatera reseorder med cckostnad Egna utlägg och traktamente Attest Kontering Auto export lön o bokföring Löneutbetalning Bokföra kostnad

12 Just like money. Only better.

13 Kort om oss. Sveriges ledande företagskort, varumärket grundades 1965 Ingår i SEB Kort AB, helägt dotterbolag till SEB Kortutgivning i Sverige, Norge, Danmark och Finland, kortinlösen via Euroline i Sverige Licens- och franchiserättigheter för Eurocard, MasterCard, VISA, Diners Club och Euroline Möjlighet att teckna avtal i flera länder genom vårt samarbete med MasterCard International

14 Utgångspunkt resa och representation Flyg Resebyrå Resebyråfaktura Hyrbil Voucher Faktura Fakturabetalning Hotell Restaurang Faktura Betalkort Reseräkning Kortfakturor Traktamenten Ekonomiavd. Fakturabetalning Betalning Betalkort Taxi Kontant Förskott Fakturabetalning Telefon Bensinkort Utbetalning traktamente Bensin

15 Travel Management med Eurocard Flyg Resebyrå Reseräkningsinformation Hyrbil Hotell Daglig överföring av korttransaktioner Restaurang Resekonto Taxi Telefon Elektronisk faktura (Resekonto) ERP-/Ekonomisystem Bensin Inköpskraft Statistik Business Report

16 Betalkort Eurocard Corporate Limit Eurocard Corporate Eurocard Corporate Platinum

17 Local Issuing Denmark Finland Norway Sweden Eurocard in Europe Cross Border Issuing Austria Belgium France Germany Italy Netherlands Spain United Kingdom Bulgaria (EUR) Romania (EUR)

18 Tid och kostnader för hantering av reseräkningar Tid som den anställde lägger per utläggsredovisning/reseräkning < - 10 min 8 % min 16 % min 24 % min 25 % > - 30 min 27 % Kostnad per reseräkning Med traditionell/manuell hantering XXX SEK per redovisning Med ett helautomatiskt reseräkningsprogram SEK per redovisning

19 Hur mycket kan ett företag spara? Spara 60% av kostnaden för reseadministrationen. Resekostnader totalt: Indirekta hanteringskostnader (13%)* Besparing med Reseräkningsprogrammet (40%)* Besparing med elektronisk filöverföring (20%)* Total besparing (60%): kr kr kr kr kr * Besparingarna baseras på en stor nordisk kundundersökning som genomförts av det norska programvaruföretaget Current A/S.

20 Travel Management med Eurocard Flyg Resebyrå Reseräkningsinformation Hyrbil Hotell Daglig överföring av korttransaktioner Restaurang Resekonto Taxi Telefon Elektronisk faktura (Resekonto) ERP-/Ekonomisystem Bensin Inköpskraft Statistik Business Report

21 Basware i korthet Världsledande inom automatisering av behov-till-betalningsprocessen Utvecklar mjukvara för automatisering av inköps- och ekonomiprocesser Fler är användare hos fler än kunder Erbjuder tjänster genom ett nätverk av fler än tio egna landskontor i Europa, Asien och USA Affärspartners i fler än 30 länder Grundades 1985, börsnoterat Nettoförsäljning 2010: 103 miljoner euro 913 anställda i slutet av 2010

22 Basware TEM Travel and Expense Management

23 Smartare hantering av reseräkningar Basware Travel & Expense Management: direkt integration med lön- och ekonomisystem automatisk import av kreditkortstransaktioner bra hantering av viderefakturering bra rapportmöjligheter automatisk uppdatering av gällande regelverk körjournal Travel and expense management systemet upplevs som en klar förbättring för användarna och för NCC. I NCC är det månge medarbetare som reser mycket och det är en styrke at systemet är kopplat både resebyrå och kort. Marit Lyslo, Controller, NCC Confidential -

24 Travel and Expense Management Utläggsredovisning en rutin som berör många Resekostnader utgör en stor utgift inte bara för internationella företag Förbättrad effektivitet hos personalen 3% Resekostnader kan uppgå till så mycket som 20% av ett företags indirekta inköp Förbättrad kostnadskontroll 13% Affärsresenärer är nyckelpersoner med fullbokad kalender och därmed lite tid (och intresse?) för reserelaterade rutiner Travel & Expense Management strömlinjeformar processen för reseplanering och utläggsredovisning samt möjliggör fullständig rapportering och analys Säkerställande av resepolicy Minskning av administrativa kostnader 31% 51% Paystream Advisors: Drivers for T&E automation.

25 Reseplanering Automatiska Transaktioner - Resekonto - Kreditkort Serviceleverantörer Resebyråer, Hoteller, Flygbolag, etc. Bokning Reseservice Betalning Reseförskott

26 Redovisning Resebyråer, Kreditkortsutgivare notifikation till resenär Resekonto Kreditkortstransaktioner Redovisning kan baseras på Reseplan

27 Tidsbesparingar Faser i hanteringen av reseräkningar 80 Tid i minuter Ändr.hantering Överföring Hantering Attest Granskning Skapande Med Basware Travel & Expense Management, kan processtiden skäras ner till en tredjedel jämfört med manuell hantering Manuellt Travel & Expense Management

28 Några av våra kunder med rese och utläggshanteringssystemet, Basware Travel & Expense Manangement Några av våra Travel & Expense Management kunder i Norden

29 Travel & Expense Management - företaget HR data Anställda KST Anst.id Org. Ev proj.nr. Fristående databas Auto import Matchning Borttag Ev proj.nr. Basware Expense Auto import personal Reseorder Förattest Auto profiluppdatering Bokning enligt policy Debitering resekonto eller cc Auto export Import av rese-info till reseorder. Dag - tid Kostnad Land och destination CC kostnadsredovisning Deb resekonto Auto export Uppdatera reseorder med cckostnad Egna utlägg och traktamente Attest Kontering Auto export lön o bokföring Löneutbetalning Bokföra kostnad

30 Basware Travel & Expense Management Presentationen genomförd av: Mikael Eriksson Senior Account Manager Basware AB