Spårbarhet mellan upphandling och inköp

Transkript

1 Spårbarhet mellan upphandling och inköp Utmärkt Holmes! Elimentärt min käre Watson! Du har hittat beslutet om upphandlingen! Det är bara att skriva in ett sökord i mobilen! Ragnar Lindholm ragnar.lindholm@primona.se SOI

2 Definition spårbarhet Wikipedia.se: Spårbarhet innebär att fullständig information för varje steg i en processkedja finns tillgänglig. Det innebär att varje händelse av betydelse i processen är verifierbar Wikipedia.org: Traceability is the ability to verify the history, location, or application of an item by means of documented recorded identification. Ett kvalitetsbegrepp! Sid 2

3 Här: Hur undvika gap mellan ORGANISATION BEHOV UPPHANDLING AVTAL BESTÄLLNING FAKTURA BETALNING LEVERANTÖRSMARKNAD Det som upphandlas Det som beställs Sid 3

4 Statistik ger svar på omfattning Ger översiktligt svar på t.ex: Hur mycket pengar spenderar vi på det här avtalsområdet, den här leverantören, under den här perioden? Hur mycket pengar finns i fakturor från leverantörer där vi saknar avtal? ORGANISATION BEHOV UPPHANDLING AVTAL BESTÄLLNING LEVERANTÖRSMARKNAD STATISTIK Sid 4 FAKTURA BETALNING

5 Spårbarhet ger källan Ger svar på t.ex: Vem godkände den här beställningen? Hur ser avtalet ut för den här artikeln? Vem beslutade att det här ska upphandlas? Vilka företag lämnade anbud på upphandlingen för det här avtalet? ORGANISATION BEHOV UPPHANDLING AVTAL BESTÄLLNING LEVERANTÖRSMARKNAD Sid 5 FAKTURA BETALNING

6 Hur mycket tid spenderas på att leta efter information? Var finns informationen? I en pärm? I ekonomisystemet? I en mapp på servern? I det andra systemet? Sid 6

7 Spårbarhet i ett integrerat system Sid 7

8 Spårbarhet mellan separata system

9 Exempel på vanlig systemarkitektur 1. Upphandling+Avtals-system 2. Beställning+Faktura+Ekonomisystem 1. ORGANISATION BEHOV 2. UPPHANDLING AVTAL BESTÄLLNING LEVERANTÖRSMARKNAD Integration mellan avtalsdatabas och beställningssystem Sid 9 FAKTURA BETALNING

10 Integration för spårbarhet Förannons Marknad Uppdrag Underlag Annons Efterannons Anbudsutvärdering Förfrågan Avtal FÖRNYAD KONKURRENSUTSÄTTNING AVTALSINFORMATION HOPP MELLAN SYSTEMEN Avtal Prislista /artikel Beställning Leveransmottagning Faktura Sid 10 Betalning

11 Integration för spårbarhet Förannons Marknad Uppdrag Underlag Annons Efterannons Anbudsutvärdering Förfrågan Avtal FÖRNYAD KONKURRENSUTSÄTTNING Nycklar? AVTALSIDENTITET, ORGNR? AVTALSINFORMATION HOPP MELLAN SYSTEMEN Avtal Prislista /artikel Beställning Leveransmottagning Faktura Sid 11 Betalning

12 Hopp till Avtalsdatabas från artikelvy i beställningssystem Integration för spårbarhet Sid 12

13 Inköpsflöden beror på vara/tjänst Upphandling Avtal med prislista Artikel-admin Upphandling Avtal utan prislista Punchout inställning Upphandling Avtal utan prislista Upphandling, t.ex. FK, DU Beställningen initieras här Avrop i Beställningswebbshopp Punchout från leverantör shop Attest Färdigställ order Attest Fritextbeställning från avtal Attest Fritextbeställning från upphandling Attest Beställning utan koppling avtal Attest Vild beställning t.ex. lev webshop Sid 13

14 SingleSignOn underlättar hopp mellan system En användare på kontoret klickar på länken på intranätet kontrolleras i AD och blir direktinloggad. BETÄLLNINGSSYSTEM AVTALDATABAS Microsoft Active Directory Brandväggar Sid 14

15 Spårning via artikelidentiteter Anbud 1A, 2A, 3A, 4A 1Alfa, 2Beta, 3 Pris 123 Avtal Avtal id Int Art id Lev Art id Valuta A, 2A, 3A, 4A 1Alfa, 2Beta, 3.. EUR Avtalsdatum Avtal går ut Pris 123 Order/Kontrakt Ordernr Lev Art id Alfa, 2Beta, 3.. Belopp 123 Valuta EUR Orderdatum (Order) (Orderbekräftelse) Leveransbekräftelse Mottagningsgodkännande Betalning Ordernr Faktura/ref /987/.. Valuta Belopp EUR 123 Ordernr Lev Art id Alfa, 2Beta, 3.. Belopp 123 Valuta EUR Acceptansdatum Ordernr Lev Art id Alfa, 2Beta, 3.. Belopp 123 Valuta EUR Leveransdatum Fakturamatchning Ordernr Faktura/ref/OCR 98765/987/789 Lev Art id 1Alfa, 2Beta, 3.. Valuta Belopp EUR 123 Fakturadatum Sid 15 LEVERANTÖR Int Art id Lev Art id

16 Sammanfattning OK Mr. Holmes, det där verkade ju enkelt i teorin; Koppla ihop systemen Hitta nycklar för spårbarhet Förenkla för användarna Men hur gör man i praktiken? Du kan mina metoder Watson! När du har eliminerat det omöjliga, så. Sid 16

17 Köptrohet och spårbarhet, en viktig fråga? Michael Kazmierczak, Inköp Gävleborg

18 Kommunalförbundet Inköp Gävleborg 10 medlemskommuner ( anställda) Cirka 45 offentliga kunder (5 000 anställda) Styrs av en politisk direktion Upphandlande myndighet 29 anställda (+ Innovationsupphandling X) Kompetensbaserad organisation Lokala kontor 1794 aktiva avtal av 10 upphandlingar är samordnade 352 upphandlingar 2013.

19 Vår organisation Fastighet och energi Kommunikation och service Förbundsdirektör Upphandlingschef Transport och fordon Innovationsupphandling Projektledare/ forskningsledare Chef för stab/ verksamhetscontroller Stab Upphandling och support Verksamhetsuppföljning, information, inköpssystem, ekonomi 19

20 Webbmöten Rättsdatabas Förberedelser Uppföljning Annonsering Leverans/Avro p Öppning Avtal Kvalificering Beslut Utvärdering Webbmöten

21 Webbplats Viktiga funktioner: Anmodan till upphandling RSS-flöde med planerade upphandlingar RSS-flöde med nya publicerade avtal (länk till avtalsdatabas och inköpssystem) Tydliggjord kundtjänst.

22 Avtalsinformation Alla avtal är sökbara via avtalsdatabas och inköpssystem Leverantörssökning Nyckelord Områden Om avtal saknas i avtalsdatabasen: Kontaktas kundtjänst (mätning av svarsfrekvens) - Kund guidas till rätt avtal Direktupphandling via Upphandling och support Anmodan för upphandling skickas in direkt till kundtjänst.

23 Avtalstrohet År Avtalstrohet i % , , , ,3

24 Forts. avtalstrohet År Ansvar Finansförvaltning Avtalstrohet Leverantör Utan avtal Med avtal Möjlig besparing Avtalstrohet 66,7% 63,6% ,2% Kommunledningskontor 61,6% 62,3% Lärande och kultur 44,4% 41,6% Miljö och räddning 33,2% 17,2% Omsorgsförvaltning 80,3% 77,3% Plan och Bygg 47,0% 14,9% Social och fritid 38,8% 42,8% Tekniska 69,2% 66,8%

25 Inköpssystem Alla avtal är sökbara via inköpssystemen Kopplat till vår avtalsdatabas Enkelt att beställa Allt är förkonterat och attesterat Leverantörerna får betalt i tid E-faktura.

26 Köpbeteende - Vad kostar små fakturor? - Kreditfakturor, vad beror de på? - Orderhantering hos leverantören? - Logistik och miljö? Fakturabelopp Kreditfakturor > Antal

27 Prislistor Kontroll på pricatfiler (prisfiler) till inköpssystemet Rätta prisfiler från leverantör Lägga ut pricatfiler (prisfiler) till olika inköpssystem.

28 Kommers Annons test SKV Systemkarta Ek. Gävle TEIS FTP Ek. Bollnäs Ek. Hudiksvall Kommers test Agresso Kommers Qlik View Ek. Ljusdal UC Mail server Kommers annons OPIC Ek. Gävle Ek. Nordanstig Ek. Ockelbo Visma Proceedo Ek. Ovanåker FTP Ek. Hofors Ek. Älvkarleby Ek. Söderhamn

29 E-process och spårbarhet Behovsinventering och kravställning Uppföljning E-upphandling Beställning via e-handelssystem

30 Uppföljning E-handelssystem BI-system Beställardialoger Leverantörsdialoger

31 Lätt att göra rätt Arbete med Behovsinventering Kundtjänst Information System runt e-upphandling System runt e-handel System för uppföljning Organisation

32 Spårbarhet är viktigt - Tar fram köpbeteenden - Ger kunskap i inköpsprocessen Möjlighet till bättre affärer och utveckling Kostnadsbesparingar och måluppfyllnad

33

34 Om spårbarhet mellan upphandling och inköp Du vet svaret, Holmes! Visst Watson! IT löser allt!