Kort om e-avrop. Avtal. Beställning. Checklista

Transkript

1 Kort om e-avrop Avtal Beställning Checklista

2 Kort om e-avrop Avtal Beställning Checklista

3

4 Kort om e-avrop Avtal Beställning Checklista

5 Vi kan endast följa upp det som avtalats. T ex: Acceptans av ställda krav Utfästelser och löften

6 Avtal Planering Analys, planering och förfrågan Implementering av avtal Avtalsspärr Upphandling Tilldelning Prövning Sista anbudsdag Annons

7 Avtal Planering Analys, planering och förfrågan Implementering av avtal Avtalsspärr Upphandling Tilldelning Prövning Sista anbudsdag Annons

8 Avtal Planering Analys, planering och förfrågan Implementering av avtal Avtalsspärr Upphandling Tilldelning Prövning Sista anbudsdag Annons

9 Fokusera på att skriva avtal som är balanserade, affärsmässiga och som fungerar under hela avtalstiden.

10

11

12 När har en upphandling varit lyckad? -- Rätt Ej överprövad kvalitet, till rätt pris i rätt tid. - Priset har sänkts

13 Kort om e-avrop Avtal Beställning Checklista

14 Avtal Planering Analys, planering och förfrågan Avtalsspärr Upphandling Tilldelning Prövning Sista anbudsdag Annons

15 Upphandling är en viktig del av myndigheters arbete med kvalitetsoch verksamhetsutveckling.

16 Med mottagningskontroll avses kontroll att rätt kvalitet och antal har levererats enligt överenskommelse. Mottagningskontrollen är beroende av VAD det är som ska mottagningskontrolleras som exempel. Hobby- och lekmateriel Konsulter Leasing fordon Snöröjning Klippning av vegetation i sjö Livsmedel Arbetskläder Det krävs olika metoder och hantering beroende av vad som är beställt.

17 Vid mottagning av varor bör följande grundkontroll utföras. 1.Vid påskrift av fraktsedel, kontrollera att emballage-t/en är hela. Om skada finns på emballaget, be att transportören skriver skadat emballage på fraktsedeln, (namn & datum) samt ta ett foto med mobilen. 2.Vid leverans av vara. Öppna emballaget/pallen och kontrollera: Antal Funktion Är varan hel

18 Ring genast till leverantören och beskriv problemet Samtalet följs upp med mail. Referera till samtalet och ange: ordernummer, datum, beskrivning av med foto. Ersättningsleverans ske snarast kostnadsfritt Returnera varan med mottagarfrakt. Alternativt kompletterar leverantören antal. Hänvisa till avtalet, där står vad som gäller Om fakturan är skickad och ersättningsleverans < tre dagar. OK. Ersättningsleverans >3 dagar. Ändra fakturadatum. Registrera leveransdatum. Bevaka garantitiden.

19

20 Vid mottagning av tjänst bör följande grundkontroll utföras. Stämmer resultatet enligt krav/uppdragsbeskrivningen Skriv ett besiktningsprotokoll. Ange bara det som är fel. Sätt senast åtgärdsdatum. Följ upp och stryk punkter. Bevaka garantitiden.

21 Ring genast till leverantör/entreprenören och beskriv problemet. För tjänst: Se protokoll För entreprenad: Besiktningsprotokoll. Arbetsmöte med genomgång av beställningsdokumentation. Om ej godkänt, innehåll betalning Vid överenskommelse dokumentera med protokoll. Ange senast datum. Gör ett slutprotokoll. Signeras av båda parter. Bevaka garantitiden

22 Skapa rutiner för avvikelsehantering.

23 Kort om e-avrop Avtal Beställning Checklista

24 Rutiner Rutiner Rutiner

25

26 Projektledare, genomförare av upphandlingen Den som beställt upphandlingen Utsedd av avtalsägaren.

27 Polismyndigheten upphandlade ett ramavtal enligt lagen (2011:1029) om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet, LUFS. Tre anbud inkom och Svenska Pass tilldelades kontraktet. Upphandlingen begärdes överprövad med grunden att Polismyndigheten brustit i likabehandlingsprincipen.

28 Övertramp av likabehandlingsprincipen kräver konkreta fakta som övertygande pekar på påverkan. Det ska också vara tydligt vad påverkan resulterat i och vilken betydelse den haft för resultatet i upphandlingen. Förvaltningsrätten avslog begäran om överprövning.

29 Det är inte den sökande som har bevisbördan för att experter inom den upphandlande myndigheten agerat partiskt

30 Principen om likabehandling Transparensprincipen Upphandlande myndigheter ska behandla ekonomiska aktörer på ett likvärdigt och icke-diskriminerande sätt och förfara på ett öppet sätt. Upphandlande myndighet har bevisbördan

31 Polismyndighetens experter har haft kontanter med leverantör samtidigt som de varit delaktiga i upphandlingen. Detta är tillräckligt för att konstatera att det finns objektiva omständigheter att ifrågasätta om likabehandlingsprincipen upprätthållits. Polisen har bevisbörda och kunde inte visa att likabehandlingsprincipen inte överträtts. Kammarrätten biföll överklagandet och beslutade att upphandlingen ska göras om.

32 Använd verktyg för struktur Avtalsdatabas Rapportverktyg Ekonomisystem Mallar Checklistor

33

34 Jill Cato Upphandlingskonsult

35 Vilka rutiner har ni inom upphandlingsprocessen? Vilka rutiner skulle du önska att ni hade?