Analys och avtalsuppföljning

Transkript

1 Analys och avtalsuppföljning Avtal Beställning Mariehamn 15 maj 2019 Caroline Johannesson Upphandlingskonsult Checklista

2 Analys och avtalsuppföljning Avtal Beställning Mariehamn 15 maj 2019 Caroline Johannesson Upphandlingskonsult Checklista

3 Vad ska vi följa upp? Vi kan endast följa upp det som avtalats. T ex: Acceptans av ställda krav Utfästelser och löften

4 Upphandlingsprocessen Avtal Planering Analys, planering och förfrågan Implementering av avtal Avtalsspärr Upphandling Tilldelning Prövning Sista anbudsdag Annons

5 Spindeln i nätet Avtal Planering Analys, planering och förfrågan Implementering av avtal Avtalsspärr Upphandling Tilldelning Prövning Sista anbudsdag Annons

6 Verktyg för en god affär Avtal Planering Analys, planering och förfrågan Implementering av avtal Avtalsspärr Tilldelning Prövning Upphandling Sista anbudsdag Annons

7 Låt avtalet ta tid och plats Fokusera på att skriva avtal som är balanserade, affärsmässiga och som fungerar under hela avtalstiden.

8 Låt avtalet ta tid och plats

9 Hushåll med era resurser!

10 Vad är en god affär När har en upphandling varit lyckad? -- Rätt Ej överprövad kvalitet, till rätt pris i rätt tid. - Priset har sänkts

11 Analys och avtalsuppföljning Avtal Beställning Mariehamn 15 maj 2019 Caroline Johannesson Upphandlingskonsult Checklista

12 Investera tid för att vinna tid Avtal Planering Analys, planering och förfrågan Avtalsspärr Upphandling Tilldelning Prövning Sista anbudsdag Annons

13 Att få det man vill ha Upphandling är en viktig del av myndigheters arbete med kvalitets- och verksamhetsutveckling.

14 Mottagningskontroll Med mottagningskontroll avses kontroll att rätt kvalitet och antal har levererats enligt överenskommelse. Mottagningskontrollen är beroende av VAD det är som ska mottagningskontrolleras som exempel. Hobby- och lekmateriel Konsulter Leasing fordon Snöröjning Klippning av vegetation i sjö Livsmedel Arbetskläder Det krävs olika metoder och hantering beroende av vad som är beställt.

15 Mottagningskontroll av varor Vid mottagning av varor bör följande grundkontroll utföras. 1.Vid påskrift av fraktsedel, kontrollera att emballage-t/en är hela. Om skada finns på emballaget, be att transportören skriver skadat emballage på fraktsedeln, (namn & datum) samt ta ett foto med mobilen. 2.Vid leverans av vara. Öppna emballaget/pallen och kontrollera: Antal Funktion Är varan hel

16 Om något är fel på varan Ring genast till leverantören och beskriv problemet Samtalet följs upp med mail. Referera till samtalet och ange: ordernummer, datum, beskrivning av med foto. Ersättningsleverans ske snarast kostnadsfritt Returnera varan med mottagarfrakt. Alternativt kompletterar leverantören antal. Hänvisa till avtalet, där står vad som gäller Om fakturan är skickad och ersättningsleverans < tre dagar. OK. Ersättningsleverans >3 dagar. Ändra fakturadatum. Registrera leveransdatum. Bevaka garantitiden.

17 En bild säger mer än tusen ord

18 Mottagningskontroll av tjänst Vid mottagning av tjänst bör följande grundkontroll utföras. Stämmer resultatet enligt krav/uppdragsbeskrivningen Skriv ett besiktningsprotokoll. Ange bara det som är fel. Sätt senast åtgärdsdatum. Följ upp och stryk punkter. Bevaka garantitiden.

19 Om något är fel på tjänsten Ring genast till leverantör/entreprenören och beskriv problemet. För tjänst: Se protokoll För entreprenad: Besiktningsprotokoll. Arbetsmöte med genomgång av beställningsdokumentation. Om ej godkänt, innehåll betalning Vid överenskommelse dokumentera med protokoll. Ange senast datum. Gör ett slutprotokoll. Signeras av båda parter. Bevaka garantitiden

20 All info är bra info Skapa rutiner för avvikelsehantering.

21 Avvikelserapportering

22 Kvalitetsansvarig följer upp avvikelsen

23 Återkoppling

24 Leverantören svarar

25 Svar till kvalitetsansvarig

26 Vy i systemet

27 Ärendet avslutas

28 Uppföljningshistorik

29 Analys och avtalsuppföljning Avtal Beställning Mariehamn 15 maj 2019 Caroline Johannesson Upphandlingskonsult Checklista

30 Struktur Upphandlarens bästa vän Rutiner Rutiner Rutiner

31 Vem ska göra vad?

32 Fördela ansvaret Projektledare, genomförare av upphandlingen Den som beställt upphandlingen Utsedd av avtalsägaren.

33 Kammarrätten i Stockholm Mål nr Polismyndigheten upphandlade ett ramavtal enligt lagen (2011:1029) om upphandling på försvars- och säkerhetsområdet, LUFS. Tre anbud inkom och Svenska Pass tilldelades kontraktet. Upphandlingen begärdes överprövad med grunden att Polismyndigheten brustit i likabehandlingsprincipen.

34 Förvaltningsrättens avgörande Övertramp av likabehandlingsprincipen kräver konkreta fakta som övertygande pekar på påverkan. Det ska också vara tydligt vad påverkan resulterat i och vilken betydelse den haft för resultatet i upphandlingen. Förvaltningsrätten avslog begäran om överprövan.

35 Kammarrättens avgörande Det är inte den sökande som har bevisbördan för att experter inom den upphandlande myndigheten agerat partiskt

36 C-538/13, evigilo Principen om likabehandling Transparensprincipen Upphandlande myndigheter ska behandla ekonomiska aktörer på ett likvärdigt och icke-diskriminerande sätt och förfara på ett öppet sätt. Upphandlande myndighet har bevisbördan

37 Kammarrättens avgörande Polismyndighetens experter har haft kontanter med leverantör samtidigt som de varit delaktiga i upphandlingen. Detta är tillräckligt för att konstatera att det finns objektiva omständigheter att ifrågasätta om likabehandlingsprincipen upprätthållits. Polisen har bevisbörda och kunde inte visa att likabehandlingsprincipen inte överträtts. Kammarrätten biföll överklagandet och beslutade att upphandlingen ska göras om.

38 Använd verktyg för struktur

39 Använd verktyg för struktur

40 Använd verktyg för struktur Avtalsdatabas Rapportverktyg Ekonomisystem Mallar Checklistor

41 Sammanfattning Låt avtalet ta plats och investera tid för att vinna tid. Skapa rutiner för mottagningskontroll all info är bra info! Använd verktyg för att skapa struktur.

42 Tack! Caroline Johannesson Upphandlingskonsult