LiU-Inköp MANUAL. Beställa och leveranskvittera. Linköpings universitets system för elektroniska beställningar. Uppdaterad:

Transkript

1 LiU-Inköp Linköpings universitets system för elektroniska beställningar MANUAL Beställa och leveranskvittera Uppdaterad:

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING MANUAL FÖR BESTÄLLARE Innehåll 1.Bakgrund - införande av elektroniskt beställningssystem... 4 Beslut lokalt vid LiU Regeringsbeslut 2009 gäller alla statliga myndigheter LiU-Inköp avtalsdatabas och beställningssystem Inloggning Logga in så här Favorit/Bokmärke för inloggning Logga ut Roller i LiU-Inköp Information om LiU-Inköps startsida Logo Välkomsttext Systemmeddelanden Att hantera Delegeringar Nya leverantörsavtal Genvägar Informationssidan Inställningar Så här fungerar inköpsprocessen i LiU-Inköp Avtalsträdet Välj avtalsområde (och produkt) Leverantörsinformation Skicka kommentar till avtalsansvarig Skapa beställning och söka produkt Ny beställning Steg 1 sök efter avtal/produkt/leverantör Funktion för Snabbläge Välj produkter och beställ Steg 2 Kontering och leveransinformation

3 9. Spara din beställning Tidigare beställningar Leveranskvittera Delegering Delegera Ta bort delegering Övriga beställningssätt Punch-out länk till leverantörs webbutik Beställning hos ramavtalsleverantör som saknar katalog eller punch-out i LiU-Inköp Fritextformuläret alternativ leverantör Fritextformuläret efterregistrering Förnyad konkurrensutsättning Interna beställningsformulär Rekvisition Hjälp & support

4 1.Bakgrund - införande av elektroniskt beställningssystem Beslut lokalt vid LiU 2007 Universitetsstyrelsen beslutade 2007 att LiU skulle införa ett elektroniskt beställningssystem. LiU har haft systemet i skarp drift sedan 15 september Alla institutioner är anslutna till systemet. Regeringsbeslut 2009 gäller alla statliga myndigheter Regeringen har de senaste åren lyft fram behovet att utveckla och förbättra hur staten hanterar sina inköp. I en handlingsplanen för elektronisk förvaltning som regeringen har presenterat klargör man att göra detta arbete i några olika steg. STEG 1. Införande av E-faktura. Arbetet genomfördes under Arbetet med att ansluta leverantörer så de kan skicka e-faktura till LiU pågår kontinuerligt. STEG 2. Införande av e-beställningar fick Ekonomistyrningsverket, ESV, regeringens uppdrag att kartlägga, kostnadsberäkna och se över tillämpningen av standarder och ge förslag till åtgärder inför genomförandet av elektroniska beställningar. ESV lämnade 2008 sin slutrapport till regeringen. Regeringen beslutadeformellt i juni 2009 att statliga myndigheter ska införa e-beställningar. Arbetet är indelat i etapper, där de större myndigheterna ska vara anslutna senast 1 januari 2013 (observera att datumet inte gäller för LiU, då vi redan är i skarp drift). 2. LiU-Inköp avtalsdatabas och beställningssystem LiU har genom upphandling tecknat avtal med systemleverantören Visma Proceedo för leverans och drift av LiU-Inköp. LiU-Inköp är en s k ASP-lösning, vilket innebär att vi erbjuds tillgång till applikationer och andra relaterade tjänster via Internet. LiU hyr tillgången till en applikation, driften sköts av Visma Proceedo AB. LiU-inköp är en kombinerad avtalsdatabas- och beställningssystem. Samtliga aktuella lokala ramavtal som LiU har tecknat finns tillgängliga och visas för alla anställda på LiU. Även vissa statliga ramavtal där LiU har avropsrätt kommer att finnas med. Det finns också möjlighet för en institution att visa upp eventuella egentecknade avtal/leveransavtal. LiU-Inköp möjliggör för beställare (som utses av institutionen) att kunna lägga beställningar till leverantörer genom elektroniska kataloger, formulär och s k punch-out, vilket innebär att man slussas till leverantörens egen webshop. 4

5 3. Inloggning LiU-Inköp är webbaserat och fungerar med de flesta webbläsare men kräver att Java finns installerat på din dator. Den senaste versionen rekommenderas, men fungerar från version 1.5. OBS! Webbläsaren måste vara inställd på att acceptera cookies. Java Plug-In finns att ladda ned gratis, t ex från Logga in så här 1. Gå till direktlänken eller via länk från Inköp & Upphandlings hemsida, eller från Genvägar A-Ö, väl L, LiU-Inköp. Du kommer då till Linköpings universitets centrala autentiseringstjänst 2. Ange ditt LiU-ID 3. Ange ditt Lösenord = ditt LiU-Ids tillhörande lösenord Klicka på Logga In. Du loggas därefter automatiskt in i LiU-Inköp (det kommer att stå Proceedo, som är systemleverantörens namn under inloggningsprocessen). 3.2 Favorit/Bokmärke för inloggning Observera! Vill du göra en favorit/bokmärke till LiU-Inköp? Skapa en favorit. Högerklicka på favoriten, välj Egenskaper. Kopiera den långa direktlänken ovan och klistra in i rutan URL. 3.3 Logga ut Logga ut från LiU-Inköp genom att klicka på Logga ut högst upp i högra hörnet. Viktigt! Stäng också webbläsarens samtliga fönster/flikar för att bli helt utloggad. 5

6 4. Roller i LiU-Inköp I LiU-Inköp finns olika roller. Tittbehörig Alla anställda kan logga in i LiU-Inköp och har som grundinställning att kunna se alla avtal och de kataloger som finns anslutna till systemet. Som tittbehörig ser du menyalternativen Hem och Avtal. Beställare En anställd på LiU som har rättigheter att beställa produkter från en säljare och således är en för köparen behörig representant. Beställare utses av institutionen/avdelningen. Den lokala administratören (se nedan) ger utsedda beställare rollen beställare i systemet. Som beställare ser du menyalternativen Hem och Inköp. - Gör beställningar från elektroniska produktkataloger, leverantörers webshopar (punch-out), formulär osv - Konterar beställningen med referens, projekt och godkännare - Beställare och godkännare kan i vissa fall vara samma person Godkännare Godkännaren är den person som skall godkänna att beställningen får skickas iväg till leverantören. En godkännare har också beställarrättigheter. Denne godkänner kostnaden och ansvarar för att varan/tjänsten är relevant för verksamheten och att utgiften ryms inom budget. När fakturan kommer genomgår den besluts- och slutattest i Baltzar. Godkännaren kan vara samma person som beslutsattestant av en faktura. Som godkännare ser du menyalternativen Hem och Inköp, samma som för beställare, med tillägget Godkänn beställning som visas när man klickat på Inköp. Lokal administratör Ansvarar för institutionens/avdelningens användaradministration m m. Som lokal administratör visas Hem, Inköp, Rapporter och Administration. Central administratör Övergripande ansvar för systemets uppsättning. Leverantörsanslutningar och upplägg av avtal, utbildning, stöd till institutionerna mm. 6

7 5. Information om LiU-Inköps startsida Beskrivning och tips för användning av startsidan. Startsidan består av olika delar varav fyra är administrerbara av central administratör och övriga delar presenterar information genererat av systemet. 1. Logo 2. Välkomsttext 3. Systemmeddelanden 4. Att hantera 5. Delegeringar 6. Nya leverantörsavtal 7. Genvägar 8. Informationssidan 9. Inställningar 1 Logo Logon är gemensam och visas i startsidans övre vänstra hörn. 2 Välkomsttext Välkomsttexten innehåller information/nyheter såsom nya avtalsområden att beställa ifrån eller viktig information som behöver nå många användare. 3 Systemmeddelanden Systemmeddelanden är text som läggs in av systemets centrala administratörer eller av Visma Proceedo, för teknisk information om systemet, t ex information om uppdateringar, planerade nertider och liknande. 7

8 4 Att hantera Den blå panelen Att hantera är ett snabbt sätt för användaren att se och nå vad denne behöver åtgärda i systemet. Innehållet i denna genereras automatiskt och är inget som administreras manuellt. Varje rad i hantera panelen är klickbar och leder direkt till sidan där uppgifterna hanteras. Panelen består av två delar; Beställningar samt Leveranser och Order men bara de delar som användare har rättighet att jobba inom visas. Att hantera panelen kommer inte att visas alls för användare som har rollen avtalsbehörighet. Beslutsattestanten får också ett mejl om denne har en beställning att godkänna och beställaren får ett mejl när en beställning är godkänd. Om en siffra står vid Leveranser och order har beställaren en beställning som denne ska leveranskvittera. 5 Delegeringar Panelen delegeringar genereras automatiskt utifrån den inloggade användarens nuvarande och uppkommande delegeringar som rör både till användaren och från användaren. När en delegering utgår så tas den bort från denna lista. Användaren ställer själv in detta under 9-Inställningar. Lokal administratör kan också ställa in en delegering för en användare. Du kan delegera din rätt att leveranskvittera en beställning till en eller flera personer, en delegering kan vara stående. 6 Nya leverantörsavtal Detta är även den en automatiskt genererad lista över de leverantörsavtal som lagts upp i systemet för mindre än 60 dagar sedan och som användaren är kopplad till. OBS! Nya avtal är inte alltid beställningsbara i systemet, detta är också en avtalsdatabas. 7 Genvägar Genvägar är tänkta att vara användarens personliga genvägar i systemet. En genväg kan antingen leda till en sida i LiU-Inköp eller till en extern webbsida. Externa länkar läggs upp centralt. Egna genvägar lägger användaren upp via Inställningar (9) 8 Informationssidan Under fliken Information finns Informationssidan, en enkel sida där LiUs centrala administratörer kan lägga in valfritt innehåll som anses behövas utöver det som presenteras på startsidan. 9 Inställningar Här anger användaren: 1. Ställa in Favoriter är en inställning som rekommenderas att beställaren använder sig av. Där väljs de referenser, projektnummer mm man oftast använder, dessa kommer då upp högst upp vid konteringsrutan, kan också ställas in som förvalt och de värden man valt kommer upp automatiskt vid konteringen av en beställning. 2. Meddelanden. Hur man vill att systemets meddelanden ska skickas till sig, alt stängas av 3. Administrera delegeringar, delegera t ex din rätt att leveranskvittera till en eller flera personer 4. Ändra personliga grundinställningar, t ex byta språk (obs! endast ledtexter ändras, den text som är fördefinierad av systemet). Här hittar du funktionen för Snabbläge. 5. Lägga upp genvägar 6. Ändra lösenord, fungerar inte, eftersom LiU använder samma lösenord som för vårt LiU-ID. Fungerar i de undantagsfall då användaren har loggat in med annat användarnamn och lösenord. 8

9 6. Så här fungerar inköpsprocessen i LiU-Inköp Inköpsprocessen i LiU-Inköp består av följande moment: A. Beställning B. Godkännande av beställning C. Order till leverantör (skickas automatiskt) D. Leveranskvittens E. Ev fakturamatchning (i ett senare skede) Som beställare är du delaktig i moment A och D. Inköpsprocessen D. Leveranskvittera Anledningen till att du måste leveranskvittera dina beställda varor är för att göra en leveranskontroll att beställda varor faktiskt har levererats, det underlättar också hanteringen av fakturan. Dessutom blir statistiken över beställningar felaktig om ordern inte kvitteras. Du ska därför leveranskvittera så snart dina varor har kommit eller tjänsterna har utförts. Leveranskvittens kan i vissa fall vara inställt att ske automatiskt från ett visst avtal, t ex interna formulär. För att kunna skicka en order i LiU-Inköp måste du ha erhållit rollen beställare. Har du inte det, vänd dig till din lokala administratör. De flesta leverantörer kopplas automatiskt till samtliga användare. Den lokala administratören kan i samråd med användarna välja vilka avtalsområden som respektive användare ska se och kunna beställa ifrån. 9

10 7 Avtalsträdet När du väljer Inköp visas avtalsträdet, där finns alla lokala ramavtal som LiU har tecknat, också vissa statliga ramavtal som LiU har avropsrätt på. På vänster sida finns avtalsträdet i bokstavsordning. 7.1 Välj avtalsområde (och produkt) I fliken Avtal söker du antingen upp ett avtalsområde i trädet till vänster och därefter en specifik leverantör (visas till höger) och sedan en produkt alternativt söker efter en produkt utan att först ha angett en leverantör. Under fliken Leverantör visas alla leverantörer som finns upplagda för det avtalsområde du valt. Har avtalsområdet ett +-tecken framför sig är avtalet indelat i undergrupper. Klicka på +-tecknet och markera ett underområde, de leverantörer som ingår i respektive undergrupp visas till höger under Leverantör. Under fliken Produkter visas alla upplagda artiklar för en katalog. (Visas ingenting under Produkter finns ingen katalog/punch-out/formulär upplagd för leverantören) 10

11 7.2 Leverantörsinformation Tryck på i, då kommer en informationsruta om avtalet/leverantören upp. Finns det bilagor till avtalet/avtalsområdet, visas dessa under rubriken Bifogade dokument. Med pilarna (högst upp till höger i informationsrutan) kan du bläddra vidare till nästa leverantörs informationsruta inom valt avtalsområde. 7.3 Skicka kommentar till avtalsansvarig Du kan skicka en kommentar om avtalet direkt till avtalsansvarig genom att skriva din kommentar i fältet (se bilden ovan). Avtalsansvarig får e-post och kan återkoppla till dig samt ta upp eventuell kommentar med leverantören. Alla kommentarer om en leverantör lagras i systemet. 11

12 8. Sök produkt och skapa beställning Ny beställning En helt ny beställning skapas genom att via huvudmenyn välja Inköp - Skapa beställning. Du möts av en bild som innehåller fyra olika flikar: Avtal, Varor och tjänster, Alternativ och Beställningsmallar. När Du är färdig med Din beställning har Du tre valmöjligheter; du kan antingen skicka iväg beställningen för att få den godkänd, spara beställningen så att den kan färdigställas vid ett senare tillfälle eller spara beställningen som en mall. För att avbryta skapandet av beställningen och tömma varukorgen kan du när som helst trycka på Skapa beställning igen. Steg 1 sök efter avtal/produkt/leverantör Alternativ 1 Välj avtalsområde, markera leverantören som kommer upp till höger, har leverantören en katalog inläst visas den under Produkter. Om du under Produkter får upp Inga produkter funna inom avtalet, finns för tillfället ingen koppling till en katalog eller s k punch-out. 12

13 Alternativ 2 I sökfältet under produkter kan du med fritext söka fram produkter, resultatet kommer i rutan under. Sökning ska ske i singular. Om du vill söka en produkt utan att veta leverantör bockar du i sök bland alla innan du klickar på sök Alternativ 3 Sök på en leverantörs namn. Leverantören visas under Leverantör. 13

14 Alternativ 4 Snabbväg till en leverantörs katalog, punch-out eller fritext. Klicka på Varor och tjänster, välj leverantör i rullisten, klicka på Sök. Funktion för Snabbläge Om du vet artikelnumret för en viss artikel kan du gå till Varor och tjänster. Kryssa i rutan för snabbläge, skriv i artikelnumnret och enter. Artikeln lägger sig direkt i varukorgen. 14

15 Om du vill använda funktionen för snabbläge, gå till Inställningar välj Grundinställningar. Kryssa i rutan Visa valet snabbläge. Rutan visas när du loggat ut och loggat in igen. 15

16 Produktinformation När du klickar på i på produkten får du upp information om produkten. Om det finns produktblad kopplade till artikeln visas det under knappen Produktblad. Leverantören kan också välja att visa en bild på produkten. 16

17 Avancerad sökning Du kan också välja att använda en utökad sökfunktion. Denna når du genom att klicka på Avancerad sökning. Här kan du t ex söka fram: en viss märkning på produktnivå, t ex miljömärkning (detta gäller under förutsättning att leverantörerna har kodat sina produkter i katalogerna). Eventuella märkningar markeras med ett grönt löv bakom produktnamnet. söka fram produkter och jämföra dessa med varandra. Söka fram alla inlagda kataloger, externa webbutiker och formulär söka bland alla inlagda leverantörer Om leverantörerna har kodat sina artiklar med s k UNCPS-nummer kan du klicka på respektive kategori och klicka Sök (exempel Mineraler, textila material Sök) och få fram artiklar den vägen. Gäller endast kataloger. 17

18 Välj produkter och beställ När du utfört sökning visas en lista. För varje produkt som visas i träfflistan finns en kort beskrivning av produkten, vilket företag som levererar produkten, artikelnummer, pris och avtalsområde. Vill du ha mer information om en produkt kan du klicka på radens Info-knapp i fältet Info. Om det finns en nyckelsymbol efter avtalsområdet, klicka på nyckeln för att se beställarinstruktionen för hur du ska beställa från just detta område. Tag för vana att alltid läsa under nyckeln, det är avtalets avropsordning som enligt Lagen om offentlig upphandling, LOU, måste följas. Nyckelsymbol (inringad med grönt nedan) 18

19 När du trycker på + i kolumnen Beställ läggs produkterna i en varukorg längst ner på sidan. Varukorgen kan visas eller döljas. Beställ genom att trycka på + tecknet, öka antal genom att trycka flera gånger, minska genom att trycka på tecknet. Du kan även skriva i antalet själv under Antal. Du kan bara beställa i hela förpackningsstorlekar. Du kan beställa från flera leverantörer vid samma tillfälle. Klicka därefter på +-knappen i fältet Beställ för varje produkt i träfflistan du önskar beställa. När du är färdig med att lägga till produkter till din varukorg klickar du på Fortsätt. 19

20 Steg 2 Kontering och leveransinformation Nästa steg i beställningen är att ange leveransinformation och kontering. 1. Ge din beställning ett namn för att lättare hitta den igen vid leveranskvittens och för att kunna återanvända den. Beställningens namn bestäms helt av dig. Du kan inte ge beställningen ett namn i efterhand (när den har skickats iväg för godkännande). 2. Välj en leveransadress. Om du endast har en leveransadress kopplad till dig som beställare kommer adressen att visas automatiskt. Har du flera leveransadresser får du välja adress manuellt i rullgardinen. Nya leveransadresser läggs upp centralt. 3. Beställarens namn kommer upp här, ändra namnet om någon annan är mottagare 4. Skriv eventuellt en kommentar till godkännaren av beställningen 5. Visas symbolen kan du klicka på den och skriva in en kommentar till leverantören (visas inte symbolen är den funktionen borttagen för just den leverantören, t ex vid uppkoppling mot en leverantörs egen webshop, då kan de ej ta emot kommentar på detta sätt). För vissa leverantörer är det obligatoriskt att skriva in en kommentar för att kunna gå vidare med ordern. 6. Klicka på kontering Fakturaadress är alltid samma för hela Linköpings universitet, kan ej ändras. 20

21 Kontering Vid Referens, klicka på strecken och välj en referens (de referenser som tillhör din institution/avdelning kommer upp, alt om du blivit tilldelad ett visst antal referenser) Vid Projekt, välj ett projekt (alla projekt kommer upp, skriv t ex de fyra siffrorna i din referens och klicka på sök så kommer de projekt upp som tillhör din referens) De senast använda projektnumrena kommer upp i en lista högst upp). Tips! Du kan lägga upp projekt och projektnummer som Favoriter, de kommer då upp högst upp i listan alt som förvalda. Attest. Utifrån vilket projekt du valt kommer de godkännare upp som får attestera det valda projektet. Finns endast en person kommer denne automatiskt upp i fältet, finns det flera kopplade till projektet, välj en utav dessa i listan. Konto. Är förifyllt, kan ej ändras. Fritext. Valfri text om max 60 tecken. Följer med till orderunderlaget i Baltzar och kan underlätta för konteraren. När du konterat klart tryck på OK. Vid flera artikelrader som skall ha samma kontering, kryssa i rutan Sätt valt konteringsvärde på alla rader Dela Fördela kostnad för en produkt/tjänst på flera konteringsrader Genom att klicka på "+" kan du fördela kostnaden för en produkt eller tjänst mellan olika konteringsrader. Ange totalt belopp för varje rad och kontera varje rad. I rutan under Artikel (se sidan ovan) kan du ändra, lägga till, ta bort mm innan du skickar iväg ordern. Du kan alltid avbryta en beställning innan den har skickats genom att välja Tillbaka eller Skapa beställning, då rensas fälten. När du är helt klar, klicka på Skicka. Beställningen skickas iväg till godkännaren. Du ser ett flöde komma upp. Beslutsattestanten får ett mejl att denne har en beställning att godkänna (alt neka!) När beställningen är godkänd får du som beställare ett mejl om detta och en orderkopia. Så fort beställningen är godkänd skickas den automatiskt iväg till leverantören. 21

22 9. Spara din beställning Du kan om du vill Spara beställning till senare för att arbeta vidare med den senare eller Spara som egen mall. När du vill använda en mall som underlag till en beställning väljer du fliken Beställningsmallar under Inköp Skapa beställning Beställningsmallar. Välj den mall du vill använda och tryck på +. 22

23 10. Tidigare beställningar Du kan återanvända och ändra en tidigare eller sparad beställning genom att via huvudmenyn välja Inköp - Tidigare beställningar. Här kan du titta på dina tidigare beställningar. Du kan se vilken status beställningen har, det vill säga i vilket steg i flödet den befinner sig i. Om du klickar på beställningsraden kan du även se de tidigare stegen och vem som ansvarat för dessa. Du kan återanvända tidigare beställningar eller skapa en mall. Har du sparat en beställning för att arbeta vidare med den senare. Markera raden och klicka på knappen Använd best längst ned på sidan. Välj Avancerad sök vid Tidigare beställningar och du kan söka på dina beställningar på flera olika sätt. 23

24 11. Leveranskvittera Du som är beställare ska alltid leveranskvittera direkt då en vara har levererats. (Du kan dock delegera din leveranskvittens till en eller flera personer) Leveranskvittens kan du nå på två sätt: från huvudmenyn Inköp välj Leveranskvittens eller från startsidans Att hantera-panelen klicka på Leveranser och Order Leveranskvittera Din order genom att markera rätt order och tryck på knappen Ny kvittens. 24

25 Kvittera det antal produkter som har kommit genom att fylla i rutan till höger. Om Du vill kan du skriva kommentarer genom att klicka på knappen Kommentarer (frivilligt). Klicka sedan på knappen OK. En order kan ha följande status avseende leveranskvittensen: Ej kvitterad leveranskvittensen är inte utförd Delvis kvitterad delar av ordern är leveranskvitterad (ordern ligger fortfarande öppen) Kvitterad hela ordern är kvitterad Ofullständigt slutkvitterad användaren har avslutat en delvis kvitterad order eller en order i status ej kvitterad för att indikera för att inga fler leveranser förväntas komma. Om ingen produkt kommer att levereras av de beställda artiklarna väljer du rätt order i din lista, markerar den och väljer Avsluta. Ordern får då status ofullständigt slutkvitterad. Ange i kommentarsrutan att ordern är makulerad. Avvaktar orderbekräftelse Denna status visas bara då en orderbekräftelse förväntas för denna order (gäller enbart då leverantören har en integrerad orderbekräftelse genom systemet). Avvaktar godkännande av orderbekräftelse Det finns en orderbekräftelse för denna order som inte blivit godkänd. För att det ska gå att leveranskvittera mot en order som är aktiv för orderbekräftelser måste en orderbekräftelse godkännas. Leveranskvittens bör göras av den som gjort beställningen men kan göras av varumottagaren om detta inte är samma person. Gör en delegering av leveranskvittens till personen (det gör man själv) alternativt kan personen tilldelas rollen Extra leveranskvitterare (kontakta central admin). 25

26 12. Delegering Under en tidsperiod (t ex under semester) är det viktigt att komma ihåg att delegera sina rättigheter. Man kan bara delegera till en person med samma behörighet. Delegering ställs in användaren själv (Den lokala administratören kan också göra detta för användare på sin institution/avdelning) Delegera 1. Välj Inställningar i huvudmenyn 2. Välj därefter Delegera 3. Klicka på Ny Delegering och sök den användare som du vill delegera till. 4. Ange vilken datumperiod som delegeringen ska gälla för samt om delegeringen gäller godkänna beställningar eller leveranskvittens 5. Klicka på OK när du angett samtliga användare att delegera till. Du kan delegera till flera personer (det är då först till kvarn att hantera ärendet för dem man har delegerat till). En delegering kan också vara stående. Fyll då i giltig t. o.m med en lång tidsperiod. Ta bort delegering 1. För att återställa dig själv som innehavare av rättigheter under innevarande delegeringsperiod går du in under Inställningar Delegera från huvudmenyn 2. Klicka därefter på krysset under rubriken Avsluta till höger i listan för den användare du vill ta bort delegeringen för. 26

27 13. Övriga beställningssätt 1. Punch-out länk till leverantörs webbutik Det är möjligt att hitta länk till en leverantörs egen webbutik, t ex genom att välja ett avtalsområde och markera leverantören. Leverantörens webbutik kommer upp under Artikel. När beställaren klickar på + i kolumnen Beställ öppnas webbutiken. LiU-inköp loggar då automatiskt in med användarnamn och lösenord i webbutiken. När beställaren hittat sina varor och klickat på Kassa eller motsvarande skickas varukorgen över till LiU-Inköp och beställning slutförs där. Order skapas därefter på vanligt sätt i systemet och går iväg till leverantören. Under fliken Alternativ hittar du också länk till alla upplagda kopplingar mot externa webbutiker. Du kan också söka fram vilka leverantörer som har länk till extern webbutik under Avancerad sök och välja Extern webbutik, alt gå via snabbvägen Varor och tjänster. För att punch-out skall vara möjlig krävs särskild integration med respektive leverantör. 27

28 2. Beställning hos ramavtalsleverantör som saknar katalog eller punch-out i LiU-Inköp. En formulärbeställning kan du göra om leverantören är en ramavtalsleverantör och upplagd i LiUinköp, men saknar möjlighet att ha en inläst katalog eller inte har en egen webbutik. Exempel: Formuläret kommer att komma fram vid aktuell markerad leverantörer när du klickar på + under Beställ. Exempel på formulär kopplat till ramavtalsleverantör med fördefinierad e-postadress: 28

29 Du måste ange artikelnummer eller annan ordermärkning och pris (uppskattat pris) E-postadressen dit beställningen skickas är förifylld och kan ej ändras. OBS! När det gäller ett rangordnat avtal måste kontakt tas med leverantör rangordnad nr 1 i avtalet, osv, detta sker manuellt utanför systemet. 3. Fritextformulär På varje institution skall det finnas en fastställd inköps- och upphandlingsrutin. Den gäller även för beställningar genom LiU-Inköp. Mer information om gällande upphandlingsregler och regler för direktupphandling finns på Formuläret Fritextformulär Formulär (beställning via e-post) kan användas för att t ex registrera en beställning som har föregåtts av en direktupphandling alt förnyad konkurrensutsättning då leverantören inte finns upplagd i LiU-Inköp. E-postadressen dit beställningen ska skickas fyllls i av beställaren. Beställningen konteras, godkänns och leveranskvitteras som vanligt. Du hittar fritextformuläret under avtalskategorin Formulär-fritext och rekvisition. Om det är fler artiklar som ska beställas genom fritextformuläret, klicka på knappen Lägg till för att registrera ytterligare artiklar. 29

30 3. Fritextformuläret efterregistrering Formulär efterregistrering använder du när du t ex gjort spontana inköp utan beställning. Du måste registrera ditt köp i efterhand för att din institution ska kunna få statistik och se behov av nya avtal. Detta är ett sätt för alla att kunna påverka vilka avtal som skrivs 1. Fyll i uppgifterna i formuläret (leverantörsnamn, kvantitet, pris, enhet, beskrivning) 2. Välj Fortsätt och fyll i Konterings- och leveransinformationen som vanligt. 3. Klicka på Skicka för godkännande, ingen order går iväg till levererantören, men godkänns av beslutsattestanten. Efterregistreringen leveranskvitteras automatiskt.. 4. Beställaren kan ta ut en orderkopia på efterregistreringen. Du hittar också beställningen bland Tidigare beställningar. Du hittar efterregistreringsformuläret under avtalskategorin Formulär-fritext och rekvisition. 5. Förnyad konkurrensutsättning För de avtal där avropsordningen är förnyad konkurrensutsättning får detta tillsvidare göras manuellt utanför systemet. Beställningen kan registreras i systemet efter utvärderingen genom fritextformuläret (om inte ett fritextformulär finns kopplat till den leverantören). En modul för förnyad konkurrensutsättning kan komma att inplementeras i systemet. Observera, vänd dig till din institutions inköpshandläggare vid förnyad konkurrensutsättning. 6. Interna beställningsformulär Särskilda beställningsformulär för interna beställningar gemensamma för hela LiU kan komma att läggas till, t ex formulär för beställning av informationsmaterial, profilprodukter, papper, toners mm. Önskemål om egna formulär Det finns möjlighet för institutionen/avdelningen att komma med önskemål om att få egna anpassade formulär för interna beställningar. Kontakta central administratör för mer information. 30

31 7. Rekvisition Formuläret för rekvisition finns under avtalsområdet Formulär, fritext och rekvisition. Formuläret använder du när leverantören kräver en rekvisition. Obs! godkännande av rekvisition måste göras av behörig person enligt LiUs regelverk. 1. Fyll i informationen i formuläret. Varorna hamnar i varukorgen, klicka på Fortsätt. 2. Kontering- och leveransinformation görs på samma sätt som för övriga beställningar. Klicka på Skicka. 3. När du har fyllt i informationen och fått den godkänd skapas en order. Du får ett mejl som bekräftar att din order blivit godkänd, detta är rekvisitionen, som då kan skrivas ut. 4. Du kan också gå till Leveranskvittens och skriva ut rekvisitionen och ta med dig till leverantören (eller skriv ut orderkopian du får som mejl när rekvisitionen blivit godkänd). 5. På ordern finns ett ordernummer som leverantören kan uppge på fakturan. När du hämtat dina varor fyller du i detta som rader/nya rader i Leveranskvittensen genom att lägga till nya rader. (se bilder nedan) 6. När du är klar klickar du därefter på Avsluta order. Status blir då Kvitterad. 31

32 Fortsättning rekvisition. När du hämtat dina varor/tjänsten är utförd fyller du i detta som nya rader i Leveranskvittensen genom att lägga till nya rader och manuellt fylla i dessa rader. En första rad kommer upp, men vill du registrera flera artiklar, klicka på knappen Lägg till rad. 32