E-HANDEL. Uppföljning och analys

Transkript

1 E-HANDEL Uppföljning och analys

2 Här är du nu! Uppföljning och analys en del av ORGANISATION E-HANDELSPROCESSEN STRATEGI OCH STYRNING LEVERANTÖRS- ANSLUTNING BESTÄLLNING TILL BETALNING UPPFÖLJNING OCH ANALYS SUPPORT OCH DRIFT IT-STÖD KOMMUNIKATION OCH FÖRÄNDRINGSLEDNING Vill du läsa en annan del om klicka på den ikonen OMFATTNING OCH AVGRÄNSNING AV DETTA MATERIAL Detta fördjupningsmaterial syftar till att ge en övergripande beskrivning av uppföljning och analys som kan göras med hjälp av data som delvis kommer från ett e-handelssystem. För att kunna göra den typ av uppföljning som vi beskriver behöver man ofta sammanföra data från flera olika källor, till exempel även från ekonomisystem och avtalssystem, med data från e-handelssystemet. Fördjupningsmaterialet är inte heltäckande, utan syftar till att ge exempel och på ett mer övergripande sätt belysa vilka möjligheter till uppföljning och analys som finns när en organisation inför, utvecklar eller utökar e-handel. Innehållsförteckning på nästa sida

3 E-HANDEL Uppföljning och analys Uppföljning och analys Exempel på i praktiken Strategisk uppföljning och analys Exempel på strategisk uppföljning och analys Taktisk uppföljning och analys Exempel på taktisk uppföljning och analys Lidingö stad Körkort i e-handel Avtalstrohet i olika dimensioner Operativ uppföljning och analys Exempel på operativ uppföljning och analys Hinder för uppföljning och analys Klicka dig fram i innehållet genom länkarna i menyn 3

4 Uppföljning och analys Processen för att följa upp och analysera inköpsverksamheten kan utvecklas i alla organisationer, och särskilda möjligheter har de organisationer som inför e-handel. Data från ett e-handelssystem kan, i kombination med data från ekonomisystem och avtalssystem, användas för att följa upp och analysera inköpen på strategisk, taktisk respektive operativ nivå. I detta material beskriver vi och ger exempel på uppföljning och analys utifrån data som ofta går att få från organisationens e-handels- och ekonomisystem. Analysen är aktuell för alla offentliga organisationer, och de exempel på strategisk, taktisk och operativ uppföljning och analys som vi beskriver kan även mindre organisationer tillämpa. STRATEGISK En organisation kan använda data från ett e-handelssystem för att öka kunskapen om inköpsmönster och som underlag för att arbeta mot ett mer strategiskt förhållningssätt till inköp. Organisationens inköp påverkar dess ekonomiska resultat. ssystemet kan ge en djupare kunskap om inköp, från övergripande nivå ända ned till detaljnivå. Det ger underlag för att analysera hur organisationen kan använda sina resurser så effektivt som möjligt. Genom att analysera inköpsmönster kan man identifiera de inköpsområden som har stor påverkan på verksamheten och/ STRATEGISK UPPFÖLJNING OCH ANALYS TAKTISK UPPFÖLJNING OCH ANALYS OPREATIV UPPFÖLJNING OCH ANALYS En förenklad beskrivning av uppföljnings- och analysprocessen eller dess resultat, och därmed har stor strategisk vikt. När en organisation identifierar dessa uppstår frågan om hur de praktiskt bör hanteras. Ibland är det aktuellt att lyfta upphandling och förvaltning av strategiska inköpsområden till de delar av organisationen som arbetar med strategiska frågor. Den uppföljning och analys som vi beskriver nedan kan användas för verksamhetsutveckling, -uppföljning eller controlling. En ökad kunskap om inköpsmönster kan bidra till genomtänkta beslut om organisationens försörjningsplan och vilken 4

5 anskaffningsstrategi som ska gälla för dem (till exempel att göra i egen regi eller att köpa in, att upphandla i samverkan med andra eller att upphandla själva eller att använda en inköpscentrals ramavtal). När kunskapen ökar har organisationen möjlighet att fokusera på hur den bör arbeta med sitt strategiska inköpsarbete och vad den bör inkludera i det för att täcka sina behov och uppfylla sina mål. Analys av inköpsmönstret kan väcka frågor om avtalstrohet eller hur direktupphandling styrs och följs upp i organisationen. Ökad kunskap om vilken leverantörsbas som en organisation har kan vara viktig input till det strategiska inköpsarbetet. Det kan finnas anledning att se över försörjningsplanen och upphandlingsplanen utifrån den ökade kunskapen om leverantörsbasen. Med de data och den spårbarhet av inköpsdokumentation som ett e-handelssystem skapar kan organisationen förenkla och förbättra sin interna kontroll när det gäller inköp. Exempel på strategisk uppföljning och analys Exempel på strategiska frågor som en verksamhet kan analysera utifrån data från ett e-handelssystem: Följer vi lagar och regler? Använder vi pengarna effektivt? Vilka är våra mest strategiska inköpsområden? Vilka är våra viktigaste leverantörer? Nedan ger vi några exempel på vilken typ av uppföljning eller dataunderlag som kan hjälpa till att besvara ovanstående frågor. Inköpsvolymer sorterat per leverantör i beloppsordning. Ger information om: Vilka de största leverantörerna är och hur mycket organisationen köper från vem. De största inköpsposterna eller -kategorierna utifrån inköpsvolym i kronor, sorterat per leverantör. Hur många leverantörer organisationen har totalt. Informationen gör det möjligt att analysera vilken leverantörsbas som organisationen har och vilken leverantörsbas som den borde ha. Om organisationen har väldigt många leverantörer kan det vara aktuellt att ytterligare analysera leverantörsbasen för att svara på följande frågor: Finns det skäl till att leverantörerna är många? Är styrningen mot avtalsleverantörerna tillräcklig? Beror det stora antalet leverantörer på att organisationen har gjort många direktupphandlingar? Analysen kan visa vilka behov som finns i verksamheten och vad som kanske behöver omsättas i nya upphandlingar. Den kan ge input till arbetet med en försörjningsplan och en upphandlingsplan. Ökad kunskap om vilken leverantörsbas som en organisation har kan vara viktig input till det strategiska inköpsarbetet<< 5

6 Inköpsvolymer per avtal/avtalsområde sorterat på belopp. Ger information om de viktigaste avtalen eller avtalsområdena utifrån inköpsvolym i kronor. Underlättar analysen av vilka inköps- eller avtalsområden som har så stor påverkan på verksamhetens resultat att upphandling och förvaltning av dem är av strategisk vikt. Ibland innehåller rapporterna även information om vilka inköpsvolymer som sker utan avtal. Då går det att härleda de inköpsvolymer ssom kan finnas utan avtal (till exempel böter) och även upptäcka eventuella avvikelser eller felaktigheter. Inköpsvolymer per verksamhetsdel samt avtal- eller avtalsområde sorterat på belopp. Ger information om de viktigaste avtalen eller avtalsområdena utifrån inköpsvolym i kronor per verksamhetsdel. Underlättar analys av vilka inköps- eller avtalsområden som har stor påverkan på olika delar av verksamheten och dess resultat. Identifierar vilka avtalsområden som är av strategisk vikt för olika verksamhetsdelar. Ibland anger rapporten även vilka inköpsvolymer som sker utan avtal per verksamhetsdel. TAKTISK Ett e-handelssystem kan öka kunskapen om för vilka belopp organisationen köper inom olika avtalsområden. Data från ett e-handels- och ekonomisystem kan ge input till nya eller reviderade upphandlingsområden. Det behövs när organisationen ska göra sin upphandlingsplan. Data från ett e-handelsoch ekonomisystem kan också ge input till om organisationen behöver sluta direktupphandla och i stället göra ett annonserat upphandlingsförfarande. Genom att använda data från ett e-handelssystem kan organisationen få bättre kontroll över sina inköp och underlag för att på så vis kunna förbättra sin avtalsuppföljning och sin avtalstrohet. Exempel på taktisk uppföljning och analys Exempel på vilka taktiska frågor som en verksamhet kan analysera utifrån data från ett e-handels- och ekonomisystem: Vilka belopp köper vi för i olika inköpsområden eller kategorier? Vad behöver vi upphandla? Är vi trogna våra avtal? Hur har våra avtal använts i organisationen? Om det gäller ramavtal, tilldelas kontrakten på det sätt som angetts i ramavtalet? Nedan ger vi några exempel på vilken uppföljning eller vilket underlag som kan hjälpa till att besvara ovanstående frågor: Inköpsvolymer per kontogrupp. Inköpsvolymer per kontogrupp kan ge input till upphandlingsplanen. Inköpsvolymer per leverantör och avtal sorterat på belopp. Ger information om hur mycket organisationen köper från 6

7 vem och belyser också frågan om organisationen har avtal med leverantören och i så fall vilket eller vilka avtal. (En sådan analys kräver att data från ett e-handelssystem kombineras med data från ekonomi- samt avtalssystem). Det går också att använda inköpsvolymer per leverantör och avtal för att följa upp det aktuella avtal som organisationen har med leverantören. OPERATIV Med stöd av data från e-handelssystemet kan många medarbetare i organisationen bättre följa upp och kontrollera sina inköp. Chefer, medarbetare eller projektledare som är beställare kan följa upp sina inköp. Den som ska göra en upphandling kan få ut data om inköpsvolymer och artikelstatistik. Artikelstatistiken ger input till att skapa ett bra anbudssortiment i en upphandling. Den kan ge vägledning om vilka produkter som behöver finnas med i anbudssortimentet vid kommande upphandling. Att skapa ett bra anbudssortiment i en varuupphandling omfattar bland annat att efterfråga och utvärdera rätt sortiment och se till att artiklarna får en viktning som representerar inköpsbehovet. På så sätt kan man minska risken för taktisk prissättning när man upphandlar varor. Data från e-handelssystemet ger organisationen tillgång till sin egen artikelstatistik, vilket också kan användas till annan intern uppföljning, till exempel för att följa upp att organisationen köper rätt artiklar så som artiklar med särskilt bra priser eller ekologiska artiklar. Exempel på operativ uppföljning och analys Exempel på operativa frågor som en verksamhet kan analysera utifrån e-handelssystemets data är: Inköpsvolymer för det som ska upphandlas. Artikelstatistik till anbudssortimentet/varukorgen i upphandlingen. Se hur jag ligger till mot min budget för varan eller tjänsten. Löpande kontrollera beställningar och kostnader i mitt projekt. Ordning och reda på mina beställningar och vad som är fakturerat i projektet. Kostnadskontroll på mitt kostnadsställe eller enhet. Ordning och reda på mina beställningar och vad som är fakturerat. Se vilken status min beställning har. Kunna följa upp mina beställningar. Nedan ger vi några exempel på vilken typ av uppföljning eller dataunderlag som kan hjälpa till att besvara frågorna ovan: Artikelstatistik för ett avtal. Beställt belopp, kvar att fakturera samt fakturerat belopp sorterat per leverantör och avtal. Beställt belopp, kvar att fakturera samt fakturerat belopp sorterat per projekt, leverantör och avtal. Beställt belopp, kvar att fakturera samt fakturerat belopp sorterat per kostnadsenhet eller kostnadsställe, leverantör och avtal. Möjlighet att följa upp fakturor som inte föregåtts av en attesterad elektronisk beställning. Ger möjlighet att effektivare hantera avvikelser. Med stöd av data från e-handelssystemet kan många medarbetare i organisationen bättre följa upp och kontrollera sina inköp. 7

8 HINDER FÖR Ovanstående exempel är möjliga i organisationer med utvecklade e-handelslösningar och ett bra it-stöd. It-stödet för e-handelsprocessen kan vara utformat på många olika sätt. Det är ofta ett så kallat e-handelssystem/ e-handelstjänst/inköpssystem, men det kan även vara en modul eller flera moduler i ett integrerat affärssystem. Det kan vara flera applikationer, separata moduler eller komponenter som sammantaget skapar ett e-handelssystem. Ofta behöver man sammanföra data från en avtalsdatabas/ett avtalssystem, ett e-handelssystem och ett ekonomisystem för att kunna göra den uppföljning och analys som vi beskriver i detta material. Det finns separata uppföljnings- och analyssystem på marknaden som använder data från nämnda källor som också möjliggör den analys som vi beskriver här. Om organisationen saknar delar av ett relevant it-stöd så utgör det ett hinder för att genomföra uppföljning och analys. När man upphandlar it-stöd för e-handel är det viktigt att i kravspecifikationen och/eller i tilldelningskriterierna beakta att it-stödet behöver erbjuda goda möjligheter för användarna i organisationen att enkelt ta fram statistik och uppföljningsrapporter. Ett vanligt hinder för att praktiskt genomföra den uppföljning och analys som vi beskriver är att organisationen bara gör delar av sina inköp via ett e-handelssystem. Den kanske bara köper varor via e-handelssystemet och ännu inte har börjat med tjänsteköp. De data som kan tas ut från e-handelssystemet beskriver då inte hela inköpsflödet och ger därmed inte en komplett bild. Det går ofta att göra grundläggande relevanta analyser och uppföljning genom att utgå från de basdata som finns och eventuellt kombinera eller komplettera dem med ytterligare datakällor. Ett annat hinder kan vara att data från e-handelssystemet inte är tillräckliga för den strategiska inköpsanalys som organisationen vill göra. Det kanske saknas relevant information om till exempel marknadsförutsättningar eller annan verksamhetsinformation som behövs för den strategiska analysen. Ofta är det möjligt att hitta vägar framåt och utvecklingsmöjligheter om organisationen påbörjar ett analysarbete. De organisationer som får störst nytta av att analysera och följa upp inköp och e-handel är de som också arbetar aktivt med att ansluta så många avtal som möjligt till e-handelssystemet och som aktivt följer upp och mäter att organisationen gör sina inköp digitalt. Ett högt systemutnyttjande, det vill säga att avtal som är beställningsbara i e-handels-systemet också beställs den vägen, ger också grunden för att på ett bra sätt följa upp och analysera inköpen. Vill du veta mer? Klicka dig vidare till nästa del eller kontakta oss: info@uhmynd.se upphandlingsmyndigheten.se 8

9 EXEMPEL PÅ E-HANDEL I PRAKTIKEN Exempel på e-handel i praktiken LIDINGÖ STAD: Framgång genom strukturerat arbete Adriana Buzea, upphandlingschef 9

10 EXEMPEL PÅ E-HANDEL I PRAKTIKEN Framgång genom strukturerat arbete Genom god förankring, tydlig styrning, ny beställarorganisation och tät uppföljning har e-handeln i Lidingö stad blivit en framgång. Avtalstroheten är över 96 procent och hela organisationen genomsyras av kostnadsmedvetenhet. Adriana Buzea, upphandlingschef Utgifterna för inköp har gått ner och vi har sparat mycket pengar på administration och onödigt arbete, säger Adriana Buzea, upphandlingschef på Lidingö stad. Förändringen startade med förankring hos stadens ledning och de styrande politikerna. En verksamhetsanalys visade att e-handel skulle leda till besparingar på sju miljoner per år hälften kopplat till lägre inköpskostnader och hälften på frigjord tid inom administration. En väsentlig del av förändringen var en ny beställarorganisation. Staden har 700 anställda och tidigare kunde i princip vem som helst ringa och beställa. Nu har vi begränsat antalet till 350, för att bli beställare måste man genomgå en utbildning och certifieras genom ett prov, berättar Adriana Buzea. KÖRKORT I E-HANDEL Beställarutbildningen påminner om att ta körkort. Först får deltagarna en genomgång av teorin, det vill säga lagen om offentlig upphandling och stadens upphandlings- och inköpspolicy. Teoriprovet består av frågor och du måste svara rätt på 8 för att gå vidare. Annars får du gå om utbildningen och skriva provet på nytt. Därefter är det dags för den praktiska delen med övning i e-handelssystemet och hela flödet. När du har skapat en beställning skickas den först till attest innan den skickas vidare till leverantören. På så sätt menar jag att cheferna, som även är attestanter, kan styra inköpen genom att godkänna eller avvisa hela eller delar av beställningen, säger Adriana Buzea. Genom e-handeln har Lidingö stad skapat goda förutsättningar för att köpa rätt saker på rätt avtal. Beställarna kan egentligen inte göra fel om de går via affärssystemet där de olika delarna, från upphandling till inköp och faktura, är helt integrerade. Integrationen av systemen gör att det blir snabbt, enkelt, effektivt och smidigt för oss, inte minst när det gäller uppföljningen, säger Adriana Buzea. AVTALSTROHET I OLIKA DIMENSIONER Tre gånger per år tar stadsledningskontoret fram rapporter för varje förvaltning. Avtalstroheten granskas i olika dimensioner, Integrationen av systemen gör att det blir snabbt, enkelt och smidigt för oss 0

11 EXEMPEL PÅ E-HANDEL I PRAKTIKEN till exempel på varugruppsnivå, liksom inköpsmönster, e-handelstroheten samt andelen e-faktura. Vi identifierar ett antal punkter med förbättringspotential och följer sedan upp resultatet av föreslagna åtgärder. Enligt Adriana Buzea har det strukturerade arbetet med e-handel fått ringar på vattnet i hela organisationen och lett till en ny intern kultur. Alla medarbetare i kommunen vet vad som gäller och känner sig trygga med regelverken. Man inser att alla delar av verksamheten vinner på att vi arbetar med e-handel, säger hon. Tips och råd till andra organisationer: Gör en ordentlig verksamhetsanalys och kartlägg besparingsmöjligheter med e-handel. Förankra hos stadsledning och styrande politiker. Begränsa beställarorganisationen och utbilda beställarna. Integrera alla delar i ett affärssystem Följ upp resultaten och föreslå förbättringar. Följande standardiserade affärsprocesser för e-handel används: Beställning från produktkatalog. Beställning via punchout till leverantörens webbshop. Beställning av tjänsteuppdrag. Periodisk fakturering för abonnemang m.m. Fristående elektronisk fakturering. Använder flera olika typer av standardiserade e-handelsmeddelanden, till exempel: Meddelanden inom SFTI/ESAP 6 (EDI-format). SFTI SVEhandel (XML-format). Vill du veta mer? Klicka dig vidare till nästa del It-stödet för e-handel omfattar: ssystem integrerat med ekonomisystem. Överföring av meddelanden via flera olika VAN-operatörer. eller kontakta oss: info@uhmynd.se upphandlingsmyndigheten.se