bättre kategoristyrning

Transkript

1 TIO TIO TIPS TIPS FÖR FÖR bättre kategoristyrning

2 INNEHÅLL Tio tips för bättre kategoristyrning Sätt tydliga mål för kategoristyrningsarbetet...4 Använd nyckeltal för att följa upp målen...5 Använd tvärfunktionella team...6 Etablera kategoriråd...7 Integrera processerna...8 Säkra faktabaserade beslut...9 Tillämpa strategiskt analysarbete...10 Säkra rätt kompetens...11 Snabba resultat...12 Kommunicera och fira framgångar...13 Vill du ha mer information om hur du lyckas med framgångsrika inköp? Läs mer om våra utbildningar och tjänster på mejla oss på eller ring våra kompetensrådgivare på telefon Så lyckas du med framgångsrika inköp Silfs femstegsmetod...14 Utbildningar som ger dig bättre inköpskompetens...16 Silf ditt stöd i förändringsarbetet...20

3 1. Sätt tydliga mål för kategoristyrningsarbetet 2. Använd nyckeltal för att följa upp målen KOSTNAD VÄRDE RISK Målsättningar för kategoristyrningsarbetet ska vara i linje med företaget eller den upphandlande myndighetens övergripande mål och vision. Kategoristyrning ska vara ett strategiskt verktyg för organisationen att nå sina mål. Målen kan med fördel formuleras utifrån en balans mellan kostnad, värde och risk beroende på vad som är viktigast för verksamheten. 4 bättre snabbare starkare Oavsett vilka mål som formulerats behöver kategoristyrningsarbetet följas upp och man behöver tydligt visa de positiva effekter som kategoristyrningsarbetet leder till. Resultaten bör rapporteras i ett styrkort eller liknande och integreras i företaget eller den upphandlande myndighetens övergripande rapportering. Resultaten behöver även vara tydligt förankrade i verksamheten. 5

4 3. Använd tvärfunktionella team 4. Etablera kategoriråd Kategoriarbetet utförs med hjälp av tvärfunktionella team där verksamhetens behov säkerställs men också utmanas. Det är fördelaktigt om de tvärfunktionella teamen har möjlighet att arbeta på kontinuerlig basis för att ständigt bygga gemensam kompetens. Strategierna som tas fram av de tvärfunktionella teamen behöver god förankring inom företaget eller den upphandlande myndigheten. Så kallade kategoriråd är till för att få till nödvändiga beslutsmandat på lämplig nivå inom organisationen. 6 7

5 5. Integrera processerna 6. Säkra faktabaserade beslut Kategoristyrning är i mångt och mycket ett processrelaterat arbete och företaget eller den upphandlande myndigheten bör tydligt definiera sitt kategoristyrningsarbete i olika processdokument, handböcker mm. Samtidigt är det viktigt att kategoristyrningsprocessen inte hamnar som en isolerad händelse utan integreras med företagets eller den upphandlande myndighetens övriga processer. Kategoristrategierna ska bygga på faktabaserade beslut. För att säkra detta behöver kategoriteamen tillgång till både intern och extern data. Exempel på intern data utgörs av leverantörsspend, investeringsplaner, budgetar mm. Exempel på extern data utgörs av marknadsinformation, benchmarkstudier, information från branschorganisationer mm. 8 9

6 7. Tillämpa strategiskt analysarbete Säkra rätt kompetens En av de viktigaste delarna inom kategoristyrningsarbetet utgörs av analysfasen. Företaget eller den upphandlande myndigheten bör i så stor utsträckning som möjligt standardisera vilka analyser som ska genomföras och välja ut ett lämpligt antal av de tillgängliga marknads-/omvärlds- och behovsmodellerna. Exempel utgörs av bland annat Portföljanalys, PESTLE och RACI. Det är viktigt att komma ihåg att inte välja för många analysmodeller och att samtidigt arbeta med kontinuerliga uppdateringar. Analyser blir snabbt inaktuella. 10 Kategoristyrningsarbetet är beroende av de personer som är involverade i arbetet. Därför är det viktigt att ha tillgång till medarbetare som är både engagerade, analytiska och drivkraftiga. Därtill behöver man även kontinuerligt utbilda medarbetarna inom flera olika kompetensområden såsom risk- och kostnadsnedbrytning, projektledning, leverantörsstyrning- och utveckling (SRM) med mera. Ofta är det fördelaktigt att utbilda de tvärfunktionella teamen tillsammans. 11

7 9. Snabba resultat 10. Kommunicera och fira framgångar Det kan många gånger ta lång tid innan resultaten från kategoristrategierna ger önskad effekt. Det är i regel ett långsiktigt arbete som för företaget eller den upphandlande myndigheten kräver en hel del investeringar i både tid och engagemang. För att säkra uthålligheten och fokus är det därför viktigt att visa på resultat. Snabba resultat utgörs framför allt av de åtgärder som är lätta att implementera och som ger kategoriarbetet ett gott rykte. Det kan exempelvis vara att åtgärda en leverantör som fakturerar slarvigt eller levererar med oregelbunden kvalitet. Var tydlig med att kommunicera framgångar i kategoristyrningsarbetet. Inköp och upphandling gör många gånger ett fantastiskt arbete. Se till att såväl interna som externa intressenter känner till detta och arbeta metodiskt med en kommunikationsplan. Sist men inte minst fira alla framgångar! 12 13

8 Vi vet hur du lyckas med framgångsrika inköp SILFS FEMSTEGSMETOD FÖR FRAMGÅNGSRIKA INKÖP Oavsett på vilken kunskapsnivå eller i vilken utvecklingsfas din organisation befinner sig, är Silf den perfekta kompetenspartnern. Med vår femstegsmetod kan du känna dig säker på vägen mot framgångsrika inköp. Silf är Sveriges och Nordens ledande utbildningsaktör inom inköp och logistik. Med öppna utbildningar, internationella certifieringsprogram, företagsakademier, konsulting och coachning hjälper vi dig och din organisation med rätt kompetens för framgång. Till vår hjälp har vi kompetenta lärare och konsulter samt ett digert nätverk av inköpare och logistiker. Hela vår pedagogik och utbildningsfilosofi med tillämpad teori syftar till att förbättra din organisations lönsamhet och konkurrenskraft samt din yrkesmässiga framgång. Varje utbildning och program är kvalitetssäkrad och inte minst internationellt gångbara. Våra inköpsutbildningar vänder sig till dig som arbetar på operativ, taktisk eller strategisk nivå och finns anpassad för både privat och offentlig sektor Mät inköpsmognad på verksamheten Identifiera förbättringspotential och formulera målbild Upprätta handlingsplan för bättre inköpsprocess Fyll på med rätt kunskap Implementera i organsiationen Framgångsrika inköp 1. Mät och definiera organisationens inköpsmognadsgrad. 2. Identifiera förbättringspotential och formulera målbild. 3. Upprätta handlingsplan. 4. Identifiera vilka kunskapsbehov som finns i organisationen. Våra utbildningar förser er med rätt kunskap för att lyckas med framgångsrika inköp. 5. Den nya kunskapen implementeras i er organisation. Behöver ni hjälp med detta, finns Silf till hands som kompetenspartner

9 KATEGORISTYRNING Exempel på kurser för dig som vill lyckas med framgångsrika inköp. Samtliga våra utbildningar hittar du på På kursen Category Management lär du dig hur du kan stärka din inköpsfunktion genom att arbeta med kategoristyrning och kategoristrategier. Du lär dig utveckla innovativa och kreativa lösningar för inköp och omsätta kategoristrategier i praktiken. I Category Management får du veta hur du får ut mer av inköpsfunktionen genom att implementera ett kategoristyrt arbetssätt. Du får konkreta verktyg och modeller för initiering, planering och analys. Du lär dig även hur du implementerar och omsätter dina kategoristrategier i praktiken genom en steg för steg process för genomförande och användning av Category Management. Utbildningen passar dig som redan arbetar med kategoristyrning eller är på gång att initiera kategoristrategier. Du lär dig Vad kategoristyrning innebär för inköp Hur kategoristyrning effektiviserar inköp och leder till besparingar Olika tekniker och modeller för analys, ledning och implementering 17

10 SUPPLIER RELATIONSHIP MANAGEMENT SRM PRIS- OCH KOSTNADSANALYS PPCA Kursen ger dig fungerande metoder och verktyg för att, ur ett tvärfunktionellt perspektiv, hitta möjligheter i leverantörsbasen samt addera värden från den som ert företag annars förlorar. Kursen Supplier Relationship Management fokuserar på att identifiera vilka värden som behövs från relationen med en viss leverantör och identifieringen av vilka leverantörer vi ska utveckla relationerna med. En central del i kursen är kring vad och hur prioriteringen av resurserna ska göras för att leverantörsbasen ska ge företaget mest nytta, utökat kundvärde och stärkt konkurrenskraft. Kursen är på strategisk nivå. För att kunna ta till dig innehållet i utbildningen, bör du ha gått Silfs Grundutbildning inköp eller Category Management, alternativt ha några års erfarenhet av inköpsarbete och aktivt samarbete med leverantörer. Du lär dig Olika segmenterings- och klassificeringsmodeller Värdefull kunskap i hur du hanterar leverantörsrelationer Metoder och verktyg som hjälper dig i ditt leverantörssamarbete På kursen lär du dig hur du genomför en pris- och kostnadsnedbrytning på produkter och tjänster. Du kommer efter kursen att kunna tillämpa metodiken i ditt inköps- eller upphandlingsarbete. Stärk din förmåga att arbeta strategiskt inom inköp För att kunna ta rätt strategiska och taktiska inköpsbeslut krävs det goda kunskaper om en produkts eller tjänsts kostnadsstruktur och kostnadsdrivare. Genom att göra en pris- och kostnadsanalys kan inköparen skapa sig ett fördelaktigt läge i en förhandling med leverantör. Under kursen studerar vi hur en kostnadsnedbrytning kan se ut för olika produkter och tjänster. Vi analyserar kostnadsutveckling genom en genomgång av kostnadsstruktur och kostnadsdrivare. Kursen vänder sig till kategoriledare, strategiska inköpare/ upphandlare, inköpschefer etc. För att kunna ta till dig innehållet i kursen Pris- och kostnadsanalys bör du ha deltagit i vår kurs Category Management eller ha flera års erfarenhet av strategiskt inköps-/upphandlingsarbete. Du lär dig Vad PPCA är och hur det tillämpas inom inköp Hur PPCA leder till besparingar Olika tekniker och modeller för analys, kalkylering och beräkning 18 19

11 SILF DITT STÖD I FÖRÄNDRINGSARBETET Förändringsarbete kräver ofta tillfällig spetskompetens. Silf som kompetenspartner hjälper er med allt som behövs för att genomföra ett framgångsrikt förändringsarbete. Silf hjälper idag många företag och organisationer att nå framgång med sina inköp. Genom konsultstöd och utbildning implementerar vi kategoristyrt arbetssätt med analys, processer, verktyg, mallar och handböcker samt coachning. Många projekt startar med en mognadsmätning och avslutas med verktyg för uppföljning. Vi har gedigen erfarenhet att arbeta såväl inom privat som offentlig sektor. 20

12 För mer information om hur du lyckas med framgångsrika inköp läs mer på Du kan även mejla oss på eller ringa våra kompetensrådgivare på telefon