Upphandling inom Skatteverket 2012

Transkript

1 Upphandling inom Skatteverket

2 Agenda Organisation Riktlinje Kategoristyrning Upphandling Förebyggande skatteinformation

3 Skatteverket Vår vision är ett samhälle där alla gör rätt för sig Tar in skatt Utfärdar id-kort Folkbokföring Brottsutredningar Sveriges modernaste myndighet ( ) Sveriges mest servicevänliga myndighet ( )

4 Huvudfunktioner för inköp Det är avgörande att ha ett heltäckande och integrerat angreppssätt för att förbättra inköp Strategi Strategisk Styrning Hantering Interna Kunder Kategorihantering Leverantörshantering Organisation Avtalstrohet Upphandling /Avrop Kontraktsadministration Leverantör Taktisk Operativ support och rapportering Operativ Systemstöd och Support

5 Riktlinje för inköpsverksamheten Nöjda användare avseende sortiment och service Styrning mot rätt inköpsbeteende, rätt avtal och mest kostnadseffektiva varor och tjänster Affärsmässighet och juridisk korrekthet Hög effektivitet i inköps- och upphandlingsarbetet Omfattning och ansvar: gäller för all upphandling och alla inköp av varor och tjänster oavsett belopp gäller för samtliga anställda inom Skatteverket. är beslutad och förankrad i Skatteverkets ledningsgrupp var och en är ansvarig för att riktlinjen följs Riktlinjen är fastställd

6 Riktlinje för inköpsverksamheten Alla användare avropar/beställer varor eller tjänster via inköpssystemet ebeställ Upphandling av varor och tjänster samt avrop via förnyad konkurrensutsättning utförs av Inköpsenheten Avtal med externa leverantörer ska upprättas och signeras av Inköpsenheten och tecknas av behörig person Vid små sällanköp över disk används rekvisition från ebeställ eller betalkort

7 Strategiskt inköp Sektionschef 14 medarbetare 3 orter Kategoriansvar Upphandling Avtal och förvaltning Inköpsenheten Enhetschef Operativt inköp Sektionschef 16 medarbetare 8 orter Regionalt ansvar Avrop Direktupphandlingar Konsultsamordning Sekretariat Juridik, projekt, verksamhetsutveckling, Lokaler Sektionschef 17 medarbetare 5 orter Budgetansvar Strategi och avtal Lokalprojekt Ombyggnad Förvaltning

8 INGÅNGAR TILL INKÖPSENHETEN - inköpsärenden Användarstöd Ja Beställning Attest Order till leverantör Leverans fakturering, attest ordermottagning Inköps- behov ebeställ Finns i standardsortimentet? Nej Nej Intern beställning till inköpare A t t e s t Avrop Upphandling Teckna avtal, order, beställning Teckna avtal Leverans fakturering, attest, ordermottagning Litet sällanköp? Kaffebröd och liknande Ja Rekvisition eller betalkort Attest Köp Leverans och fakturering Möjlighet till stöd och hjälp via inköpare, lokalförsörjning eller användarstöd

9 Lokalrelaterat Kontorsvaror & utrustning Exekutiva tjänster El-energi och värme Lokalvård Flyttjänster Skydd & Säkerhet Förbrukning varor Kontorsservice & livsmedel Kontorsinredning Exekutiva tjänster Travel management Personal & utbildning Information och kommunikation Konferens Resor Egna fordon Arbetsmiljö och hälsovård Utbildning & Personalutv Webb tjänster Litteratur Grafisk prod. Markn. föring ICR scann. ID-kort Post & Gods IT och Telekom 1 Användare IT och Telekom 2 Infrastruktur Konsultstöd och bemanning Användarstöd Telefoni Programvar a & Licenser Data/ Telekom Server & lagring Användarhårdvara Kontorsmaskiner Konsulttjänster Inhyrd personal Övriga professione lla tjänster

10 Kategoristruktur Skatteverkets inköpskategoristruktur är indelad i tre nivåer, Huvudkategori, Kategori och Subkategori med en Kategoriansvarig per Kategori Nivå 1 Huvudkategori Kontorsvaror & utrustning Kategoriansvarig Kategoriansvarig Kategoriansvarig Kategoriansvarig Nivå 2 Kategori Kontorsservice & livsmedel Förbrukningsvaror Kontorsinredning Catering Kontorsmateriel Kontorsinredning Nivå 3 Subkategori Hygien & städprodukt. Personalcafeteria Växtinredning Ljuskällor Dryckesautomater Destruktionstjänster Fruktleveranser 10

11 Kategoristyrning Kategoriteam Varje Inköpskategori har ett kategoriteam Ett kategoriteam kan liknas vid en projektgrupp som arbetar med kategoriarbete inom en viss kategori över en längre tid (en eller flera kategoriprocesscykler). Varje team har en teamledare i form av en kategoriansvarig strategisk inköpare. Teamet driver förändring Kategoristyrningens 4 grundpelare Kreativt nytänkande Användarfokus Tvärfunktionella team Fakta, data och analys O Brien 2009

12 Strategiskt kategoriarbete Inte klart! Inköpskartan (spendanalys) och Identifierat potentialer (SWOT-analys) Spendanalys SWOT Omvärld Kostnadsdrivare Nuläge Nyläge K/N analys Handlingsplan Implementera Förankra Upphandla NKI Avtalstrohet Process Ekonomi Kategorianalys Framställan av strategi Genomförande av strategi Uppföljning/ Förvaltning

13 Kategoristyrning Uppföljning Målet inköpsverksamheten är lägre total inköpskostnad och ökad verksamhetsnytta Kategoriarbetet följs upp på: Processeffektivivitet (nyttjande grad av inköpssystem och upphandlingssystem) Juridiskkorrekthet (Avtalstrohet) Affärsmässighet (Besparingar) Kundnöjdhet ( Brukarnas upplevelse av hur väl upphandlade varor och tjänster motsvarar ställda kvalitetskrav)

14 Uppföljningsverktyg Uppföljning från: - ekonomisystem - inköpssystem - avtalsdatabas - avtalstrohet - attestant - faktura - region - kategori

15 Upphandling Skatteverket använder sig av ett upphandlingsverktyg. Detta innebär : strukturerad process alla upphandlingar finns tillgängliga för alla upphandlare alla upphandlingar baseras på samma mallar vilket underlättar kvalitetssäkringen av upphandlingen ledningen kan följa progressen i alla upphandlingar planeringsmöjligheter

16 Förebyggande skatteinformation motverka skatteundandragande och skattebrott begränsa möjligheterna och försvåra och störa oseriösa aktörer genom samverkan med både privata och offentliga upphandlare försvåra för oseriösa företag att erhålla uppdrag förmedla information om Skatteverkets offentliga uppgifter som kan underlätta vid bedömning skydda seriösa företag från illojal konkurrens SKV

17 Förebyggande skatteinformation Skatteverket tillåter endas underleverantörer i ett led. Leverantörerna ansvarar för att underleverantörs åtagande som sitt eget. Löpande kontroller att leverantörer och deras underleverantörer betalar skatter och sociala avgifter/arbetsgivaravgifter m.m. Samliga leverantörer, och underleverantörer, i leverantörsstocken bevakas av kategoriansvarig.