E-HANDEL. It-stöd för e-handel

Transkript

1 E-HANDEL It-stöd för e-handel

2 Här är du nu! It-stöd för e-handel en del av ORGANISATION E-HANDELSPROCESSEN STRATEGI OCH STYRNING LEVERANTÖRS- ANSLUTNING BESTÄLLNING TILL BETALNING UPPFÖLJNING OCH ANALYS SUPPORT OCH DRIFT IT-STÖD KOMMUNIKATION OCH FÖRÄNDRINGSLEDNING Vill du läsa en annan del om klicka på den ikonen OMFATTNING OCH AVGRÄNSNING AV DETTA MATERIAL Detta fördjupningsmaterial syftar till att ge en övergripande beskrivning av it-stöd för e-handel. Utformningen av it-stöd för e-handel skiljer sig åt i olika organisationer, och det finns många olika sätt att utforma det. Fördjupningsmaterialet är inte heltäckande, utan belyser på ett mer övergripande sätt det it-stöd som kan bli aktuellt när en organisation inför, utvecklar eller utökar e-handel. Innehållsförteckning på nästa sida

3 E-HANDEL It-stöd för e-handel IT-stöd för e-handel Exempel på i praktiken It-stöd för att hantera avtal Skövde kommun It-stöd för en e-handelsprocess, e-handelstjänst It-stöd för elektronisk fakturering och EFH Kommunikationssätt och teknisk infrastruktur PEPPOL Kommunicera digitalt via VAN-tjänst Leverantörsportaler Ny organisation Uppföljningen visar på goda resultat Politiskt stöd Klicka dig fram i innehållet genom länkarna i menyn 3

4 It-stöd för e-handel It-stöd för e-handel omfattar en rad olika koncept och möjligheter som syftar till att digitalisera affärsprocesserna genom att använda moderna system- och kommunikationslösningar. Det inkluderar stöd för elektronisk handel, e-kommunikation, EDI, webbtjänster, portaler, mobila lösningar och mycket annat. Elektroniska affärsmeddelanden behöver utformas på ett strukturerat sätt för att fungera i mottagarens e-handelssystem, och det behövs lösningar för att ta emot och skicka dem. It-stödet kan utformas på många olika sätt och med många olika tekniska lösningar. Att standardisera de olika sätten att utväxla digitala affärmeddelanden (det vill säga standardformat för affärsmeddelanden och kommunikationsmetoder) ger en grund för att många olika parters it-system ska kunna samverka på ett kostnadseffektivt sätt. Utgångspunkten är att varje part svarar för sin egen itlösning för e-handel. Även om it-lösningar utformas i syfte att uppnå fullskalig elektronisk handel behöver det också finnas kompletterande lösningar för att kunna e-handla med leverantörer som har låg teknisk mognad. Det är bra om den köpande organisation, som vill uppnå fördelarna med e-handel fullt ut, också tillhandahåller en portallösning som gör det möjligt att även e-handla med tekniskt omogna leverantörer. I detta material beskriver vi komponenter och funktioner som på olika sätt gör e-handelsprocessen möjlig. IT-STÖD FÖR ATT HANTERA AVTAL Det underlättar med ett it-stöd för digital hantering av avtal och avtalsförvaltning men det är inget krav för att kunna e-handla. Det underlättar också om it-stödet kan överföra avtalsinformation till e-handelssystemet, och där kan det finnas effektivitetsvinster att göra. Ett mer integrerat it-stöd för att hantera avtal och e-handel kan också underlätta när man ska följa upp inköpen. Men det är också fullt möjligt att införa e-handel med ett avtalshanteringssystem som är mer frikopplat från e-handelssystemet. IT-STÖD FÖR EN E-HANDELSPROCESS, E-HANDELSTJÄNST Dagens system för e-handel kan vanligen hantera flera olika affärsprocesser. En produktkatalog kan läsas in mer eller mindre automatiskt i e-handelssystemet, en beställning kan It-stödet kan utformas på många olika sätt och med många olika tekniska lösningar. 4

5 nå leverantören på olika sätt, leverantören kan skicka en elektronisk bekräftelse på olika sätt och en e-faktura kan skickas via en elektronisk infrastruktur alternativt registreras manuellt i en leverantörsportal. It-stödet för en e-handelsprocess omfattar funktionalitet för att stödja de processer som vi beskriver i avsnittet om e-handelsprocesser: Den digitala processen från beställning till betalning för en vara respektive för en tjänst. Processen för att ansluta en leverantör med ett avtal till ett e-handelssystem. Processen för uppföljning och analys som möjliggörs av ett e-handelssystem. Systemleverantörer erbjuder olika typer av it-stöd för e-handelsprocessen. Det finns lösningar där it-stödet för e-handel är en modul i ett integrerat affärssystem eller där det är en eller flera fristående moduler som kan kopplas till andra it-stöd. It-stödet kan omfatta funktionalitet för att fungera som en leverantörsportal. It-stöd för e-handel ska vara utformade för att kunna utväxla e-handelsmeddelanden enligt SFTI:s rekommenderande tekniska standarder och format. På sin webbplats erbjuder SFTI kostnadsfria verifieringstjänster där det går att verifiera/testa att ett meddelande följer SFTI:s tekniska standard och format. Det finns verifieringsstöd för de standardiserade meddelanden som SFTI fastställt. IT-STÖD FÖR ELEKTRONISK FAKTURERING OCH EFH En enkel form av e-handel innebär att en leverantör skickar en elektronisk faktura (e-faktura) och att mottagaren hanterar den digitalt. Elektronisk fakturering är möjligt om en organisation har it-stöd för att ta emot en e-faktura samt funktionalitet för elektronisk fakturahantering (EFH). EFH innebär att fakturan hanteras i ett digitalt arbetsflöde med intern distribution av faktura, kontering, attest och arkivering. Det finns många olika it-stöd för att ta emot en e-faktura. En köpare kan ta emot en e-faktura till exempel via PEPPOL:s infrastruktur, via sin operatör, via sin portaltjänst på webben eller via en e-fakturaväxeltjänst. PEPPOL är bland annat en infrastruktur för digital informationsförmedling som omfattar teknik för att koppla ihop köpare och säljare. Elektroniska fakturor kan skickas via PEPPOL. En köpare kan också ta emot en e-faktura via sin operatör. Om köparen använder portaltjänster för e-faktura kan leverantören registrera sina fakturor i köparens webbaserade portal. Baserat på leverantörens registrering genererar portalen en e-faktura enligt det format köparen önskar. 5

6 En köpare kan också ta emot en e-faktura via sin fakturaväxeltjänst. En fakturaväxeltjänst ser till att de som skickar och tar emot e-fakturor får dem i rätt format. Leverantören kan registrera eller skicka fakturor i det format som den använder till växeln, och om köparen använder ett annat format konverterar växeln fakturan till köparens önskade format. KOMMUNIKATIONSSÄTT OCH TEKNISK INFRASTRUKTUR När köpare eller leverantör har skapat ett meddelande i systemet behöver det överföras till mottagaren. Nedan beskriver vi olika sätt att skicka digitala meddelanden mellan köpare och säljare. PEPPOL PEPPOL står för Pan-European Public Procurement On-Line och är en organisation som bland annat tillhandahåller en infrastruktur för informationsförmedling. PEPPOL är också en verksamhets- och avtalsmodell samt en uppsättning vägledningar och tekniska specifikationer (standarder). PEPPPOL:s standarder rekommenderas av SFTI. PEPPOL ger stöd för digitala processer för e-upphandling och e-handel. Genom PEPPOL kan köpare och säljare nå varandra på ett enkelt sätt de som ansluter sig får tillgång till samtliga köpare och säljare som finns registrerade i PEPPOL-nätverket inte bara i det egna landet utan även internationellt. De behöver inte veta några detaljer om varandras tekniska lösningar eller vilken operatör som har ansvar för driften. En förenklad beskrivning av PEPPOL:s infrastruktur OPERATÖR Företag A Företag B Operatör Faktura Accesspunkt, Operatör PEPPOL Accesspunkt, Operatör I PEPPOL används inte bilaterala samtrafikavtal utan i stället tecknar operatörerna ett operatörsavtal med en PEPPOLmyndighet. I Sverige är det ESV. PEPPOL används i många europeiska länder, och många företag och organisationer är anslutna. Det finns många fördelar med att använda PEPPOL:s infrastruktur, bland annat att det blir enklare att ansluta nya leverantörer och att problem kopplade till ömsesidiga samtrafikavtal kan undvikas. Läs mer om PEPPOL. OPERATÖR Myndighet Operatör Företag C Källa: SFTI 6

7 Kommunicera digitalt via VAN-tjänst Leverantören och köparen kan också skicka elektroniska meddelanden via sina operatörer. Modellen grundar sig på principen att köparen och leverantören själva har valt en egen operatör som agerar på sin kunds uppdrag (det vill säga köparen eller leverantören). Tjänsten som användaren köper av sin operatör brukar kallas för VAN-tjänst (value added network) och används till exempel för att konvertera och förmedla elektroniska meddelanden. Användaren betalar sin operatör för de tjänster de köper. När köparen ansluter en leverantör till ett e-handelssystem, och om parterna kommer överens om att skicka digitala meddelanden via respektive operatör, behöver de säkerställa att operatörerna har samtrafikavtal upprättade mellan sig, eller att de ingår samtrafikavtal. Leverantörsportaler Köparen kan välja att sätta upp en leverantörsportal för att e-handla med leverantörer som har lägre teknisk mognadsgrad. Portalen är en webbaserad elektronisk plattform, som köparen skickar meddelanden till från sitt e-handelssystem. Leverantören tar emot meddelanden via portalen, till exempel en order, och kan registrera information, till exempel en faktura, i portalen. Meddelanden från leverantören överförs via portalen till köparens e-handelssystem. En leverantörsportal kan vara en integrerad del av köparens e-handelssystem eller en mer frikopplad modul eller tjänst som integreras mot köparens e-handelssystem. En förenklad beskrivning av VAN-tjänster via operatör LEVERANTÖRS AFFÄRSSYSTEM PRISLISTA ORDERSVAR LEVERANS FAKTURA ORDER LEVERANTÖRS OPERATÖR MEDDELANDEN TILL KÖPARE MEDDELANDEN TILL LEVERANTÖREN KÖPARES OPERATÖR PRISLISTA ORDERSVAR LEVERANS FAKTURA ORDER KÖPARES E-HANDELSSYSTEM/ AFFÄRSSYSTEM Vill du veta mer? Klicka dig vidare till nästa del eller kontakta oss: info@uhmynd.se upphandlingsmyndigheten.se 7

8 EXEMPEL PÅ E-HANDEL I PRAKTIKEN Exempel på e-handel i praktiken SKÖVDE KOMMUN: en bra affär för kommunen Eva Wärnå, processledare för inköp och Ramiz Binaku, inköpssamordnare för sektor Barn och Utbildning 8

9 EXEMPEL PÅ E-HANDEL I PRAKTIKEN en bra affär för kommunen Inför e-handeln som en trestegsraket! Så lyder rådet från Skövde kommun till andra kommuner som ligger i startblocken för en satsning på bred front. Eva Wärnå, processledare för inköp Om jag skulle göra den här resan en gång till, skulle jag först sätta organisationen. Sedan få e-handelssystemet på plats, fylla det med nödvändig information och utbilda beställarna. Sist skulle jag skaffa ett uppföljningssystem som visar vad som fungerar och var man behöver sätta in resurser för att styra om flödena, säger Eva Wärnå, processledare för inköp i Skövde kommun. Och det är precis så Skövde kommun har gjort, även om resan har varit lång. Kommunen började redan 996 och var en av pionjärerna i Sverige. Då saknades systemstöd och utvecklingen skedde samtidigt som e-handelssystemet implementerades. Leverantörerna var inte mogna och standarderna inte satta. Men att vara tidigt ute innebär också att man har kommit långt i arbetet. Vi har över 75 procent e-fakturor och ungefär hälften av våra orderflöden sker elektroniskt, berättar Eva Wärnå. NY ORGANISATION Det stora genombrottet kom 0-03 när kommunen såg över sin beställarorganisation. Tidigare fanns det en mängd användare i systemet som i de flesta fall saknade kunskap om offentlig upphandling. Tanken var att skapa en organisation med mer specialiserade beställare och samla kompetensen. Resultatet blev en ny organisation där varje enhet har en eller två behöriga beställare och en direktupphandlare. I varje sektor det som i andra kommuner kallas förvaltningar finns en inköpssamordnare. Fördelen är att man ser behovet för hela sektorn och möjligheten att samordna vissa inköp, vilket gör att vi kan effektivisera arbetet. En annan fördel är att vi som sitter centralt håller koll på inköpsbeteendet. Vi kan identifiera områden där det inte upphandlas och stämmer av med andra inköpssamordnare hur det ser ut i övriga delar av kommunen, säger Ramiz Binaku, inköpssamordnare för sektor Barn och Utbildning. Det han beskriver är uppföljningen. Med uppföljningssystemet får man kontinuerliga data och statistik. Vi följer upp avtalstroheten och identifierar de områden där man handlar utanför avtal. Vi kan även gå ner på enhetsnivå. Det är en styrka när vi för dialog med beställarna och försöker rätta till felen eller hitta nya vägar, säger Ramiz Binaku. Vi har över 75 % e-fakturor och ungefär hälften av våra orderflöden sker elektroniskt 9

10 EXEMPEL PÅ E-HANDEL I PRAKTIKEN UPPFÖLJNINGEN VISAR PÅ GODA RESULTAT Uppföljningen har gett resultat. Inom Måltidsavdelningen har man jobbat med e-handel i 0 år och där följer man avtalen till procent. Att man håller sig till avtalen gör att man sparar mycket pengar. Om vi jämför med en grannkommun är livsmedelsinköpen 300 kronor billigare per invånare i vår kommun. Utan e-handel hade det inte varit möjligt, säger Eva Wärnå. Idag omfattar e-handeln i princip bara varor. Skälet till att man började där är att varubeställningarna består av små orderbelopp som tar stora administrativa resurser i anspråk. Nästa steg är att inkludera tjänstebeställningar. Vi kommer att byta system och då är det lämpligt att vi utvecklar oss i den riktningen. Skövde kommuns inköpsorganisation: UPPHANDLINGS- ENHETEN EKONOMI- AVDELNINGEN NÄTVERK INKÖPSSAMORDNARE INKÖPSSAMORDNARE Ramiz Binaku, inköpssamordnare för sektor Barn och Utbildning POLITISKT STÖD Skövde kommun har allt sedan starten för över 0 år sedan haft uppbackning från politikerna och tydliga riktlinjer. Bara genom att ledningen kommunicerade att nu ska vi handla efter avtal förändrades inköpsbeteendet med 50 miljoner. Så tydlighet är viktigt, säger Ramiz Binaku. BEHÖRIG BESTÄLLARE DIREKTUPPHANDLARE Vill du veta mer? Klicka dig vidare till nästa del Tips till andra organisationer Arbeta med politisk förankring kring e-handel och nyttan av ökad digitalisering. Inför e-handel som en trestegsraket först organisation, sedan e-handelssystem (med anpassningar och utbildningar) och sist uppföljningssystem. Börja med avtalsområden där e-handel är vanligt och väl inarbetat hos leverantörerna. Använd data från uppföljningen som utgångspunkt i dialogen med beställarna. eller kontakta oss: info@uhmynd.se upphandlingsmyndigheten.se 0