Upphandlingssamverkan D-U Inledning

Transkript

1

2 Inledning 1/7 Nu Reflektioner Resursläget Mycket på gång e-stelle!

3 Inköp är mycket Inköp Upphandling Anskaffning Spendanalys Leverantörmarknadsanalys Strategi Anbudsinfordran Anbudsutvärdering Förhandling & Avtal Utbildning & Uppföljning Leverantörsutveckling Uppföljning & utvärdering Strategiskfas Upphandlingsfas Avtalsvård

4 Bakgrund genomförd förstudie Förstudie vintern/våren 2011 Effektivisering av landstingets inköp med hjälp av bland annat elektronisk handel

5 Upplevda problem Det handlar bland annat om följande: Ett dåligt administrativt stöd tar arbetstid från kärnverksamheten Styrmöjligheterna till önskade inköpskanaler är bristfälliga Statistikmöjligheterna är dåliga Efterlevnaden av attestordningen är sannolikt bristfällig liksom dokumentationen av gjorda attester Problemen känns igen hos många andra jämförbara organisationer

6 Önskade effekter Önskade effekter som ett faktiskt införande av e-handel och övriga stödjande aktiviteter förväntas ge: Effektivare hantering i alla led Ökad avtalstrohet Bättre uppföljning och styrning Bättre internkontroll Spara pengar!

7 Ansats för arbetet - ESV Analys utifrån fyra perspektiv: Strategier och styrning, Process, organisation och IT-stöd Inspirerat av statens arbetsmodell

8 Inköpsområde Spend-analys Inköpskostnad tkr Andel Upphandlingssamverkan D-U Antal leverantörer Utomlänsvård % 61 Läkemedel % 286 Köpt vård % 118 Investeringar % 257 Lokaler % 780 Labb.tjänster % 79 Sjukvårdsmateriel % 608 IT, tele % 368 Hjälpmedel % 363 Inhyrd personal % 363 El, energi o annan media % 36 Pers.relaterade kostnader % Patienttransporter % 63 Övr. främmande tjänster % 677 Verks.ankn. tjänster % 215 Övrigt % Försäkringar o riskkostnader % 159 Övriga vårdtjänster % 72 Reparationer o underhåll % 419 Livsmedel % 144 Transporter o resor % 946 Fordon % 221 Förbrukningsinventarier % 481 Förbrukningsvaror % 825 Övrigt material o varor % 655 Tandvård Köpt tandvård Hyrd utrustning Köp regional utv Totalt % 7 312

9 Beslut Beslut om två projekt för att utveckla nyläge med utgångspunkt från de redovisade förbättringsförslagen Utveckling av den samlade inköpsverksamheten inom Lt Sörmland och Lt Västmanland 1. Perspektiv - Strategi och styrning Grunden läggs för en strategiskt inriktad inköpsverksamhet 2. Perspektiv - Processer Med helhetsgrepp på inköpsverksamheten 3. Perspektiv - Organisation Med syfte att stödja inköpsprocessen utifrån olika perspektiv: centralt-lokalt, strategiskt-taktiskt-operativt Upphandling av ett IT-stöd till inköpsprocessen och e-handel (pågår) 4. Perspektiv IT-stöd

10 Nuläge Nyläge UE Strategi och styrning Otydlig strategi Uppdragsstyrd verksamhet Processer Enhetlig process saknas Fokus på upphandlingsfasen Organisation och roller Länsindelning Otydlig organisation för arbetet med landstingen

11 Arbetsprocess Upphandlingssamverkan D-U

12 Förändringsarbete 1. Skapa en känsla av angelägenhet 2. Bilda grupp av beslutsfattare som stöttar förändringen 3. Skapa en vision 4. Kommunicera visionen 5. Ge andra förutsättningar att genomföra visionen 6. Planera så att positiva synliga effekter kommer tidigt i processen 7. Konsolidera förbättringarna och skapa mer positiva resultat 8. Gör förändringarna till en del av den ordinarie verksamheten

13 Mål Följa lagen Enklare för användarna lätt att göra rätt Spara tid, trygghet & förutsägbarhet Köpa rätt kvalitet och miljö Spara pengar Tydligt ägarskap för hela processen

14 Resultat i liknande projekt 102 MSEK Från 160/61 SEK till 5 SEK Genomgång av avtal i verksamheterna

15 e-stelle Delprojektet Utveckling av inköpsverksamheten

16 e-stelle Policy och styrande dokument Skapa enhetlig heltäckande process UE organiseras utifrån uppdraget Tydliggöra ägarskap, ansvar och roller Genomföra pilot med avtalscontrollers Samarbete med VF, inköpscentraler och klöversamarbeten Kategoribaserat arbete

17 Exempel på kategorier 1. El, energi & mediaförsörjning 2. It, data & telefoni 3. Administrativa konsulttjänster 4. Information & kommunikation 5. Kompetensutveckling 6. Fastighetsutveckling och underhåll 7. Fm tjänster 8. Resor & logi 9. Transportmedel 10. Bank & försäkring 11. Logistiktjänster 12. Förbrukningsmaterial 13. Kontorsinventarier 14. Sjukvårdsinventarier 15. Arbetskläder & personlig utrustning 16. Medicinteknisk utrustning 17. Tekniska hjälpmedel 18. Medicintekniska produkter 19. Inhyrd vårdpersonal 20. Läkemedel 21. Tolktjänster 22. Patient transporter 23. Köpt vård 24. Kultur & arrangemang

18 Kategoriteam Kategoriansvariga Spendanalys Leverantörmarknadsanalys Strategi Upphandlare Anbudsinfordran Anbudsutvärdering Förhandling & Avtal Administratörer Utbildning & Uppföljning Leverantörsutveckling Uppföljning & utvärdering

19 e-stelle Delprojektet Upphandling av ett IT-stöd till inköp och e-handel Pågår sedan november/december

20 Olika kunder inom Landstingen Upphandlingssamverkan D-U Beställning i nuläget Leverantör utan avtal Leverantör Olika kunder i landstingen har olika beställningssätt. Upp till leverantören att sätta rutiner. Svårt för verksamheterna att hitta rätt avtal och därmed rätt leverantör. Leverantör utan avtal

21 Avtalsvillkor Upphandlingssamverkan D-U Kund X = 10% rabatt Kund Y = 7% rabatt Kund Z = 15% rabatt Leverantör Leverantörens kunder har olika avtalsvillkor. Upp till leverantören att ha kontroll på villkor vid försäljningen. Svårt för verksamheterna att kontrollera avtal och villkor. Kund LTV/DLL = 25% rabatt Kund W = 9% rabatt

22 Olika kunder inom Landstingen Upphandlingssamverkan D-U Beställning med inköpssystem Alla kunder i landstingen har samma beställningssätt. Leverantör Lätt för verksamheterna att hitta rätt avtal och därmed rätt leverantör.

23 Inköpssystem Upphandlingssamverkan D-U

24 Så här skulle det kunna se ut

25 Resurser Projektresurser Projektledare 1,0 Tid från UE 1,0 Konsultstöd Resurser från verksamheten Projektgruppsdeltagare Referensgrupper Implementeringsresurser Avtalscontroller pilot 2012: 1,0 2013: 2,0 Övriga projektkostnader