Erfarenheter från införandet. av E-handel. Lunds universitet. HfR Tylösand maj Agneta Sjöfors

Transkript

1 Erfarenheter från införandet av E-handel Lunds universitet HfR Tylösand maj 2011 Agneta Sjöfors

2 Innehåll Lunds universitet Resan Utmaningen Vägen framåt

3 Lunds universitet Grundat studenter forskarstuderande anställda Omkring 650 professorer Årsomsättning ca. 6,4 miljarder 1/3 utbildning, 2/3 forskning 8 fakulteter Flera campus

4 Inköp och e-handel Decentraliserad inköpsorganisation: ca aktiva användare Köper varor och tjänster för ca 1,2 miljarder SEK/år (exklusive lokalhyra) Har stöd för e-handel: Visma Proceedo, internt namn: Lupin Visma TendSign

5 Leverantörer och fakturor Nästan leverantörer/år många utländska Ca fakturor/år 30% e-fakturor Fler än 500 fakturor/år från ett 50-tal leverantörer Flest köp: Laboratoriematerial Resor Böcker IT-utrustning

6 1. Vi införde systemstöd Elektronisk inköp och fakturahantering - Förstudie o upphandling Uppsättning och utrullning Fokus vid införandet Helhetssyn på processen och på bästa nytta för organisationen som helhet Effektiva flöden Användarvänlighet Snabb implementering (e-upphandlingsverktyg hade vi redan)

7 2. Vi förändrade organisationen Upphandlarna flyttades in i ekonomisektionen =>Inköp och upphandling Ny yrkeskategori: e-handelssamordnare Processledning av inköp: Behov-till-betalning

8 => Effekter Väsentligt höjd inköpskompetens centralt Inköpsstrategiskt tänkande på tillväxt Skifte av fokus: från upphandling / faktura till beställning Ser problemen bättre = bättre möjlighet åtgärda bl a problem med organisation, styrning och stöd

9 Mål: Bättre affärer Mer för pengarna! Bättre koll på leverantörerna! Ökad inre effektivitet Lättare göra rätt! Frigör tid! Bättre service! Ökad lagenlighet Bättre avtal! Inga böter!

10 Medel: Projekt Bättre inköp Vi skapar förutsättningar för bättre affärer - effektivt och lagenligt!

11 Utmaningen Många aspekter som ska vägas samman: Formaliakrav: LOU, e- handel etc Delvis omogen marknad Många aktörer - skiftande behov Göra bra affärer Effektiv hantering Avtal som är lätta att använda Tid

12 Förbättringspotential Kostnad för inköp: Bristande kunskap kan ge dyra inköp

13 Hur nå framgång? Se helheten Gör hemläxan: Hur ser våra inköpsbehov ut? Fokus på beställning. Byt roll: Vilken information behöver t ex en forskningsingenjör för att kunna köpa rätt? Lyssna på organisationen hör vad de säger anpassa vägen men behåll fokus på målet Lita på den egna drivkraften i organisationen skapa förutsättningar

14 Skapa förutsättningar! Lätt hitta avtal Användbar information om avtal Fler och bättre avtal Bättre verktyg t ex e-beställning Utbildning Uppföljning Nätverk internt och externt

15 Avtalsinformation 1. Hitta avtalen bra struktur och bra sökord 2. Välja rätt avtal extremt kortfattad översiktlig information som vägleder till rätt avtal 3. Beställa rätt kortfattad information om avtalets innehåll, t ex rabatter, hur man avropar

16 Hitta avtalen!

17 E-beställning Effektivt och tidsbesparande kvalitetskontroll en gång istället för att alla ska kolla hela tiden leverantörernas utbud mer lättåtkomligt automatiserat informationsflöde konteringshjälp

18 E-beställning Grogrund för bättre affärer lättare styra till rätt priser; få rätt rabatter etc lättare styra till standardsortiment bättre kunskap om inköpsmönster bättre sortimentskunskap underlag till att göra mer träffsäkra upphandlingar

19 E-beställning Viktiga aspekter Tajma med upphandling och avtal som upphör/börjar Anpassa kraven efter mognaden i branschen Arbeta med olika vägar in Det ska finnas något som passar alla! Standarder och kanaler Nationellt och internationellt!

20 Nästa steg: Ut i Europa PEPPOL Pan-European Public Procurement Online Alla företag i EU ska kunna kommunicera elektroniskt med vilken som helst EU-institution: E-upphandling E-beställning E-faktura Gemensam infrastruktur inom EU Teknik för att länka samman nationella lösningar Gemensamma standarder Sparar pengar och tid för alla

21 Uppföljning i flera dimensioner Avtalstrohet och regelefterlevnad Leverantörernas leveransförmåga och avtalsefterlevnad Strategiska behov

22 Nätverk - ex Produktkategoriteam Gemensam grupp som arbetar med sortimentsstrategier leverantörsstrategier e-handel avtalsuppföljning Inrättas efter behov och drivs av inköpschefen

23 Inköp Nätverk SOI SUSU Upphandling Beställning HfR Faktura Vem ser till helheten? Stöd ESV: faktura & beställning Kammarkollegiet: avtal & upphandling Nytt statligt servicecenter?: faktura & beställning? Vem tar ansvaret för hela inköpsprocessen? Professioner Ekonomer Upphandlare E-handels Inköpare...

24 Agneta Sjöfors, sektionen Ekonomi