Lathund för användare. Barn och ungdomstandvård, Tandvårdsfönster

Transkript

1 1 (31) Lathund för användare Barn och ungdomstandvård, Tandvårdsfönster Sida 1/31

2 2 (31) Versionshistorik Version Datum Ändrat av Kommentar Lars Wennerholm Första version Lars Wennerholm Tredje version Sida 2/31

3 3 (31) Innehållsförteckning 1 Allmänt Övergripande beskrivning Förutsättningar Inloggning, portalen Lista nytt barn Visa listade barn Visa listningshändelser Registrera vårdrapport eller munhälsobedömning manuellt Registrera EPI rapporter och munhälsobedömningar via filinläsning Ej inskickad vårdrapport Sök och visa fakturor Sök akutfakturaadress Värdeförråd Kapitationsersättningar Revisionsperioder Vårdåtgärder EPI parametrar Valideringar och kontroller Validering vid listning Validering vid vårdrapportering EPI parametrar Validering av behandlingsdatum Sida 3/31

4 4 (31) 1 Allmänt 1.1 Övergripande beskrivning Detta dokument beskriver funktionaliteten för barn och ungdomstandvård i applikationen Tandvårdsfönster. Följande funktioner omfattas Inloggning Listning av barn Visa listade barn Visa listningshändelser Vårdrapportering och EPI rapportering, inklusive rapportering av munhälsobedömningar för ettåringar, manuellt respektive via filinläsning Visa ej inskickade vårdrapporter Sök och visa patientdata Sök och visa fakturor Sök aktutfakturaadress Det regelverk som ligger till grund för funktionaliteten återfinns på s webbsidor: _och_ungdomstandvard/ Längst ned på varje webbsida i Tandvårdsfönster finns länk till detta regelverk 1.2 Förutsättningar Användaren är registrerad som användare i applikationen för berörd vårdenhet, i Region Skånes behörighetsadministrativa system MenuettRS (Enheten för Tandvård) Användaren har ett smart kort med ett installerat SITHS certifikat, placerat i kortläsare som är ansluten till datorn. Datorn har korrekt version av NetID installerat Berörd vårdenhet är registrerad i MenuettRS och där kopplad till vårdtyp Allmän barn och ungdomstandvård Berörd vårdenhet har ett ackrediteringsavtal för barn och ungdomstandvård i Region Skåne, som är registrerat i systemet WebbKoral Sida 4/31

5 5 (31) Sida 5/31

6 6 (31) 2 Inloggning, portalen Inloggning in i Tandvårdsfönster sker på webbadressen När användaren klickar på inloggningslänken på ovanatående webbsida, visas följande webbsida: Användaren klickar på Klicka här för att logga in. Systemet startar inloggningsdialogen där användaren får ange sitt certifikat, samt sin PIN kod för inloggning. Om användaren har behörighet att arbeta med mer än en vårdenhet, visas en vallista, där användaren uppmanas att välja den vårdenhet (klinik) som denne skall arbeta med, se bild nedan. Sida 6/31

7 7 (31) Efter eventuellt val av vårdenhet returnerar systemet en portalwebbsida, se bild nedan. ( Acceptansttest hör till testmiljön, bortse från detta). Om användaren har behörighet till funktionerna för Barn och ungdomstandvård, så visas en huvudflik i den blå listen överst på sidan. Om användaren har behörighet även till Tandvårdsreformfunktioner, visas även denna huvudflik. Sida 7/31

8 8 (31) För att välja funktion, klickar användaren på Barn och ungdom i den övre blå listen och markerar den funktion som han/hon vill arbeta med i rullgardinsmenyn som visas. Man kan också klicka på en av snabblänkarna som visas i sektionen Barn och ungdom. I den fortsatta beskrivningen i detta dokument beskrivs respektive funktion för barn och ungdom i systemet Tandvårdsfönster. Sida 8/31

9 9 (31) 3 Lista nytt barn Användaren klickar på funktionen Lista nytt barn i rullgardinsmenyn eller på snabblänk Systemet visar följande bild: Användaren anger patient genom att skriva in personnumret och klickar därefter på knappen Hämta Systemet hämtar upp och visar barnets namn, gatuadress och postadress Systemet kontrollerar också att barnet är folkbokfört i Skåne. Om så inte är fallet visas ett meddelande När barnets data hämtats upp visar systemet följande bild: Sida 9/31

10 10 (31) För att lista barnet på sin vårdenhet klickar användaren i rutan Härmed försäkrar jag. och klicka sedan på knappen Signera och skicka in Systemet visar en signeringsdialog, där användaren skall ange sin signeringskod för det SITHS certifikat som denne har på sitt smarta kort Efter signeringen visar systemet ett bekräftelsemeddelande enligt nedan, där det också framgår var barnet var listat tidigare Sida 10/31

11 11 (31) När listningen är klar enligt ovan kan barnet sökas fram med funktionen Visa listade barn (se nästa avsnitt). Vid listning enligt ovan sker samtidigt avlistning hos tidigare vårdenhet, samt ett anrop till integrationstjänsten med Lissy: TVF/WebbKoral anropar webbtjänst CRM_Care_Listing och skickar listningsdata (Patient, datum, vårdenhet) om listningshändelsen till Lissy (den nya listningen) Lissy avlistar barnet från tidigare vårdenhet, och listar på barnet på ny vårdenhet. Sida 11/31

12 12 (31) 4 Visa listade barn Med denna funktion kan man se alla listade barn på sin vårdenhet, söka fram ett enskilt barn och exportera sökresultat till Excel för hantering av datat utanför Tandvårdsfönster. Användaren väljer funktionen Visa listade barn i rullgardinsmenyn under Barn och ungdom i den övre blå listen, eller klickar på snabblänken som visas på portalsidan. Systemet visar följande bild: Alla listade barn på vårdenheten visas automatiskt o Reg.datum: den dag då barnet listades på vårdenheten o Rev.datum: sista dagen i aktuell revisionsperiod. Om barnet inte har en aktuell revisionsperiod (gäller 19 åring där vård/epi rapporterats, samt barn mellan 13 månaders ålder och 31/12 det år barnet är 2 år. Barnet skall ha fått en Munhälsobedömning rapporterad mellan månaders ålder) visas inget revisionsdatum. o Dagar kvar: Visar hur många dagar som återstår till Rev.datum, dvs till sista dagen för vårdrapportering/epi rapportering. Då ingen aktuell revisionsperiod finns visas inget. Användaren kan söka upp ett enskilt barn via personnummer, för respektive efternamn, stad (postort) eller postnummer. Man kan även söka på Revisionsdatum. Alla barn som är listade har ett revisionsdatum som skapas av systemet. Revisionsdatumet är specifikt för patienten och är det sista behandlingsdatumet i revisionsperioden som kan anges vid Sida 12/31

13 13 (31) vårdrapportering för att vårdenheten skall ha uppfyllt sitt åtagande enligt regelverket. Se vidare i regelverket här: for allman barn och ungdomstandvard LOV/ För att se systemets data för ett barn, klickar användaren på personnumret i listan Systemet visar följande bild: Förklaringar till informationen som visas: Nuvarande listning: Den vårdenhet där barnet i listat förnärvarande Föregående listning: Den vårdenhet där barnet var listat före nuvarande listning Sida 13/31

14 14 (31) Senaste EPI: Den senaste EPI rapport som finns registrerad. EPI data skall registreras det år barnet fyller, 3, 6, 9, 12 och 19 år. Här visas också vilken undersökningsåtgärd som är rapporterad, 101 eller 102 Revisionsperioder: Här visas barnets nuvarande och tidigare revisionsperioder, samt om vårdrapport inrapporterats i tid (före sista datum i revisionsperioden). Exkluderad från revision betyder att barnet kan vara exkluderat från revision om det t ex flyttat in i regionen och blivit listat när endast kort tid (åtta veckor) återstår av revisionsperioden. Sida 14/31

15 15 (31) 5 Visa listningshändelser Denna funktion används för att se vad som hänt listningsmässigt under en period mellan två utbetalningstillfällen. Det betyder att det är listningshändelser mellan den 15:e en månad och den 15:e nästa månad som visas. Betalningskörning (systemet skapar upp fakturor) baserat på listade barn görs den 15:e varje månad. För att se listningshändelser under en period, väljer användaren funktionen Visa listningshändelser i rullgardinsmenyn under Barn och ungdomsfliken i den blå listen överst på sidan, eller välj funktionen i den lista av snabblänkar som visas på portalsidan Systemet visar följande bild. (Sektionerna Nya listningar och Avlistade patienter kan expanderas genom att klicka på pilknappen till vänster om rubriken) För att se t ex Nya listningar, klickar användaren på excelikonen varvid en Excelfil genereras och visas på skärmen Sida 15/31

16 16 (31) Användaren kan välja vilken period han/hon vill se genom att välja kombinationen år och månad. Förklaring till vad som visas: o Totalt antal listade barn för vald månad: Här visas antal barn som var listade den 15:e vald månad. Listningsersättningen baseras på denna siffra. o Nya listningar: visar nya barn som listats på vårdenheten under perioden (i exemplet ovan från 15/4 till den 15/ o Avlistade patienter: visar de barn som flyttat ut, avlidit eller listat om sig hos annan vårdenhet under perioden (i exemplet ovan från 15/4 till den 15/5 2013) Sida 16/31

17 17 (31) 6 Registrera vårdrapport eller munhälsobedömning manuellt Under revisionperioden för ett barn skall vårdenheten registrera en vårdrapport. Vad som skall registreras styrs av barnets ålder under revisionsperioden. För barn som under ett kalenderår fyller 3, 6, 9, 12 eller 19 år skall EPI data rapporteras. I övriga fall för barn över 3 år skall endast åtgärd 101 eller 102 rapporteras (se regelverket). För barn som är månader skall en Munhälsobedömning rapporteras. För att vårdrapportera/epi rapportera, väljer användaren funktionen Registrera vårdrapport i rullgardinsmenyn under Barn och ungdom, eller klickar på snabblänken i startbilden (portalbilden) Systemet visar följande sida: Användaren anger barnets personnummer och klickar på knappen Hämta Systemet visar barnets namn och adress Användaren anger därefter behandlingsdatum Beroende på barnets ålder visar systemet därefter vad som skall rapporteras. I exemplet nedan är barnet 19 år, varför EPI parametrar som skall rapporteras för en 19 åring visas: Sida 17/31

18 18 (31) Användaren anger behandlingsdatum Användaren markerar en av undersökningsåtgärderna 101, 102 eller Munhälsobedömning (ettåringar). Systemet kommer vid sparandet att validera enligt följande regler: o Om revisionsperioden sträcker sig över en period som inte omfattar ett EPI år, räcker det med en 101:a eller 102:a en gång under revisionsperioden. o För åldrarna 6, 9, 12 och 19 skall en 101:a + EPI data rapporteras in o För 3 åldern 3 år skall en 101:a eller 102:a + EPI data rapporteras in Användaren klickar därefter på Spara utkast Systemet sparar informationen och lägger till en rad under Utkast. Upp till 20 st rapporter kan läggas in som utkast Ett utkast (en rad) kan tas bort genom att klicka på Ta bort i högerkolumnen Sida 18/31

19 19 (31) Användaren kan fortsätta lägga till upp till 20 vårdrapporter Därefter klickar användaren på knappen Signera och skicka in, och anger sin PIN kod för signering/underskrift i dialogen som visas (och klickar på OK) Systemet sparar uppgifterna till databasen Om användaren väljer att logga ut innan signering skett, ligger utkasten kvar kvar nästa gång användaren loggar in Vårdrapportinformationen visas efter inskickningen på patientsidan, som nås via funktionen Visa listade patienter. Munhälsobedömning för ettåringar rapporteras på samma sätt som ovan. Notera att revisionsperioden för ettåringar är från och med månad 11 till och med månad 13 i barnets ålder. Rapportering av ovanstående skall ske senast 30 dagar efter behandlingsdatum/undersökning. Sida 19/31

20 20 (31) 7 Registrera EPI rapporter och munhälsobedömningar via filinläsning Vårdenheter som har många barn listade och därmed gör många vårdrapporteringar, kan slippa att registrera varje barn för sig manuellt. Istället kan man läsa in en fil med alla rapporter, förutsatt att journalsystemet har en exportfunktion för detta som producerar en xml fil enligt fastställd specifikation. Enligt nedanstående exempel: <?xml version="1.0" encoding="utf 8"?> <ChildYouthTreatmentReportFile xmlns=" xmlns:xsi=" <FileHeader> <CareProvider> <Name>Klinik AB</Name> </CareProvider> </FileHeader> <TreatmentReports> <TreatmentReport> <SocialSecurityNumber> </SocialSecurityNumber> <TreatmentDate> </TreatmentDate> <TreatmentCode>102</TreatmentCode> </TreatmentReport> <TreatmentReport> <SocialSecurityNumber> </SocialSecurityNumber> <TreatmentDate> </TreatmentDate> <TreatmentCode>101</TreatmentCode> <EpiReport> <Temp_deft>15</Temp_deft> <Temp_dt>15</Temp_dt> <Perm_DFT>15</Perm_DFT> <Perm_DFSa>15</Perm_DFSa> <Perm_DT>15</Perm_DT> </EpiReport> </TreatmentReport> <TreatmentReport> <SocialSecurityNumber> </SocialSecurityNumber> <TreatmentDate> </TreatmentDate> <TreatmentCode>MHB B</TreatmentCode> </TreatmentReport> </TreatmentReports> </ChildYouthTreatmentReportFile> Användaren väljer funktionen Registrera vårdrapporter via fil i rullgardinsmenyn under fliken Barn och ungdom i den blå listen överst på sidan, eller klickar på snabblänken på startsidan/portalsidan. Systemet visar följande bild: Sida 20/31

21 21 (31) Användare klickar på knappan Choose File och väljer den fil som skall laddas upp. Därefter klickar användaren på knappen Ladda upp fil Systemet kontrollerar filen så att den innehåller korrekt data. Om det finns vårdrapporter som inte accepteras, skapas en felfil som visas på sidan. I denna fil finns meddelanden om vilka vårdrapporter som inte accepterades samt vad som är fel (t ex Barnet var inte listat på vårdenheten vid angivet behandlingsdatum osv). Denna fil är underlag för kontroll och rättelse hos vårdgivaren Systemet returnerar också en fil med alla vårdrapporter som accepterades av kontrollfunktionen. Denna fil kan sparas ned, laddas upp igen, signeras och skickas in genom att klicka på knappen Signera och skicka in, som visas efter valideringskontrollen. Sida 21/31

22 22 (31) 8 Ej inskickad vårdrapport Denna funktion kan användas för att se vilka vårdrapporter som ännu inte skickats in för olika barn och revisionsperioder. Genom att ange olika kombinationer av år och månad, kan man få ett underlag för sin planering av behandling av barnen vad avser Region Skånes krav på inrapportering. Användaren väljer funktionen Ej Inskickad vårdrapport i rullgardinsmenyn som nås genom att klicka på Barn och ungdom i den blå listen överst på sidan, alternativt klickar på snabblänken på startsidan/portalsidan Systemet visar följande bild: Användaren kan söka på en enskild patient med personnummer, efternamn eller förnamn, samt filtrera på År och Månad Användaren kan klicka på personnumret för en patient, och då visas patientsidan Användaren kan t ex söka på en viss patient i kombination med Alla år, då visar systemet alla eventuella revisionsperioder för patienten där vårdrapport saknas, se exempel på sökresultat i bilden nedan: Sida 22/31

23 23 (31) Sida 23/31

24 24 (31) 9 Sök och visa fakturor Faktureringen sköts automatiskt i systemet, utan att vårdenheten behöver vidta speciella åtgärder. Fakturor skapas i mitten av varje månad, baserat på de barn som fanns listade på vårdenheten den 15:e. Systemet skapar den 16:e först en fil med alla listade barn på vårdenheten, och skickar denna lösenordsskyddade fil via FTP till Statistiska Centralbyrån, som i sin tur returnerar en vägd CNI faktor som används för att justera månadsbeloppet för vårdenheten, dvs för alla barn/listningar Faktorn används för justering av 25% av det totala kapitationsersättningsbeloppet för de listade barnen Den 23:e varje månad genererar systemet automatiskt fakturor för alla vårdenheter där CNIjusterat belopp särredovisas För att söka fram en faktura, väljer användaren funktionen Sök faktura i rullgardinsmenyn under flik Barn och ungdom, alternativt klickar på snabblänken på startsidan/portalsidan. Systemet visar följande bild: Sida 24/31

25 25 (31) Användaren kan söka på Eget fakturanummer (detta skapas automatiskt av systemet med formatet BoUTVÅÅÅÅMM), ett datumspann för fakturadatum, fakturanummer (även Räkningsnummer kan anges i sökfältet) samt patientens personnummer. Om man klickar i rutan Visa endast godkända fakturor så visas alla fakturor som attesterats av Enheten för tandvård och därmed är klara för utbetalning. I fallet Barn och ungdomstandvård motsvarar alltid ett Räkningsnummer ett Fakturanummer om vårdenheten är en fristående klinik. För paraplyorganisation med flera vårdenheter kopplade till sig i systemet blir F numret en samlingsfaktura ditt ett antal Räkningar hör. För att se en faktura, klickar användaren på Räkningsnr Systemet visar följande bild: Följande typer av fakturarader kan visas beroende på vilka barn som är listade på användarens vårdenhet: Kapitationsersättning barn 0 2 år. Denna ersättning CNI justeras inte Kapitationsersättning barn 3 till 19 år. Fast del CNI justering av kapitationsersättning för barn 3 19 år. Den del av beloppet som CNIjusterats (25% av totalt ersättningsbelopp) Sida 25/31

26 26 (31) Ersättningsperiod anges med formatet ÅÅÅÅ MM, där t ex avser ersättning för listade barn per Momsregistreringsnummer visas (ej i bilden på förra sidan) Antal avser antal barn som omfattas av ersättningen. Vid fakturakörningen skapar systemet en pdf version av fakturan för ersättningsperioden. Användaren kan se fakturan i pdf format, och spara ned eller skriva ut den Användaren klickar på Visa faktura som pdf. Acrobat Reader installerat på datorn för att kunna öppna fakturan i pdf format Systemet öppnar ett fönster och visar pdf fakturan. Exempel på hur fakturan kan se ut (momsregistreringsnr visas, men finns ej med i exemplet nedan): Sida 26/31

27 27 (31) 10 Sök akutfakturaadress Ibland utförs vård akut på barn som inte är listat på vårdenheten. I dessa fall skall faktura skickas till den vårdenhet där barnet är listat. För att söka fram adressen till denna vårdenhet, finns en funktion kallad Akutfaktura. För att söka fram en adress för akutfaktura: Användaren väljer funktion Akutfaktura i rullgardinsmenyn under flik Barn och ungdom, alternativt klickar på snabblänken på startsidan/portalsidan Systemet visar följande bild: Användaren anger behandlingsdatum och patientens personnummer, och klickar därefter på knappen Hämta Systemet visar en informationsruta där det står att sökningen loggas. Detta sker av patientsekretesskäl Användaren klickar på OK för att fortsätta Systemet visar då patientens namn, adress, samt namn och adress till den vårdenhet där patienten är listad, och som därmed skall faktureras. Exempel: Sida 27/31

28 28 (31) Sida 28/31

29 29 (31) 11 Värdeförråd 11.1 Kapitationsersättningar För barn 0 2 år: 300 kr per listad och år För barn 3 19 år: kr per listad och år, varav 25% justeras med CNI faktor 11.2 Revisionsperioder Revisionsår: 2013, 2014 osv allteftersom revisionsperioder skapas Revisionsmånad o Januari o Februari o Mars o April o Maj o Juni o Juli o Augusti o September o Oktober o November o December 11.3 Vårdåtgärder Används vid vårdrapportering under barnets revisionsperioder. Värden: 101 Basundersökning och diagnostik, tandläkare 102 Fullständig undersökning och doagnostik, tandhygienist MHB B Munhälsobedömningar 11.4 EPI parametrar deft o Antal manifest karierade, extraherade (till följd av karies) och/eller fyllda temporära tänder o Skall inrapporteras för 3 resp 6 åringar dt o Antal temporära tänder med nytillkomna manifesta primär och/eller sekundärkariesskador o Skall inrapporteras för 3 resp 6 åringar DFT o Antal manifest karierade och/eller fyllda permanenta tänder o Skall inrapporteras för 9, 12 och 19 åringar DFSa o Antal manifest karierade och/eller fyllda approximalytor på permanenta tänder o Skall inrapporteras för 9, 12 och 19 åringar Sida 29/31

30 30 (31) DT o Antal permanenta tänder med nytillkomna manifesta primär och/eller sekundärkariesskador o Skall inrapporteras för 9, 12 och 19 åringar Sida 30/31

31 31 (31) 12 Valideringar och kontroller 12.1 Validering vid listning Validering att barnet inte redan är listat på vårdenheten Validering att barnet är folkbokfört i Skåne Validering att barnet inte är avlidet 12.2 Validering vid vårdrapportering EPI parametrar deft o Maxvärde 20 o Skall inrapporteras för 3 resp 6 åringar dt o Maxvärde 20 o Skall inrapporteras för 3 resp 6 åringar DFT o Maxvärde 32 o Skall inrapporteras för 9, 12 och 19 åringar DFSa o Maxvärde 64 o Skall inrapporteras för 9, 12 och 19 åringar DT o Maxvärde 32 o Skall inrapporteras för 9, 12 och 19 åringar Validering av behandlingsdatum Validering att barnet var listat på vårdenheten vid behandlingsdatum Validering av att rapportering sker senast 30 dagar efter behandlingsdatum Sida 31/31