Uppföljningsrapport. Kommunikation i Uppsala län utan stöd av fax

Transkript

1 srapport Kommunikation i Uppsala län utan stöd

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 BAKGRUND 3 2 PROJEKTSTATUS 3 3 RESULTAT AV UPPFÖLJNING 4 4 SLUTSATSER OCH REKOMMENDATIONER 5 2 (7)

3 1 Bakgrund Landstinget (numera Region Uppsala) har fått ett föreläggande från inspektionen för vård och omsorg IVO, om att sluta överföra information med hjälp, då det inte är ett tillräckligt säkert sätt att kommunicera patientuppgifter. Under hösten 2015 och våren 20 har därför en utredning (förstudie) i två delar genom registrering av mottagna och skickade fax på ett antal enheter inom Region Uppsala identifierat vilken typ av information det är som idag faxas och därefter utrett samt lämnat förslag på alternativ till denna informationsöverföring. Projektet förväntades implementera de i den ovan nämnda utredningen föreslagna prioriterade ändringarna för att på så sätt uppfylla de krav på säker informationsöverföring som IVO ställer på Region Uppsala. Syftet med projektet var dels att minska ner kommunikationen med fax för de typer av meddelanden som det idag finns en säker lösning för, men också att titta på och föreslå fortsatt arbete med utveckling av lösningar för de övriga typerna av meddelanden. Projektet har resulterat i att de uppsatta målen i projektplanen uppnåtts. De vanligast förekommande typerna, identifierade i förstudien, finns det nu en plan för att ersätta med andra lösningar för en säker informationsöverföring. Mycket var klart att implementera redan vid årsskiftet 20/17 men andra lösningar behöver lite längre planerings- och förberedelsetid innan implementering. De huvudsakliga lösningarna för de prioriterade informationsmängderna är nationell patientöversikt - NPÖ, en ny meddelandefunktion i Prator mellan primärvård och kommunal vård samt att utreda möjligheten för kommunala sjuksköterskor att få inloggning i Warandoseringssystemet Auricula. 2 Projektstatus Sedan årsskiftet ska inga omvårdnads- eller läkarepikriser längre faxas till den kommunala hemsjukvården vid utskrivning av patient från slutenvård. Dessa dokument samt övriga journalanteckningar i kronologisk journal tar den kommunala hemsjukvården del av via NPÖ. En förutsättning för att den kommunala hälso- och sjukvårdspersonalen ska kunna logga in och titta i NPÖ är att det finns ett samtycke från patienten. En funktion har därför införts i Prator så att slutenvården i inskrivningsmeddelandet kan meddela kommunens legitimerade personal att patienten informerats och därefter givit sitt samtycke. Information om detta nya arbetssätt har spridits i enlighet med den kommunikationsplan som togs fram av projektets arbetsgrupp och informationen finns också publicerad på Navet, på Pratorsidan. Under försommaren 2017, enligt planering den 8 juni, driftsätts en ny meddelandefunktion i Prator som möjliggör kommunikation mellan kommunal hemsjukvård och primärvård kring patienter som inte har en pågående vårdperiod inom slutenvården. I dessa meddelanden kommer det finnas möjlighet att skicka med bilagor. 3 (7)

4 3 Resultat av uppföljning De parametrar som bedömdes relevanta att följa upp efter projektets avslut för att kunna se nyttoeffekten var: Antal slagningar i NPÖ per månad för samtliga kommuner i länet under perioden juli 20 till mars 2017 Typ och antal skickade och mottagna fax under 1-2 dagar på de enheter som också gjorde en mätning i förstudien. Samtliga av länets åtta kommuner har därför ombetts att lämna in statistik på antal slagningar i NPÖ per månad för perioden juli 20 till mars Resultatet av inrapporteringen visas i nedanstående tabell. Juli Aug Sep Okt Nov Dec Jan 17 Feb 17 Mars 17 Östhammar Tierp Håbo Knivsta TOTALT Fullständiga siffror saknas från fyra av kommunerna som därför exkluderas helt ur tabellen. Somliga av dessa kommuner kommer inte åt den loggningstjänst som behövs för att ta fram statistiken och andra kommuner har inte haft åtkomst till NPÖ förrän från januari Dessa kommuner menar dock att NPÖ nu används i stor omfattning. 4 (7)

5 De primärvårds- och slutenvårdsenheter som deltog i förstudien genom att registrera typ och antal av skickade och mottagna fax under en till två dagar (och som levererade siffror då) kontaktades igen för att genomföra en ny mätning under två dagar i mars Resultatet av den nya mätningen visas i nedanstående tabell: Typ Faxmeddelanden mellan kommunal hemsjukvård och primärvård Klinisk kemi, provtagningsunderlag Ordinationslista för antikoagulantia (warandosering) Antal/procentuell Kommentar andel 56 st, 45% Kommer att ersättas av meddelandefunktionen i Prator som driftsätts 8 juni st, % Rättning pågår för publicering i NPÖ 17 st, 14% Utredning pågår gällande behörighet i Auricula för kommunala sjuksköterskor. I väntan på detta kan dessa skickas som bilaga i meddelandefunktionen som driftsätts 8 juni Journalkopior 11 st, 9% Ska inte faxas. Kan läsas via NPÖ om samtycke finns Övrigt, okategoriserat* 8 st, 7% Enstaka fax av olika art Läkemedelslistor 7 st, 6% Kan skickas som bilaga i meddelandefunktionen i Prator som driftsätts 8 juni 2017 Remisser, remissvar 4 st, 3% Rättning pågår för publicering i NPÖ TOTALT 124 st, 100% *T.ex. generell information från apoteket, underlag från apotekare inför läkemedelsgenomgång, beslut/utfall efter vårdplanering. 4 Slutsatser och rekommendationer Den kartläggning av vilka typer som skickas och/eller togs emot som genomfördes innan projektet genomfördes visade att den i särklass vanligaste informationsmängden var journalinformation i form av epikriser, vårdplaner, 5 (7)

6 utskrivningsmeddelanden (43%). På andra plats kom de fax som skickas mellan primärvård och kommunal vård när kontakt önskas kring gemensamma patienter (20%). Den nu genomförda uppföljningen visar en stor minskning ad journalinformation, som nu enbart är 9% av den totala mängden fax. Det innebär med stor sannolikhet att ett ökat användande av NPÖ har minimerat behovet av manuell överföring av information. Sannolikt är det ett rimligt antagande att det ligger i personalens intresse i både Region Uppsala och länets kommuner att enbart hantera informationen vid primärkällan, både vid dokumentationstillfället och vid informationsöverföringen. Dock publiceras inte all väsentlig journalinformation upp i NPÖ i Region Uppsala idag. Detta är något man bör arbeta vidare med för att åtgärda, vilket också pågår. Den inrapporterade statistiken på antal slagningar i NPÖ i kommunerna visar en stark ökning månad för månad, särskilt efter december 20 då ingen journalinformation längre faxas. I september 20 gjordes totalt 848 slagningar i de fyra kommuner som rapporterat in fullständiga siffror. I mars 2017 var totalsiffran Det är en ökning med 400%. Vid driftstörningar eller åtkomstproblem till NPÖ säger gällande alternativ rutin att informationen i stället ska faxas. Den vanligast förekommande typen i den nu genomförda uppföljningen är de faxmeddelanden som skickas mellan primärvård och kommunal hälso- och sjukvård (45%). Denna information kommer efter den 8 juni att kunna hanteras på ett säkert sätt via meddelandefunktionen i Prator. Då denna funktion även kommer att ha stöd för bilagor innebär det att den också kan komma ifråga som ersättningsrutin vid eventuella driftstopp i NPÖ eller för förmedling av den information som idag inte publiceras i NPÖ. Således visar denna uppföljning att projektet av fax nått ett mycket gott resultat. Endast 7% av det totala antalet fax som registrerats på de olika enheterna under uppföljningsdagarna i mars 2017 är av sådan art att inget alternativ till fax finns. De övriga 93% bör vara eliminerade efter den 8 juni. 6 (7)

7 DATUM PROJEKTLEDARE Pia Lagerström NAMNFÖRTYDLIGANDE 7 (7)