SAMSA, rutin för hantering av meddelanden

Transkript

1 SAMSA, rutin för hantering av meddelanden Rutin/gäller för Äldreomsorgen, Funktionshinder, Socialpsykiatrin, Individ- och familjeomsorgen i Borås Stad SAMSA, rutin för hantering av meddelanden 1

2 Ur Borås Stads Styr- och ledningssystem Verksamhetsorganisationen fastställer också de rutiner som krävs. Dessa ska beskriva hur och när olika händelser ska uträttas eller inträffa. Det ska framgå när rutinen senast reviderades, vem som har utarbetat den och vem som godkänt den Dokumentet framtaget av: Lokal arbetsgrupp SVPL Fastställt av och datum: För revidering ansvarar: Lokal arbetsgrupp SVPL Dokumentet gäller till och med: tillsvidare SAMSA, rutin för hantering av meddelanden 2

3 Innehållsförteckning SAMSA... 1 Behörigheter... 4 Regionala rutiner, lathundar... 4 Borås Stad huvudinkorgar... 4 Samtycke... 5 Verksamheternas ansvar... 5 Samtycke... 5 Support... 5 Loggar... 5 Kontakter... 5 Information som faxas... 6 Meddelanden i SAMSA... 7 Huvudinkorgar kontrolleras... 7 Vårdbegäran... 7 Meddelande till vård och omsorg... 8 Inskrivningsmeddelande... 9 Kallelse och underlag till vårdplanering... 9 Fylla i samordnad plan vid utskrivning... 9 Justering samordnad plan... 9 Utskrivningsmeddelande... 9 Avbrott i processen Information vid utskrivning Avsluta ärende Ansvarsfördelning Vårdplaneringsteam Handläggare Sjuksköterska Arbetsterapeut Fysioterapeut SAMSA, rutin för hantering av meddelanden 3

4 SAMSA, IT-tjänst för samordnad vård- och omsorgsplanering Inledning SAMSA är en IT-tjänst för att på elektronisk väg kunna hantera den regiongemensamma rutinen för samordnad vård- och omsorgsplaneringplanering. IT-tjänsten: ger användarna stöd i det dagliga arbetet med registrering och överföring av uppgifter kring vården av den enskilde patienten stödjer den administrativa delen som betalningsansvarsrutinen innebär ger möjlighet att följa vårdplaneringsprocessen bättre öka kvaliteten i medicinska, omvårdnads, rehabiliteringsmässiga och administrativa beslut effektivisera informationsutbytet Vård och omsorgsdokumentation utbyts mellan parterna på ett sådant sätt att det kommer patienten tillgodo genom förbättrad vård. Meddelandena i SAMSA är en journalhandling som patienten kan ta del av. Behörigheter Legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal har behörighet till samtliga meddelanden i inom Individ- och familjeomsorgen (IFO), Sociala omsorgsförvaltingen(sof) och Vård- och äldreförvaltningen(väf). Handläggare som arbetar utifrån Socialtjänstlagen har behörighet till samtliga meddelanden inom sin förvaltning. Planerare för hemtjänst har läsbehörighet inom VÄF. Borås Stad Huvudinkorgar i SAMSA. Inkomna meddelanden ska kontrolleras minst 3 ggr/dag. Borås VÄF, Vård- och äldreförvaltningen. Personer över 65 år Borås SOF, Sociala omsorgsförvaltningen. Personer under 65 år. Borås IFO, Vuxen, Personer med missbruksproblematik och/eller hemlöshet. D.v.s. att behoven av stöd/insats hos dessa personer är relaterade till dessa grupper. Borås VÄF Borås Centrum VÄF huvudinkrog Borås Fristad VÄF huvudinkorg Borås Sjöbo VÄF huvudinkorg Borås Dalsjöfors VÄF huvudinkorg Borås Brämhult VÄF huvudinkorg Borås Trandared VÄF huvudinkorg Borås Göta VÄF huvudinkorg Borås Norrby VÄF huvudinkorg Borås Sandhult VÄF huvudinkorg Borås Viskafors VÄF huvudinkorg Borås SOF Borås Sociala omsorgsförvaltningen huvudinkorg Borås IFO Borås IFO huvudinkorg SAMSA, rutin för hantering av meddelanden 4

5 Verksamheternas ansvar Har lokala rutiner där det framgår - vilka funktioner som har mandat att göra vad med meddelandena - aktuella telefon- och faxnummer till legitimerad personal, biståndshandläggare som ska skrivas i kontaktuppgifterna i SAMSA - Viva meddelandegrupper - vikten av att brukare/patienters aktuella kontaktuppgifter och adresser är uppdaterade i VIVA - Utser stödanvändare - hur den interna informationsöverföringen sker Har stödanvändare till SAMSA för verksamheterna Ansvarar för att kontaktuppgifter är aktuella i VIVA Samtycke Patientens samtycke till informationsöverföring mellan vårdgivare inhämtas i samband med inskrivning i kommunal hälso- och sjukvård på Medgivandeblanketten som finns i VIVA. Support Användare som har problem med åtkomst till systemet vänder sig till Servicedesk Vård och omsorg Användare som har frågor/problem kring SAMSA kontaktar i första hand de stödanvändare som finns i verksamheten. Verksamhetsfrågor som rör SAMSA lyfts till enhetschef Meddelanden i SAMSA Denna rutin beskriver handläggningen av elektroniska meddelanden i Västragötalandsregionens gemensamma IT-tjänst SAMSA. I SAMSA hanteras den samordnade vårdplaneringens olika delar elektroniskt. Meddelanden går från en vårdgivare till en eller flera mottagare. Samtliga meddelanden skickas och kvitteras av utsedda personer/funktioner. De meddelanden som ingår i ett ärende är - Vårdbegäran - Meddelande till Vård och omsorg - Inskrivningsmeddelande - Kallelse och underlag till vårdplan - Samordnad plan vid utskrivning - Utskrivningsmeddelande - Avbrott i processen - Information vid utskrivning - Administrativt meddelande IT-tjänsten tillåter endast ett pågående ärende åt gången. Fullfölj därför informationsöverföringen snarast för att inte förhindra annan informationsöverföring, som inskrivning i slutenvård. Det är därför viktigt att veta att meddelandena försvinner vid kvittering. SAMSA, rutin för hantering av meddelanden 5

6 Sjukhusen kommer att gå efter folkbokföringsadress alternativt vistelseadress vid adressering till kommunen. Mottagande verksamhet måste därför kontrollera att meddelandet kommit rätt. Meddelanden som kommit till fel verksamhet skall inte kvitteras utan istället markeras som felsänt av mottagaren. Meddelandet aviseras då automatiskt tillbaka till mottagaren. Administrativt meddelande ska aviseras samtidigt med orsak t.ex. att patienten har flyttat till vård och omsorgsboende (Vobo). Information som faxas Medicinsk information i form av epikriser (från läkare, sjuksköterska) läkemedelslistor mm. kommer fortfarande att faxas till angivet faxnummer i respektive verksamhet. Samma faxnummer kommer att användas i reservrutinen om SAMSA mot förmodan inte fungerar, se Regional information För epikrishantering mellan arbetsterapeut (AT) och fysioterapeut (FT) finns en separat rutin med egna faxnummer mellan sjukhus och kommun. Kontakter I kontaktuppgifterna ska det framgå namn, relation, telefon och faxnummer till aktuella kontakter i kommunen, även jourtid. Faxnummer skrivs i fältet för e-post (finns ingen egen ruta). Om uppgifter saknas kompletteras dessa av handläggare, sjuksköterska, arbetsterapeut, fysioterapeut. Telefonnummer till hemtjänst lämnas endast muntligt vid överrapportering för att sjukhuset ska meddela transporttid, inte för överrapportering av patientinformation. Information om rutiner Samordnad vård och omsorgsplanering Borås Stad, länk. Information om rutiner, lathundar finns på: Regional information om samordnad vård- och omsorgsplanering I SAMSA hanteras också kommunikationen mellan kommun, primärvård och sjukhusmottagningar för in- och utskrivning i kommunal hälso- och sjukvård. In och utskrivning i hemsjukvården via elektroniskt ITstöd. Loggar Rutin, loggningskontroll för personas åtkomst av elektroniska uppgifter i verksamhetssystemet gäller. Finns i VIVA beskrivningar, övrigt. Meddelanden i SAMSA Rutinen beskriver handläggningen av meddelanden som gäller brukare/patienter med insatser från socialtjänstlagen, Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade och hälso- och sjukvårdslagen. Brukare/patient med hemtjänst och kommunal hälso- och sjukvård, ordinärt boende Patient med enbart kommunal hälso- och sjukvård Brukare/patient som bor på vård- och omsorgsboende enligt SoL, LSS Brukare/patient på korttidsboende Brukare med enbart hemtjänst SAMSA, rutin för hantering av meddelanden 6

7 Huvudinkorgarna kontrolleras Vardagar tom 16:00: Vårdplaneringsteamet inom Vård och Äldreförvaltningen (VÄF). Sociala omsorgsförvaltningen(sof)och Individ- och familjeomsorgen (IFO)enligt lokal rutin. Lördag-söndag och röda dagar, kl. 7-15:30: Tjänstgörande sjuksköterska ansvarar för att läsa dessa meddelanden minst en gång men kvitterar inte meddelandena eftersom de då försvinner. Kväll- och nattetid ansvarar: Kvälls-/nattsjuksköterskeorganisationen ansvarar för kontroll och genomläsning av samtliga huvudkorgar minst två gånger, kl 20 och kl 02, mellan , men kvitterar inte meddelandena eftersom de då försvinner. Hur förmedlas informationen vidare: Viktigt att - kontakt- adressuppgifter i VIVA är uppdaterade. - handläggare får veta vad som har hänt patienten och meddelas via lokal rutin Tjänstgörande sjuksköterska för informationen vidare till hemtjänstpersonal, boendestödjare, via telefon. Information till legitimerad personal, läggs i TES kalender med insats indirekt patienttid. Meddelandegrupper i VIVA Vårdplaneringsteam: Grupp vårdplaneringsteam. Handläggare inom Sociala omsorgsförvaltningen (SOF):Handläggare SOF För patienter som är inskickade till sjukhus men som kan förväntas komma hem oavsett tid på dygnet: Journalanteckning görs i VIVA. Meddelande läggs i TES kalender med insats indirekt patienttid. Meddelandet kan kompletteras med t ex ny läkemedelslista/ordination från sjukhus och primärvård. Vårdbegäran Vid behov av akut sjukhusvård aviseras vårdbegäran av tjänstgörande sjuksköterska i Borås Stad till SÄS och till respektive vårdcentral. Ska göras från huvudinkorgen, där patienten vistas. Om personen är under 65 år läggs SOF med som medverkande part. Vårdbegäran ska vara sjukhuset tillhanda helst inom 30 minuter. Ambulansen behöver få rapport av sjuksköterska/omvårdnadspersonal/anhörig eller patient om identitet och vad som hänt i stora drag. Telefonnummer lämnas till ansvarig sjuksköterska. Vårdbegäran görs oavsett om patienten har sökt vård själva eller ej. SAMSA, rutin för hantering av meddelanden 7

8 Vårdbegäran ska kompletteras i efterhand av legitimerad sjuksköterska, arbetsterapeut, fysioterapeut, med kontaktuppgifter och information om patienten. Kan göras fram tills att meddelandet Kallelse till vårdplanering är skickad. Ingen vårdbegäran skickas vid planerade besök eller besök via remiss till vårdcentral eller mottagningar. I vissa fall kan vårdbegäran göras av AT och FT i samråd med sjuksköterska. För in- och utskrivning till hemsjukvård finns en separat rutin. OBS! - Oavsett tid på dygnet! Om patienten behöver skickas in till sjukhuset med vårdbegäran avslutas pågående ärende för att kunna starta ett nytt. Om patienten har kommit hem från sjukhus och har ett pågående ärende som inte är avslutat, men behöver skickas in till sjukhus åter igen, skall föregående ärende avslutas, innan ny vårdbegäran kan skrivas. Meddelande skickas till vårdplaneringsteam via meddelandegrupp i VIVA att ärendet har avslutats. Meddelande till vård- och omsorg Hälso- och sjukvårdsinformation gäller patienter som skickas in till sjukhus i regel med vårdbegäran men som inte blir inskrivna. Skickas av sjukhus till medverkande parter. Sjukhuset tar telefonkontakt med biståndshandläggare och/eller sjuksköterska, arbetsterapeut, fysioterapeut innan patienten skickas hem, om patienten har insatser från kommunen. Vardagar tom 16:00: Vårdplaneringsteamet inom Vård och Äldreförvaltningen (VÄF) ansvarar för att dessa meddelanden kvitteras. Patient med kommunal hälso- och sjukvård: Tjänstgörande sjuksköterska ansvarar för att läsa dessa meddelanden men kvitterar inte meddelandena eftersom de då försvinner. Detta görs av vårdplaneringsteamet. Legitimerad personal meddelar omgående berörda parter (hemtjänst, boendestödjare)om det finns delegerade insatser. Brukare med enbart hemtjänst: Handläggare ansvarar för kvittering. Sociala omsorgsförvaltningen(sof)och Individ- och familjeomsorgen (IFO)enligt lokal rutin. Hur förmedlas informationen vidare: Handläggare meddelar omgående berörda parter (hemtjänst, boendestödjare). Lördag-söndag och röda dagar, kl. 7-15:30 samt Kväll- och nattetid ansvarar: Tjänstgörande sjuksköterska för att läsa dessa meddelanden men kvitterar inte meddelandena eftersom de då försvinner. Detta görs av vårdplaneringsteam nästkommande vardag. Hur förmedlas informationen vidare: Meddelar omgående hemtjänstgruppen, boendestödjare. Ansvarig biståndshandläggare meddelas nästkommande vardag via meddelandefunktionen i VIVA. För patienter som är inskickade till sjukhus men som kan förväntas komma hem oavsett tid på dygnet: Journalanteckning görs i VIVA. Meddelande läggs i TES kalender med insats indirekt patienttid. Meddelandet kan kompletteras med t ex ny läkemedelslista/ordination från sjukhus och primärvård. SAMSA, rutin för hantering av meddelanden 8

9 Inskrivningsmeddelande Vardagar tom 16:00: Vårdplaneringsteamet inom Vård och Äldreförvaltningen (VÄF) ansvarar för att dessa meddelanden kvitteras. Sociala omsorgsförvaltningen(sof)och Individ- och familjeomsorgen (IFO)enligt lokal rutin. Lördag-söndag och röda dagar, kl. 7-15:30 samt Kväll- och nattetid ansvarar: Tjänstgörande sjuksköterska ansvarar för att läsa dessa meddelanden men kvitterar inte meddelandena eftersom de då försvinner. Detta görs av vårdplaneringsteam nästkommande vardag. Kallelse och underlag till vårdplanering Vardagar tom 16:00: Vårdplaneringsteamet inom Vård och Äldreförvaltningen (VÄF) ansvarar för att dessa meddelanden kvitteras. Sociala omsorgsförvaltningen(sof)och Individ- och familjeomsorgen (IFO)enligt lokal rutin. Lördag-söndag och röda dagar, kl. 7-15:30 samt Kväll- och nattetid ansvarar: Tjänstgörande sjuksköterska ansvarar för att läsa dessa meddelanden men kvitterar inte meddelandena eftersom de då försvinner. Detta görs av vårdplaneringsteam nästkommande vardag. Ansvar för bekräftelse till SÄS om tid för vårdplaneringen: Vårdplaneringsteamet VÄF. Sociala omsorgsförvaltningen(sof)och Individ- och familjeomsorgen (IFO)enligt lokal rutin Fylla i samordnad plan vid utskrivning Redigerar i vårdplanen: Vårdplaneringsteamet VÄF. Sociala omsorgsförvaltningen(sof)och Individ- och familjeomsorgen (IFO)enligt lokal rutin. Vård- och omsorgsboende (LSS): hur? Vård- och omsorgsboende (SoL); hur görs detta? Justering av samordnad vårdplan Varje vårdplan kan bara justeras av en person i kommunen som då justerar för samtliga kommunala insatser. Patienter kan skrivas ut utan att vårdplanen är justerad, förutsatt att telefonkontakt tagits. I dessa fall justeras vårdplanen i efterhand. Vårdplan justeras av: Vårdplaneringsteamet Utskrivningsmeddelande Utskrivningsmeddelande kvitteras av: Vårdplaneringsteamet VÄF. Sociala omsorgsförvaltningen(sof)och Individ- och familjeomsorgen (IFO)enligt lokal rutin. Hur förmedlas information vidare internt: Vårdplaneringsteamet för informationen vidare till berörda parter, via meddelandefunktion i VIVA samt för kännedom i TES till legitimerad personal. Information vid utskrivning Information vid utskrivning kvitteras av: SAMSA, rutin för hantering av meddelanden 9

10 Vårdplaneringsteamet VÄF. Sociala omsorgsförvaltningen(sof)och Individ- och familjeomsorgen (IFO)enligt lokal rutin. Hur förmedlas information vidare internt: Vårdplaneringsteamet för informationen vidare till berörda parter, via meddelandefunktion i VIVA samt för kännedom i TES till legitimerad personal. Avbrott i process Huvudinkorg kontrolleras och meddelandet kvitteras av: Vårdplaneringsteamet VÄF. Sociala omsorgsförvaltningen(sof)och Individ- och familjeomsorgen (IFO)enligt lokal rutin. Hur förmedlas information vidare internt: Vårdplaneringsteamet för informationen vidare till berörda parter, via meddelandefunktion i VIVA samt för kännedom i TES till legitimerad personal. Avsluta ärende: Vem avslutar ärendet Vårdplaneringsteamet VÄF. Sociala omsorgsförvaltningen(sof)och Individ- och familjeomsorgen (IFO)enligt lokal rutin. Om sjuksköterska, arbetsterapeut eller fysioterapeut upptäcker att det finns oavslutat ärende på patient som är åter i hemmet eller på korttidsplats meddelas vårdplaneringsteamet om detta. OBS- Oavsett tid på dygnet! Om patienten behöver skickas in till sjukhuset med vårdbegäran avslutas pågående ärende för att kunna starta ett nytt. Om patienten har kommit hem från sjukhus och har ett pågående ärende som inte är avslutat, men behöver skickas in till sjukhus åter igen, skall föregående ärende avslutas, innan ny vårdbegäran kan skrivas. Meddelande skickas till vårdplaneringsteam via meddelandegrupp i VIVA att ärendet har avslutats. Ansvars för åtgärder i SAMSA Vårdplaneringsteam, äldreomsorgen Kontakten med sjukhuset för planerade vårdplaneringar på sjukhus för personer som bor i ordinärt boende. Bedömningar för inskrivning i hemsjukvård (Sdf Öster, Sdf Väster) Intern informationsöverföring i VIVA Processen i SAMSA- betalningsdagar. Handläggare Inom SOF ansvarar handläggare för hela processen för samordnad vårdplanering Meddelande till vård och omsorg om patient återgår till hemmet efter besök på sjukhusets akutmottagning Fortsatta informationsöverföringen internt via telefon, meddelandegrupper i VIVA, TES. Minst tre gånger/dygn kontrollera huvudinkorgen. SAMSA, rutin för hantering av meddelanden 10

11 Sjuksköterska, ordinärt boende, korttidsvård, växelvård Vårdbegäran till sjukhus, kompletterar vårdbegäran med aktivitet och funktionsstatus som fanns före ankomst till sjukhuset, kontaktuppgifter, namn, profession, telefon och faxnr. Bevaka Meddelande till vård och omsorg om patient återgår till hemmet från sjukhusets akutmottagning. Fortsätta informationsöverföringen internt via telefon, meddelandegrupper i VIVA, TES. OBS! Om ärende avslutas viktigt att meddela vplteam/handläggare! Minst tre gånger/dygn kontrollera huvudinkorgen Vid utskrivning från hemsjukvård i samverkan med AT/FT skicka vårdbegäran till vårdcentral och Vårdval Rehab. Sjuksköterska, vård- och omsorgsboende Vårdbegäran till sjukhus, kompletterar vårdbegäran med aktivitet och funktionsstatus som fanns före ankomst till sjukhuset, kontaktuppgifter, namn, profession, telefon och faxnr Bevaka och åtgärda meddelanden. Dagsjuksköterska kvitterar meddelanden och avslutar ärenden i SAMSA. Bevaka meddelande till vård och omsorg om patient återgår till hemmet från sjukhusets akutmottagning. Vårdbegäran till sjukhus, komplettera vårdbegäran med aktivitet och funktionsstatus som fanns före ankomst till sjukhuset, samt kontaktuppgifter, namn, profession, telefon och faxnr. Fortsätta informationsöverföringen internt via telefon, meddelandegrupper i VIVA, TES. Minst tre gånger/dygn kontrollera huvudinkorgen Arbetsterapeut och fysioterapeut Komplettera vårdbegäran med aktivitet och funktionsstatus som fanns före ankomst till sjukhuset. Komplettera med kontaktuppgifter, namn, profession, telefon och faxnr. Vid utskrivning från hemsjukvård i samverkan med sjuksköterska skicka vårdbegäran till vårdcentral och Vårdval Rehab. SAMSA, rutin för hantering av meddelanden 11