SAMSA, rutin för hantering av meddelanden

Transkript

1 SAMSA, rutin för hantering av meddelanden Rutin gäller för Arbetslivsförvaltningen, Individ- och familjeomsorgen, Sociala omsorgsförvaltningen och Vård- och äldreförvaltningen i Borås Stad SAMSA, rutin för hantering av meddelanden 1

2 Ur Borås Stads Styr- och ledningssystem Verksamhetsorganisationen fastställer också de rutiner som krävs. Dessa ska beskriva hur och när olika händelser ska uträttas eller inträffa. Det ska framgå när rutinen senast reviderades, vem som har utarbetat den och vem som godkänt den Dokumentet framtaget av: SAMSA arbetsgrupp Borås Stad Fastställt av och datum: För revidering ansvarar: SAMSA arbetsgrupp Borås Stad Dokumentet gäller till och med: tillsvidare SAMSA, rutin för hantering av meddelanden 2

3 Innehållsförteckning... 3 Inledning... 4 Behörigheter... 4 Information om rutiner... 4 Utbildning i SAMSA... 5 Borås Stad huvudinkorgar... 5 Verksamheternas ansvar... 6 Samtycke... 6 Support... 6 Rutin SAMSA loggningskontroll... 6 Loggmottagare... 6 Kontakter... 7 Information som faxas... 7 Ansvarsfördelning... 7 Vårdplaneringsteam... 7 Sjuksköterska... 7 Arbetsterapeut och fysioterapeut... 8 Handläggare... 8 Sjuksköterska, arbetsterapeut, fysioterapeut SOF... 8 Huvudinkorgar kontrolleras... 8 Meddelanden i SAMSA... 9 Vårdbegäran Meddelande till vård och omsorg Inskrivningsmeddelande Planering Information vid utskrivning Utskrivningsmeddelande Avbrott i processen Avsluta ärende SAMSA, rutin för hantering av meddelanden 3

4 Inledning SAMSA är en IT-tjänst för att på elektronisk väg kunna hantera den regiongemensamma rutinen för inoch utskrivning från sluten hälso- och sjukvård. IT-tjänsten: ger användarna stöd i det dagliga arbetet med registrering och överföring av uppgifter kring vården av den enskilde patienten stödjer den administrativa delen som betalningsansvarsrutinen innebär ger möjlighet att följa processen öka kvaliteten i medicinska, omvårdnads, rehabiliteringsmässiga och administrativa beslut effektivisera informationsutbytet. Vård- och omsorgsdokumentation utbyts mellan parterna på ett sådant sätt att det kommer patienten tillgodo genom förbättrad vård. Meddelandena i SAMSA är en journalhandling som patienten kan ta del av. Behörigheter Legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal har behörighet till samtliga meddelanden inom Individ- och familjeomsorgen (IFO), Sociala omsorgsförvaltningen (SOF) och Vård- och äldreförvaltningen (VÄF). Handläggare som arbetar utifrån Socialtjänstlagen har behörighet till samtliga meddelanden inom sin förvaltning. Arbetslivsförvaltningens arbetsterapeuter och biståndshandläggare har tillgång till samtliga meddelande inom ALF. Planerare för hemtjänst har läsbehörighet inom VÄF. Rutinen beskriver handläggningen av meddelanden som gäller brukare/patienter med insatser från socialtjänstlagen, lag om stöd och service till vissa funktionshindrade och hälso- och sjukvårdslagen. - Brukare/patient med hemtjänst och kommunal hälso- och sjukvård, ordinärt boende - Patient med enbart kommunal hälso- och sjukvård - Brukare/patient som bor på vård- och omsorgsboende enligt SOL, LSS - Brukare/patient på korttidsboende - Brukare med enbart hemtjänst Information om rutiner Samverkan vid in och utskrivning från sluten vård Borås Stad, länk. Information om rutiner, lathundar finns på, Regional information om samordnad vård- och omsorgsplanering - I SAMSA hanteras också kommunikationen mellan kommun, primärvård och sjukhusmottagningar för in- och utskrivning i kommunal hälso- och sjukvård. In och utskrivning i hemsjukvården via elektroniskt IT-stöd. SAMSA, rutin för hantering av meddelanden 4

5 Utbildning i SAMSA Utbildningsmaterial inklusive webbutbildning finns på SAMSAS hemsida. Borås Stad Huvudinkorgar Huvudinkorgar i SAMSA. Inkomna meddelanden ska kontrolleras minst 3 ggr/dygn. Borås VÄF, Vård- och äldreförvaltningen. Borås SOF, Sociala omsorgsförvaltningen. Borås IFO, Vuxen (även IFO unga vuxna år). Personer med missbruksproblematik d.v.s. att behoven av stöd/insats hos dessa personer är relaterade till dessa grupper. Borås ALF. Borås VÄF huvudinkorg Vård och omsorg, över 18 år, utom funktionshinder/lss och socialpsykiatri. Borås inskrivning hemsjukvård Borås Centrum Borås Fristad Borås Sjöbo Borås Brämhult/Hässleholmen Borås Dalsjöfors Borås Trandared/Hulta Borås Göta Borås Norrby Borås Sandhult/Sandared Borås Viskafors. Borås SOF huvudinkorg Borås SOF LSS Borås SOF Socialpsykiatri. Borås IFO huvudinkorg Missbruk. Borås ALF huvudinkorg Försörjning och relationsvåld. SAMSA, rutin för hantering av meddelanden 5

6 Verksamheternas ansvar Har lokala rutiner där det framgår - Vilka funktioner som har mandat att göra vad med meddelandena. - Aktuella telefon- och faxnummer till legitimerad personal, biståndshandläggare som ska skrivas i kontaktuppgifterna i SAMSA. - Vem/vilka som är stödanvändare för IT-tjänsten SAMSA. Utse stödanvändare till SAMSA för verksamheterna Administration av loggningskontrollen. Samtycke Patientens samtycke till informationsöverföring mellan vårdgivare inhämtas av områdesansvarig sjuksköterska i samband med inskrivningssamtal i kommunal hälso- och sjukvård på Medgivandeblanketten som finns i VIVA. I SAMSA måste medgivande ges innan Vårdbegäran kan upprättas. Support Användare som har problem med åtkomst till systemet vänder sig till IT -Vård och omsorg på telefonnummer 3030 Användare som har frågor/problem kring SAMSA kontaktar i första hand de stödanvändare som finns i verksamheten Verksamhetsfrågor som rör SAMSA lyfts till enhetschef. Rutin SAMSA loggningskontroll Loggningskontroll ska ske regelbundet och systematisk i syfte att förebygga, konstatera och beivra otillåten eller obefogad åtkomst till uppgifter ur det administrativa verksamhetssystemet. Endast den som är behörig har tillgång till uppgifterna i SAMSA och vem som har haft tillgång till uppgifterna ska gå att spåra i efterhand. IT-vård och omsorg ansvarar för att göra rutinmässig loggningskontroll, enligt rutin SAMSA loggningskontroll. Information på vilka användare från Borås Stad som varit och gjord något i ärendet/läst läggs i särskild mapp dit enbart loggningsmottagare har behörighet. Loggmottagare i förvaltningen Det ska finnas en funktion/person utsedd i varje förvaltning med ansvar för att ta emot loggar per område. Det kan innebära högst två loggmottagare i samma förvaltning. Loggmottagaren inom området tar emot loggarna digitalt och vidarebefordrar varje logg digitalt till den enhetschef som är ansvarig för den brukare/patient/klient som loggkörningen gäller. Enhetschefen ska kontrollera att den/de anställda som finns angivna på loggen har en vård- /omsorgsrelation till brukaren/patienten/klienten och därmed behörighet att använda personuppgifterna. SAMSA, rutin för hantering av meddelanden 6

7 Loggmottagaren fyller i den digitala logglistan avseende vilka loggar som sänts och till vilka personer som varit mottagare på enhets/avdelnings nivå. När loggen är kontrollerad av ansvarig enhetschef för brukaren/patienten/klienten återsänds den till loggmottagaren som diarieför och arkiverar logglistan. Kontakter I kontaktuppgifterna ska det framgå namn, relation, telefon- och faxnummer till aktuella kontakter i kommunen, även jourtid. Faxnummer skrivs i e-postfält i SAMSA Om uppgifter saknas kompletteras dessa av biståndshandläggare, sjuksköterska, arbetsterapeut och fysioterapeut Telefonnummer till hemtjänstens planerare skrivs i kontakter i SAMSA för att slutenvården ska meddela transporttid, inte för överrapportering av patientinformation. Information som faxas Medicinsk information i form av epikriser (från läkare, sjuksköterska), läkemedelslistor mm. kommer fortfarande att faxas till angivet faxnummer i respektive verksamhet. Samma faxnummer kommer att användas i reservrutinen om SAMSA mot förmodan inte fungerar, se Regional information. För epikrishantering mellan arbetsterapeut och fysioterapeut finns en separat rutin med egna faxnummer mellan slutenvård och kommun. Ansvarsfördelning Vårdplaneringsteam, VÄF Ansvarar för kontakten med sjukhus för planeringar för personer som bor i ordinärt boende Bedömningar för inskrivning i hemsjukvård Borås Stad Processen i SAMSA- betalningsdagar. Sjuksköterska, ordinärt boende, korttidsvård, växelvård Vårdbegäran till sjukhus, kompletterar vårdbegäran med kontaktuppgifter, namn, profession, telefon- och faxnummer Bevaka Meddelande till vård och omsorg om patient återgår till hemmet från sjukhusets akutmottagning Fortsätta informationsöverföringen internt via telefon och TES Vid utskrivning från hemsjukvård i samverkan med arbetsterapeut/fysioterapeut skicka vårdbegäran till vårdcentral och Vårdval Rehab Följa planeringen och vid behov komplettera. SAMSA, rutin för hantering av meddelanden 7

8 Sjuksköterska, vård- och omsorgsboende Vårdbegäran till sjukhus, kompletterar vårdbegäran med kontaktuppgifter, namn, profession, telefon- och faxnummer Bevaka och åtgärda meddelanden. Dagsjuksköterska kvitterar meddelanden och avslutar ärenden i SAMSA Bevaka meddelande till vård och omsorg om patient återgår till hemmet från sjukhusets akutmottagning. Arbetsterapeut och fysioterapeut Handläggare Komplettera vårdbegäran med aktivitet och funktionsstatus (normalstatus) som fanns före ankomst till sjukhuset Komplettera med kontaktuppgifter, namn, profession, telefon- och faxnummer Vid utskrivning från hemsjukvård i samverkan med sjuksköterska skicka vårdbegäran till vårdcentral och Vårdval Rehab Följa planeringen och vid behov komplettera. Handläggare ansvarar för hela processen för samordnad planering Meddelande till vård och omsorg om patient återgår till hemmet efter besök på sjukhusets akutmottagning Fortsatta informationsöverföringen internt via telefon/meddelandegrupper i VIVA. Minst tre gånger/dygn kontrollera huvudinkorgen Sjuksköterska, arbetsterapeut och fysioterapeut, SOF Bedömningar för inskrivning i hemsjukvård. Huvudinkorgar kontrolleras Vardagar tom 16:00: Vårdplaneringsteamet inom Vård och Äldreförvaltningen (VÄF). Sociala omsorgsförvaltningen (SOF) och Individ- och familjeomsorgen (IFO) Arbetslivsförvaltningen (ALF) enligt lokal rutin. Lördag-söndag och röda dagar, kl. 7-15:30: Tjänstgörande sjuksköterska ansvarar för att läsa dessa meddelanden minst en gång per dag men kvitterar inte meddelandena eftersom de då försvinner från inkorgen men finns kvar i ärendeöversikten. SAMSA, rutin för hantering av meddelanden 8

9 Kväll- och nattetid, kl. 15:30-07:00: Kvälls-/nattsjuksköterska ansvarar för att läsa dessa meddelanden minst två gånger, kl. 20 och kl. 02 men kvitterar inte meddelandena eftersom de då försvinner från inkorgen men finns kvar i ärendeöversikten. Hur förmedlas informationen vidare: - Kontakt- och adressuppgifter i SAMSA är uppdaterade - Biståndshandläggare får veta vad som har hänt patienten och meddelas via lokal rutin. - Tjänstgörande sjuksköterska för informationen vidare till berörd personal - Information till legitimerad personal, läggs i TES kalender med insats indirekt patienttid samt i VIVA. För patienter som är inskickade till sjukhus men som kan förväntas komma hem oavsett tid på dygnet: Journalanteckning görs i VIVA. Meddelande läggs i TES kalender med insats indirekt patienttid. Meddelandet kan kompletteras med t ex ny läkemedelslista/ordination från sjukhus och primärvård. Meddelanden i SAMSA I SAMSA hanteras den samordnade vårdplaneringens olika delar elektroniskt. Meddelanden går från en vårdgivare till en eller flera mottagare. Samtliga meddelanden skickas och kvitteras av utsedda personer/funktioner. De meddelanden som ingår i ett ärende är: - Vårdbegäran - Meddelande till vård och omsorg - Inskrivningsmeddelande - Planering - Information vid utskrivning - Utskrivningsklar - Avbrott i processen - Administrativt meddelande IT-tjänsten tillåter flera pågående ärenden men bara ett slutenvårdsärende. Respektive verksamhet måste kontrollera att meddelandet kommit till rätt inkorg. Meddelanden som kommit till fel verksamhet skall inte kvitteras utan flyttas till rätt inkorg. SAMSA, rutin för hantering av meddelanden 9

10 Vårdbegäran Ska göras från den inkorgen där patienten bor (ej korttidsplats). - Vårdbegäran ska vara sjukhuset tillhanda helst inom 30 minuter. Ambulansen behöver få rapport av sjuksköterska/omvårdnadspersonal/anhörig eller patient om identitet och vad som hänt i stora drag. Telefonnummer lämnas till ansvarig sjuksköterska. - Vårdbegäran görs oavsett om patienten har sökt vård själv eller blivit inskickad av personal. - Vårdbegäran ska kompletteras i efterhand av legitimerad sjuksköterska, arbetsterapeut, fysioterapeut och handläggare med kontaktuppgifter och information om patienten. - Vårdbegäran kan kompletteras fram tills meddelandet utskrivningsklar är skickat. - För in- och utskrivning till hemsjukvård finns en separat rutin. In och utskrivning i hemsjukvården via elektroniskt IT-stöd. Meddelande till vård- och omsorg Hälso- och sjukvårdsinformation gäller patienter som skickas in till sjukhus med vårdbegäran men som inte blir inskriven. Skickas av sjukhus till medverkande parter. Sjukhuset tar telefonkontakt med handläggare och/eller sjuksköterska, arbetsterapeut, fysioterapeut innan patienten skickas hem, om patienten har insatser från kommunen. Inskrivningsmeddelande Vardagar tom 16:00: Vårdplaneringsteamet inom Vård och Äldreförvaltningen (VÄF) ansvarar för att dessa meddelanden kvitteras. Sociala omsorgsförvaltningen (SOF) och Individ- och familjeomsorgen (IFO) enligt lokal rutin. Lördag-söndag och röda dagar, kl. 7-15:30 samt Kväll- och nattetid ansvarar: Tjänstgörande sjuksköterska ansvarar för att läsa dessa meddelanden men kvitterar inte meddelandena eftersom de då försvinner men finns kvar i ärendeöversikt. Detta görs av vårdplaneringsteamet nästkommande vardag. Planering Vardagar tom 16:00: Vårdplaneringsteamet inom Vård och Äldreförvaltningen (VÄF), Sociala omsorgsförvaltningen(sof) och Individ- och familjeomsorgen (IFO) ansvarar för att dessa meddelanden kvitteras enligt lokal rutin. Lördag-söndag och röda dagar, kl. 7-15:30 samt kväll- och nattetid ansvarar: Tjänstgörande sjuksköterska ansvarar för att läsa dessa meddelanden men kvitterar inte meddelandena eftersom de då försvinner men finns kvar i ärendeöversikt. Detta görs av vårdplaneringsteamet nästkommande vardag. SAMSA, rutin för hantering av meddelanden 10

11 Fylla i planering/ansvar Vårdplaneringsteamet (VÄF), Sociala omsorgsförvaltningen (SOF) och Individ- och familjeomsorgen (IFO) enligt lokal rutin. Ansvar för bekräftelse till SÄS om mötesbokning Vårdplaneringsteamet (VÄF), Sociala omsorgsförvaltningen (SOF) och Individ- och familjeomsorgen (IFO) enligt lokal rutin. Information vid utskrivning Information vid utskrivning kvitteras av: Vårdplaneringsteamet (VÄF), Sociala omsorgsförvaltningen (SOF) och Individ- och familjeomsorgen (IFO) enligt lokal rutin. Hur förmedlas information vidare internt: Vårdplaneringsteamet (VÄF) för informationen vidare till berörda parter, via meddelandefunktion i VIVA samt för kännedom i TES till legitimerad personal. SAMSA ansvarig (IFO) förmedlar information till ansvarig handläggare. Utskrivningsmeddelande Utskrivningsmeddelande kvitteras av: Vårdplaneringsteamet (VÄF), Sociala omsorgsförvaltningen (SOF) och Individ- och familjeomsorgen (IFO) enligt lokal rutin. Hur förmedlas information vidare internt: Vårdplaneringsteamet VÄF för informationen vidare till berörda parter, via meddelandefunktion i VIVA samt för kännedom i TES till legitimerad personal enligt lokal rutin. Avbrott i process Huvudinkorg kontrolleras och meddelandet kvitteras av: Vårdplaneringsteamet (VÄF), Sociala omsorgsförvaltningen (SOF) och Individ- och familjeomsorgen (IFO) enligt lokal rutin. Hur förmedlas information vidare internt: All personal har lässkyldighet i SAMSA. SAMSA, rutin för hantering av meddelanden 11

12 Avsluta ärende Vem avslutar ärendet: Vårdplaneringsteamet (VÄF), Sociala omsorgsförvaltningen (SOF) och Individ- och familjeomsorgen (IFO) enligt lokal rutin. Om sjuksköterska, handläggare, arbetsterapeut eller fysioterapeut inom VÄF, upptäcker att det finns ett pågående slutenvårdsärende på patient som åter i hemmet eller på korttidsboende avslutas ärendet. SAMSA, rutin för hantering av meddelanden 12