Implementation av ifenix. En översikt

Transkript

1 Implementation av ifenix En översikt

2 2 (6) Implementation Innehållsförteckning Projektstart 3 Resursanpassad implementation 3 Personlig implementation 3 Masterdata 3 Artiklar 4 Leverantörer 4 Kunder 4 Prissättning 4 Utbildningar 4 Integrationer 5 Integrationsarbete 5 Webb 5 Beslutsstöd 5 Dynamisk analys 6 Löpande avstämningar 6 Driftstart 6 Uppföljning 6 Kontaktpersoner 6

3 3 (6) Projektstart Målsättningen är att alla som berörs, från slutanvändare till ledning, har en gemensam bild av vad ifenix kan göra för var och en. Målsättningen är också att alla ska veta när och hur implementationen genomförs. Fysisk närvaro på plats vid avgörande moment, närhet till support med korta svarstider samt bred förankring genom hela processen kännetecknar arbetet. Utbildning och tekniskt arbete sker parallellt. Implementationen är nedbruten i delprocesser där det tydligt framgår vilka moment som ska genomföras innan nästa steg kan påbörjas. Uppföljningar och kompetenssäkring genomförs löpande. Tidsmässigt anpassas implementationsprocessen efter företagets förutsättningar. Bransch, säsongsvariationer, eventuella butiker samt organisatoriska faktorer i den befintliga IT-miljön gör att tiden för implementation varierar mellan allt från en månad till ett år. Detta är en generell beskrivning över implementationen av ifenix. Resursanpassad implementation Varje implementation kräver tid och resurser för att kunna genomföras framgångsrikt. Genesis IT är med och stöttar de som genomför arbetet. Vi anpassar våra resurser och insatser efter uppdragsgivarens organisation, kompetens och erfarenhet. Personlig implementation En erfaren implementationsexpert ledsagar genom hela processen. Detta inkluderar såväl utbildning som driftsättning. Support sker löpande via telefon och mail. Svarstid inom en dag, vanligtvis inom någon timme. Implementationsansvarig gör veckovisa kontroller. Efter genomförd implementation och utförda funktionstester, övergår ansvaret till den ordinarie supportorganisationen. Masterdata Företag lagrar idag mer data och information än någonsin, i många fall i olika system på olika platser. Det är inte ovanligt att man inom bolaget använder olika verksamhetsdefinitioner för samma typ av information vilket leder till onödigt merarbete. En del av implementationen är att säkra upp masterdata så att rätt information finns på rätt plats. Det kan vara allt från att rätt kund har rätt fakturamottagare till att alla artiklar finns upplagt på korrekt sätt. En konsekvens av implementationen blir dessutom att alla användare kan arbeta med enhetliga verksamhetsdefinitioner.

4 4 (6) Artiklar Det vanligaste önskemålet är en export för att sedan importera det befintliga artikelregistret. När detta görs säkerställer vi också att enbart korrekt information följer med till ifenix. Vi bidrar med erfarenhet för att säkerställa att strukturen är optimal för framtida beslutsstöd. Leverantörer Vi rekommenderar att så mycket information som möjligt finns i systemet vid start, det vill säga även små eller helt nya leverantörer ska finnas med. Därför är leverantörer en viktig punkt i implementationen, dels lagerleverantörer och dels leverantörer som avser andra inköp för att på ett smidigt sätt kunna hantera inkommande fakturor. Kunder Kunder exporteras ur befintligt system för att sedan importeras till ifenix. Vanligtvis görs export på kunder som varit aktiva de senaste 24 månaderna. För att effektivisera och minimera den manuella administrationen säkerställer vi att kunderna rätt parameteruppsättning och faktureringsrutin. Faktureringsalternativen är EDI, E-post och papper. Vid implementation bistår Genesis IT med förslag på kundstruktur som optimerar framtida beslutsstöd. Prissättning I många fall sätts inpris och utpris i samband med import av artiklar. I ifenix har vi många möjligheter vad gäller prissättning vilket gör att rutiner för att löpande hantera priser analyseras i implementationen. Finns behov av att se över sin prissättning i samband med implementationen bistår Genesis IT med kunskap och erfarenhet för att på bästa sätt använda funktionaliteten i ifenix. Utbildningar Behovet av utbildning analyseras tidigt i processen. ifenix är ett stort system och därför mappas utbildningar mot den funktionalitet som ska användas. Utbildningsfasen har hög flexibilitet. Vill man att Genesis IT tar ett totalansvar för utbildningsprocessen, finns lång och gedigen erfarenhet kring detta. Alternativt kan en superuser utbildas, som i sin tur utbildar företagets medarbetare. Detta är möjligt då en enklare grundutbildning kan hållas inför start för att sedan genomföra en rekommenderad uppföljningsutbildning 1-2 månader efter driftstart då användarna har hunnit bekanta sig med systemet och har mer kvalificerade frågeställningar.

5 5 (6) Utbildningarna är följande: Inloggning och navigering Försäljning Inköp Lager och inventering Prissättning Kundreskontra Leverantörsreskontra (inkl. tolk och granska/attest) Bokföring Webbhantering Intranät Skyltdesign Beslutsstöd (analys och rapporter) Vissa utbildningar kan med fördel kombineras! Integrationer Den övergripande filosofin med ett totalintegrerat system är att minimera antalet integrationer och köra samtliga kärnprocesser i systemet. Samtidigt är det viktigt att systemet är öppet för olika typer av affärskritiska integrationer så som en webblösning eller ett avancerat CRM-system man gärna vill använda. Integrationsarbete För att en integration skall bli lyckad krävs en ordentlig förstudie. Den inkluderar en kravspecifikation som tas fram tillsammans med kund för att säkerställa vilken funktionalitet som ska finnas i ifenix vilka av de befintliga systemen som behöver integreras. Förstudien genomförs tidigt i processen då det ofta är integrationer som avgör tidsplanen för projektet i sin helhet. Webb Tidigt i processen avgörs huruvida kunden ska ha kvar befintlig webb eller om den ska ska tas fram inom ramen för ifenix och då utnyttja fördelen med att ha en färdigintegrerad webb på plats redan från start. Valet finns mellan ifenix webb Standard respektive ifenix webb Custom. Då den senare är en skräddarsydd lösning kräver den mer tid och planering. Beslutsstöd ifenix är byggt för att kunna hantera stora mängder transaktioner och kan därmed utgöra ett effektivt hjälpmedel för ledning och beslutsfattare. Med beslutsstödet i ifenix har användaren möjlighet att med drag-and-drop bygga de rapporter som är viktiga för att sedan spara dessa.

6 6 (6) Beslutsstödet är anpassat för hela organisationen och rapporter går att dela mellan kollegor och avdelningar enligt behörighet. Dynamisk analys Med hjälp av funktionen Dynamisk analys hjälper Genesis IT till med att bygga upp de rapporter som kommer att behövas. Detta görs som en del av implementationen. Löpande avstämningar I projektplanen har vi avsatt tid för löpande avstämningar. På dessa avstämningar ser vi till, med hjälp av checklistor, att både kund och leverantör är på banan med samtliga punkter. Hur många avstämningar som planeras in bestäms i samråd med kund och kan variera. Driftstart När samtliga punkter i projektplanen är avklarade är det dags för driftstart. I överenskommelse med kunden är Genesis IT på plats för stöd. Uppföljning I samråd med kund bokas uppföljningsmöte, detta bokas vanligtvis in 6 månader efter driftstart. På mötet säkerställer vi att ifenix används på effektivaste sätt och passar även på att svara på frågor som dykt upp under vägen. Kontaktpersoner Johan Schiptjenko Försäljning Rasmus Andersson Säljstöd johan.schiptjenko@genesis.se +46 (0) rasmus.andersson@genesis.se +46 (0) Luleå Stockholm Norrsågsvägen 41 Gamla Brogatan Luleå Stockholm Vx: Vx: info@ifenix.se info@ifenix.se