Bli framgångsrik med CRM. Det behöver inte vara så komplicerat! made for sales people

Transkript

1 Bli framgångsrik med CRM Det behöver inte vara så komplicerat! made for sales people

2 CRM handlar i grund och botten om att komma ihåg att ringa dina kunder! Du kan använda ett CRM-system oavsett om du är VD, säljchef eller marknadsansvarig. Ni kan enkelt få en överblick av möten och kommentarer med såväl kollegor som kunder, vad som ska göras när och hur. Som tillägg kommer du dessutom få en strukturerad kunskapsbas av behov och möjligheter att utveckla en bättre och effektivadre strategi för er verksamhet. På webcrm har vi många års erfarenhet av vad man ska tänka på när man ska starta upp ett CRM-projekt. I denna guide får du tillgång till 10 steg som kommer att öka era chanser till att nå framgång med CRM. 2

3 Val av system Steg 1: Definiera de viktigaste processerna Många företag spenderar mängder av pengar och år för att utveckla och implementera det perfekta CRM-systemet - som i de flesta fall har mer funktionalitet än vad användarna kan eller orkar använda. I den inledande fasen rekommenderar vi att ni ska fokusera på de 3 viktigaste huvudbehoven och undvika allt för stora omkostnader för konsulter och utvecklare. Värdesätt istället implementationen i termer av hastighet. Det är garanterat en handfull system eller fler som kan uppfylla era behov. Ni ska tänka långsiktigt, men starta med grunderna och ta det steg för steg. Det säkerställer att fokus ligger på det som är viktigast just nu. Steg 2: En webbaserad lösning är både smidigare och billigare Allt fler företag föredrar en webbaserad lösning då några av fördelarna med webbaserat är: Inga krav på prestanda och alltid tillgång till den senaste versionen. Fråga din CRM-leverantör om support, backup och tillgång till er data även om samarbetet skulle upphöra i framtiden. Inga problem med installationer eller backup och att olika dataversioner lagras på enskilda användares datorer. Skalbarheten är inget problem. Webbaserade system är oftast billigare om du kalkylerar med egna servrar, personal och underåll. 3

4 Kom igång Steg 3: Prova systemet innan ni bestämmer er Prova några olika system med er egen data på så sätt lär du dig mer om era behov och vilka möjligheter som finns. Många företag kan dra stora fördelar genom att initial ha olika typer av workshops med sin CRM-leverantör/partner där man diskuterar nuläge, mål och kanske tom. vision. Steg 4: Vilka integrationer skulle förenkla er vardag? Det är viktigt att du väljer en leverantör som har möjlighet till integration så att en utvecklare/programmerare (såväl era egna som externa) kan integrera CRM-systemet med andra system, t.ex. ett ekonomisystem. De flesta CRM-system kan integreras med diverse olika standardsystem som e-post/kalender, ekonomisystem och er webbplats, men det svåra är att säkerställa vilken integration som kommer att optimera och förbättra era interna rutiner och processer. Prova till en början att överföra utvald data via Excel (i.csv-format) från t.ex. ekonomisystemet. Det är oftast ett billigt sätt att förstå behoven innan man gör det mer automatiskt procedur med en integration. Om du kommer fram till att ni endast sparar några minuters arbete per tillfälle, så kanske det finns viktigare saker att investera pengarna i än en integration. Vad som dessutom är viktigt med en integration är att väga investeringen kontra resultatet - i många fall kostar integrationen mer än vad den smakar. 4

5 Lyckosam implementation Steg 5: Utse en systemansvarig/superanvändare Det är ofta i implementationsfasen av CRM-systemet som många företag misslyckas. Det finns 2 huvudkriterier för en lyckosam implementation: 1. Det måste finns en beslutsfattare som internt driver projektet framåt och ställer krav på användarna utifrån verksamhetens behov och förutsättningar. 2. Parallellt med beslutsfattaren ska en frontfigur som lär sig systemet utan och innan. En person som brinner för uppgiften och som kan motivera sina kollegor att använda systemet ordentligt. Denna person kommer också att vara systemansvarig och hantera mindre systemförändringar och den dagliga supporten från kollegorna. Steg 6: Hur städad är er data? De flesta företag har existerande data i något format. Förslagsvis stoppas all data in i ett excelark som därefter uppdateras och städas från t.ex. dubbletter. Kom ihåg att datan kommer aldrig bli helt perfekt och det är trots allt bättre att få in den 98% städad i systemet och därefter jobba vidare med den perfekt data finns inte. 5

6 Lär er att använda systemet Steg 7: Det är användarnas ansvar att datan hålls uppdaterad När väl datan finns inne i systemet, så måste den användas löpande. Användningen av systemet ska ge stöd till er verksamhet, det är därför viktigt att all data skapas på samma sätt. Vi har bra erfarenhet av att ha en kortare workshop där vi diskuterar era processer och hur CRM et blir en del av er vardag. För att huvudprocesserna ska fungera bra, kan förslagsvis en manual/guide alternativt en video vara en bra början. Fatta dessutom beslut kring följande: Nya leads och kunder. Vad innebär det och hur undviker ni dubbletter? När ska nya aktiviteter skapas och när ska de sättas som avslutade? När ska du skapa en affärsmöjlighet och vad styr vilken pipeline de ska ha? Steg 8: Fokusera på huvudprocesserna och få dem att fungera bra För att verkligen säkerställa processerna, skapa en enklare användarmanual. Kom ihåg att systemansvarig och beslutsfattaren sätter standarden för övriga användare. Det är lite av begreppet: Säger Gör. Försök att anpassa utbildningen då vissa personer endast lär sig genom att läsa, andra genom att lyssna eller titta. 6

7 Uppföljning Steg 9: Det är inte valfritt att använda systemet det är ett måste! Många företag måste genomgå en mindre kulturell förändring för att kunna dra nytta av de verkliga fördelarna med ett CRM-system. Beroende på företagets bakgrund och traditioner, så kan man starta på olika sätt: 1 Det gamla systemet stängs ner och alla använder det nya systemet från dag 2. En mindre grupp testar systemet under ett par veckor, därefter kan systemet finslipas och anpassas innan slutligen resten av gruppen släpps in i systemet. 3. Systemet sätts upp ganska per omgående och den städade datan importeras därefter kör man skarpt. Steg 10: Bygg på med fler funktioner När systemet blivit en naturlig del i vardagen förstår man enklare vad som saknas. Sätt upp en plan för vilka saker som skulle tillföra ett mervärde hos er. Oftast finns redan extra funktionalitet i systemet, prata därför med din leverantör/ partner om detta för att hitta vad nästa steg kan vara. Många tar även här hjälp av en CRM-konsult med jämna mellanrum för att få hjälp att se systemet ut ett CRM och effektivitetsperspektiv. 7

8 Om webcrm webcrm är ett enkelt och användarvänligt CRM-system. Systemet är smidigt att anpassa utifrån er verksamhets behov. Vi har ett av marknadens bästa system som hjälper er att sälja mer och förenklar kontakten med era kunder. Som ett kvitto på detta har vi en hög kundnöjdhet, där 93% av våra kunder skulle rekommendera oss för någon de känner. Kontakta oss Har du frågor och funderingar, kontakta oss gärna på eller ring oss på made for sales people 8