Välj affärssystem & partner i 5 steg. En guide för dig som ska välja, upphandla & implementera ett affärssystem

Transkript

1 Välj affärssystem & partner i 5 steg En guide för dig som ska välja, upphandla & implementera ett affärssystem

2 Att byta affärssystem är en utmaning, men ofta ett nödvändigt steg för att lyfta verksamheten till nästa nivå. Du har säkert hört skräckhistorier om spräckta budgetar och tidskrävande projekt. Här får du några råd om hur du, genom att förbereda inköpet väl, kan undvika sådana fällor och istället göra stora tidsvinster och spara pengar. Vi vill göra det enkelt! Det kan kännas som slöseri med tid att sitta timmar i förmöten innan ni ens har börjat träffa leverantörer, men genom att börja arbeta på egen hand kan ni korta ner startsträckan och vinna tydlighet, budget och insikter. Genom att följa guiden ökar chanserna för att ni: köper in ett system som spelar boll med er verksamhet och lyfter affären. kan ställa rätt krav och få en uppdaterad bild av era behov. skapar flygtid för organisationen genom att minska antalet timmar som ni lägger på inköpsprocessen. har koll på att kostnaderna för systemet ligger inom ramarna för er budget både före, under och efter inköpet. slipper göra en stor investering i ett förprojekt som rör upphandlingen och istället fokuserar på hur systemet kan stötta era kundrelationer och affärer. När ni har följt våra enkla steg och satt en plan för inköpet så kommer arbetet löpa på lättare. Den resulterar inte bara i en kravlista med rätt funktioner, utan rymmer också tankar om andra delar i projektet och visar om tidsplanen för projektet är rimlig.

3 KÖP IN ETT AFFÄRSSYSTEM I 5 STEG 1. Kravbilden vad behöver ni egentligen? Prioriteringar är nyckeln. Det är inte lätt att avgöra vad som ska räknas till must have eller good to have vid inköp av ett affärssystem. Skapa hellre en kort lista med nödvändiga krav och lämna öppet för utveckling i framtiden snarare än att skapa en lång lista och försöka köpa in ett fulländat system på en gång. Det perfekta affärssystemet är inte det som är fullproppat med funktioner och appar från start. Ett system som kan förändras i takt med era krav och att er verksamhet växer är det som vinner i längden. Fokusera på vart ert företag är på väg istället för på specifika funktioner. Tänk på vilka delar av er verksamhet som kommer att växa respektive minska de närmsta åren och låt ert kommande affärssystem möta de krav som avdelningarna under tillväxt kommer att möta. Samarbete på tvärs i organisationerna ökar ständigt och det är viktigt att systemet ger möjlighet till nya samarbetsformer och integrationer mellan olika enheter och affärsområden. Var uppmärksam på hur specifika krav kan påverka komplexiteten. Ett system ska alltid ha som mål att förenkla er vardag och inte att försvåra den. Ta hänsyn till kostnad/nytto-förhållandet för de funktioner som önskas. Att ni har en wishlist som är väldigt lång är bara ett gott tecken men varje funktion ni köper in ska addera mer värde till företaget än vad den kostar att använda.

4 Anlita en långsiktig partner en del av kravbilden Ingen vill implementera ett system för att kort efter att systemet installerats upptäcka att leverantören inte finns kvar längre. Ha med i kravbilden att leverantören och er kommande samarbetspartner har en bra historik och är finansiellt rustade för att finnas kvar i framtiden. Ett av skälen till att vi på Endeavor arbetar med Microsoft är till exempel att vi vill kunna erbjuda våra kunder en produkt som kommer att utvecklas under många år framöver. 2. Är människan i centrum? De avgörande faktorerna för lyckade projekt som rör byte av affärssystem handlar mer om människor och organisationer än om funktion och egenskaper. Om ett affärssystem hjälper eller stjälper verksamheten beror faktiskt på människorna som sitter framför skärmarna. Eller snarare kunskapsnivån hos medarbetarna. Om nyckelpersoner och de som arbetat med projektet kan systemet bra så kommer fördelarna med ert nya system att sprida sig till fler medarbetare. Glöm därför inte att fråga era tänkta leverantörer om hur de arbetar med att säkerställa kompetensen hos er organisation och hur de stöttar med utbildning och support när systemet är på plats och ska börja användas. Proaktiv och engagerad support till de som ska använda systemet är en avgörande faktor för framgång!

5 3. Håller leverantören? Använd urvalskriterier som gör att ni förenklar inköpet och väljer rätt system och rätt partner från början. Utöver funktioner så finns flera andra kriterier som kommer att göra skillnad när ni väljer vilket system ni köper in, för över era gamla data till och sen ska börja använda i vardagen. Här kommer ett antal frågor att ta upp med era potentiella leverantörer. Saker som man sällan tänker på men som är avgörande för en lyckad implementering av det nya affärssystemet: Konsulternas kompetens? Ofta kan ni spara på onödiga kostnader genom att låta erfarna och seniora konsulter leda projeketet. Projektledarens erfarenhet? En erfaren projektledare inser värdet av att dokumentera alla systemanpassningar som görs och varför ni ändrar i projektet under tidens gång. Processer vid införandet av systemet? Med ett strukturerat arbetssätt kommer ni att undvika fallgropar där system möter verklighet. Er nya lösning ska anpassas och fungera med era rutiner i vardagen och bästa tillfället att säkerställa det är vid införandet.

6 4. Hur ser övergången ut? Spara tid och pengar genom att minimera tiden som ni använder det gamla och det nya systemet samtidigt. En långdragen implementeringsfas innebär ofta dubbelarbete som skapar irritation bland medarbetarna, dessutom kostar det pengar att underhålla två system på samma gång. När medarbetare deltar i arbetet med implementeringen är tiden som de kan avsätta för sina normala arbetsuppgifter begränsad. Det sätter press på viktiga processer och skapar svårigheter att upprätthålla den normala arbetstakten. Att gå från ett system till ett annat kan kräva resurser för att hantera övergångslösningen vilket innebär att en stor del av personalstyrkan påverkas av en begränsad produktivitet. Om ni tar hjälp av er leverantör för att korta ner övergångsfasen sparar det mycket arbetstid och ökar produktiviteten. Ofta skapas systemanpassningar för att möjliggöra en smidigare övergång från det gamla systemet och då är det klokt att undvika lösningar som efterliknar det gamla systemet.

7 5. Förbered organisationen Involvera nyckelpersoner Att implementera ett affärssystem kräver att projektet är väletablerat internt, annars blir det en riskabel satsning. Det betyder dock inte att hela företaget måste involveras. Sätt ihop ett team med medlemmar från flera delar av organisationen som blir projektets språkrör mot resten av organisationen. Ge teamet ett namn, ordna ett kick-off-event, ge ut ett nyhetsbrev om införande projektet. Tilldela projektteamet en permanent och synlig plats i byggnaden och se till så att alla i organisationen känner till vilka som är språkrör för projeketet. Engagera ledningen Processer, arbetsmetoder och samarbeten ändras hela tiden. Många människor har en motvilja mot förändringar. En person kan vara rädd att förlora sin anställning vid en större förändring. En annan är rädd för att förlora sitt inflytande och sin påverkan i organisationen. En tredje gruvar sig för att hans arbetsinsats kommer att kontrolleras mer ingående. Ledningen behöver engagera sig och hålla medarbetarna informerade och motiverade genom hela processen. Informera medarbetarna om varför ett nytt system är nödvändigt och vilka förbättringar som det för med sig. Implementering är teamwork Leverantören och kunden kommer att genomföra implementeringen tillsammans. Ändå är uppmärksamheten på kvalitet och åtaganden ofta ensidig. Samarbeta och genomför uppföljningar gemensamt för både konsulter och superanvändare så minskar risken för att något faller mellan stolarna under projektets gång.

8 Tydlighet är nödvändigt Vid varje implementering finns aktiviteter som kan delegeras antingen till leverantören eller internt till kunden. Det kan t.ex. handla om att skriva en uppsättning arbetsinstruktioner och att lära upp slutanvändarna. Gör det enkelt för er med ett klargörande i et tidigt skede. Acceptera beskrivningar där uppgiftsansvaret har fastställts och godkänts av båda parter. Genom att tidigt klargöra vem som gör vad så lägger ni grunden till ett friktionsfritt arbetsförlopp och en effektivare process. Testa testa testa! Kom ihåg att förbereda resurser för att testa systemet vid införandet. Inte bara så att systemet fungerar i sig utan framför allt så att det matchar era rutiner och processer i vardagen. När ni hanterar returer, startar upp projekt och gör offerter så ska ert nya system vara följsamt med era arbetssätt i vardagen. Det här kan ni säkerställa genom att ha avsatt resurser för att testa och utvärdera systemet mot de anställdas vardag.

9 Sammanfattning När ni köper in ert nästa affärssystem, kom ihåg att: Ha en kort kravlista och lämna öppet för att kraven förändras med verksamheten. Anlita en långsiktig partner som finns kvar lika länge som ni gör. Sätt människorna i centrum och anpassa systemet därefter. Urvalskriterier är mycket mer än bara funktioner och appar. Tänk till och korta ner övergångsfasen från gamla till nya systemet. Testa, testa och testa igen. Se till så att ni har resurser som prövar systemet mot era anställdas vardag. Ta hjälp av leverantören i hela processen, urval, inköp, genomförande och drift av ert affärssystem. Ta hjälp av leverantörerna men sätt er själva i centrum Att begära information och presentation från en mängd olika leverantörer är kostsamt och tidsödande både för dig och för leverantörerna. Detta gäller särskilt om du senare bestämmer dig för att stryka några leverantörer från listan för att de inte har någon relevans inom din bransch eller för att de inte har ett uppdaterat användargränssnitt. Korta därför ner din långa lista av kandidater innan du startar urvalsprocessen. Skriv ner era fem viktigaste urvalskriterier och använda dessa kriterier för att välja två potentiella leverantörer. Fördjupa dig sedan i de två bästa kandidaterna. På så sätt sparar du massor av tid och energi och får kontroll över dina utgifter för arbetet med urvalet.

10 Vill du ha vår hjälp med att köpa in ett affärssystem som lyfter företaget! Kom ihåg att systemet ska stötta människorna och frigöra tid för att ni ska kunna utveckla er affärsverksamhet. Om du har gått igenom den här guiden, eller vill ha hjälp med att göra det, hör av dig till oss så kan vi gå igenom hur ni bäst lägger grunden för ert framtida affärssystem. Kontakta mig gärna! Anders Brunmarker, försäljningschef Mejl: Mobil: Växel: