Användarmanual Företagsadministratör. Företagskonto i Värmlandstrafiks app

Transkript

1 Användarmanual Företagsadministratör Företagskonto i Värmlandstrafiks app

2 Introduktion Företagskonto är ett betalsätt i Vämlandstrafiks app. Med Företagskonto kan företagets personal resa med Vämlandstrafik och sedan betala mot faktura. Alla resor som utförs med Företagskonto sammanställs och faktureras en gång per månad. Bildexempel från iphone. Företagskonto finns tillgängligt i Vämlandstrafiks appar för Android och ios (iphone). Företagskonto innehåller också en webbtjänst där företagets administratör kan logga in för att lägga upp och redigera användarbehörigheter i systemet.

3 När företagskontot är registrerat hos Vämlandstrafik erhåller företagets kontaktperson (företagsadministratören) en e-postbekräftelse enligt nedan. Hej! Nu är företagskontot Det nya testföretaget" skapat hos Vämlandstrafik. Snart kan du och dina medarbetare enkelt göra era tjänsteresor med buss och tåg via vår mobilapp. Ditt konto E-postadressen har lagts till som företagsadministratör för kontot. Nästa steg för dig är att skapa ett lösenord för kontot. Gör så här: Gå till och ange e-postadressen som användarnamn och klicka på "Beställ nytt lösenord". Ett lösenord skickas nu till den angivna e-postadressen. Öppna sedan och logga in med samma e- postadress och lösenordet som kom med e-posten. Om du vill ändra lösenordet gör du det enkelt efter inloggning via funktionen "Byt lösenord". När du är klar med detta kan du börja lägga in administratörer och användare i systemet. Övrig information Information om hur företagskontot kan användas och administreras finns här: Kika även på för att läsa mer om hur företag och organisationer kan jobba för att få de anställda att välja klimatsmarta sätt att resa på. Det går givetvis också bra att höra av dig till mig direkt om du har frågor. Vi på Vämlandstrafik önskar dig och dina kollegor många trevliga resor! Med vänlig hälsning, Försäljningsansvarig, Vämlandstrafik E-post: Katrin.Berggren@varmlandstrafik.se Telefon: Genom att följa instruktionen i mailet erhålls ett lösenord för företagskontot..

4 Logga in på företagskonto Ange URL i webbläsaren. Mata in användarnamn och lösenord. Klicka sedan på logga in. Funktionen Nytt lösenord används för att erhålla ett lösenord. Funktionen är också tillämplig om ni har glömt ert tidigare lösenord. För att erhålla ett nytt lösenord klicka på nytt lösenord och ange e-postadress som användarnamn och klicka sedan på beställ nytt lösenord. Den angivna e-postadressen erhåller ett mail med det nya lösenordet.

5 Navigera i webbvyn Efter inloggning finns det i sidfoten möjlighet att gå tillbaka till huvudmeny genom att klicka på hem eller att logga ut genom att klicka på Logga ut företagsadmin. För att enkelt navigera mellan olika menyer är det möjligt att klicka i sidhuvudet, se exempel nedan. Klicka exempelvis på Det nya testföretaget för att återvända till företagsnivån. Huvudmeny Efter inloggning visas huvudmenyn. Här ser man de företagskonton som man är behörig att administrera, i detta exempel Det nya testföretaget. Byt lösenord - används för att byta det automatiskt genererade lösenordet till ett personligt lösenord.

6 Administration av företagskonto Klicka på namnet för det aktuella företagskontot, i detta fall Det nya testföretaget. Här visas en ny vy, se exempel. Om företaget har behov att vara flera personer som administrerar kontot så kan Företagsadministratören lägga till fler administratörer genom att klicka på Skapa administratör, se vy ovan. Den nya administratören är behörig att nyttja samma tjänster som Företagsadministratören, förutom att skapa ytterligare administratörer. I samband med att en ny administratör läggs upp i systemet så skickas en inbjudan till angiven e-postadress, se exempel nedan. Inbjudan innehåller en beskrivning om hur den nya administratören ska gå till väga för att komma igång med tjänsten.

7 Hej! Välkommen som administratör av företagskontot "Det nya testföretaget" hos Vämlandstrafik. Nästa steg för dig är att skapa ett lösenord för kontot. Gör så här: Gå till och ange e-postadressen som användarnamn och klicka på "Beställ nytt lösenord". Ett lösenord skickas nu till den angivna e-postadressen. Öppna sedan och logga in med samma e-postadress och lösenordet som kom med e-posten. Om du vill ändra lösenordet gör du det enkelt efter inloggning via funktionen "Byt lösenord". Övrig information Kika även på för att läsa mer om hur företag och organisationer kan jobba för att få de anställda att välja klimatsmarta sätt att resa på. Vid frågor om tjänsten kontakta i första hand företagsadministratören. Vi på Vämlandstrafik önskar dig och dina kollegor många trevliga resor! Med vänlig hälsning, Försäljningsanvarig på Vämlandstrafik E-post: Katrin.Berggren@varmlandstrafik.se Telefon: Företagskontot är uppbyggt som en hierarki. Överst ligger ett Företagskonto med avdelningar och som i sin tur innehåller användare och en syfteslista. En avdelning används för att dela upp faktureringen på flera fakturor med olika referenser, till exempel en per avdelning eller en per personalkategori osv. Vill företaget istället ha en samlingsfaktura så läggs enbart en avdelning upp innehållande alla användare (resenärer). När ett företagskonto skapas så uppstår automatiskt en avdelning med samma namn som kontaktpersonen. Denna avdelning kan sedan redigeras och användas för att registrera användare. Avdelningsnamnet blir referens på den kommande fakturan.

8 För att skapa en ny avdelning - klicka på Skapa avdelning längst upp i menyn. Här anges: Namn: Beskrivning: E-postadress: Kontaktperson: Fakturaadress: Namn på avdelningen (= fakturareferens) Beskrivande text om avdelningen Adress till kontaktperson för avdelningen Namn på kontaktperson för avdelningen Fakturadress hämtas från Vämlandstrafiks ekonomisystem (kan lämnas tom.) Tryck sedan på Bekräfta.

9 När en ny avdelning är upplagd finns det möjlighet att skapa användare (resenärer) och att skapa syften som kan användas för att kategorisera personalens resor. Funktionen Redigera används för att redigera informationen om avdelningen.

10 För att skapa användare (resenär) - klicka på skapa användare Här anges: Namn: Anställningsnummer: Mobiltelefonnummer: Skicka SMS: E-postadress: Personens namn Personens anställningsnummer Personens mobiltelefonnummer Förbockad ruta gör att ett SMS går ut som en inbjudan till användarens mobitelefonnummer. Personens E-postadress (används för att skicka kvitto på varje resa). Lämnas tom om man inte vill ha denna funktion. Kredit: Kreditbelopp per kreditperiod, ex. 3000kr, ange Kreditperiod: Antal dagar i kreditperioden, exempelvis 30 dagar, ange 30 Tryck sedan på Bekräfta.

11 Användarna (resenärerna) som läggs till hamnar sedan i en lista under rubriken användare, se nedan.

12 Importera användare används för att massimportera användare i textformat. Denna funktion kan vara tillämplig om företaget har en personallista och vill lägga till många användare på en och samma gång. Tänk dock på att listan måste följa den syntax som anges ovan.

13 Om företaget har behov av att specificera syfte med sina resor på fakturorna så kan flera olika syften läggas till genom att klicka på skapa syfte. Dessa hamnar sedan som val i en drop-down meny i användarens (resenärens) app i samband med köp. Varje avdelning har sin egen syfteslista. Här anges: Namn: Beskrivning: Benämning av syfte, exempelvis kundbesök. Här finns möjlighet att beskriva när/hur syftet ska användas. Tryck sedan på Bekräfta. Syftet hamnar nu med i listan över syften och kan redigeras genom att klicka på det specifika syftet.

14 Syften kan också importeras som text, enligt nedan. Tänk på att listan måste följa den syntax som finns angiven.

15 Kontotransaktioner Företaget har möjlighet att se alla transaktioner som görs med Företagskontot genom att klicka på Kontotransaktioner. Det är möjligt att avgränsa sökningen på olika tidsperioder eller att filtrera genom att klicka på specifika avdelningar eller mobiltelefonnummer. Valda filter illustreras under datumfälten. Det röda krysset tar bort filtret, se exempel ovan. Exportmöjlighet finns till text, HTML och MS Excel genom att klicka på formatet under Exportera till.