MMK. Intelligent ärende- och inventariehantering

Transkript

1 MMK Intelligent ärende- och inventariehantering

2 MMK utvecklades av Vendel Data första gången 1997 som ett verktyg för den egna organisationen. Målsättningen var att ge stöd till en arbetsmetodik baserad på enhetlighet, struktur och förebyggande insatser. MMK har sedan dess kontinuerligt uppdaterats och förbättrats med nya funktioner. Ett stort antal kunder i vitt skilda branscher använder idag MMK som sitt ärende- och inventariehanteringssystem. Vendel Data ingår sedan 2012 i Softronic.

3 Ordning och reda skapar varaktig lönsamhet Effektiv och intelligent ärendehantering är en nyckelfaktor för en väl fungerande organisation. MMK är det ledande ärende- och inventariehanteringssystemet för mindre och medelstora verksamheter på den svenska marknaden. Styrkan ligger inte enbart i en lättanvänd och kompetent produkt utan även i ett brett tjänsteutbud där våra seniora konsulter med spetskompetens inom drift, support och service guidar våra kunder i rätt riktning. MMK används idag av våra kunder för bl.a. IT-support, Fastighetsservice, Kvalitetsärenden, Reklamationer, Kundtjänst och Kontorsservice. MMK erbjuder omfattande rapportmöjligheter. Det lättanvända rapportverktyget ger detaljerad statistik. Med detta som underlag förenklas framtida verksamhetsbeslut. MMK är ett moduluppbyggt system vilket gör det lätt att anpassa till olika verksamheter. Samtidigt blir det kostnadseffektivt eftersom man endast betalar för de moduler man använder. MMK finns idag tillgängligt på två språk; svenska och engelska. Varje användare i MMK kan ställa in vilket språk de vill använda. MMKs gränssnitt är helt webbaserat så installation av programvara görs endast på servern.

4 Funktioner ÄRENDEHANTERING Ärendehanteringen är central i MMK. Ett ärende kan anmälas av en användare ute i verksamheten eller av den utförande avdelningen. Innefattar bl.a: Ärendeanmälan med händelseförlopp där varje händelse i ett ärende loggas Snabbanmälan med mallar för vanliga återkommande ärenden E-postintegration där ärenden skapas via inkommande Checklistor för effektivare hantering och enhetligt utförande HÅRDVARUINVENTERING Klienter och servers som finns i nätverket inventeras kontinuerligt. Ger uppdaterad information om bl.a: Serienummer Diskutrymme Minneskapacitet IP-adresser INVENTARIEHANTERING Tillsammans med ärendehanteringen är inventariehanteringen en av de två största grundstenarna i MMK. Innefattar bl.a: Inventarieregister med koppling till användare Automatimport av inventarier Påminnelsefunktioner för garantier etc. Löpande systemdokumentation per inventarie Remote Desktop för fjärrstyrning av klienter och servrar MJUKVARUINVENTERING Samtliga programvaror som man har installerade i nätverket är valbara för inventering. Ger uppdaterad information om bl.a: Hur många installationer som finns för en viss programvara Om du har för få eller för många licenser Vem som nyttjar programmen KUNSKAPSDATABAS All information som lagras i databasen är sökbar på flera olika sätt. Innefattar bl.a: Fritextsökning Dokumentarkiv för FAQ-poster Information om allmänna/planerade driftstörningar FAQ, två separata kunskapsdatabaser, en för användare och en för handläggare Snabbsök för ärenden och inventarier SLA OCH ESKALERING Eskaleringsfunktionerna kan modifieras för varje installation. Påminnelser som genereras skickas via mail eller visas direkt i MMK. Om avancerad påminnelsehantering ska användas så rekommenderas SLAstödet. Innefattar bl.a: Automatlarm vid inkomna ärenden Påminnelsefunktion för ärenden, rutiner och inventarier Eskalering av ärenden SLA-integration

5 RUTINER I MMK finns stöd för att schemalägga rutiner som ska utföras med olika intervall. Unika rutiner med unika moment kan byggas upp och påminnelser kan genereras till en eller flera personer när rutiner inte utförs enligt plan. ANVÄNDARREGISTER Användarna är en central roll i MMK. Användarna har bland annat möjlighet att skicka in ärenden, följa händelseförloppet i sina ärenden samt söka i kunskapsdatabaser. RAPPORTER OCH ANALYSER Informationen i databasen är en värdefull faktakälla. I MMK finns ett antal fördefinierade rapporter som bland annat visar var felkällorna finns och hur mycket tid varje inventarie, användare eller avdelning tar i anspråk. FLERSPRÅKSSTÖD MMK finns idag tillgängligt på två språk, svenska och engelska. Varje användare i MMK kan ställa in vilket språk de vill använda. Roller och behörigheter MMK erbjuder ett flertal olika behörigheter som gör att man enkelt kan skräddarsy ansvarsfördelningen i organisationen. Anmälare Person som får anmäla ett ärende. Kan se status på egna ärenden samt kunskapsdatabas. Ärendehandläggare Person som enbart kan handlägga ärenden de blivit tilldelade. Områdeshandläggare Person som fungerar som korridorstöd för andra i organisationen. Kan se och handlägga ärenden inom egna ansvarsområdet. Funktionshandläggare Person som handlägger ärenden inom sitt ansvarsområde och fungerar som support till andra användare. Handläggare Person som har tillgång i all funktionalitet i MMK förutom behörighet konfiguration. Administratör Person som har full behörighet.

6 Tjänster Det finns ett flertal tjänster kopplade till MMK. Till exempel finns det möjlighet att importera befintliga inventarieregister eller annan information för att komma igång med användandet av MMK så snabbt och smidigt som möjligt. Våra konsulter har mångårig erfarenhet inom drift, support och service. WORKSHOP & FÖRSTUDIE Innan man inför ett ärendehanteringssystem kan det vara bra att reda ut vilka interna och externa behov och krav som finns. Vi kan hjälpa dig att helt eller delvis genomföra detta arbete tillsammans med dina kollegor. DATAIMPORT I de fall det redan finns färdiga register, filer eller sammanställningar över exempelvis inventarier bistår vi med importer för att få in informationen till MMK. PROJEKTLEDNING & UTVECKLING Vi guidar och hjälper till med hela processen. Vid behov utförs kundspecifik anpassning och utveckling. SYSTEMINTEGRATION MMK bygger på en öppen systemarkitektur och kan med fördel kopplas mot andra system. Exempel på detta kan vara ekonomisystem, supportportaler och kvalitetsuppföljningssystem. UTBILDNING Det finns flera olika utbildningar till MMK. Grundutbildningen består av 3 halvdagstillfällen där första tillfället fokuserar på handhavandefrågor, andra tillfället på konfigurering och tredje tillfället på analys och rapporter. Utöver grundutbildningen, som är företagsspecifik, erbjuder vi bland annat erfarenhetsutbyte med IT-supportpersonal och telefonsupport. ANALYSER Efter att MMK har använts en tid finns en mängd information från er egen verksamhet lagrad i MMK:s databas. Vi kan hjälpa er med att ta fram verksamhetsanpassade rapporter eller med olika former av kvalitetsmätningar. Vi hjälper våra kunder att visa hur IT-nytta och affärsnytta hänger ihop. Visste du att... MMK är levererat till över 200 svenska företag och organisationer. MMK används av statliga, kommunala och privata verksamheter, medlemsorganisationer och föreningar. MMK erbjuds numera även som molntjänst.

7 Softronic är ett konsultbolag inom IT och management. Vår verksamhet spänner från rådgivning och nyutveckling till förvaltning och drift. Kunderna är främst medelstora och större företag och organisationer i Sverige. Softronic grundades 1984 och är börsnoterat. Mer information finns på Softronic.se

8 SOFTRONIC AB Huvudkontor: Ringvägen STOCKHOLM Tel: Fax: info@softronic.se SOFTRONIC DANMARK A/S Fruebergvej 3, boks DANMARK Ö Tel: Fax: SOFTRONIC AB Krokslätts Fabriker MÖLNDAL Tel: Fax: Östra Promenaden 7A MALMÖ Tel: Fax: Rådhusgatan SUNDSVALL Tel: Fax: Rattikvägen ARJEPLOG Tel: Fax: CONSULTUS AB Ringvägen STOCKHOLM Tel: Fax: info@consultus.se Östra Promenaden 7A MALMÖ Tel: Fax: info@consultus.se Ringvägen 100, Stockholm Telefon: Fax:

9 MMK Intelligent ärende- och inventariehantering