Slutrapport gällande inventarieregistret Nilex

Transkript

1 1(5) Malmö högskola Administrativa ledningsgruppen, styrgrupp i projektet Nilex Slutrapport gällande inventarieregistret Nilex Bakgrund På högskolan finns ett informationsbehov kring våra inventarier. Behovet gäller såväl allmän produktinformation som information om inventariets fysiska placering. Enligt bokföringsförordningen (2000:606) är vi skyldiga att utforma organisation och rutiner så att förvaltade tillgångar skyddas. För att tillgodose detta krävs en enhetlig modell för hantering av högskolans inventarier. Denna policy (se bilaga B1:1) utgör grunden för detta. Syftet är en kostnadseffektiv hantering av högskolans inventarier. Hur ser det ut idag? Vid inventering av vilka system som används på Malmö högskolas områden framkom följande: De flesta områden har begränsad kontroll av sina inventarier (Excelark, egna databaser osv). Alla har sina egna system och rutiner. Mycket av kunskapen kring systemen är personbunden. Bäst kontroll på datorutrustning samt AV-utrustning. Mycket av kontrollen bygger på stöldmärkning. Vad beträffar rutiner rörande inventarier, framkom att de flesta områden har informella och personbundna rutiner. Däremot så saknar alla områden rutiner för inventering. Projektets mål Riktlinjer och rutiner för inventering och stöldmärkning Enhetlig märkning Gemensamt inventarieregister Visa på kopplingar som skall finnas mellan ekonomisystem och inventariesystem, samt hur verifiering mellan de samma skall fungera Postadress Besöksadress Tel Fax Internet E-post Malmö högskola Beijerskajen henric.skalberg@bit.mah.se Bibliotek och IT Malmö

2 2(5) Utbildning och användande av systemet efter projektets slut Förslag till riktlinjer rörande inventariehantering Referensgruppen har i sitt arbete kommit fram till följande när det gäller projektets mål. Områdesprefekt eller motsvarande utser vem eller vilka personer som skall utföra inventeringen (inventeringsförrättare). Högskolans huvudinventariekoordinator (nedan kallad HIK) och områdenas inventariekoordinatorer (nedan kallade IK) skall tillsammans med områdesprefekt eller motsvarande ansvara för att dessa riktlinjer efterlevs. Bilagorna i denna rapport är tänkta att användas som riktlinjer för inventering och registrering på varje område. Riktlinjer och rutiner för inventering Gruppen enades tidigt om att inte gå in och detaljstyra dessa rutiner och riktlinjer. Detta främst beroende av två orsaker: Det är näst intill omöjligt att hitta och definiera alla rutiner och arbetsmoment som behövs på högskolans alla områden. Risken var för stor att gruppens arbete skulle bli fokuserat på detaljer istället för att se till helheten. Arbetet inriktades istället på att hitta en gemensam lägstanivå för inventariehantering, som skulle vara applicerbart på högskolans alla områden. Detta arbete utmynnade i ett förslag till policy där alla inventarier skulle granskas utifrån tre stycken kriterier: Kontroll: Finns det ett behov av kontroll kring inventarien, placering, avskrivning osv.? Finns det avtal kopplade till inventarien som måste följas upp? Finns det annan information kring inventarien som behöver följas upp? Stöldbegärlighet: Är inventarien stöldbegärlig, eller är den placerad så att den blir stöldbegärlig? Värde: Hur mycket är inventarien värd? Lönar det sig att registrera den i inventariesystemet, eller blir det för stor arbetsbörda kontra värdet på inventarien? En inventarie som faller under något av dessa kriterier skall registreras i inventarieregistret. Dessa kriterier beskrivs djupare i bilaga B1:2. Det är gruppens åsikt att alla områden vid Malmö högskola skall ha möjlighet att efterleva dessa riktlinjer. Vill sedan ett eller flera områden höja denna lägstanivå så ses

3 3(5) detta bara som positivt, men detta är dock inget krav. Dock skall, om policyn antas, alla områden uppfylla den nivå som beskrivs i bilaga B1:2. Fördelarna med att hela högskolan arbetar inom samma ramar är många, men framförallt så blir det möjligt att flytta inventarier mellan högskolans områden. Rutiner för detta finns beskrivna i bilaga B1:3 Inventering vid Malmö högskola skall ske efter följande: Inventeringen skall utföras årligen och vara avslutad senast den 30:e december. Områdena bestämmer själva när inventeringen skall ske. Dock skall ovanstående punkt uppfyllas. Resultatet av inventeringen ska dokumenteras i ett inventeringsprotokoll som undertecknas av inventeringsförrättaren. Inventeringsprotokollen ska arkiveras. Rutiner för inventering finns i bilaga B1:4. Enhetlig märkning och stöldskyddsmärkning För att kunna använda inventarieregistret till fullo är det av yttersta vikt att alla högskolans områden använder sig av samma typ av märkning. Dels underlättar detta användandet av själva inventarieregistret, samt att det ger större möjlighet till kontroll då risken för exempelvis dubbletter minskar. Gruppen inser dock att detta kommer att innebära ommärkning av många redan märkta inventarier. Detta arbete är dock av yttersta vikt om inventarieregistret skall kunna användas fullt ut, vilket gruppen anser vara målet med detta projekt. När det gäller denna märkning har gruppen kommit fram till följande: Inventariernas märkning: Huvudregeln är att allt som registreras i inventariesystemet NILEX skall märkas med etsning och streckkod. Gör märkningen med etsning att inventarieobjektet blir förfulat kan alternativen etikett med streckkod eller schablon utan streckkod användas. Placeringen av märkningen bör göras med sunt förnuft. För att det skall bli möjligt att inventera på ett så enkelt sätt som möjligt, är det viktigt att alla byggnader och rum vid Malmö högskola märks med streckkod innehållande följande information: Byggnad Våning Rumsnummer Denna typ av märkning kommer initialt att medföra en kostnad. Denna kostnad är något som styrgruppen i projektet måste ta ställning till. Referensgruppen förespråkar dock denna lösning, eftersom denna leder till en högre kvalité på arbetet. Uppskattad kostnad för denna märkning uppgår till kr. Alternativet till detta är att alla rum

4 4(5) vid Malmö högskola skulle registreras i en pärm, som sedan används av de/dem som skall sköta inventeringen. Problemet med denna lösning är att risken för felregistrering ökar. Dessutom är risken stor att denna pärm inte innehåller aktuell information. Gemensamt inventarieregister Eftersom det i dagsläget används ett antal olika system för kontroll av inventarier, så har målet inom projektet från början varit att ersätta dessa parallella system med ett högskolegemensamt register. Detta gemensamma register Nilex är sedan tidigare inköpt och installerat. Systemet driftas för närvarande av BIT och det är gruppens förslag att det även i fortsättningen skall vara så. Här måste ett serviceavtal med BIT i sådana fall tecknas. Dock anser gruppen att huvudinventariekoordinatorn skall ha det administrativa ansvaret för systemet. Det som gruppen har arbetat med är vilken information som skall registreras i systemet. Gruppen anser att följande information skall förtecknas vid nyregistrering: 1. Benämning 2. Placering/användare 3. Stöldskyddsnummer 4. Leverantör 5. NIRA-nummer (beskrivs i bilaga B1:5) 6. Inköpspris (exkl. moms) 7. Anskaffningsdatum Gruppen anser att följande information skall förtecknas vid registrering av befintliga inventarier: 1. Benämning 2. Placering/användare 3. Stöldskyddsnummer Om tillgång finns till uppgifter om leverantör, NIRA-nummer, inköpspris samt anskaffningsdatum bör även dessa uppgifter registreras. Visa på kopplingar som skall finnas mellan ekonomisystem och inventariesystem För att ha kontroll över våra inventarier måste inventarieregister (Nilex) och ekonomisystem (Raindance) vara kopplade till varandra. Gruppen har kommit fram till att ett sk. NIRA-nummer är lösningen på detta. NIRA-nummer betyder Nilex- Raindance nummer och är tänkt att fungera som ett kontrollnummer för att kunna identifiera en inventarie i båda systemen. En djupare beskrivning av detta finns förklarat i bilaga B1:5.

5 5(5) Uppnå enhetlighet rörande inventariehantering inom Malmö högskola För att uppnå ett enhetligt hanterande av inventarier vid Malmö högskola är det ytterst viktigt, att denna slutrapport och dess bilagor godkänns av högskolans alla områden. Samtliga områden har getts möjlighet att påverka denna rapport under projektets gång och alla områden har kallats till referensgruppens möten. Högskolans administrativa ledningsgrupp har informerats. Vidare är det viktigt att en HIK utses för att samordna arbetet. Utbildning och användande av systemet efter projektets slut Utbildning av handläggare kommer att ske under slutet av oktober och början av november, varför det är av yttersta vikt att högskolans områden inkommer med namn på de personer som skall använda sig av inventariesystemet senast 15/10. Denna utbildning kommer att skötas internt av projektledningen. Parallellt med utbildningen kommer själva systemet att konfigureras, så att när användarna genomgått sin utbildning kan de påbörja arbetet med systemet. Till en början kommer projektledningen att stödja områdena i detta arbete dock längst till då huvudinventariekoordinator tar över ansvaret. I och med detta kommer projektet att vara avslutat, samt överlämning till Malmö högskolas linjeorganisation att ske. I och med överlämnandet av denna rapport avslutar gruppen arbetet med etapp två av projektet (Inventariesystem, PA1:3 sid 5, punkt 2.6). Detta innebär att referensgruppen avslutar sitt arbete och projektledningen fortsätter med arbetet kring utbildning av handläggare, samt driftsättning av systemet. Sammanfattning Referensgruppens arbete har utmynnat i följande: Policy för inventering och stöldskyddsmärkning (framtagen utom projektet) Riktlinjer för registrering av inventarier vid Malmö högskola Riktlinjer för inventering vid Malmö högskola Förslag på koppling mellan inventarieregister och ekonomisystem Införande av högskolegemensamt inventarieregister, samt utbildning av handläggare