LATHUND STÖLDBERGÄRLIGA FÖRBRUKNINGSINVENTARIER Gäller från den 1 januari 2019

Transkript

1 LATHUND STÖLDBERGÄRLIGA FÖRBRUKNINGSINVENTARIER Gäller från den 1 januari 2019 VERSION Redaktör: Ekonomiavdelningen

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Bakgrund... 2 Tillvägagångssätt... 2 Klassificering av inventarier som stöldbegärliga... 3 Hantering av stöldbegärliga inventarier... 3 Inventering... 4 Flytt av stöldbegärliga inventarier... 4 Utrangering av stöldbegärliga inventarier... 4 Redaktör: Ekonomiavdelningen Sida 1 av 4

3 Bakgrund Stockholms universitet (SU), är enligt Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring skyldig att i ett inventarieregister registrera de tillgångar som bedöms vara stöldbegärliga, men som inte ska redovisas som anläggningstillgångar. Det är av stor vikt att Stockholmsuniversitet har god kontroll över sina anläggningstillgångar och stöldbegärliga förbrukningsinventarier (SFI), dels för att säkerställa att vi följer aktuella regelverk men också för att minska risken för oegentligheter. Ekonomiavdelningen har arbetat fram riktlinjer vid inköp av tillgångar av mindre värde och/eller en ekonomisk livslängd understigande 3 år. Stockholms universitet definierar tillgångar som anläggningstillgångar när tillgången har en livslängd om minst 3 år och som minst uppgår till kr. Även större anskaffningar av likartade tillgångar eller tillgångar som har ett naturligt samband i verksamheten och där den enskilda tillgångens värde inte uppgår till kr kan klassas som anläggningstillgång. Anskaffningskostnaden behöver inte fördelas över de perioder som tillgången används då tillgången har en beräknad ekonomisk livslängd som är mindre än 3 år och/eller tillgången är av mindre värde. I så fall kostnadsförs tillgången direkt och konteras i kontogrupp 56**. Tillgångar som har en ekonomisk livslängd överstigande 1 år men mindre än 3 år och som har ett värde över 500 EURO klassas som korttidsinvesteringar. Dessa bokförs i kontogrupp 561* korttidsinvesteringar. Tillvägagångssätt SU har valt att registrera stöldbegärliga inventarier i anläggningsregistret i ekonomisystemet, Raindance Classic. De anskaffningar som normalt kostnadsförs i kontogrupp 561*, Korttidsinvesteringar och i kontogrupp 563* kontorsmaterial samt i kontogrupp 564*-569* förbrukningsmaterial, kan vara stöldbegärliga och ska därför registreras i anläggningsregistret. Redaktör: Ekonomiavdelningen Sida 2 av 4

4 Klassificering av inventarier som stöldbegärliga Nedanstående anskaffningar med ett inköpsvärde under kr exklusive mervärdesskatt ska alltid ses som stöldbegärliga och registreras i anläggningsregistret: - Datorer (ej tillbehör såsom skärm, tangentbord mm) - Smartphones - Surf- och läsplattor - AV-utrustning - Möbler och inventarier (design) - Konst Hantering av stöldbegärliga inventarier Anskaffningar som faller inom ovan kriterier konteras i fakturaportalen på konto 1278 och radtyp Anl/SFI, stöldbegärlig inventarier, i och med att anskaffningen konteras och bokförs på kontot skapas en preliminär anläggning i anläggningsregistret. När anläggningen aktiveras, definitivsätts, bokförs anskaffningsbeloppet som en kostnad i den kontogrupp som den valda anläggningstypen tillhör och konto 1278 nollställs. Uppdatering sker enligt rutinen för definitivsättning av anläggning med rätt anläggningstyp. Korttidsinvestering kontogrupp 561* - anläggningstyp: YDAT, YDAP, YDTT, YMAS, YLAB, YMÖB, YÖVR, YKON Förbrukningsinventarier kontogrupp 564* - anläggningstyp: ZDAT, ZDAP, ZDTT, ZLAB, ZÖVR Som stöd vid konteringen i fakturaportalen, utgå från följande checklista: 1. Är anskaffningen en anläggningstillgång eller ett inventarium? Svar: anläggningstillgång (25 tkr och > 3 år) konteras på konto 1271, radtyp Anl/SFI och följer den vanliga rutinen. Svar: ej anläggningstillgång, gå vidare till punkt Är anskaffningen stöldbegärliga enligt ovan kategorisering? Svar: nej anskaffningen konteras på erforderligt konto i kontoklass 56* Inköp av varor. Svar: ja, enligt ovan definition, anskaffningen konteras på konto 1278 stöldbegärliga inventarier. En preliminär anläggning skapas i anläggningsregistret. Redaktör: Ekonomiavdelningen Sida 3 av 4

5 3. Definitivsättning av anläggningen: Kortidsinvestering eller förbrukningsinventarium? Kortidsinvestering aktiveras med anläggningstyp, Y*** Förbrukningsinventarium. aktiveras med anläggningstyp, Z*** Anskaffningen kostnadsförs automatiskt i kontoklass 56* Inköp av varor utifrån vald anläggningstyp. Den stöldbegärliga anläggningen är nu registrerad i anläggningsregistret och ska därmed följa gängse regler för inventering och utrangering. Inventering Samtliga anläggningstillgångar och stöldbegärliga inventarier som finns i anläggningsregistret ska inventeras enligt gängse regler för inventering av tillgångar. Flytt av stöldbegärliga inventarier Om ett stöldbegärligt inventarium ska flyttas till annan organisatorisk enhet, ex. institution eller enhet eller till ett annat projekt, sker det genom kontering på relevant konto i kontogrupp 56* samt genom en flytt av inventariet i anläggningsregistret, sker via en begäran från institutionen/motsvarande till Ekonomiavdelningen. Utrangering av stöldbegärliga inventarier När ett inventarium ska utrangeras sker det via en begäran från institutionen/motsvarande till Ekonomiavdelningen. Ekonomiavdelningen utrangerar inventariet och bokför det på konto och för korttidsinvesteringar och konto och för förbrukningsinventarier. Redaktör: Ekonomiavdelningen Sida 4 av 4