LATHUND BOKSLUT 2016 VERSION Redaktör: Gabriele Nilsson

Transkript

1 LATHUND BOKSLUT 2016 VERSION Redaktör: Gabriele Nilsson

2 INNEHÅLLSFÖRTECKNING Anläggningar... 2 Anslagsmedel... 2 Avstämning annan myndighet... 2 Bokföringsorder... 2 Depositioner... 3 Ekonomikalendern... 3 Externa projekt... 3 Fakturaadress... 3 F-Skatt... 4 Fördelning av 8**** Aktiviteter... 4 Fördelning indirekta kostnader... 4 Helårsbokslut... 4 Kontantinsättningar... 4 Kundfakturor... 4 Kundfordringar - osäkra... 4 Leverantör utan F-skatt... 5 Leverantörsfakturor... 5 Leverantörsfakturor Utbetalningar... 5 Lön... 5 Momsregistreringsnummer (VAT)... 6 Periodiseringar... 6 Raindanceportalen... 6 Redaktör: Gabriele Nilsson Sida 1 av 6

3 Anläggningar Anläggningar tagna i bruk t o m 30/12 ska definitivsättas senast den 30/12 20xx med verifikationsdatum 30/12 20xx. Kontroll av pågående anläggningar (konto 1271) ska göras av samtliga institutioner. Pågående (inte definitivsatt = inte tagits i bruk) får finnas enbart om anläggningstillgången ingår i en större enhet och inte kan tas i bruk förrän hela anläggningen är på plats. Avskrivning av anläggningstillgångar sker från den period de tas i bruk. Därför är det viktigt att anläggningar tagna i bruk t o m 30/12 är definitivsatta till bokslutet. => genererar avskrivningar => kostnaderna belastar rätt period. Vid definitivsättning: anskaffningsdatum = datum anläggningen tas i bruk. Avskrivningstyp får aldrig ändras. Kommer automatiskt vid angivande av anläggningstyp. Ändringar av enhet, projekt, aktivitet, kostnadsbärare görs av Bijan. Vid projektavslut: 1. När ett projekt ska avslutas, måste anläggning flyttas eller alternativt utrangeras. Inga anläggningar i bruk ska finnas kvar på projektet. 2. En flytt/utrangeringsblankett skickas till Bijan Shafeie på ekonomiavdelningen. 3. Vid flytt till ett anläggningsprojekt måste ett belopp motsvarande anläggningens restvärde flyttas med för att finansiera framtida avskrivningskostnader (konto 3703 på flyttblanketten). Anslagsmedel Bokföringsordrar för flytt av anslagsmedel ska skickas till ekonomiavdelningen vid bokslut. Datum för inlämning - vänligen se Ekonomikalendern. Underlagen ska lämnas på digitalt (Excel) och genom underskriven bokföringsorder. Avstämning annan myndighet Kund: Sista dag för fakturering andra statliga myndigheter är sista vardagen i november. Leverantör: Fakturor som avser 2016, men ankommer 30/12 5/1, kontera och utanordna dessa direkt i portalen. Transfereringar: vid transfereringar gäller betalningsdatum oavsett om transfereringen gäller framåt eller bakåt i tiden. Var därför noga med att sätta betalningsdatum på rätt månad! Bokföringsorder Gör bokföringsorder klara! Verifikationerna måste vara signerade! Inte signerade INT/LÖN/BOK + inst.nr makuleras vid stängning. Inte definitiva BOK97 eller IFP97 skapade efter den 14/12 kommer att makuleras vid stängningen! Inte definitiva (t ex pg av ofullständig kontering) BOK97 eller IFP97 skapade till och med 14/12, kommer att godkännas på konto 5781 med aktivitet och KB Redaktör: Gabriele Nilsson Sida 2 av 6

4 Depositioner Avstämning av depositioner, konto 2632, ekonomiavdelningen tillhanda senast 29/ Ekonomikalendern Viktiga datum för helårsbokslutet finns på hemsidan: Alla datum som anges är senaste datum då underlagen ska ekonomiavdelningen tillhanda. OBS!! Datum och tider i rött är preliminära och kan komma att ändras via mail till Raindansare@su.se. Externa projekt Projekt som beviljats förlängd dispositionstid från finansiären skicka dokumentationen om förlängning till projekthandläggaren. Vid avslut av projekt med automatiska avlyft enligt kontrakt gäller följande: Kontakta projekthandläggaren för att ta bort automatiskt avlyft. Sista avlyftet beräknas manuellt samt bokförs av institutionen. Avlyftet bokförs: 5800 Projekt 5800 Bidragsaktivitet Vid avslut av projekt: Flytta anläggningstillgångar (se under Anläggningstillgångar) Kontera om löner i Primula Meddela berörd avdelning ny kontering för interna kostnader När samtliga kostnader är bokförda och projektet har ett överskott som institutionen får behålla enligt kontraktet ska detta överskott resultatföras mot anslagsaktivitet och kostnadsbärare. Kontakta projekthandläggaren. Har projekt som ska avslutas ett underskott flyttas kostnaderna till andra externa bidragsprojekt eller anslag inom samma kostnadsbärare. Institutionen/avdelningen gör bokföringen. För projekt som ska avslutas och har saldo = noll; kontakta projekthandläggaren för avslut av projektet i Raindance. Fakturaadress Ange alltid följande adress till inskanningen som fakturaadress (finns även på hemsidan under flik Ekonomi): Stockholms Universitet Postbox Malmö Ref kod: xxx (institutionsnummer) Redaktör: Gabriele Nilsson Sida 3 av 6

5 F-Skatt Viktigt att kontrollera om företag har F-skatt. Den som anlitar ett företag bör alltid kontrollera att företagaren är godkänd för F-skatt. Tips: Kolla hos RATSIT eller SKVs skatteupplysning. Fördelning av 8**** Aktiviteter Blanketten för fördelning av 8**** aktiviteter, om ni använt det under året, ska lämnas till ekonomiavdelningen (datum - vänligen se ekonomikalendern) underskrivet av prefekt. Blanketten Fördelningsnyckel finns på hemsidan: Fördelning indirekta kostnader Fördelningen av indirekta kostnader enligt institutionens framräknade procent bokförs i bokslutet (datum vänligen se Ekonomikalendern). UG5807 och FU5807 är öppna för omföring av konto 5807 i mitten av januari (datum och tid kommer att mailas ut till Raindansare@su.se). Helårsbokslut Viktiga datum för helårsbokslutet finns på hemsidan i Ekonomikalendern. Alla datum som anges är senaste datum, underlagen ska då vara ekonomiavdelningen tillhanda. Underlag till ekonomiavdelningen ska vara komplett ifyllda. Underlagen ska vara godkända av behörig person. Ska skickas till avsedd person på ekonomiavdelningen via och/eller internpost. Kontantinsättningar Var observant att kontanter ska deponeras i serviceboxen senast i början av december varje år. Exakt datum för sista deponeringen vänligen se Ekonomikalendern. Kundfakturor Sista dag för fakturering andra statliga myndigheter är sista vardagen i november. Kundfakturor med status NY och PREL ska makuleras eller definitivsättas senast den 29/12 före kl Eventuellt kvarvarande kundfakturor med status NY/PREL kommer att makuleras. Kundfordringar - osäkra Obetalda kundfakturor som förfallit tre månader före bokslut ( ) tas upp som osäkra kundfordringar i bokslutet. Redaktör: Gabriele Nilsson Sida 4 av 6

6 Om fakturan ska avskrivas, ska prefekt/motsvarande skriva under beslutet. Vid belopp över Kr ska kort motivering bifogas och förvaltningschefen godkänna. Uppgifterna ska lämnas till ekonomiavdelning/johan Fredricsson i början av december (för exakt datum vänligen se Ekonomikalendern). Specialhantering - enskild värdering om nedskrivning, dvs. hur stor del av fakturan inte förväntas bli betald (belopp över kr ska kort motivering bifogas och förvaltningschefen godkänna). Uppgifterna ska lämnas till ekonomiavd/johan Fredricsson i början av december (för exakt datum vänligen se Ekonomikalendern). Leverantör utan F-skatt Vi använder en kontrolltjänst vid utbetalningar av leverantörsfakturor som heter Inyett. Vid kontroll har vi kunnat fastställa att många av våra leverantörer saknar F-skattsedel. Det är inte tillåtet att göra utbetalningar till företag utan F-skattsedel. Var noga och kontrollera alltid att de leverantörer ni använder har giltig F-skattsedel. Leverantörsfakturor Inkomna leverantörsfakturor i Raindance Portalen t o m 30/12 ska vara konterade, attesterade och utanordnade för att kunna bokföras. Leverantörsfakturor ankomna t.o.m. brytdagen 5/1, kommer att bokas som kostnad på det år fakturorna avser. Leverantörsfakturor inkomna 30/12 5/1 ska vara konterade, attesterade och utanordnade senast 9/ kl 18:00. Saknas kontering kommer konteringen ske på konto 5781 med aktivitet och KB Leverantörsfakturor Utbetalningar Exakta datum och tider gällande sändningar mellan jul och nyår vänligen se Ekonomikalendern. OBS! Fakturorna måste ha status DEF i portalen senast kl den 28/12 för att betalningen ska nå mottagarens konto på årets sista bankdag (29/12). Utbetalningar som sker den 29/12 når mottagarens konto första bankdagen i det nya året. Den första vardagen i det nya året sker årets första sändning. Lön Rapportering och attestering av timlöner, reseräkningar och lönekontering, mm, i Primula exakt datum vänligen se Ekonomikalendern eller Primula. Decemberlönen ska vara bokförd och utbetald den 23/12. Semesterlöneskuld ska vara bokförd den 23/12. Avstämning av personförskott, konto 1573, ekonomiavdelningen tillhanda senast 30/12. Redaktör: Gabriele Nilsson Sida 5 av 6

7 Momsregistreringsnummer (VAT) Alla som registreras för moms får ett momsregistreringsnummer av Skatteverket (internationellt även kallat VAT-nummer/Valued Added Tax = moms). I Sverige bygger numret på person- eller organisationsnummer. Momsregistreringsnumret inleds med den svenska landskoden SE och avslutas med 01. Inga bindestreck eller mellanslag får ingå i numret. Tips: Kolla hos Skatteverket Andra EU-länders konstruktion av momsregistreringsnummer gällande utländska kunders och leverantörers VAT nummer. Tips: Kolla ett VAT nummer via länken: Periodiseringar Periodiseringsunderlagen gällande kund- och leverantörsfakturor över kr (exkl. moms) ska vara ekonomiavdelningen tillhanda senast den 2/ kl 12:00, men gärna tidigare än så. Gällande leverantörsfakturor som vid brytdagen eller efter densamma har inskannats på fel period (år) ska kostnaden periodiseras till rätt period (år). Periodiseringsunderlaget måste skickas till Controllern på Ekonomiavdelningen senast 10/ kl 12:00. Exempel på periodiseringar: externa hyror, tidnings- eller databasprenumerationer, köpta eller sålda tjänster som tillhandahållits under året men ännu inte fakturerats. Ange fakturanummer om redan i portalen under januari. Raindanceportalen Raindanceportalen stängs den 30/12 kl Detta innebär att den 30/12 är sista dagen för institutioner att själva göra bokningar på det gångna året. Behörig attesterare och utanordnare måste vara på plats och attestera alla fakturor som är hänförliga Planera arbetet i förväg! Vid stängningen av Raindanceportalen ska följande vara åtgärdat: 1. Inte godkända verifikationer med datum xx1201 xx1230 ska vara godkända eller makulerade. 2. Oidentifierade medel konto 2651 för din institution ska vara nollställda. Inget saldo får finnas per 31/12. Redaktör: Gabriele Nilsson Sida 6 av 6