Granskning av anläggningsregistret, Region Halland

Transkript

1 Granskning av anläggningsregistret, Region Halland Revisionsrapport September 2011 Anita Andersson Rebecca Andersson Carl-Magnus Stensson

2 Innehållsförteckning Sammanfattning... 3 Inledning... 4 Bakgrund... 4 Syfte, avgränsning och metod... 4 God redovisningssed... 5 Granskningsresultat... 5 Rutiner och riktlinjer för anläggningsredovisning... 5 Anläggningsregister... 6 Avyttring och utrangeringar... 8 Inventering of 9

3 Sammanfattning Revisorerna i Region Halland har gett PwC i uppdrag att genomföra en granskning av anläggningsregistret i Region Halland. Syftet med granskningen är att bedöma om rutinerna för hanteringen av anläggningstillgångarna uppfyller kravet på god intern kontroll och om räkenskaperna är rättvisande. Vår bedömning är att den interna kontrollen avseende anläggningstillgångarna brister enligt nedanstående punkter. Vi anser att Regionstyrelsen behöver förbättra uppföljningen och kontrollen avseende anläggningstillgångarna med tanke på tillgångarnas värde samt samordna det övergripande ansvaret. Vi anser att Region Halland i högre utsträckning bör säkerställa att anskaffade tillgångar existerar och finns i Regionens ägo. Vi anser att rutiner och riktlinjer avseende anläggningsregistret bör utvecklas. Detta rör främst inventeringsrutiner, rutiner kring identifiering av tillgångar som är i behov av nedskrivning eller avyttring/utrangering samt även hur det säkerställs att förändringen uppdateras i anläggningsregistret. Vidare anser vi att Regionens riktlinjer bör kompletteras avseende gränsdragningen mellan vad som är underhåll eller investering vid byggnationer. Reparation och underhåll, dvs. åtgärder som syftar till att vidmakthålla en anläggnings tekniska och funktionella status ska enligt god redovisningssed bokföras som kostnad det år som åtgärden utförs. Vi anser att byggnader och mark bör redovisas i anläggningsregistret per objekt. Detta för att säkerställa en god intern kontroll. Det finns en risk att fel uppstår vid manuella system och felen kan även vara svåra att upptäcka. Vi anser att rutinen och kontroll bör utvecklas med anledning av tillgångarnas värde. Enligt uppgift görs ingen avstämning mellan den manuella fil som ligger till grund för bokföringen och den information som Regionfastigheter lämnar, vilket vi ser som en brist. Vi bedömer att Regionkontorets kontroll är något bristfällig. Den övergripande kontrollfunktion som ser till att de investeringar som är beslutade enligt plan genomförs och bokförs på rätt sätt saknas. Regionstyrelsen bör se över denna process. Nuvarande rutiner och uppföljning kan innebära risk för att räkenskaperna inte blir rättvisande. 3 of 9

4 Inledning Bakgrund Enligt Rådet för Kommunal redovisning RKR 11.1 Materiella anläggningstillgångar ska kommuner och landsting lämna upplysningar om varje anläggningstillgång i årsredovisningen. Det är lämpligt att samla in denna information i ett anläggningsregister. Under senare år har ett flertal omorganiseringar skett inom Region Halland, vilket ytterligare ställer krav på den interna kontrollen avseende materiella anläggningstillgångar. Det samlade värdet av Region Hallands (Kommunalförbundet Region Halland och Landstinget Halland) materiella anläggningstillgångar uppgick 2010 till cirka 2,8 mdkr vilket står för nästan hälften av Region Hallands totala tillgångar. De materiella anläggningstillgångarna finns till största delen inom Regionstyrelsen och Hallands sjukhus (Halmstad, Varberg och Kungsbacka). Syfte, avgränsning och metod Revisorerna i Region Halland har gett PwC i uppdrag att genomföra en granskning av anläggningsregistret i Region Halland. Syftet med granskningen är att bedöma om rutinerna för hanteringen av anläggningstillgångarna uppfyller kravet på god intern kontroll och om räkenskaperna är rättvisande. Utifrån ett väsentlighetsoch riskperspektiv har ett antal kontrollfrågor valts ut: Finns det beslutade och dokumenterade riktlinjer för hanteringen? Har Regionen en ändamålsenlig förteckning över sina anläggningstillgångar och finns tillfredsställande underlag? Vilka kontroller görs för att säkerställa att avyttrande eller utrangerade tillgångar tas bort ur anläggningsregistret och följer Regionen god redovisningssed? Hur säkerställer Regionen att anskaffade tillgångar existerar och finns i Regionens ägo (inventering)? Granskningen omfattar Regionstyrelsens verksamhet samt Hallands sjukhus verksamheter (Halmstad, Varberg och Kungsbacka). Granskningen har genomförts genom intervjuer med handläggare, dokumentgranskning samt stickprov av transaktioner avseende investeringar och driftskostnader under 2011 (jan-april). Rapporten har sakgranskats av berörda personer. 4 of 9

5 God redovisningssed Redovisningen av anläggningstillgångar ska följa etablerade normer dvs. god redovisningssed. Till god sed hör att följa lagar och rekommendationer som ges av normgivande organ. För redovisning inom det kommunala området är Rådet för Kommunal redovisningen (RKR), normgivande organ. Av den kommunala redovisningslagen (KRL) framgår i 6:1 att anläggningstillgång är en tillgång som är avsedd för stadigvarande bruk eller innehav. För att ytterligare precisera begreppet anläggningstillgång brukar man avse tillgångar som har en nyttjandeperiod överstigande tre år och som inte är av ringa värde. Vidare regleras i KRL 6:3 att anskaffningsvärdet gäller som utgångspunkt för värderingen. Av de efterföljande paragraferna framgår det att anläggningstillgångar med begränsad ekonomisk livslängd ska skrivas av systematiskt över denna livslängd. I RKR 11.1 fastställs att tillkommande utgifter som förbättrar tillgångens prestanda och/eller servicepotential ska läggas till anskaffningsvärdet. Övriga tillkommande utgifter liksom utgifter för reparation och underhåll ska redovisas som driftskostnader. Enligt rekommendationen ska avskrivning ske från och med den tidpunkt då tillgången är färdig att tas i bruk. I RKR 11.1 används begreppet nyttjandetid istället för ekonomisk livslängd när det gäller att bestämma avskrivningstiden. Nyttjandetiden definieras som den tid under vilken tillgången förväntas utnyttjas för sitt ändamål. Vidare beskriver rekommendationen att en anläggningstillgång inte längre ska redovisas som tillgång när den sålts eller när den tagits ur buk och inte bedöms ha något värde vid en framtida försäljning. För tillgångar som inte minskar i värde görs ingen avskrivning (t.ex. mark och konstverk) Granskningsresultat Rutiner och riktlinjer för anläggningsredovisning Under granskningen har vi tagit del av verksamhetens arbetssätt och hur man arbetar med dokumenterade rutiner. Vi har tagit del av följande rutiner och riktlinjer: Region Hallands centrala rutiner: Ekonomihandboken Anläggningsregister Rutinbeskrivning Anläggningsregister för utrustning i MEA Hallands sjukhus (Halmstad, Varberg och Kungsbacka) förvaltningsspecifika rutiner och riktlinjer: Rutinbeskrivning Investeringsbeslut, genomförande och uppföljning 5 of 9

6 Arbetsgång Investeringsfakturor Blankett för ifyllande till inventarieförteckning Investeringsunderlag uppdragsbeskrivning Enligt Regionen Hallands Ekonomihandbok skall anskaffning av tillgång med viss varaktighet och viss väsentlighetsvärde redovisas som en investering. Två kriterier skall vara uppfyllda för att händelsen skall betraktas som en investering: 1. beräknas ha en ekonomisk nyttjandetid om minst tre år 2. anskaffningsvärdet ska överstiga ett halvt prisbasbelopp (2011: kr). Bedömning: Vi anser att rutiner och riktlinjer avseende anläggningsregistret bör utvecklas. Detta rör främst inventeringsrutiner, rutiner kring identifiering av tillgångar som är i behov av nedskrivning eller avyttring/utrangering samt även hur det säkerställs att förändringen uppdateras i anläggningsregistret. Vidare anser vi att Regionens riktlinjer bör kompletteras avseende gränsdragningen mellan vad som är underhåll eller investering vid fastighetsbyggnationer. Reparation och underhåll, dvs. åtgärder som syftar till att vidmakthålla en anläggnings tekniska och funktionella status ska enligt god redovisningssed bokföras som kostnad det år som åtgärden utförs. Granskningen visar på att verksamheterna inom Region Halland använder olika rutiner, det finns förvaltningsspecifika och regiongemensamma rutiner. Då det finns olika rutiner för olika verksamheter kan det vara svårt att få en övergripande kontroll över helheten. Vi rekommenderar att Regionstyrelsen ser över samtliga rutiner som kan vara aktuella. Anläggningsregister Investeringsredovisningen avskiljs från driftsredovisningen genom att Regionen använder en specifik nummerserie. Varje investering tilldelas ett specifikt investeringsnummer samt ett IPOS nr (löpnummer för delinvestering). En investering kan således innehålla ett flertal objekt med olika avskrivningstider. Personal i organisationen bokför under året investeringar enligt den rutin som finns och de aktiveras månaden efter att investeringen tas i drift. Lagen föreskriver inte någon speciell avskrivningsmetod. Den metod man väljer skall dock avspegla hur tillgångars värde och/eller servicepotential successivt förbrukas. Årets avskrivningar aktiveras en månad efter driftsättning. Regionen har inga pågående arbeten i sina räkenskaper, vilket innebär att alla investeringar avslutas och därefter förs över till anläggningsregistret. Vid oförutsedda och kraftiga värdeminskningar ska engångsnedskrivningar ske med de belopp som kan anses erforderliga enligt god redovisningssed. Nedskrivningarna redovisas bland avskrivningarna. 6 of 9

7 Det finns ingen dokumenterad rutin om hur identifieringen av tillgångar som är i behov av nedskrivning görs. Region Halland använder ekonomisystemet MEA där anläggningsregistret ingår som en särskild modul. Koppling finns mellan anläggningsregistret och redovisningen vad gäller aktivering av investeringar, dock ej avseende byggnader och mark. Byggnader och mark som förvaltas av Regionfastigheter finns upplagda i ett särskilt fastighetsregister i verksamhetssystemet Landlord. De uppgifter som finns registrerade är bl.a. fastigheternas ålder, ritningar, teknisk information osv. Alla ny- och reinvesteringar läggs även till registret. Inga anskaffningsvärden eller kapitalkostnader finns registrerade i systemet. Det redovisade ekonomiska värdet för fastigheterna ansvarar Regionkontoret för. Alla förändringar som sker meddelas till ekonom på Regionkontoret. Regionkontoret Vid Regionkontoret finns ingen särskild investeringsgrupp. De investeringar som är beslutade enligt budget/plan är beviljade och det behöver inte lämnas in något ytterligare äskande. De investeringar som är beslutade i budget registreras i MEA med en investeringskod. Vissa investeringar är upplagda som en klumpsumma exempelvis för arbetsmiljöåtgärder. Ingen löpande kontroll mellan vad som faktiskt aktiverats/bokförts gentemot budget/plan görs. Dock görs en kontroll vid bokslutet att investeringarna inte har överskridit den totala plan som beslutats. Det är beslutsattestanten som ansvarar för att investeringen bokförs rätt (avskrivningstid och klassificering) och ekonom på Regionkontoret aktiverar tillgången. Det finns rutiner för hur en investering skall bokföras i MEA men inga rutiner kring säkerställandet av att endast beviljade investeringar aktiveras. Hallands sjukhus Vid Hallands sjukhus finns en särskild investeringsgrupp där både tjänstemän och personal från vården är representerad. Då en investering blir beviljad registreras projekten i en databas (Access) för uppföljning, med ett unikt nummer. Samtliga fakturor kopplas till projektet via ett referensnummer och investeringsnummer. Genom investeringsnummer och kontonummer styrs avskrivningstid samt klassificering. De flesta fakturor går via Medicin teknisk avdelning (MTA) för leveransgodkännande och kontering, vidare till investeringsgruppens sekreterare för kontroll, till ekonomichef för beslutattestering och slutligen till ekonom för efterkontroll. Månatligen görs en kontroll av att investeringarnas klassificering är rätt. Rutin finns som säkerställer att inga kostnader aktiveras om investeringen inte är beviljad. Dock är rutinen ej dokumenterad. Bedömning: Vi anser att byggnader och mark bör redovisas i anläggningsregistret per objekt. Detta för att säkerställa en god intern kontroll. Det finns en risk att fel uppstår vid manuella system och felen kan även vara svåra att upptäcka. Enligt uppgift görs ingen avstämning mellan den manuella fil som ligger till grund för bokföringen och den information som Regionfastigheter lämnar. Vi anser att en bättre rutin och kontroll bör införas. 7 of 9

8 Vi bedömer att Hallands sjukhus har bra rutin vad gäller att aktivera investeringar, dels utifrån den plan som är beslutad men även systemmässigt då fakturorna kontrolleras av de som har beviljat investeringsmedel. Vidare ser vi positivt på att det finns en ansvarig grupp som har en kontrollerande funktion över hanteringen av anläggningstillgångarna. Vi bedömer att Regionkontorets kontroll är något bristfällig. En övergripande kontrollfunktion som ser till att de investeringar som är beslutade enligt plan genomförs och bokförs på rätt sätt saknas. Processen bör se över. Utifrån de stickprov som genomförts har vi noterat mindre avvikelse mellan vad som redovisats som drift respektive investering. Utifrån de stickprov som genomförts är vår bedömning att Region Halland följer god redovisningssed vad gäller avskrivningstider (ekonomisk livslängd). Avyttring och utrangeringar I dagsläget finns ingen dokumenterad rutin för identifiering när det gäller avyttringar/utrangeringar eller att säkerställa att de tillgångar som sålts tas bort ur anläggningsregistret. Enligt uppgift finns det ingen som är ansvarig för prissättning eller hur man har identifierat en utrangering. Enligt uppgifter sker försäljning av tillgångar sällan. Bedömning: Vi rekommenderar att rutinen avseende avyttring kompletteras med vem som har rätt att sälja en tillgång och på vilket sätt detta ska ske samt på vilket sätt prissättning ska ske. Vidare anser vi att rutin för att identifiera och avföra utrangerade och sålda anläggningstillgångar bör dokumenteras. Vi rekommenderar att löpande stickprov genomförs för att säkerställa att anläggningsregistret är korrekt. Inventering Region Halland har ingen dokumenterad rutin avseende inventering. Vid Hallands sjukhus sker årligen en inventering av MTA:s medicintekniska inventarier. Det sker dock ingen regelbunden jämförelse mellan detta medicintekniska register och anläggningsregistret. Då Kommunalförbundet Region Halland och Landstinget Halland blev en organisation 2011 övertog Regionstyrelsen diverse tillgångar bl.a. skolverksamheten. Enligt uppgifter har inventering inte skett utan det bokförda värdet har endast förts över till den nya organisationen. Enligt de intervjuade har man inte heller gått igenom att avskrivningstiderna stämmer med de nuvarande principerna som nu gäller för Region Halland. En genomgång av detta skall enligt uppgift göras vid införandet av ett nytt ekonomisystem. 8 of 9

9 Bedömning: Vår bedömning är att Region Halland i högre utsträckning bör säkerställa att anskaffade tillgångar existerar och finns i Regionens ägo. Vi anser att en dokumenterad rutin bör fastställas kring inventering. Vidare rekommenderar vi också att en genomgång av anläggningsregistret bör göras återkommande för att säkerställa att upptagna poster verkligen existerar och att värdet är korrekt. 9 of 9