Innehållsförteckning Anläggningstillgångar 3

Transkript

1 Sid 1 (24) Innehållsförteckning Anläggningstillgångar Bestämmelser och förutsättningar efinitioner och kriterier för anläggningstillgångar 3 - Materiella anläggningstillgångar - Immateriella anläggningstillgångar - Förbättringsutgift på annans fastighet - Förbrukningsinventarier Finansiering Leasing efinition av leasing - Köp eller leasing? - Leasing och ramavtal - Praktiska anvisningar Förskottsbetalning av anläggningstillgång Redovisningsprinciper. 9 - Grundläggande principer - Anläggningstillgångar, verksamhet och projekt - Räntekostnad för anläggningstillgångar Avskrivningsplan Märkning av anläggningstillgångar Försäkringar Inventering Anläggningsregister i Raindance Registrering Korrigeringar

2 Sid 2 (24) Avyttring av anläggningstillgångar Extern försäljning - Försäljning av datorer till anställda - Intern försäljning - Utrangering 3.3 Externa förordningar och bestämmelser Interna föreskrifter och anvisningar 14 Bilagor 3.a Konteringsregler Köp av anläggningstillgångar/förbrukningsinventarier - Avskrivning - Extern försäljning anläggningstillgång - Intern försäljning anläggningstillgång - Extern försäljning stöldbegärlig förbrukningsinventarie - Utrangering av anläggningstillgång och stöldbegärlig förbrukningsinventarie - Fördelning av räntekostnad för anläggningstillgångar - Bokföring vid finansiell leasing 3.b Klassificering av hyres- och leasingavtal c Tabell Anläggningstyp/Konto d Blankett Inventeringsförrättare 24

3 Sid 3 (24) 3 Anläggningstillgångar 3.1 Bestämmelser och förutsättningar I Ekonomistyrningsverkets (ESV) föreskrifter till 22 Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring föreskrivs att statliga myndigheter ska upprätta och föra register över anläggningstillgångar. Även förbrukningsinventarier som bedöms vara stöldbegärliga ska rapporteras in i registret. I ESV:s föreskrifter och allmänna råd till 5 kap 1 Förordning (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag beskrivs vad som menas med anläggningstillgångar. Vid Umeå universitet ska materiella och immateriella anläggningstillgångar, förbättringsutgifter på annans fastighet samt stöldbegärliga förbrukningsinventarier föras in i anläggningsregistret efinitioner och kriterier för anläggningstillgångar Materiella anläggningstillgångar En materiell anläggningstillgång är en fysisk resurs som myndigheten anskaffat, t ex en maskin, ett instrument, ett skrivbord eller en bil. Även kulturtillgångar räknas som materiella anläggningstillgångar. Vid Umeå universitet gäller följande kriterier beträffande när en anskaffning ska behandlas som materiell anläggningstillgång. Observera att båda kriterierna ska vara uppfyllda. Anskaffningsvärdet ska uppgå till kronor exkl moms eller mer. en ekonomiska livslängden ska beräknas uppgå till tre (3) år eller längre. Med en anläggningstillgångs anskaffningsvärde avses kostnaderna för dess förvärv eller tillverkning. I anskaffningsvärdet för en inköpt anläggningstillgång ska inräknas alla kostnader som är direkt hänförliga till tillgången som exempelvis inköpspris, importavgifter, tull, transport- och andra hanteringskostnader, monteringskostnader o s v. En anskaffning som utgör en fungerande enhet ska klassificeras som en anläggningstillgång. Så t ex utgör centralenhet, bildskärm och tangentbord en fungerande enhet. Som anläggningstillgångar ska också samlade inköp av inredning betraktas, d v s. bord, stolar och bokhyllor i arbets- eller sammanträdesrum. etta gäller även om inköpet görs från flera olika leverantörer eller är uppdelat på flera fakturor från en och samma leverantör. I de fall en materiell anläggningstillgång, t ex en maskin, bedöms oanvändbar inom universitetets verksamhet innan den är helt avskriven kan anläggningstillgången utrangeras. Se avsnitt 3.2.2, Avyttring av anläggningstillgångar. Anläggningstillgången avskrivs helt vid utrangeringen varvid återstående kostnad belastar institutionen/enheten. Anläggningstillgång som utrangerats ska inte fysiskt finnas kvar vid institutionen/enheten.

4 Sid 4 (24) Om komplettering av en anläggningstillgång sker ska kompletteringen vid definitivsättningen ges samma tiosiffriga anläggnings-i som huvudanläggningen, men med ett unikt löpnummer. Avskrivningstiden följer kompletteringsdelens ekonomiska livslängd och inte den ursprungliga anläggningstillgångens avskrivningstid. Kreditfakturor behandlas som tilläggsinvestering under förutsättning att det görs innevarande budgetår. Kontakt ska alltid tas med då kompletteringen ska bokföras som tilläggsinvestering. Utbytesdelar bokförs normalt som förbrukningsinventarier, eftersom de har samma funktion och helt ersätter den del som bytts ut, vilken då inte heller behöver utrangeras. Kulturtillgångar, som t ex konst och annan utsmyckning, redovisas enligt samma principer som övriga materiella anläggningstillgångar. Eftersom kulturtillgångar som t ex konst inte sjunker i värde utan oftast stiger i värde avskrivs inte dessa. Lån upptas inte för kulturtillgångar. Kulturtillgångar som inte uppfyller kriterierna för anläggningstillgångar ska bokföras som stöldbegärliga inventarier och föras in i anläggningsregistret. Kulturtillgångar anskaffade 2002 och tidigare behöver inte invärderas. Särskilda regler gäller för konst från Statens konstråd. Kontakta för mer information. Anskaffningar som klassificerats som anläggningstillgångar delas in i olika grupper, så kallade anläggningstyper. Immateriella anläggningstillgångar Utgifter för utveckling och anpassning av stora administrativa datorsystem som är av väsentligt värde för myndighetens verksamhet under kommande år skall tas upp som immateriell anläggningstillgång. Utgifter för forskning får inte tas upp som immateriell anläggningstillgång. En immateriell anläggningstillgång definieras som en tillgång som saknar fysisk substans, t ex programvaror, licenser för programvaror (grundavgift vid köp av nytt system), egenutvecklade ITsystem (t ex Ladok). Operativsystem som är en integrerad del av datorn räknas som materiell anläggningstillgång eftersom datorn inte kan fungera utan det, medan applikationer är en immateriell anläggningstillgång. Vid Umeå universitet gäller följande kriterier beträffande när en anskaffning ska behandlas som immateriell anläggningstillgång. Observera att båda kriterierna ska vara uppfyllda. Anskaffningsvärdet ska uppgå till kronor exkl moms eller mer. en ekonomiska livslängden ska beräknas uppgå till tre (3) år eller längst fem (5) år. För egentillverkade immateriella anläggningstillgångar gäller dessutom att anskaffningsvärdet kan beräknas på ett tillförlitligt sätt och att denna beräkning dokumenteras. För att påvisa de framtida ekonomiska fördelarna eller servicepotentialen ska en kalkyl upprättas. Exempel på kostnader som ska ingå i kalkylen är utgifter för material och tjänster, löner och andra personalkostnader (tidredovisning krävs för nedlagd arbetstid), andra direkta kostnader (t ex lokalkostnader) samt räntekostnader (väsentliga belopp). Inga administrationskostnader eller overheadkostnader får ingå. Inte heller reklamkostnader, kostnader för utbildning av personal eller omorganisationskostnader. en

5 Sid 5 (24) ekonomiska livslängden ska anpassas till nyttjandeperioden men får dock uppgå till högst fem (5) år. Avskrivningstiden ska omprövas vid varje årsbokslut. Förbättringsutgift på annans fastighet et finns två typer av förbättringsutgifter på annans fastighet ny-, till- och ombyggnad av annans fastighet samt reparations- och underhållskostnader på annans fastighet. Med annans fastighet menas fastighet som vi hyr av annat företag eller myndighet, t ex Akademiska Hus. Reglerna för när kostnader ska aktiveras (bokföras som anläggningstillgång) skiljer sig åt beroende på vilken typ av förbättringsutgift som det är frågan om. Utgifter för ny-, till- och ombyggnad av annans fastighet i lokaler ska aktiveras om den ekonomiska livslängden på byggnationen och den förväntade nyttjandeperioden uppgår till lägst tre (3) år och anskaffningsvärdet uppgår till kronor eller mer. Ombyggnadsarbeten är åtgärder som väsentligen förändrar byggnadens skick, t ex utbyte av bärande byggnadsdelar som grund, ytterväggar, bjälklag, trappstomme, undergolv och mellanväggar. Reparations- och underhållskostnader på annans fastighet ska aktiveras om de uppgår till kronor eller mer. Reparationskostnader som uppkommer i samband med skadegörelse eller inbrott ska inte aktiveras utan kostnadsförs direkt. Åtgärder som syftar till att bevara eller återställa fastigheten till ursprungligt skick anses vara reparations- och underhållskostnader. Förbrukningsinventarier Anskaffningar som inte uppfyller kriterierna för anläggningstillgångar gällande tids- och värdegräns betraktas som förbrukningsinventarier. Förbrukningsinventarier delas in i stöldbegärliga inventarier och ej stöldbegärliga inventarier. Enligt ESV:s föreskrifter till 22, Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring, ska stöldbegärliga inventarier tas in i anläggningsregistret. Nedanstående förbrukningsinventarier med ett inköpsvärde understigande kr ska alltid hanteras som stöldbegärliga och tas in i anläggningsregistret. atorer med tillbehör Kameror Mobiltelefoner Projektorer TV-apparater Teknisk/elektronisk utrustning i t ex laboratorier (ex mikroskop)

6 Sid 6 (24) essutom ska samtliga förbrukningsinventarier, såväl stöldbegärliga som icke stöldbegärliga, som är placerade hemma hos anställd eller annan privatperson eller i andra lokaler än de i vilka universitetet bedriver verksamhet tas in i anläggningsregistret. Förutom de förbrukningsinventarier enligt ovan som alltid ska tas in i anläggningsregistret kan institution/enhet själv fatta beslut om att ta in andra typer av inventarier i registret. Vid betalning av faktura som avser sådana förbrukningsinventarier som nämns ovan ska kontering ske på konto 1200, preliminär anläggningstillgång. Vid definitivsättning i anläggningsregistret avgör val av anläggningstyp om anskaffningen ska utgöra en anläggningstillgång som ska avskrivas eller en förbrukningsinventarie som ska kostnadsföras direkt Finansiering Enligt Kapitalförsörjningsförordningen ska anläggningstillgångar som används i verksamheten finansieras med lån i Riksgäldskontoret som fastställer ränta och andra lånevillkor på marknadsmässiga grunder. et finns tre huvudsakliga syften med att svenska myndigheter ska lånefinansiera sina anläggningstillgångar: Synliggöra statens kapitalkostnader Sprida kostnaden för investeringen över tillgångens ekonomiska livslängd Ge myndigheterna möjlighet att binda räntan för att minska ränterisken Umeå universitet måste ta upp lån för alla anläggningstillgångar som har anskaffats med statsanslag eller bidrags-/uppdragsmedel från andra myndigheter. För anläggningstillgångar som är finansierade med gåvomedel behöver universitetet inte ta upp lån. Låneverksamheten administreras vid. Frågan Varför låna överhuvudtaget när vi har pengar ställs ofta. et kan tyckas onödigt att låna pengar till investeringar om myndigheten ändå har pengar på räntekontot. et verkar fullständigt oekonomiskt eftersom myndigheten då får betala ränta på lånet. I praktiken blir det inte så. Myndigheten får förvisso betala ränta på lånet med detta kompenseras genom att ränteintäkten på räntekontot ökar i motsvarande grad (alternativt, räntekostnaden minskar). Institutioner/enheter behöver inte ansöka om interna lån för anskaffning av anläggningstillgångar; detta oavsett finansieringsform och oavsett om egna medel finns eller inte. Institutioner/enheter belastas dock med räntekostnader för lånen varje månad. Räntekostnaderna beräknas utifrån anläggningstillgångens återstående värde med en gemensam procentsats. Räntesatsen kan komma att revideras en gång per år. Information om aktuell räntesats finns på anställdawebben under rubrikerna Ekonomi och planering, Redovisning samt Viktig information.

7 Sid 7 (24) Leasing efinition av leasing Leasing är ett alternativt sätt att finansiera anläggningstillgångar. et innebär att en leasetagare ges rätt att på avtalade villkor under en avtalad period använda en tillgång i utbyte mot leasingavgift (hyra) till leasegivaren. Leasing av två typer kan förekomma; operationell leasing samt finansiell leasing Operationell leasing förekommer när leasegivaren svarar för service och underhåll samt står risken för att tillgången minskar i värde. Som regel är avtalstiden kortare än tillgångens ekonomiska livslängd. Finansiell leasing förekommer när leasetagaren, även om denne inte erhåller den legala äganderätten till tillgången, i allt väsentligt åtnjuter de ekonomiska förmåner och bär de ekonomiska risker som förknippas med ägande av tillgången. Avtalet innebär en förpliktelse för leasetagaren att betala en ersättning som i huvudsak motsvarar den hyrda tillgångens verkliga värde och kostnaderna för dess finansiering. Ett finansiellt leasingavtal är normalt inte uppsägningsbart. Avtalstiden sammanfaller som regel med tillgångens ekonomiska livslängd. För att underlätta bedömningen av hyres- och leasingavtal har en mall för klassificering utarbetats vid, se bilaga 3.b. Vilken typ av leasing det är frågan om styr hur leasingavgiften ska konteras, se avsnitt Praktiska anvisningar på nästa sida. Köp eller leasing? Enligt Kapitalförsörjningsförordningen 5 och ESV:s allmänna råd till densamma får ett avtal om leasing träffas under förutsättning att det, sett över hela den ekonomiska livslängden, leder till en lägre kostnad för staten än anskaffning genom köp. Ett avtal om försäljning och återhyra eller återköp eller liknande avtalsformer (s.k. sale-lease-back) får endast träffas efter ett särskilt bemyndigande av regeringen. När den planerade användningstiden sammanfaller med hela den förväntade ekonomiska livslängden, t.ex. vid finansiell leasing, blir leasing av utrustning i regel dyrare än köp för staten. Om myndigheten har möjlighet att köpa utrustningen, t.ex. genom att ta upp lån i Riksgäldskontoret, torde det oftast även för myndigheten vara ekonomiskt mer fördelaktigt än att leasa den. I dessa fall ska utrustningen därför köpas. Leasingalternativet kan dock vara fördelaktigt för staten när behovet av utrustning är begränsat i tiden. Leasing ska endast användas om fördelarna är uppenbara. Vid investeringsbedömningen ska hänsyn tas till samtliga effekter av investeringen i pengar mätbara effekter och övriga såväl kvantitativa som kvalitativa effekter. e i pengar mätbara effekterna av en investering ska sammanfattas i en kalkyl som ska dokumenteras. En mall i Excel-format för att beräkna om lån eller leasing är mest fördelaktigt för myndigheten har utarbetats vid.

8 Sid 8 (24) Om andra leasingformer skulle övervägas av en myndighet ska frågan underställas regeringen för prövning på motsvarande sätt som vid avtal om sale-lease-back. Leasing och ramavtal I samband med upphandling av ramavtal är de finansiella delarna ett kriterium. Med anledning härav har rektor fattat nedanstående beslut (nr ). Statligt upphandlade ramavtal som endast gäller leasing kan avropas av institutionerna utan att kalkyl och ifrågasättande av ramavtal behöver göras vid varje enskilt avrop. I de fall ramavtalet innehåller båda alternativen leasing eller köp måste en bedömning göras, där den ekonomiska aspekten ingår som ett kriterium. etta gäller avrop gjorda från och med den 1 juli I nuläget kan denna princip tillämpas på t.ex. leasing av kopiatorer. Praktiska anvisningar Innan beslut om leasing tas ska en kalkyl göras, där det tydligt framgår att leasingavtalet blir billigare för Umeå universitet, jämfört med köp. Kalkylen ska arkiveras tillsammans med avtalet i 10 år. Exempel på kalkyl framgår av bilaga 3.b. Universitetet har i princip två typer av leasingobjekt, kopiatorer och kaffe- och dryckesautomater. Beroende på om avtalet är finansiell leasing eller operationell leasing hanteras det olika i redovisningen. Operationell leasing: Hyra/leasing av kaffe- och dryckesautomater ska hanteras enligt reglerna för operationell leasing. Institution/enhet bokför leasingkostnaden i resultaträkningen på konto 5762, Hyra/leasing av maskiner, el apparater och övriga kontorsmaskiner. Kopia av kontrakt avseende operationell leasing ska inte insändas till. Finansiell leasing: Hyra/leasing av kopiatorer ska hanteras enligt reglerna för finansiell leasing vilket är den för Umeå universitet vanligast förekommande typen av leasing. Institution/enhet bokför leasingkostnaden i resultaträkningen på konto 5761, Finansiell hyra/leasing av anläggningstillgångar. I radtexten på leverantörsfakturan ska avtalsnummer alltid anges. Leasade anläggningstillgångar förs inte in i anläggningsregistret, men ska bokföras i balansräkningen om de avser finansiell leasing. Universitetet behöver inte ta upp lån för sådana anläggningstillgångar. Nytt avtal: När en institution beslutar om ett nytt leasingavtal, ska kopia av leasing-/hyresavtalet ska sändas in till tillsammans med ifylld blankett "Leasingavtal Nytt avtal". Avtalet bokförs i balansräkningen som en tillgång och som en skuld till leasingbolaget. et totala värdet av leasingen uppskattas till det belopp man får när avtalets löptid (antal månader) multipliceras med månadsavgiften (enligt avtal). En leasad anläggningstillgång bokförs endast på ett projekt. Alla kommande fakturor som avser samma objekt betalas sedan på det projektet. Används den leasade anläggningstillgången av annan institution/enhet eller om kostnaden ska fördelas mellan flera projekt ska omföring på konto 5766, Utnyttjande av anläggningstillgång, göras.

9 Sid 9 (24) Månadsavgifter: I slutet av varje period nollställs konto 5761 Finansiell hyra/leasing av anläggningstillgångar och debiteras konto 6916 Avskrivning leasade tillgångar motsvarande belopp. Konteringsregler framgår av bilaga 3.a under rubriken Bokföring vid finansiell leasing. Avslut eller ändring: När en institution avslutar eller förändrar ett avtal ska meddelas skriftligt på blankett Leasingavtal Avslut/Ändring. Förändringen bokförs i balansräkningen. Inventering: Se avsnitt Förskottsbetalning av anläggningstillgång Normalt tillämpar statliga myndigheter 30 dagars betalningsvillkor. Vid förskottsbetalning frångås denna princip. å leverantören kräver förskottsbetalning krävs att en bankgaranti och ett skriftligt avtal upprättas mellan leverantören och universitetet. Bankgarantin innebär ett åtagande av banken att återbetala förskottet om leverantören inte fullgör sin leverans. Kontakta om förskottsbetalning blir aktuell Redovisningsprinciper Grundläggande principer Inköp av en anläggningstillgång är ingen kostnad, utan bokförs som en tillgång i balansräkningen. Man har bytt ut en summa pengar mot en materiell tillgång. Kostnaderna bokförs sedan som månatliga avskrivningar, dvs anskaffningsutgiften fördelad på anläggningstillgångens ekonomiska livslängd. Kostnaden bokförs därmed i takt med att anläggningstillgången förbrukas. Anskaffningsutgiften minskad med ackumulerade avskrivningar vid en viss tidpunkt kallas för anläggningstillgångens bokförda värde eller restvärde. Inför varje periodskifte ska institution/enhet kontrollera att samtliga nya anläggningstillgångar behandlats och överförts till det definitiva anläggningsregistret. Att anläggningstillgångarna förs över i rätt period är speciellt viktigt eftersom avskrivningarna i annat fall inte sker i rätt tid. Anläggningstillgångar, verksamhet och projekt Inköp av anläggningstillgångar kan konteras med alla verksamheter. Normalt används det projekt som ska finansiera tillgången. Avskrivningar och ränta bokförs (vid ) på den verksamhet och det projekt där tillgången är konterad. Om en anläggningstillgång ska användas i annan verksamhet/projekt innan tillgångens ekonomiska livslängd är slut kan en överflyttning göras i anläggningsregistret (vid ) till ett annat projekt. Ska projektet som tar över anläggningstillgången stå för resterande avskrivnings- och räntekostnader behöver inga fler åtgärder vidtas. et går i sådana fall att flytta anläggningstillgången mellan olika verksamheter. Om däremot det ursprungliga projektet ska stå även för de återstående avskrivningarna och räntorna måste medel till detta föras över mellan projekten. Eftersom principerna för det senare fallet är relativt komplicerade är det ingenting som rekommenderar, men möjligheten finns. et går

10 Sid 10 (24) att använda ett fåtal institutionsgemensamma projekt för anläggningstillgångar, antingen för inköp eller för överföring av befintliga anläggningstillgångar. Om institutionsgemensamma projekt för anläggningstillgångar ska användas får omföringar av medel för kommande avskrivningar och räntor bara göras inom samma verksamhet. För bidragsfinansierad verksamhet samt uppdragsfinansierade projekt gäller att projekten ska vara kopplade till samma finansiär. et institutionsgemensamma projektet ska alltid ses som pågående (status P) för bidragsfinansierad och uppdragsfinansierad verksamhet, för att intäkter ska avräknas i takt med avskrivningarna. Kontakta för ytterligare information om vilka redovisningsprinciper som gäller vid bokföring på institutionsgemensamma projekt. Om omföring av medel görs enbart för att täcka avskrivningar och räntor för innevarande halvår är det tillåtet att omföra mellan projekt med olika verksamheter. I så fall är det viktigt att vara noggrann vid beräkningen av avskrivningarna. Räntekostnad för anläggningstillgångar Ränta fördelas vid i samband med periodskiftesrutinen på samma projekt som anläggningstillgången är konterad på. En mall för beräkning av räntekostnader har utarbetats. Kontering, se bilaga 3.a Avskrivningsplan Vid Umeå universitet tillämpas planmässig avskrivning vilket innebär att avskrivningar görs varje månad under anläggningstillgångens ekonomiska livslängd. Avskrivningarna beräknas på antalet dagar i respektive månad. Avskrivningarna beräknas från anskaffningsdagen men bokförs inte förrän anläggningen är överförd till det definitiva registret i ekonomisystemet. Avskrivningstiderna ska anpassas till tillgångarnas ekonomiska livslängd. Med ekonomisk livslängd avses den tidsperiod som en investering är lönsam att ha i drift för det ändamål den ursprungligen anskaffats. e avskrivningstider som tillämpas vid Umeå universitet är 3, 5, 10, 20 och 30 år. Nedanstående avskrivningstider gäller för olika anläggningstyper gäller vid Umeå universitet. Anläggningstyp 3 år 5 år 10 år 20 år 30 år Transportmedel Maskiner mm X X X X atorer och kringutrustning X X Inredningsinventarier Anläggningar dvs datanät, larmanläggningar, televäxel o dyl Immateriella anläggningstillgångar X X Förbättringsutgift på annans fastighet X X X X X X X X

11 Sid 11 (24) Märkning av anläggningstillgångar Anläggningstillgångar anskaffade den 1 januari 1999 och senare ska vara märkta. Av märkningen ska det framgå att universitetet äger tillgångarna ifråga samt vilket I-nummer/löpnummer dessa tilldelats i anläggningsregistret. Etiketter för märkning kan köpas från Kontorsbutiken Försäkringar Institutioner/enheter ska fortlöpande följa upp och förbättra säkerheten för att minska riskerna för stöld eller annan förstörelse. Enligt Förordning om statliga myndigheters riskhantering får statliga myndigheter inte teckna försäkringar för statens egendom hos enskilt försäkringsbolag. Kammarkollegiet får dock besluta om undantag från denna bestämmelse om det finns särskilda skäl. Vid inköp av elektronik är det vanligt att försäljaren vill lägga till en försäkring. etta ska inte godkännas. Universitetet har träffat överenskommelse med Kammarkollegiet om att kollegiet ska överta myndighetens risker i ekonomiskt avseende och dess ansvar för skadereglering. Frågor avseende universitetets avtal med Kammarkollegiet besvaras av säkerhetschefen vid Lokalförsörjningsenheten Inventering Enligt Ekonomistyrningsverkets (ESV) föreskrifter till 22 i Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring ska maskiner, inventarier och övriga tillgångar inventeras oavsett om myndigheten äger tillgångarna eller disponerar dem på annan grund (leasing). Enligt beslut av rektor ska inventering ske en gång per år och avse anläggningstillgångar (samt stöldbegärliga förbrukningsinventarier) som finns bokförda per den 31 augusti. Från och med 2008 ska även finansiella leasingavtal inventeras en gång per år, per den 31 augusti. Syftet med inventeringen är följande: Kontrollera och dokumentera att de anläggningstillgångar som finns i anläggningsregistret faktiskt är desamma som är i institutionens/enhetens ägo. Kontrollera att värdet av inventarier och anläggningstillgångar som är upptagna i registret är riktigt så att de uppgifter om myndighetens tillgångar som lämnas i bokslut/delårsbokslut blir rättvisande. Till inventeringsförrättare ska person med god kännedom om institutionens/enhetens anläggningstillgångar utses (se bilaga 3.d). en som ytterst ansvarar för institutionens/enhetens ekonomi och resurser, d v s prefekten, kan inte utses till inventeringsförrättare. Beslut om vem som utsetts till inventeringsförrättare för viss period ska förvaras vid respektive institution/enhet och kunna uppvisas vid eventuell intern eller extern revision. Inventeringsdokumentet ska dateras och skrivas under av inventeringsförrättaren såväl som av prefekt/motsv.

12 Sid 12 (24) etaljerade anvisningar om hur inventeringen ska genomföras publiceras inför varje inventeringstillfälle på ekonomienhetens hemsida. Information skickas också via e-post till ekonomiadministratörer. 3.2 Anläggningsregister i Raindance Från leverantörsreskontran i Raindance finns koppling till ett anläggningsregister. Registret ger information om vilken utrustning och inredning som finns och var den är placerad. Registret kan även ge sådan information som kan vara värdefull, bl a för upphandlingschefen vid den centrala förvaltningen, vid upphandling och tecknande av avtal med leverantörer. Institution/enhet ansvarar för att rätt uppgifter läggs in i rätt tid. Förbrukningsinventarier som bedöms vara stöldbegärliga ska också rapporteras in i registret Registrering I samband med att en leverantörsfaktura som avser inköp av en anläggningstillgång eller av en förbrukningsinventarie slutkonteras (konto 1200), attesteras och betalattesteras/signeras i Leverantörsfakturaportalen (LP) sker en överföring av vissa uppgifter till anläggningsregistret. e uppgifter som automatiskt lagts in i registret måste kompletteras och överföras till ett definitivt register för att avskrivningar ska kunna göras. Val av anläggningstyp styr om inköpet bokförs som en stöldbegärlig förbrukningsinventarie eller en anläggningstillgång som ska avskrivas. För registrering hänvisas till Raindance användarhandbok. Korrigeringar Vid behov kan korrigering av en anläggningstillgång som är överförd till det definitiva anläggningsregistret utföras. Institution/enhet uppdrar till att utföra korrigeringar genom att fylla i blankett Anläggningstillgång/ förbrukningsinventarie - avyttring/ändring. Blanketten ska undertecknas av prefekt/motsv. samt innehålla motivering till korrigeringen. Korrigering kan göras av bl.a. nedanstående anledningar ändring av anskaffningsvärde (endast under innevarande budgetår) ändring av ackumulerade avskrivningar (endast under innevarande budgetår) utfördelning till nya objekt ändring av förbrukningsinventarie till anläggningstillgång (endast under innevarande budgetår) Avyttring av anläggningstillgångar Avyttring av anläggningstillgångar sker till följd av olika händelser som extern försäljning, överflyttning till annan organisatorisk enhet (intern försäljning), eller utrangering. Vid avyttring av anläggningstillgångar ska blankett Anläggningstillgång/förbrukningsinventarie - avyttring/ändring fyllas i och sändas till som utför erforderliga korrigeringar i redovisningen (deaktiverar anläggningstillgångarna). Blanketten ska dateras och undertecknas av prefekt/motsv.

13 Sid 13 (24) Vid avyttring av datorer ska institution/enhet tillse att inte programlicenser eller uppgifter på datamedia sprids på ett obehörigt sätt. En anläggningstillgång får inte lämnas som gåva till anställd om den har ett marknadsvärde eller har ett värde för verksamheten. Konteringsregler avseende avyttring av anläggningstillgångar framgår av bilaga 3.a. Extern försäljning Vid extern försäljning av anläggningstillgångar bör försäljningspriset fastställas utifrån marknadsvärdet. Institution/enhet fakturerar köparen vid försäljning. Eventuell reavinst eller reaförlust bokförs vid. Institution/enhet sänder underlag för bokföring till. Konteringsregler framgår av bilaga 3.a. Momsregler framgår av kapitel 6, Mervärdesskatt, avsnitt Faktureringsrutinerna framgår under kapitel 4, Externfinansierad verksamhet och kundfordringar. Försäljning av datorer till anställda atorer som inte längre används men som fortfarande går att bruka finns vid våra institutioner och enheter. I de fall någon anställd är intresserad av att köpa en sådan dator för privat bruk rekommenderas följande förfaringssätt. Erbjudandet bör gå ut till alla inom institutionen/enheten för att inte skapa orättvisa. Priset bör sättas så att det inte blir en skattepliktig förmån. Priset ska motsvara marknadsvärdet inklusive moms. et är också mycket viktigt att datorn inför försäljningen töms på alla programvaror som omfattas av universitetslicenser liksom annat material som rör universitetet och finns på hårddisken. Intern försäljning Vid intern försäljning byter en anläggningstillgång ägare genom att, på uppdrag av institution/enhet, bokför en överflyttning. Om försäljningspriset avviker från bokfört värde regleras detta genom att den säljande institutionen/enheten skickar en internfaktura på mellanskillnaden. Faktureringsrutinerna framgår under kapitel 5, Internfakturering. Utrangering Utrangering innebär att anläggningstillgången inte längre finns kvar i verksamheten på grund av att den förstörts, skrotats eller blivit stulen. Vid stöld ska polisanmälan alltid göras av institution/enhet. Kopia på polisrapport ska skickas till. 3.3 Externa förordningar och bestämmelser

14 Sid 14 (24) Förordning (1995:1300) om statliga myndigheters riskhantering Anläggningstillgångar i staten - Redovisning och finansiering, RRV 1995:50 Kapitalförsörjningsförordningen (1996:1188) Förordning (1996:1191) om överlåtelse av statens lösa egendom Förordning (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring 3.4 Interna föreskrifter och anvisningar Höjd beloppsgräns för redovisning av anläggningstillgångar, nr UmU , Angående leasing och ramavtal, nr , Anläggningstillgångar vid Umeå universitet, nr ,

15 Sid 15 (24) Bilaga 3.a - Konteringsregler Köp av anläggningstillgång/stöldbegärlig förbrukningsinventarie Vid slutkontering av extern leverantörsfaktura som avser en anläggningstillgång, stöldbegärlig förbrukningsinventarie registrerar institution/enhet de objekt som är angivna med normal stil. e objekt som är angivna med kursiv stil skapas med automatik. etsamma gäller för kontering av fakturor som avser immateriella anläggningstillgångar och förbättringsutgifter på annans fastighet. /K Konto benämning Konto Projekt Org enh V-het Motpart Finansiär Aktivitet K Preliminär kostnad 5000 Prel kostnadskontering, anlägg 1200 I anläggningsregistret sker ingen kontering. Koden för anläggningstyp som anges i det preliminära registret styr vilket konto kontering sker på. Se bilaga 3.f, Tabell anläggningstyp/konto. Vid överföring av anläggningstillgång och stöldbegärlig förbrukningsinventarie från det preliminära anläggningsregistret till det definitiva skapas automatiskt nedanstående konteringsbild i ekonomistyrningsmodulen. /K Konto benämning Konto Projekt Org enh V-het Motpart Finansiär Aktivitet K Prel kostnadskontering, anlägg 1200 Anskaffning anläggningstillg Anskaffning stöldbegärlig förbrukningsinventarie För immateriella anläggningstillgångar respektive förbättringsutgifter på annans fastighet finns särskilda konton.

16 Sid 16 (24) Avskrivning Avskrivning av anläggningstillgång bokförs vid vid varje periodavslut via anläggningsregistret. å skapas automatiskt nedanstående kontering i ekonomistyrningsmodulen. Stöldbegärliga förbrukningsinventarier avskrivs inte utan kostnadsförs direkt. /K Konto benämning Konto Projekt Org.enh V-het Motpart Finansiär Aktivitet Avskrivning anläggn 6913 K Ack avskrivning transpm, inv, övr anl För immateriella anläggningstillgångar respektive förbättringsutgifter på annans fastighet finns särskilda konton. Extern försäljning - anläggningstillgång Vid extern försäljning av en anläggningstillgång fakturerar institutionen kunden i kundreskontran. Slutkontering ska då göras enligt nedan. Institution/enhet registrerar de objekt som är angivna med normal stil. e objekt som är angivna med kursiv stil skapas med automatik. /K Konto benämning Konto Projekt Org.enh V-het Motaprt Finansiär Aktivitet K Erhållen ers vid försäljn 6731 Kundfordringar 151*

17 Sid 17 (24) Institution/enhet fyller i blankett Anläggningstillgång/förbrukningsinventarie Avyttring/Ändring (EA14) och sänder den till som gör en avyttring i anläggningsregistret varvid följande konteringsrader skapas i ekonomistyrningsmodulen. /K Konto benämning Konto Projekt Org.enh V-het Motpart Finansiär Aktivitet K Ansk anläggningstillg 12* Ack avskrivn transp, inv, övr anl Bokfört värde 6738 För immateriella anläggningstillgångar respektive förbättringsutgifter på annans fastighet finns särskilda konton. För att reavinst/reaförlust ska bruttoredovisas gör sedan en omföring i EK. Reavinst EA registrerar de objekt som är angivna med normal stil. e objekt som är angivna med kursiv stil skapas med automatik. /K Konto benämning Konto Projekt Org.enh V-het Motpart Finansiär Aktivitet Omföring av reavinst/förlust 6739 K Reavinst, statlig 3431 Reavinst, ej statlig 3432

18 Sid 18 (24) Reaförlust EA registrerar de objekt som är angivna med normal stil. e objekt som är angivna med kursiv stil skapas med automatik. /K Konto benämning Konto Projekt Org.enh V-het Motpart Finansiär Aktivitet K Omföring av reavinst/förlust 6739 Reaförlust, statlig 5331 Reaförlust, ej statlig 5332 Intern försäljning - anläggningstillgång Vid intern försäljning görs en överflyttning i anläggningsregistret. I ekonomistyrningsmodulen omförs då automatiskt saldon på 12-konton för anskaffning och ackumulerade avskrivningar från den säljande till den mottagande institutionen. et innebär att det bokförda värdet överförs till den mottagande institutionen och kommande avskrivningar kommer att konteras på den nya org enheten. Under året gjorda avskrivningar backas inte. Om det interna försäljningspriset skulle avvika från anläggningstillgångens bokförda värde regleras det genom en internfakturering med följande slutkontering. Institution/enhet registrerar de objekt som är angivna med normal stil. e objekt som är angivna med kursiv stil skapas med automatik. /K Konto benämning Konto Projekt Org.enh V-het Motpart Finansiär Aktivitet K Utnyttjande av anl tillg 5766 Utnyttjande av anl tillg 5766

19 Sid 19 (24) Extern försäljning stöldbegärlig förbrukningsinventarie Institution/enhet registrerar de objekt som är angivna med normal stil. e objekt som är angivna med kursiv stil skapas med automatik. /K Konto benämning Konto Projekt Org.enh V-het Motpart Finansiär Aktivitet K Erhållen ersättning vid försäljn 315*-316* Kundfordringar 151* Utrangering av anläggningstillgång och stöldbegärlig förbrukningsinventarie Institution/enhet sänder underlag för utrangering (skrotning) till. e objekt som är angivna med kursiv stil skapas med automatik. Blankett för utrangering (EA14) finns på blankettsidan på anställdawebben. /K Konto benämning Konto Projekt Org enh V-het Motpart Finansiär Aktivitet K Ack anskaffningsvärde 12* Ack avskrivning Avskrivning anläggn tillf 6913 Reavinst/Reaförlust se Extern försäljning.

20 Sid 20 (24) Fördelning av räntekostnad för anläggningstillgångar Fördelningen görs varje månad vid i EK. Underlag till fördelningen tas fram i anläggningsregistret. /K Konto benämning Konto Projekt Org enh V-het Motpart Finansiär Aktivitet K Räntekostnad lån RGK Räntekostnad lån RGK ) 1) 1) t 1) 1) Samma som anläggningstillgången är konterad på Bokföring vid finansiell leasing Respektive institution/enhet konterar leasingavgifter på konto 5761, Finansiell hyra/leasing av anläggningstillgångar. Observera att detta gäller avtal ingångna fr o m 1 juli Äldre avtal ska bokas på något av kontona e objekt som registreras manuellt visas med normal stil medan de som bokförs med automatik visas med kursiv stil. /K Konto benämning Konto Projekt Org enh V-het Motpart Finansiär Aktivitet Belopp Finansiell hyra/leasing anläggningstillgångar K Leverantörsskulder 258* Institution/enhet sänder kopia av leasing-/hyresavtal tillsammans med ifylld blankett Leasingavtal till som manuellt bokför nedanstående transaktioner.

21 Sid 21 (24) Anläggningens värde uppskattas till: Löptid (mån) x månadsavgift. Exempel: 36 mån x kronor = kronor. /K Konto benämning Konto Projekt Org enh V-het Motpart Finansiär Aktivitet Belopp K Leasingavtal årets anskaffning Skuld till leasingleasingbolag, årets anskaffning Varje månad vid periodskifte bokar om det som bokförts på konto 5761 som amortering och avskrivning. Betalda leasingavgifter under perioden: kr / K Konto benämning Konto Projekt Org enh V-het Motpar t Finansiär Aktivitet Belopp K K Finansiell hyra/leasing anläggningstillgångar Avskrivning leasade tillgångar Leasingavtal ack avskrivn Skuld till leasingbolag, årets amortering

22 Sid 22 (24) Bilaga 3.b - Klassificering av hyres- och leasingavtal För att underlätta bedömningen av hyresavtal kan nedanstående punkter vara till hjälp. Här återges dock inte alla situationer eller villkor som är avgörande vid klassificering. Vid osäkerhet, kontakta så hjälper vi till med att klassificera avtalet. Finansiell leasing Finansiell leasing innebär normalt att de ekonomiska risker och fördelar som förknippas med ägandet av objektet i allt väsentligt överförts från uthyraren/leasinggivaren till hyres/leasetagaren i och med avtalet. För att ett hyres-/leasingavtal ska klassificeras som finansiell leasing ska svaret på nedanstående frågor besvaras med Ja. Innehåller avtalet villkor som innebär att hyres-/leasetagaren i allt väsentligt åtnjuter de ekonomiska fördelar och bär de ekonomiska risker som förknippas med ägandet av objektet? Omfattar leasingperioden huvuddelen av objektets ekonomiska livslängd? Är summan av hyres-/leasingavgifterna vid avtalets början i det närmaste lika stort som objektets verkliga värde eller större? Får hyres-/leasetagaren bära de förluster som uthyraren/ leasinggivaren åsamkas om hyrestagaren enligt avtalet kan säga upp avtalet i förtid? Tillfaller vinster och förluster hänförliga till förändringar av det verkliga värdet av objektets restvärde hyres-/leasetagaren? Vid finansiell leasing ska kopia av avtal sändas till som lägger upp tillgång och skuld i balansräkningen. Hyres-/leasingkostnaden ska bokföras på konto 5761 i samband med att leverantörsfakturan registreras/betalas. Operationell leasing För att ett hyres-/leasingavtal ska klassificeras som operatioenll leasing ska svaret på nedanstående fråga besvaras med Nej. Innehåller avtalet villkor som innebär att hyres-/leasetagaren i allt väsentligt åtnjuter de ekonomiska fördelar och bär de ekonomiska risker som förknippas med ägandet av objektet? Vid operationell leasing ska kostnaden bokföras på konto i samband med att leverantörsfakturan registreras/betal

23 Sid 23 (24) Bilaga 3.c Tabell Anläggningstyp/Konto Anl typ Prel konto Konto Konto IB Benämning Avskr typ Avskr konto Ack konto Förs konto 1FÖR Förbrukninginventarier, inredning P0F FÖR Förbrukningsinventarier, datorer P0F FÖR Förbrukningsinventarier, övriga P0F FÖR Förbrukningsinventarier, konst P0F AN Anläggningar, 5 år P5A AN Anläggningar, 10 år P10A AT atorer och kringutrustning, 3 år P AT atorer och kringutrustning, 5 år P INRV Inredningsinventarier, 10 år P10I MAS Maskiner mm, 3 år P3M MAS Maskiner mm, 5 år P5M MA Maskiner mm, 10 år P10M MA Maskiner mm, 20 år P20M KO Konst/ej avskrivningsbara invent P0K 6731 TRPM Transportmedel, 5 år P5T VO Förbättr utg annans fastighet, 3 år P3V VO Förbätt utg annans fastighet, 5 år P5V VO Förbätt utg annans fastighet, 10 år P10V VO Förbätt utg annans fastighet, 30 år P30V ZIM Immateriella anläggningar, 3 år P3Z ZIM Immateriella anläggningar, 5 år P5Z ZIE Immateriella egenutvecklade anläggningstillgångar, 5 år P5ZE

24 Sid 24 (24) Bilaga 3.d Blankett: val av inventeringsförrättare Blanketten hittar du på anställda-webben: Stöd och service Blanketter och mallar Ekonomi eller via följande länk: