Styrande dokument beslutat av GD. Kulturarv STATENS FASTIGHETSVERK

Transkript

1 Styrande dokument beslutat av GD

2 2(11) Styrande dokument innehåller: Policy spolicy Krav och råd Vårdprogram Slottsarkitekt

3 spolicy (11) spolicy SFV:s kulturarvspolicy beskriver hur vi ser på vårt uppdrag avseende kulturarvet och visar vår gemensamma viljeinriktning. spolicyn är indelad i tre delar utifrån målgrupperna; SFV internt, SFV:s hyresgäster, arrendatorer och andra samarbetspartners samt allmänheten. Policyn omfattar samtliga kulturmiljöer som SFV förvaltar; hyresfastigheter (inrikes och utrikes), bidragsfastigheter, skogs- och jordbruksfastigheter samt kronoholmar. Vår målsättning är att förvalta och utveckla dessa fastigheters kulturvärden på ett sätt som berikar nutiden och ger förutsättningar att bevara värdena för framtiden. Målgrupp SFV internt Hela vår verksamhet genomsyras av en kulturhistorisk grundsyn. Den bygger på att vi har ett gemensamt och systematiskt arbetssätt för att långsiktigt bevara och tillvarata våra fastigheters kulturvärden. Våra beslut grundas på kunskap om och förståelse för fastigheternas kulturvärden och vi gör väl avvägda prioriteringar mellan kulturarv, ekonomi, funktion och miljö. Vi utgår från kulturvärdena och fastigheternas speciella förutsättningar och anpassar organisationen och arbetssätt efter kulturarvets behov. Detta innebär att - Vi ser till att alla medarbetare har relevant kompetens för att vi ska kunna bevara, utveckla och levandegöra fastigheternas kulturvärden. - Vi prioriterar resurser, organiserar och bemannar vår organisation för att skapa optimala förutsättningar att möta kulturarvets skiftande behov. - Vi planerar långsiktigt för hur vi skyddar, vårdar, utvecklar och levandegör fastigheternas kulturvärden vid drift/skötsel, underhåll och om- och tillbyggnad. Vårdprogram och underhållsplaner har en viktig funktion. - Vi dokumenterar och arkiverar på ett sätt som gör det möjligt att utläsa fastigheternas tillstånd, förändringar över tiden och de motiv som lett fram till vägval och beslut. - Vi säkrar besluts- och genomförandeprocessen samt erfarenhetsåterföringen vid åtgärder som berör kulturvärdena. Det omfattar kulturhistorisk kompetens, beslutsunderlag, tidiga samråd, tillståndsprövning, dokumentation och antikvarisk kontroll. - Vi främjar kontakter med relevanta forsknings- och utbildningsinstitutioner och deltar i nationella och internationella nätverk, både för att utveckla vår egen kompetens och för att bidra till att säkra tillgången på kompetens hos entreprenörer och konsulter. - Vi formulerar och kommunicerar tydliga krav utifrån kulturarvets behov i rollen som beställare och hyresvärd. Målgrupp SFV:s hyresgäster, arrendatorer och andra samarbetspartners Vi ser fastigheternas verksamheter som en viktig förutsättning för att långsiktigt kunna bevara, utveckla och levandegöra deras kulturvärden. Vi verkar därför för att våra hyresgäster, arrendatorer och andra lokala och regionala samarbetspartners ser kulturvärdena som en tillgång. Detta innebär att - Vi rekryterar hyresgäster och arrendatorer som har vilja och förmåga att bevara, utveckla och levandegöra fastigheternas kulturvärden. - Vi informerar våra hyresgäster och arrendatorer om fastigheternas kulturvärden och för kontinuerliga samtal med dem om hur värdena kan bevaras, brukas, utvecklas och levandegöras.

4 spolicy 4(11) - Vi ser fastigheterna i deras kulturhistoriska, ekonomiska och geografiska sammanhang och initierar samverkan med lokala och regionala aktörer för att gemensamt kunna ta tillvara fastigheternas kulturvärden. Målgrupp allmänheten Vi verkar för att alla ska kunna lära känna, förstå betydelsen av och känna engagemang för vårt kulturarv. Detta innebär att - Vi arbetar för att öka allmänhetens kännedom om vårt uppdrag och våra fastigheters kulturvärden. Vi arbetar också för att fånga upp allmänhetens intresse och synpunkter. - Vi ser till att alla så långt det är möjligt kan vistas i våra kulturmiljöer på likvärdiga villkor och tillgodogöra sig information om fastigheternas kulturvärden. - Vi stödjer våra hyresgäster, arrendatorer och andra samarbetspartners att förmedla kulturmiljöernas historia till allmänheten.

5 Vårdprogram 5(11) Vårdprogram 1. Väl förankrade mål SFV förvaltar statliga kulturfastigheter, varav många tillhör det nationella arvet och är byggnadsminnesförklarade eller på annat sätt har stora kulturvärden. För att kunna förvalta dessa fastigheter i enlighet med regeringens beslut om byggnadsminnesförklaring krävs att mål och intentioner avseende förvaltningen fastläggs. Målen ska grunda sig på respektive fastighets kulturhistoriska värden, andra förutsättningar och definierade behov. De ska vara långsiktiga och väl förankrade i SFV och Riksantikvarieämbetet (RAÄ). SFV:s redskap för att definiera och redovisa mål för förvaltningen av fastigheter är vårdprogrammet. För varje byggnad, anläggning, landskapsavsnitt, park eller trädgård som är statligt byggnadsminne eller värdefull fastighet enligt förordningen (1988:1229) om statliga byggnadsminnen m.m., skall det finnas ett vårdprogram. Vårdprogrammet skall ligga till grund för beslut och ställningstaganden om ändringar, underhåll och drift. Detta styrande dokument och tillhörande hjälpdokument kan även användas för framtagande av vårdprogram för fastighet som inte är statligt byggnadsminne. 2. Omfattning och innehåll Vårdprogrammets omfattning och detaljeringsgrad skall anpassas efter det aktuella objektets karaktär, kultur- och naturvärde. Den baskunskap som tas fram om objektet skall vara minst så omfattande att den kan utgöra underlag för fastläggande av objektets värden och mål. Vårdprogrammet skall innehålla baskunskap om objektets historia, översiktlig beskrivning av dess nuvarande tillstånd, beskrivning av dess kultur- och naturvärden samt redovisning av mål för dess förvaltning. Det skall ange dess kulturhistoriska dignitet framför allt ur ett nationellt och internationellt perspektiv. Vårdprogrammet skall även ange huvudprinciper för den tekniska vården. Med baskunskapen och värderingen som underlag skall långsiktiga mål fastställas för bevarande, brukande, förädling och levandegöra av objektet samt för andra aspekter som kan ha betydelse. SFV:s vårdprogram skall, för att vara lättillgängliga, ha gemensam grundstruktur och terminologi.

6 Vårdprogram 6(11) Vårdprogrammet skall vara till hjälp för förvaltningspersonalen samt för konsulter och entreprenörer att agera i enlighet med fastställda mål samt objektets behov och förutsättningar. Även hyresgäster och myndigheter skall kunna ta del och ha ledning av vårdprogrammet.. Arbetsgång och ansvarsfördelning Framtagande av vårdprogram innehåller moment av tidskrävande undersökningar, utredningar och samråd. Överväganden om vad som är viktigt för att åstadkomma bästa bevarande, förädling, vård och drift av fastigheten måste vara noggranna och väl underbyggda. Vid framtagande av vårdprogram för landskapsavsnitt, parker och trädgårdar är det nödvändigt att följa anläggningen under alla årstider. För att få en bred förankring är det värdefullt att hyresgäster och andra intressenter är delaktiga i arbetet med att utarbeta vårdprogrammet. senheten stödjer förvaltningen när vårdprogram tas fram. Detta gäller vid bestämmande av upplägg, omfattning och detaljeringsgrad vid beskrivning av konsultuppdraget i anbudsförfrågan vid val av konsult under arbetets gång, avseende vårdprogrammets innehåll, ambitionsnivå och inriktning, särskilt vad gäller värden och mål. Fastighetsförvaltningen initierar vårdprogramsarbetet. Förvaltaren har alltid budgetansvar, men kan vid behov anlita annan projektledare, intern eller extern, för genomförandet. Överenskommelsen från 2001 om samverkan mellan SFV och RAÄ rörande vårdprogram och skyddsföreskrifter skall följas, se bilaga. När utkast till hela vårdprogrammet föreligger skall det skickas till RAÄ för synpunkter. RAÄ:s synpunkter beträffande beskrivningen av kulturvärdena och bevarandemålen skall beaktas. Vårdprogram fastställs genom beslut av fastighetschef. Det fastställda vårdprogrammet skall gås igenom med förvaltnings- och driftspersonal.

7 Vårdprogram 7(11) 4. Form och upplaga Rumsbeskrivningar skall kunna kompletteras efter slutfört vårdprogramsarbete och ligger således utanför beslutet om fastställande av vårdprogram. I ett fastställt vårdprogram görs inga ändringar. Vårdprogrammet skall finnas i sin helhet i digital form och är tillgängligt för dem som har behov av det. Pappersexemplar av det fastställda vårdprogrammet skall finnas hos Riksantikvarieämbetet SFV:s arkiv senheten En cd med digitalt material skall finnas i SFV:s ritningsarkiv. Beroende på objektets rang och vårdprogrammets betydelse för andra än SFV kan det vara lämpligt att trycka eller kopiera en större upplaga. Det är lämpligt att ta ställning till vårdprogrammets form och eventuella mångfaldigande i arbetets inledningsskede. Konsulten skall överlämna ett digitalt, redigerbart material. Det är lämpligt att förvaltaren förvarar det digitala, redigerbara materialet.

8 Slottsarkitekt /05 8(11) Slottsarkitekt 1. Bakgrund I regeringens förordning, SFS 1988:1229, med bestämmelser om statliga byggnadsminnen anges bl a: För att säkerställa en noggrann och väl kvalificerad omvårdnad om statens slott och andra statliga byggnadsminnen som har särskilt behov av det får utses slottsarkitekt för ett eller flera byggnadsminnen. Slottsarkitekt förordnas av den myndighet som förvaltar byggnadsminnet efter samråd med Riksantikvarieämbetet. För slottsarkitekten skall den förvaltande myndigheten utfärda en instruktion. Det skall ske efter samråd med Riksantikvarieämbetet och i förekommande fall med Riksmarskalksämbetet. De nationella monumenten ska bevaras för all framtid som historiskt vittnesbörd. Syftet med slottsarkitektfunktionen är att säkerställa kvalitet och kontinuitet i vården och den arkitektoniska gestaltningen av de nationella monumenten genom att garantera kompetens och bred långsiktig kunskapsuppbyggnad. Slottsarkitekt bör finnas vid byggnadsminnen som har komplex historia, teknik eller funktion samt hög arkitektonisk kvalitet. Dessa objekt har mycket höga kulturhistoriska värden och evighetsperspektiv i förvaltningen. Därför krävs i bevarandearbetet mycket god kunskap om objektet, väl utvecklat restaureringsideologiskt förhållningssätt, kontinuitet i utvecklingen samt gestaltningskvalitet i stort och smått. Förordnande av slottsarkitekt sker efter upphandlingsförfarande i enlighet med Lagen om offentlig upphandling, LOU. 2. Roll- och ansvarsfördelning Svenska staten, genom Statens fastighetsverk (SFV), äger och förvaltar de objekt för vilka slottsarkitekt utses. SFV har det yttersta ansvaret för objektens juridiska, tekniska och ekonomiska förvaltning och har därigenom det slutliga ansvaret att fatta beslut i dessa frågor. Slottsarkitektens roll är att vara rådgivare åt SFV i förvaltningen av de byggnader och anläggningar som tillhör objektet genom att medverka till att de arkitektoniska, konstnärliga, antikvariska och tekniska synpunkterna tillgodoses. Slottsarkitekten skall med sin särskilda kompetens medverka till att kontinuitet och kvalitet uppnås i den löpande omvårdnaden av objektet. Fastighetsförvaltaren ansvarar för att slottsarkitektens kompetens tillvaratas på sådant sätt att rätt kvalitet i vården uppnås inom fastställd budget. Fastighetsförvaltaren och slottsarkitekten skall i samverkan arbeta för att nå de mål som byggnadsminnesförklaringen och vårdprogram syftar till. Vid avtalets början skall parterna sinsemellan komma överens om rutiner för samarbete, information och kommunikation. I de kungliga slotten har slottsarkitekten förutom SFV ytterligare en huvudman, Ståthållarämbetet (STÄ), som ansvarar för H M Konungens dispositionsrätt till slotten och bestämmer vem eller vilka som får utnyttja byggnader och markområden etc. Vidare är STÄ,

9 Slottsarkitekt /05 9(11) som representant för H M Konungens dispositionsrätt, kravställare mot SFV vad avser fastighetsdrift och underhåll samt till- och ombyggnader för anpassning av fastigheterna till hovstaternas verksamhet. Ansvarsfördelningen mellan SFV och STÄ klargörs ytterligare i den överenskommelse som finns mellan parterna. Med varje anlitad slottsarkitekt skall finnas en undertecknad Slottsarkitektinstruktion. Slottsarkitekten kan efter överenskommelse företräda SFV och i förekommande fall STÄ vid externa kontakter.. Uppgift Slottsarkitektuppdraget indelas i A- och B-uppgifter. A-uppgifterna består av ett antal fastlagda arbetsuppgifter (enligt nedan) för vilka ett fast årligt arvode utgår. A-uppgifter utförs i huvudsak av slottsarkitekten personligen. B-uppgifterna varierar och utförs efter separat beställning. B-uppgifterna ersätts i form av rörligt arvode med fasta timpriser för verifierad nedlagd tid. Normalt utförs B-uppgifter av upphandlad organisation under ledning av slottsarkitekten men då särskilda skäl finns kan SFV besluta att annan arkitekt/organisation skall anlitas. Slottsarkitekten skall i sitt arbete följa SFV:s kvalitetsledningssystem Vårt sätt att arbeta med tillhörande styrande dokument. A-uppgifter: Slottsarkitekten ska vara väl förtrogen med objektet samt följa dess tillstånd och utveckling. Slottsarkitekten ska vidare förvalta och utveckla kunskapen om objektet ha en samlad överblick över befintligt externt och internt arkivmaterial om objektet medverka i diskussioner om objektets långsiktiga och kortsiktiga utveckling följa den allmänna utvecklingen inom det restaureringsideologiska området årligen lämna underlag för samt yttra sig över förslag till förvaltningsplan, resultatbudget och underhållsplan medverka vid periodisk uppföljning delta i förvaltningsmöten ca 4 gånger per år i förekommande fall delat i samrådsmöten med STÄ ca 6 gånger per år delta i slottsarkitektmöten 1 gång per år i förekommande fall delta i fästningsnätverk 1 gång per år kontinuerligt leverera in producerat material till SFV:s ritningsarkiv. Detta inkluderar alla typer av handlingar från idé skisser till förslagshandlingar och relationsritningar lämna en årlig slottsarkitektrapport senast 1 december. Rapporten ska utarbetas enligt SFV:s mall. Rapporten ska skickas till SFV samt i förekommande fall STÄ biträda SFV vid val av andra konsulter i samband med första förordnandetillfället medverka i introduktionsmöte i samband med första förordnandetillfället delta i en halv dags utbildning i SFV:s förvaltning

10 Slottsarkitekt /05 10(11) i förekommande fall biträda STÄ vid lokalplanering och genomförande av arbete med inredning och utrustning i förekommande fall biträda STÄ med råd vad gäller kravställande och synpunkter i samband med förändringar. B-uppgifter: Slottsarkitekten skall i efter överenskommelse och efter särskilt uppdrag utarbeta vårdprogram, dokumentation m.m. för objektet utföra inredningsuppdrag inom objektet utföra projekteringsuppdrag inom objektet utföra erforderliga granskningsuppgifter medverka i möten som inte ingår i A-uppgifterna. 4. Handla upp slottsarkitekt 4.1. Avtalsvillkor Slottsarkitekten upphandlas som konsult till SFV. Avtalsperiod är från datum för avtalets tecknande och sex år framåt. Avtalet upphör att gälla vid avtalsperiodens slut utan särskild uppsägning. Om parterna vid avtalsperiodens slut så överenskommer kan avtalet förlängas med högst tre år Upphandling Upphandlingsförfarandet är förhandlad upphandling med föregående annonsering. Vid utformande av anbudsförfrågan används mall till Anbudsförfrågan. Till anbudsförfrågan bifogas en Slottsarkitektinstruktion. Mall till Slottsarkitektinstruktion ska användas vid utformandet av denna. Följande värderingsgrunder tillämpas vid anbudsprövning: allmänna och speciella fackkunskaper hos föreslagen slottsarkitekt och övriga föreslagna personer referenser från tidigare genomförda relevanta uppdrag redovisad personalkapacitet och andra resurser geografisk närhet och tillgänglighet för beställaren

11 Slottsarkitekt /05 11(11) 4.. Samråd Innan beslut tas skall Riksantikvarieämbetet (RAÄ) och i förekommande fall STÄ yttra sig om den av SFV föreslagna slottsarkitekten samt dennes instruktion. Innan beskut tas om eventuell förlängning av slottsarkitektens avtal skall RAÄ och i förekommande fall STÄ yttra sig i frågan Introduktionsmöte För nya slottsarkitekter anordnas ett introduktionsmöte som ska följa mallen för Introduktionsmöte för slottsarkitekt, dagordning Halvdags utbildning i SFV: s förvaltningsprocess Nya slottsarkitekter ska genomgå en halv dags utbildning i SFV: s förvaltningsprocess. Utbildningen ska följa mallen för Utbildningsdag för nytillträdd slottsarkitekt, innehåll.