Transkript

1

2 Utsedda beställare IT-Centrum Avtalad leverantör IT-Centrum Beställning görs i portalen Ärendet hanteras: handläggare utses, kontroll o komplettering Order till leverantör Konfiguration, inventering, stöldmärkning, leverans och fakturering Kontroll och komplettering Inventarie hantering

3 Lite om Gotland Befolkning: Visby: personer personer

4 Gotlands Kommun 6500 medarbetare inkl landstingsuppgifter Ledningskontor Räddningstjänst Lövsta landsbygdscentrum Konsult- och servicekontoret Stadsarkitektkontoret Miljö- och hälsoskyddskontoret Folkhögskolan Kultur- och fritidsförvaltningen Barn- och utbildningsförvaltningen Tekniska förvaltningen Hälso- och sjukvårdsförvaltning en Social- och omsorgsförvaltningen

5 IT-Centrum = gemensam supportorganisation för IT Resultatenhet Beställar/utförarmodell 50 medarbetare 3800 användare i administrativa nätet 4000 användare utbildningsnätet 6500 novellkonton 180 servrar

6 Asset Management Från beställning till i drift

7 Då. Standardisering, men Flera vägar in till beställning Alla kunde beställa Mycket tid för rådgivning Prisjämförelse- varje gång Manuell registrering av beställningsärende ITC gjorde installationer och leveranser Manuell hantering av asset

8 Möjlig besparing inom Produkthantering, största besparing hos slutanvändaren Anskaffning Installation/driftsättning Avveckling

9 Nu. Beställning integrerat i vårt ärendesystem: Standardiserat webbpublicerat sortiment (ramavtal med leverantörer) Utsedda beställare Ärende skapas automatiskt vid beställning Kommunikation med leverantör och beställare via ärendet Utökat samarbete med leverantör

10 Utsedda beställare IT-Centrum Avtalad leverantör IT-Centrum Beställning görs i portalen Ärendet hanteras: handläggare utses, kontroll o komplettering Order till leverantör Konfiguration, inventering, stöldmärkning, leverans och fakturering Kontroll och komplettering Inventarie hantering

11

12

13

14

15

16

17 .

18 Utsedda beställare IT-Centrum Avtalad leverantör IT-Centrum Beställning görs i portalen Ärendet hanteras: handläggare utses, kontroll o komplettering Order till leverantör Konfiguration, inventering, stöldmärkning, leverans och fakturering Kontroll och komplettering Inventarie hantering

19

20

21

22

23

24 .

25 Utsedda beställare IT-Centrum Avtalad leverantör IT-Centrum Beställning görs i portalen Ärendet hanteras: handläggare utses, kontroll o komplettering Order till leverantör Konfiguration, inventering, stöldmärkning, leverans och fakturering Kontroll och komplettering Inventarie hantering

26 Åtagande leverantör/itc. Leverantören grundkonfigurerar stöldmärker förbereder för remotekonfiguration levererar till kund fakturerar kund assetfil till IT-Centrum IT-Centrum konfigurerar verksamhetssystem remote

27 Utsedda beställare IT-Centrum Avtalad leverantör IT-Centrum Beställning görs i portalen Ärendet hanteras: handläggare utses, kontroll o komplettering Order till leverantör Konfiguration, inventering, stöldmärkning, leverans och fakturering Kontroll och komplettering Inventarie hantering

28

29

30

31 .

32 Utsedda beställare IT-Centrum Avtalad leverantör IT-Centrum Beställning görs i portalen Ärendet hanteras: handläggare utses, kontroll o komplettering Order till leverantör Konfiguration, inventering, stöldmärkning, leverans och fakturering Kontroll och komplettering Inventarie hantering

33 Fakturering abonnemang Avgift per pc och år Assetfil från leverantör som underlag

34 Det här har vi gjort 1. Processkartläggning 2. Samarbete med leverantör (avtal) 3. Beställarportal och godkännande av beställare (information och utbildning) 4. Publicering av standardsortiment 5. Rutinbeskrivningar (leverantör, kund och internt) 6. Assethantering 7. Driftsättning av processen

35 Besparing blev möjlig inom Produkthantering - Genom standardisering, beställarportal, utsedda beställare, återkoppling i beställningsärenden, egen sökning i ärendet, allt i ett system Anskaffning - Genom överenskommelser med leverantör och inköp via ärendesystemet Installation/driftsättning - Genom tydliga åtagande för leverantör/itc, inläsning av assetfil

36 Fortsatt utveckling Automatisk kontroll av leveranstider Kunden köper pc som tjänst Plan för avveckling (skrotning) Mer automatik i inventarieregistrering

37 Utsedda beställare IT-Centrum Avtalad leverantör IT-Centrum Beställning görs i portalen Ärendet hanteras: handläggare utses, kontroll o komplettering Order till leverantör Konfiguration, inventering, stöldmärkning, leverans och fakturering Kontroll och komplettering Inventarie hantering

38