Så påverkas leverantörerna av

Transkript

1 Så påverkas leverantörerna av elektronisk upphandling Presentation på e-inköpsdagen Stefan Jönsson

2 Vad är tillväxtverket? Nutek (Verket för näringslivsutveckling) lades ned den 31 mars Den 1 april inrättades den nya myndigheten Tillväxtverket I Tillväxtverket ingår verksamhet som tidigare har funnits inom Nutek och Glesbygdsverket samt Konsumentverkets uppdrag kring kommersiell och offentlig service Tillväxtverket arbetar för fler och växande företag samt ett hållbart Tillväxtverket arbetar för fler och växande företag samt ett hållbart och konkurrenskraftigt näringsliv i alla delar av landet

3 Tillväxtverket arbetar för Att påverka reglers utformning, tillämpning och tillgänglighet så att de - främjar start och drift av företag och - minskar kostnaderna för företagen att - minskar kostnaderna för företagen att följa regler

4 Tillväxtverkets regelförenklingsarbete Stödja myndigheter i deras regelförenklingsarbete Mätningar av administrativa kostnader och databasen Malin Konsekvensutredningar - metodutveckling - rådgivning - utbildning Framöver ska regelförenklingsarbetet breddas, ex lokal/regional nivå och arbete med nya indikatorer

5 Olika kostnader för att följa regler Finansiella kostnader (skatter avgifter m.m.) Materiella kostnader Administrativa kostnader Irritationskostnader osäkerhet, irritation Regelförenkling är en åtgärd som ger en minskning av en eller flera av kostnaderna

6 Mätningar av administrativa kostnaderna med Standardkostnadsmodellen Skatt Årsredovisningslagen Miljö Jordbruk Arbetsrätt Statistik Livsmedel Bygg- och fastighet Transport Kommunikation Associationsrätt Bokföring Tull och utrikeshandel Finans Produkt- och konsument Hälso- och sjukvård Energi

7 Mätning av företagens administrativa kostnader för att lämna in anbud i en offentlig upphandling Genomfördes under 2007 av Öhrlings Pricewaterhouse Coopers på uppdrag av Nutek Mätning med utgångspunkt i standardkostnadsmodellen, men metoden har anpassats eftersom krav och innehåll inte går att generalisera Fokus blev istället att ge en bild av vilka delar i anbudsprocessen som företagen anser är mest arbetskrävande Rapporten Offentlig upphandling vad tycker företagen är krångligt (Nutek R 2008:06)

8 Resultat av mätningen av företagens kostnader att lämna anbud i upphandlingar Att sätta sig in i informationskrav 15 % Informationsinsamling 13 % Upprätta dokument 36 % Beräkning 33 % Inrapportering 1 % Övrigt, kopiering, arkivering 2 % Totalt 100 % Grov uppskattning av anbudsprocessen är 50 timmar (varierade mellan 4 och 236 timmar i undersökningen)

9 Kartläggning av fördelar med elektroniska upphandlingssystem Utfördes våren 2009 som en del i Nuteks arbete att ta fram en vägledning för upphandlingar av vård och omsorg Utgångspunkt i tidigare mätning av företagens administrativa kostnader att lämna anbud vid upphandlingar Uppdrag: Jämföra företagens kostnader att lämna anbud vid e- upphandling med en helt pappersbaserad upphandling Metod: tidigare mätning och 18 djupintervjuer Uppskattningar av vinster (ej mätning) Inventering av möjliga regelförenklingar Uppdraget utfördes av en konsult (Stelacon)

10 Övergripande reflektioner Samtliga intervjuade (företag, organisationer och myndigheter) positiva till elektronisk upphandling Två kategorier av vinster: - Tidsvinster - Generella vinster Inga hindrande regler identifierade

11 Elektroniska upphandlingssystem vilka stödfunktioner erbjuds? Upphandlingsmoment Exempel på stödfunktioner från elektroniska system Att sätta sig in i informationskrav Lättillgängliga underlag Ofta tydligare och koncisare underlag Checklistor på skall-krav Enkelt och spårbart att ställa kompletterande frågor Informationsinsamling (Exempelvis intyg från Skatteverket, årsredovisning, policydokument, företagsförsäkring, etc.) Lagring av dokument i systemet, som kan återanvändas i flera upphandlingar Central inhämtning av offentlig information som tex kreditupplysningar

12 Elektroniska upphandlingssystem vilka stödfunktioner erbjuds? Upprätta (Exempelvis beskrivning av företag, varor, tjänster, personal, kvalitet, FoU, uppdragslistor och referenser, CV, etc., samt sammanställning av anbud.) Lagring av dokument i systemet, som kan återanvändas i flera upphandlingar Kontroller över uppfyllda skall-krav Flera medarbetare kan arbeta med anbudet i en gemensam e- arbetsyta Beräkning och kalkylering av pris Produktlistor Direkt återkoppling och automatisk beräkning av kvalitets- och prispoäng Inlämning av anbud Elektronisk inlämning Möjlighet till elektronisk signering Övrigt inkl. kopiering, arkivering, förhandling med upphandlande enhet Arkivering av anbud Digital avtalssignering vid avtalsskrivning Uppföljning av avtalsuppfyllelse

13 Tidsvinster och vad dessa består av (Baserat på medelstor upphandling om 50 timmar) Moment Att sätta sig in i informationskrav Informations- Insamling Tidsåtgång (andel) Tidsåtgång pappersupph (timmar) Uppskattad Tidsåtgång e-upph Tidsåtgång E-upph (timmar) 15 % 7,5 h 80 % 6 h 13 % 6,5 h 60 % 4 h Upprätta 36 % 18 h 70 % 12,5 h Dokument Beräkning 33 % 16,5 h 85 % 14 h Inrapportering 1% 05h 0,5 10 % 005h 0,05 Övrigt 2 % 1 h 40 % 0,4 h Totalt 100 % 50 h 37 h Uppskattad tidvinst: 26 procent

14 Generella vinster för företag All information samlad på en plats Möjlighet till arbete på distans flera kan arbeta samtidigt Pappershantering minskar Tid för kopiering och transport av anbud behöver ej avsättas Besparing avseende porto, bud, etc. Automatiska kvalitetskontroller och checklistor

15 Förfrågningsunderlagen blir bättre Intervjuade företag noterade kvalitetshöjning med e-upphandling I samband med införande av e-upphandling sker ofta genomgång av rutiner, metoder, kriterier Kunskap tillförs utifrån, konsulter ger inspiration Leder till markant kvalitetshöjning; bättre struktur och tydligare underlag som sparar tid I teorin möjligt att uppnå liknande tidsvinster utan e-system

16 Rapportförfattarnas slutsatser Idel positiv inställning till e-upphandling Betydande tidsvinst för alla inblandade, även upphandlande myndigheter Tydligare underlag ger tydligare anbud Tidsvinsterna blir störst vid små och enkla upphandlingar. Stora och komplexa upphandlingar påverkas inte lika mycket Ökad tydlighet och spårbarhet leder sannolikt till färre överprövningar Lägre kostnader medför ökad medverkan från mindre företag - ökad mångfald och ökad konkurrens

17 Författarnas rekommendationer Stimulera bredare spridning av e-upphandlingssystem Stimulera kompetensutveckling och ökad interaktion med privata aktörer Studera besparings- och effektiviseringspotential i samband med införande av elektroniska upphandlingssystem Utbilda myndighetschefer och ledningsgrupper, för upp upphandlingsfrågor på strategisk ledningsnivå Stimulera upphandlande enheters uppföljning av ingångna avtal Förtydliga för alla parter hur mallar bör användas (tidsbesparingar genom återvinning av tidigare texter, undvika felaktiga eller irrelevanta krav eller utvärderingskriterier)

18 Nuteks rapporter om offentliga upphandlingar: R 2005:21 Småföretag och offentlig upphandling hinder och möjligheter för små företag att delta i offentliga upphandlingar R 2006:21 Offentlig upphandling som drivkraft för innovation och förnyelse R 2007:24 Offentliga upphandlingar inom vård och omsorg R 2008:06 Offentlig upphandling vad tycker företagen är krångligt Stöd och verktyg vid upphandlingar R 2008:40 Värdering av kvalitet vid upphandlingar av vård och omsorg Avknoppning av verksamheter inom vård och omsorg En vägledning för beställare och upphandlare av vård och omsorg R 2009:04 Offentliga upphandlingar och elektroniska upphandlingssystem

19 e-inköpsdagen SMS:a frågor till Utställare