1. Uppdraget. 2. Metod

Transkript

1 PM Uppdrag Bedömning av administrativa kostnader för arbetsgivare vid införande av Månadsuppgifter, i enlighet med förslag i SOU 2011:40 Kund Företagarna Datum Version 3 Till Från Henrik Sjöholm, Företagarna Ramböll Management Consulting Datum 2013/02/07 1. Uppdraget Ramböll Management har av Företagarna fått i uppdrag att genomföra en oberoende analys av arbetsgivarnas administrativa kostnader vid införande av månadsuppgifter. Analysen bygger på intervjuer och ett förfarande i enlighet med standardkostnadsmodellen. Uppdraget syftar till att fördjupa och kvalitetssäkra månadsuppgiftsutredningens analys. Ramböll Krukmakargatan 21 Box SE Stockholm T +46 (0) F +46 (0) Metod 2.1 Datainsamling För uppdraget har Ramböll intervjuat 26 arbetsgivare. I syfte att säkerställa ett tillförlitligt analysunderlag för olika typer av företag har urvalet segmenterats efter antal anställda i företaget och typ av befintlig redovisningsrutin av kontrolluppgift. Segmenteringen framgår av tabellen nedan. Tabell 1. Segmentering av företag efter antal anställda och typ av redovisningsrutin av kontrolluppgift Elektroniskt Manuellt Konsult Urvalet bygger på en grupp företag som i tidigare enkät kring månadsuppgiftens införande, på uppdrag av Företagarna, angett att de är villiga att bli kontaktade i frågan. Ramböll har här gjort 1/6 Ramböll Management Consulting AB Org. nummer

2 metodbedömningen att det finns en trade off mellan å ena sidan risken för ett snedvridet urval, dvs. att urvalet inte på ett rimligt sätt representerar totalpopulationen av småföretag, och å andra sidan, betydelsen av att intervjupersonen är intresserad och villig att lägga ner tid och förberedelser för intervjun. Mot bakgrund av att undersökningen är av ex ante-natur, dvs. avser att undersöka något på förhand, gör vi bedömningen att det senare urvalsargumentet är starkare än det förra. Vi ser med andra ord det som viktigare att intervjupersonen är beredd att avsätta tid och föra ett ingående resonemang kring månadsuppgiftens konsekvenser än att risken för att intervjupersonens bedömningar inte skulle vara representativa. Vi bedömer vidare att den segmentering som vi har genomfört i sig borgar för en spridning i urvalet mellan företagens storlek och redovisningsrutin. 2.2 Tillvägagångssätt Intervjupersonens bedömning efter standardkostnadsmodellens princip bygger på att intervjupersonen under vägledning av intervjuaren resonerar om tidsåtgång för olika aktiviteter (delmoment) utifrån upplevda erfarenheter. Eftersom intervjuade personer saknar praktisk erfarenhet av att hantera månadsuppgiften har detta ställt extra stora krav på intervjuförberedelser, både från den intervjuades och från intervjuarens sida. Det har vi försökt kompensera för genom att intervjupersonerna inför intervjuerna har läst ett tresidigt dokument som sammanfattar utredningens förslag. I intervjun har sedan intervjupersonen fått resonera mot bakgrund av detta underlag utifrån nämnda aktiviteter och uppskatta tidsåtgång per aktivitet. Sammantaget bedömer vi att uppdragets metodmässiga utmaningar huvudsakligen ligger i uppdragets ex ante-natur, men att dessa utmaningar gäller för alla former av konsekvensutredningsarbeten. Detta förbehåll är därmed också applicerbart på månadsuppgiftsutredningens konsekvensanalys. 2.3 Analys Utifrån segmenteringen i tabell 1 har resultaten från intervjuerna sammanställts och analyserats. Analysen bygger på en sammanvägning av information i varje segment med särskilt fokus på att identifiera medianföretaget dvs. den normala tidsåtgången snarare än att beräkna medelvärden, som bedömts vara alltför känsligt för s.k. extremvärden. 2.4 Förtydliganden och avgränsningar För att tydliggöra vad detta uppdrag syftar till att åstadkomma respektive inte åstadkomma utvecklas detta i punkterna nedan: Detta uppdrag tar inte hänsyn till samhällsekonomiska effekter utan handlar endast om att fördjupa och kvalitetssäkra bedömningen av vilka effekter och kostnader som ett införande av månadsuppgifter skulle medföra på svenska småföretag. I vår bedömning har vi utgått från att löne- och redovisningssystemen kommer att utvecklas och integreras i enlighet med utredningens förslag. Vi har inte räknat på eventuella merkostnader för systemimplementering i företagen. 2/6

3 Siffrorna avser löpande administrativa kostnader när rutinera är implementerade. Flertalet intervjuade hänvisar till att förslaget medför ytterligare tid och kostnader i ett initialt skede. 3. Resultat Resultaten från Rambölls studie framgår av tabellen nedan. Tabellen redovisar den uppskattade tidsåtgången totalt och för varje enskild aktivitet fördelat efter typ av redovisningsrutin. Tabell 2. Uppskattat tidsåtgång (min) för olika aktiviteter fördelat på företag med tre typer av kontrolluppgiftsrutiner Aktiviteter Elektroniskt Manuellt Konsult Ta fram underlag för föregående månads löneutbetalning 2,5 2 0 Identifiera avvikelser i bruttolön 0,5 1 0 Ta fram underlag för att fastställa periodisering 1 3,5 1,5 0 Stämma av eventuella oklarheter med medarbetare på företaget 1,5 0,5 0 Sammanställa fullständiga uppgifter 0,5 6 0 Kommunikation med eventuell extern redovisningskonsult Eventuell insats från extern redovisningskonsult Logga in elektroniskt hos Skatteverket Registrera och skicka in uppgifter 0,5 1 0 På eget initiativ korrigera eventuella felaktigheter På uppmaning från myndighet kontrollera och rätta uppgifter Total tidsåtgång (min) per anställd och månad Timpriser/h (genomsnitt) Styckkostnad (SEK) per anställd och månad Baserat på underlag om typ av redovisningssystem från Företagarnas Panelenkät uppskattar Ramböll den genomsnittliga styckkostnaden per anställd och månad för ett svenskt småföretag till 67 SEK per anställd och månad. 4 1 Intervjupersonerna i urvalet har indikerat en större tidsåtgång för företag med elektroniska redovisningssystem än för företag med manuella rutiner. Rambölls bedömning är att detta huvudsakligen beror på att avgränsningen mellan att sammanställa fullständiga uppgifter (aktivitet 5) och att ta fram underlag för periodisering (aktivitet 3) är mindre tydlig för de som hanterar månadsuppgiften manuellt. Det har fått som konsekvens att de med manuell hantering har resonerat att den huvudsakliga tidsåtgången hamnar på att sammanställa uppgifterna snarare än att ta fram underlaget. Ramböll kan inte utesluta slumpvisa förklaringsgrunder. 2 Intervjupersonerna i urvalet har indikerat en större tidsåtgång för företag med elektroniska redovisningssystem än för företag med manuella rutiner. Ramböll bedömer samvariationen med företagens storlek som den troligaste förklaringen, dvs. att företagen i urvalet med manuella hanteringsrutiner har färre anställda (median 3, medelvärde 7) jämfört med de företag som har elektroniska redovisningssystem (median 9, medelvärde 11). Intervjupersoner från mindre företag anser sig ha bättre överblick över de anställda vilket ger upphov till färre fel. Ramböll kan inte utesluta slumpvisa förklaringsgrunder. 3 Timpriserna bygger på standardiserade timpriser från databasen Malin. Vi har beräknat ett genomsnittligt timpris för företagen i urvalet med elektronisk och manuell hantering till 286 SEK/h, vilket är genomsnittet mellan Malins uppgift Chef för mindre företag och enheter (306 SEK) och Ekonomiavdelning. Handläggare (266 SEK). 4 (57*0,56[Elektroniskt]+76*0,24[Manuellt]+85*0,20[Konsult]) 3/6

4 För ett företag med 15 anställda som använder sig av ett elektroniskt system för löner och tidsredovisning uppskattar Ramböll, med utgångspunkt i studien, en administrativ årlig kostnad om SEK (57*12*15). För ett företag med 10 anställda som använder sig av manuella hanteringsrutiner för löner och tidsredovisning uppskattar Ramböll, med utgångspunkt i studien, en administrativ årlig kostnad om SEK (76*12*10). Utifrån uppgifter från SCB:s företagsdatabas (FDB) har vi vidare försökt beräkna den sammanlagda administrativa kostnaden för svenska småföretag för införandet av månadsuppgiften. Beräkningen har vi baserat på uppgiften om antalet anställda i företag med 1-49 anställda. För enkelhets skull har vi valt att bortse från det faktum att omsättningen på arbetsmarknaden ger upphov till fler månadsuppgifter än det totala antalet anställda. Utifrån vår beräkning blir den årliga totalkostnaden för svenska småföretag drygt 1 miljard SEK ( anställda * 12 månader * 67 SEK = SEK). Kostnaden är beräknad utan hänsyn till kostnadsminskningar från slopandet av den årliga kontrolluppgiften och andra uppgiftslämningar. 3.1 Kostnader för periodisering Vi har vidare utifrån intervjupersonernas resonemang försökt uppskatta hur stor andel av varje aktivitet som utgörs av kraven om periodisering. I tabellen nedan framgår dessa uppskattningar i kolumn 2. Baserat på uppskattningarna har vi sedan skattat tidsåtgången per anställd och månad för periodisering för de tre redovisningsrutinerna. De skattade tidsåtgångarna har sedan viktats i enlighet med vår uppskattning av totalpopulationen. Utifrån dessa skattningar uppskattar vi att tidsåtgången för månadsuppgiften till 64 % består av kravet om periodisering. Det resulterar sammantaget i en totalkostnad för periodisering för svenska småföretag på drygt 680 miljoner SEK ( anställda * 12 månader * 67 SEK * 64 % = SEK). 5 Tabell 3. Uppskattat tidsåtgång för periodisering i minuter och procent, totalt och för aktiviteter fördelat på företag med tre typer av kontrolluppgiftsrutiner Aktiviteter Ta fram underlag för föregående månads löneutbetalning Identifiera avvikelser i bruttolön Ta fram underlag för att fastställa periodisering Stämma av eventuella oklarheter med medarbetare på företaget Sammanställa fullständiga uppgifter Kommunikation med eventuell extern redovisningskonsult Uppskattad periodiseringsandel Elektroniskt Manuellt Konsult 0% % 0, % 3,5 1,5 0 80% 1,2 0,4 0 70% 0,35 4,2 0 0% Beräkningen tar inte hänsyn till skillnader i viktning mellan antalet företag och typ av redovisningsrutin kontra antal anställda i företag och typ av redovisningsrutin. Med utgångspunkt i antagandet att företag med manuella redovisningsrutiner i genomsnitt är mindre än företag med andra redovisningsrutiner, och uppskattningen om relativ tidsåtgång för periodisering, får detta som trolig konsekvens att totalkostnaden är beräknad i underkant. 4/6

5 Eventuell insats från extern redovisningskonsult Logga in elektroniskt hos Skatteverket Registrera och skicka in uppgifter På eget initiativ korrigera eventuella felaktigheter På uppmaning från myndighet kontrollera och rätta uppgifter Total tidsåtgång per anställd och månad för periodisering (min) Total tidsåtgång per anställd och månad för periodisering (procent) 70% 0 0 5,6 0% % 0,15 0,3 0 80% 1,6 0,8 0 70% 0,7 1, ,6 5,6 64% 67% 60% 62% 4. Skugganalys siffror i Malin Ramböll har gjort en granskning av de uppgifter som finns i Malin gällande dagens kontrolluppgift (vilken lämnas på blankett KU 10). I Malin är den tid som angivits för att upprätta kontrolluppgifter fördelade på följande vis: Krav Antal minuter per tillfälle Population Andra förmåner 5 0 Bilförmån Värdet av utgiven ersättning exkl. förmån Förmån för hushållsarbete Som framgår av tabellen så är den tid som uppskattats för att upprätta en kontrolluppgift för värdet av utgiven ersättning exkl förmåner satt till 1 minut per tillfälle. Eftersom det absoluta flertalet av kontrolluppgifter avser sådana fall gör detta att kostnaden för upprättandet är väldigt låg. I den angivna tiden ingår endast tiden för kontroll av information och data, inte tiden för inmatning av uppgifter i en blankett eller tiden för att skicka eller rapportera in uppgifterna. Vidare finns ingen segmentering gjord efter vilket systemstöd företagen har för upprättande av kontrolluppgifterna. Den sammantagna bilden blir att tiden för upprättande och inskickande av kontrolluppgifter sannolikt är alltför lågt tilltagen, samt att tiden 1 minut inte på något rimligt vis kan gälla företag utan omfattande systemstöd. Detta betyder att de siffror utredningen utgått från i sin konsekvensutredning är för lågt satta. Ramböll har också gjort en granskning av de uppgifter som finns i Malin gällande dagens krav på skattedeklaration. I Malin är den tid som angivits för att upprätta skattedeklarationer fördelade på följande vis: Segment Antal minuter per tillfälle Population Basuppgifter inbetalning Basuppgifter inbet var tredje månad /6

6 Basuppgifter inlämning Basuppgifter inlämning ELEKTRONISKT 8, Basuppgifter inlämning kvartalsvis - ELEKTRONISKT 8, Basuppgifter inlämning kvartalsvis - POSTALT Som framgår av tabellen så har det för skattedeklarationen gjorts en omfattande segmentering, där postal inlämning bedöms ta klart längre tid än den elektroiniska inlämningen. Om siffrorna granskas angivit att det tar 12 minuter (av de 27 minuterna) att skicka in en skattedeklaration postalt. Tiden för att få en underskrift av firmatecknare är satt till 14 minuter (av de 27 minuterna). I mätningarna togs det fram schablontider för båda dessa aktiviteter. I Manual för att mäta företagens administrativa kostnader enligt Standardkostnadsmodellen v2.1 så är den bestämda schablontiden för skicka försändelse 3 minuter och undertecknande 5 minuter. Sammantaget innebär detta att antal minuter per tillfälle gällande skattedeklarationer är överskattade. Mot bakgrund av detta resonemang gör vi den sammantagna bedömningen att utredningens konsekvensanalys överskattar den tidsmässiga besparingen av att slopa krav vad gäller skattedeklarationen, och underskattar den administrativa kostnaden för införandet av månadsuppgifter. 5. Slutsatser Kravet om periodisering har inte beaktats i utredningens konsekvensanalys. Konsekvenserna av att periodisera avvikande löneersättningar, särskilt klumpvisa löneförmåner som bonusar, förefaller, utifrån intervjuerna, att utgöra ett särskilt viktigt område att undersöka vidare. Utredning har baserat sina uträkningar på uppgifter från Malin som är otillförlitliga och kraftigt underskattade. Utredningen har överskattat kostnadsminskningen som reformen medför vad gäller skattedeklarationens grunduppgifter. Utredningen för ett resonemang om att månadsuppgiften skulle medför minskade kostnader efter tidsperioden mellan löneutbetalning och kontrolluppgift skulle minska. Detta saknar stöd bland de arbetsgivare vi har varit i kontakt med. 6/6