Juridiska risker under inköpsprocessen. Sveriges offentliga inköpare, Årskonferens 2016

Transkript

1 Juridiska risker under inköpsprocessen Sveriges offentliga inköpare, Årskonferens

2 Risk de skadliga konsekvenserna av till tidpunkt och utsträckning eller utformning okända framtida händelser

3 Identifiera Värdera Hantera

4

5 Behovs- och totalkostnadsanalys Marknadsanalys Inköpsstrategi, förfrågningsunderlag Anbuds-inbjudan Anbuds-utvärdering Förhandling, tilldelnings-beslut, avtal Avrop, beställning, leverans och faktura Samverkan, leverantör och beställare Uppföljning» Förarbete» Upphandling» Implementering och leverans Överprövning

6 Bristande analyser Onaturliga konkurrens -fördelar Otillräckliga motiveringar Tillämpning av krav och kriterier Frågor och svar Oproportion erliga krav Förtydligande och kompletteringar Otydlighet Förändra inköpsvolym Försening Prisförhandling Lägga till underleveran tör Fel Behovs- och totalkostnadsanalys Marknadsanalys Inköpsstrategi, förfrågningsunderlag Anbudsinbjudan Anbudsutvärdering Förhandling, tilldelningsbeslut, avtal Avrop, beställning, leverans och faktura Samverkan, leverantör och beställare Uppföljning» Förarbete» Upphandling» Implementering och leverans Interna kommunikationsproblem Hantera bevis Orimligt låga anbud Tillgång till annans kapacitet Utvärderings -kriterier Kulturkrockar Konkludent handlande Kommunikation Tredje parts material

7 Riskvärde Sannolikheten * Konsekvensen

8 Risk Beskrivning Sannolikhet Konsekvens/Värde Produkt Åtgärd Ansvar Resursbrist Fel Försening Skadestånd pga intrång 2 3 6

9 Kan jag påverka uppkomsten av risken? Ja Nej Agera för att förhindra risk eller påverka effekt Ja Kan jag påverka effekten av risken? Nej Ja Risken hanterad effektivt? Nej Förhåll dig Arbeta Värdera i förhållande till andra risker

10 Förkasta ett anbud på grund av skall-krav Bästa anbudet kan inte antas Behovs- och totalkostnadsanalys Marknadsanalys Inköpsstrategi, förfrågningsunderlag Anbudsinbjudan Anbudsutvärdering Förhandling, tilldelningsbeslut, avtal Avrop, beställning, leverans och faktura Samverkan, leverantör och beställare Uppföljning» Förarbete» Upphandling» Implementering och leverans Egeninitierad risk

11 Om kravet inte uppfylls är det då motiverat att förkasta anbudet?

12 Kravställningsmetodik Exempel, Kravarbete, Bearbetning Anbudsgivaren skall för detta uppdrag offerera en (1) konsult som har minst tre (3) års yrkeserfarenhet av projektledning inom IT-branschen. Kravet på yrkeserfarenhet styrks genom att i anbudet uppge två (2) referensuppdrag. Varje referensuppdrag skall kunna verifieras av en (1) referensperson, ange kontaktuppgifter. Definiera Kommentar Check (ja/nej) Nytta Säkerställa yrkeserfarenhet Ja Vad? Minst tre år som projektledare inom IT-branschen Ja Vem? Projektledaren Ja Bevis CV samt kontroll med angiven referensperson Ja Effektivt? Kontroll mot behov och målbild Ja Konsekvens? Förkasta anbudet om kravet inte är uppfyllt? Ja

13 Överprövning på grund av väsentliga förändringar Behovs- och totalkostnadsanalys Marknadsanalys Inköpsstrategi, förfrågningsunderlag Anbudsinbjudan Anbudsutvärdering Förhandling, tilldelningsbeslut, avtal Avrop, beställning, leverans och faktura Samverkan, leverantör och beställare Uppföljning» Förarbete» Upphandling» Implementering och leverans Legal risk

14 2014/24 - beaktandesats 81 Det bör dock klargöras att sådana ändringar inte får vara så väsentliga att de skulle medföra att andra anbudssökande ges tillträde än de som ursprungligen valdes eller att ytterligare deltagare anmäler sig till upphandlingsförfarandet.

15

16 Försening Behovs- och totalkostnadsanalys Marknadsanalys Inköpsstrategi, förfrågningsunderlag Anbudsinbjudan Anbudsutvärdering Förhandling, tilldelningsbeslut, avtal Avrop, beställning, leverans och faktura Samverkan, leverantör och beställare Uppföljning» Förarbete» Upphandling» Implementering och leverans Avtalad risk

17 Vite Konsekvens? Förseningen ett faktum Jag får pengar Konsekvens? Avtalet hävs Jag måste skaffa en ny leverantör Har jag hanterat risken på ett effektivt sätt?

18 Krav på organisation

19 Hävning Behovs- och totalkostnadsanalys Marknadsanalys Inköpsstrategi, förfrågningsunderlag Anbudsinbjudan Anbudsutvärdering Förhandling, tilldelningsbeslut, avtal Avrop, beställning, leverans och faktura Samverkan, leverantör och beställare Uppföljning» Förarbete» Upphandling» Implementering och leverans

20 Försening Hävning Rättslig process Verksamhetsnytta Kostnader

21 Risk konsekvens möjlighet Om jag inte hanterar riskerna minskar chansen att ta tillvara möjligheterna Sök händelsekedjan VÅGA!

22 Kontaktuppgifter Ramberg Advokater KB Tfn Jakobsbergsgatan 13 Fax Box Stockholm Björn Bergström